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Pourquoi et comment un logiciel de demande d’achat peut faciliter votre gestion d’achats ?

jeudi 19 octobre 2023

L'efficacité des processus d'achats est primordiale pour le succès d'une entreprise. Si votre organisation n'a pas encore franchi le cap de la dématérialisation totale de ses flux d'achats, le moment est venu d'agir. Notre logiciel de demande d'achat apparaît comme une solution pragmatique et avantageuse pour unifier ces processus dans votre entreprise.

Les enjeux de la dématérialisation du Procure-to-Pay (P2P) dans une entreprise

La digitalisation du Procure-to-Pay présente plusieurs enjeux fondamentaux pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus d'approvisionnement et de paiement.

La demande d'achat et son système de gestion en entreprise

La demande d'achat est un formulaire interne rempli par un employé pour solliciter l'approbation d'un achat au nom d'une entreprise. Le processus peut être manuel (papier ou e-mail) ou se faire via un logiciel de demande d'achat.

Toutes les entreprises ont besoin de biens et de services pour fonctionner correctement. Toutefois, si les collaborateurs et les départements s'approvisionnent sans contrôle ni processus efficient, cela peut entraîner des achats excessifs et mettre en péril les finances de l'entreprise. Un système de gestion des approvisionnements est donc indispensable. Il permet de canaliser les achats à travers un système organisé avec des étapes d'approbation et de suivi.

Le Procure-to-Pay, outil de gestion du cycle d'achat

Le P2P débute par la demande d'achats auprès des fournisseurs. Il se poursuit avec la phase d'approvisionnement, et culmine avec les contrats et les paiements des factures associées. Chacune de ces étapes joue un rôle crucial dans le cycle d'achat.

Ce processus se présente comme un outil qui tend à automatiser davantage les tâches. Initialement, le P2P était manuel et s'établissait sur des documents papier. Au fil du temps, ses composantes ont progressivement été dématérialisées. Lorsque le processus est informatisé, il devient considérablement plus efficace. Il permet d'atteindre des niveaux de performance et de productivité bien supérieurs.

Les limites de la gestion manuelle et papier du Procure-to-Pay en entreprise

La gestion manuelle du Procure-to-Pay engendre des inefficiences notables.

  • Délais de traitement des documents du cycle d'achats prolongés.
  • Coûts élevés associés à l'impression, la livraison, le stockage et la recherche de documents papier.
  • Pas de visibilité en temps réel sur les flux de trésorerie, ce qui peut entraver la prise de décision.
  • Erreurs humaines, telles que les retards dans le traitement des documents, les saisies incorrectes, les risques de pertes.

Ces défis peuvent affecter la performance et la rentabilité de l'entreprise.

 

Les 6 avantages de la demande d'achat avec Zeendoc

Gain de temps et d’efficacité

Les formulaires de demande d’achat simplifient le processus de demande d’achat en fournissant une structure claire et cohérente. Cela permet aux utilisateurs de gagner du temps en évitant de devoir créer un document à partir de zéro à chaque fois.

Traçabilité et suivi

Les formulaires de demande d’achat permettent de conserver une trace de toutes demandes d’achat effectuées, la bonne réception des bons de commande associés envoyés aux fournisseurs et la cohérence de la facture reçue. Cela facilite le suivi et l’analyse des dépenses, et permet d’avoir une meilleure gestion des coûts.

Réduction des erreurs

Les formulaires de demande d’achat pré établis incluent généralement tous les champs nécessaires pour collecter les informations pertinentes. Cela aide à éviter les erreurs de saisie et à minimiser les risques lors du traitement de la demande.

Personnalisation

Les formulaires de demandes d’achat peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Ils peuvent inclure des champs personnalisés ou des options de sélection pour répondre aux exigences particulières de chaque département du projet.

Uniformité, conformité et contrôle

En utilisant des formulaires de demande d’achat standardisés, les entreprises peuvent garantir une conformité dans leur processus d’achat. Cela permet de respecter les politiques et procédures internes, ainsi que les obligations légales et réglementaires. La demande d’achat est validée avant l’engagement de la dépense.

Intégration avec les systèmes existants

Les formulaires de demande d’achat peuvent être intégrés aux systèmes de gestion des achats existants, facilitant ainsi le traitement et la validation des demandes, ainsi que la génération automatique de rapports.

La Gestion Électronique de Documents (GED) comme solution d'optimisation de la demande d'achat

La GED émerge comme une solution cruciale pour surmonter les obstacles rencontrés dans le processus P2P. En numérisant et en automatisant la gestion des documents, la GED rationalise les flux de travail. Cela réduit les risques d'erreurs et accélère le cycle d'achat global.

La GED propose une traçabilité complète des documents. Cette solution renforce la conformité et la transparence dans le processus. Cela permet aux équipes d'achats de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Les avantages de l'automatisation du processus de demande d'achat en entreprise

Les logiciels d'achats et d'approvisionnements automatisent l'ensemble du processus d'approvisionnement. Cela inclut le contrôle des stocks, les commandes automatiques et la gestion des contrats et des fournisseurs. La dématérialisation du processus de demande d'achat apporte de nombreux bénéfices dans le traitement des documents fournisseurs.

Diminution des coûts et accélération des processus des achats et approvisionnements

La digitalisation réduit significativement les coûts liés à la gestion manuelle des demandes d'achat. Elle élimine les dépenses associées à l'impression, la distribution et le stockage de documents physiques. Elle permet de gagner du temps grâce à la suppression des délais liés aux approbations manuelles. Cela permet une réactivité accrue face aux besoins opérationnels.

Réduction des risques d'erreurs et amélioration de la fiabilité

Choisir notre interface de dématérialisation permet de minimiser les risques d'erreurs humaines qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des données. Les solutions automatisées garantissent une cohérence et une précision constantes dans le traitement des demandes. La fiabilité des transactions s'en voit renforcée.

Optimisation du budget lié aux achats et contrôle des dépenses

La hausse de la productivité entraîne une augmentation de la rentabilité. Cela se traduit par une optimisation du budget par facture puisque les corrections liées aux erreurs diminuent. Ainsi, la digitalisation du processus Procure-to-Pay permet :

  • une transparence accrue ;
  • l'automatisation de la saisie et de l'approbation des factures ;
  • la mécanisation du rapprochement des documents comptables.

Grâce à l'intégration de solutions informatisées, les services Achats des entreprises peuvent efficacement suivre et analyser leurs dépenses.

Simplification des tâches et satisfaction des collaborateurs

La gestion automatisée de documents simplifie les responsabilités administratives et financières des équipes des services Achats, Comptabilité ou Administration des ventes. Cela permet aux collaborateurs de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. La productivité en est nécessairement améliorée.

Les équipes peuvent également développer de nouvelles compétences. Enfin, la dématérialisation favorise les échanges d'informations. Cela renforce la qualité des relations entre les services et les collaborateurs.

Visibilité en temps réel de la situation de l'entreprise vis-à-vis des fournisseurs

Un logiciel de demande d'achat automatisé offre une vue directe sur votre relation avec un fournisseur. Le suivi en temps réel des demandes, des approbations et des transactions, fournit des données précises et actualisées sur vos engagements. Cette transparence renforce la confiance et facilite la prise de décisions. Cela permet également une gestion proactive des relations fournisseurs.

Diminution de l'empreinte carbone de l'entreprise

Les logiciels de demande d'approvisionnements permettent de supprimer le papier. En outre, ils permettent d'éliminer les besoins de transport des documents physiques. La dématérialisation s'inscrit dans une démarche écoresponsable et durable.

Fluidification de la comptabilité et approvisionnements automatisés

La dématérialisation permet un accès quotidien et rapide aux données financières. La gestion de la trésorerie est facilitée. La tenue des comptes est simplifiée grâce à la possibilité de ventiler les transactions comptables de manière automatisée.

Prévention des fraudes grâce aux logiciels de demande d'achat

Les logiciels de gestion des approvisionnements renforcent la lutte contre la fraude. Automatiser les processus liés aux achats permet d'instaurer des contrôles rigoureux. Les fonctionnalités de ce type de logiciel de demande d'achat garantissent une surveillance constante et une traçabilité précise.

Zeendoc, une solution de qualité au service de la demande d'achat

Grâce à ses diverses fonctionnalités, Zeendoc prend en charge les étapes clés de l'automatisation du processus d'approvisionnement, des commandes au paiement.

Formulaire de demande d'achat et bon de commande en ligne

Notre solution simplifie les demandes d'achats en intégrant un formulaire entièrement personnalisable. Vous pouvez y ajouter votre logo, tampon ou CGA. Le logiciel permet de préenregistrer des sites de facturation et de livraison, les responsables de validation et les fournisseurs.

Après avoir rempli la demande d'approvisionnement, les utilisateurs reçoivent une notification sur le tableau de bord. Il suffit de cliquer sur "Valider" ou "Refuser". Une fois validée, la demande d'achat est automatiquement transformée en bon de commande. Vous pouvez ensuite envoyer ce bon de commande à vos fournisseurs via Zeendoc et suivre sa réception.

Fonctionnalités de traitement des achats et de regroupement des documents fournisseurs

À la réception d'un document fournisseur, notre logiciel de demande d'achat analyse les informations pertinentes (numéro de facture, montant de la TVA, montant TTC, etc.). Le logiciel classe les documents selon leur type (facture fournisseurs, facture clients, document RH). Zeendoc simplifie l'indexation, le classement puis l'analyse des données communes aux documents.

Ces documents passent ensuite par un worflow de validation interne. Puis, ils sont intégrés dans les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) de l'entreprise. Une fois archivés de manière sécurisée, ils peuvent facilement être retrouvés grâce à une fonction de recherche. Cette gestion rigoureuse assure la conformité aux régulations de conservation des documents financiers. Elle assure la sécurité des données sensibles, tout en facilitant leur accès via les systèmes ERP.

Vérification des montants et validation des factures

Lors de la réception des approvisionnements, le client dispose de deux types de documents reliés entre eux : la facture et son bon de commande. Zeendoc facilite la vérification et la validation des factures. Notre logiciel permet d'identifier si les montants entre une commande et la facture liée correspondent.

Il propose également la possibilité de lancer une action groupée pour la comparaison commande/facture. Il identifie les commandes qui correspondent aux factures sélectionnées. Puis, il affiche les lots de documents par référence entre eux, avec les informations relatives.

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