L'acronyme GED signifie gestion électronique des documents. C'est un système en vogue dans les entreprises qui cherchent à dématérialiser leur processus documentaire et leur gestion administrative. Attardons nous sur la définition d'une GED, ses caractéristiques et les domaines pratiques de son utilisation par les collaborateurs. Analysons aussi les étapes d'un processus GED en entreprise et passons en revue ses différents atouts. *
Définition d'une GED ou gestion électronique des documents
La GED est un système informatisé ou logiciel qui comporte plusieurs fonctionnalités pratiques pour piloter toute la documentation sous une forme électronique.
Définition du concept de GED pour une entreprise
Un système de GED ne se limite pas au stockage d'un document sur le cloud. Ce type de logiciel propose plusieurs étapes de traitement des informations, qu'elles soient générées au format papier ou de façon numérique.
La gestion électronique des documents vise donc à accompagner les utilisateurs d'un document dans l'entreprise, de sa collecte ou de sa création jusqu'à son archivage, et sous une forme dématérialisée. Le processus de GED met en œuvre diverses techniques et s'associe à d'autres outils afin de compléter les services de dématérialisation.
Caractéristiques classiques d'une gestion électronique de documents dans les entreprises
Les solutions de GED interviennent dès la création d'un document ou dès son arrivée dans l'entreprise, en provenance d'un fournisseur ou d'un client notamment. Aux fonctionnalités liées à la collecte d'information, s'ajoutent celles de tri et de classement. En effet, les systèmes de gestion électronique remplacent le travail d'archivage manuel et de recherche dans des armoires ou classeurs, des documents sous une forme papier.
En outre, les logiciels de GED offrent aussi des facultés de rapprochement, de contrôle et de validation des documents sous une forme numérique. En ce sens, ils évitent de devoir imprimer, annoter manuellement, photocopier, etc., chaque facture ou bon de livraison par exemple. C'est aussi une des caractéristiques majeures de la GED : les collaborateurs autorisés accèdent à l'information et aux traitements opérés à un seul endroit sur le cloud et de partout.
Les services susceptibles d'utiliser la GED dans l'entreprise
Vu la variété des tâches envisageables avec la gestion électronique des documents, toute l'entreprise peut utiliser ce système. Chaque service y trouve des atouts pour l'organisation de ses activités. Dès lors que plusieurs personnes doivent intervenir sur le même document, la GED devient la solution à privilégier. De plus, un tel projet de déploiement dépasse parfois l'échelon de l'entreprise. Ainsi, les salariés, clients et fournisseurs peuvent y être associés.
Voici des domaines particulièrement adaptés pour la mise en place d'une gestion électronique des documents :
- cycle des ventes, de la commande client à l'émission des factures, y compris l'automatisation de leur comptabilisation ;
- les processus achats, de la commande au bon à payer, ainsi que les statuts de factures requis pour la facturation électronique obligatoire entre entreprises ;
- les ressources humaines, pour les documents comme les contrats de travail, les bulletins de salaire et les notes de frais notamment.
Zeendoc : bien plus qu'une simple GED
En plus d'offrir une gestion électronique des documents (GED) de pointe, Zeendoc va au-delà des attentes traditionnelles en proposant une solution intégrée qui s'adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Avec ses connecteurs ERP, Zeendoc établit des ponts essentiels entre la gestion documentaire et les systèmes de gestion d'entreprise, permettant une synchronisation fluide des données et une automatisation accrue des processus métier. Cette intégration transparente avec les systèmes ERP existants garantit une cohérence et une efficacité opérationnelle maximales.
De plus, Zeendoc se distingue par sa capacité à être entièrement personnalisable, offrant ainsi une expérience sur mesure à ses utilisateurs. Des workflows adaptés aux besoins spécifiques de chaque département aux permissions granulaires permettant un contrôle précis de l'accès aux documents, Zeendoc s'adapte à la structure et aux exigences de chaque organisation.
En fournissant une gamme étendue de fonctionnalités, telles que la gestion des processus de validation, la signature électronique, et même la gestion des archives à long terme, Zeendoc devient un partenaire stratégique pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion documentaire. En unissant la puissance de la GED avec des fonctionnalités avancées et une flexibilité inégalée, Zeendoc incarne l'avenir de la gestion documentaire, offrant à ses utilisateurs les outils nécessaires pour relever les défis complexes du monde des affaires contemporain.
Utilisation pratique de la GED : les étapes du traitement documentaire
Reprenons les fonctionnalités d'une solution GED étape par étape pour bien comprendre dans la pratique comment cela se déroule. Nous illustrons notre propos avec la gestion électronique de documents Zeendoc.
La collecte des documents en vue d'une gestion numérique
Le logiciel de GED sait collecter des documents reçus au format papier tout comme des fichiers PDF déposés par exemple sur une plateforme ou arrivés par mail.
Zeendoc gère par exemple l'acquisition d'informations reçues sous ces différentes formes, y compris avec un système d'imprimante virtuelle. Le scan du papier s'effectue avec la technique de l'OCR (optical character recognition), soit la reconnaissance optique des caractères.
Mais, notre solution GED va bien plus loin. Elle offre aux entreprises une reconnaissance de documents (RAD) élaborée, par QR-code, lecture de code-barres, ainsi que par l'apprentissage de modèles notamment.
Mise en place du classement et de l'indexation automatiques des documents et fichiers
Une fois le contenu documentaire collecté, le processus de GED consiste à automatiser le classement des données, selon des règles d'indexation précises définies au préalable. L'objectif reste de pouvoir :
- retrouver en quelques clics tout document numérique ou numérisé sur la plateforme de stockage, grâce à des mots-clés ;
- exploiter et tracer chaque traitement opéré par les utilisateurs de l'entreprise.
Conservation et stockage des documents dans la solution GED
Cette étape d'un processus GED s'avère fondamentale. En effet, s'exonérer d'un archivage des documents au format papier suppose de réaliser la conservation de fichiers électroniques de façon sécurisée. Les archives doivent rester accessibles et garanties pendant toute la durée que la loi impose. Les logiciels de GED assurent l'intégrité du document et donc l'impossibilité de falsifier la forme originale à l'entrée dans l'outil.
Ainsi, Zeendoc place la sécurité au cœur de son fonctionnement. Nous procédons au chiffrage des données stockées selon le protocole AES ou la norme ISO/IEC 18033-3 relative aux techniques de sécurité IT. La vérification périodique de l'intégrité du document pris en charge s'opère chez Zeendoc grâce à une empreinte numérique que nous réalisons au moment du dépôt.
Chacun de nos clients dispose d'une clé spécifique cryptée par un mot de passe propre à chaque utilisateur. Nous assurons des sauvegardes redondantes sur des serveurs situés en France et sur des sites géographiquement distants.
Partage et diffusion de l'information documentaire électronique auprès des collaborateurs autorisés
L'étape suivante d'un processus de GED concerne la mise à disposition des documents aux utilisateurs sous la forme numérique, afin d'exploiter concrètement leur contenu pour réaliser leur travail.
Le management de l'entreprise définit les droits d'accès à la consultation, voire à la modification, à l'impression, etc., de chaque type de données géré par la solution GED. Un tel processus autorise l'accès uniquement au contenu utile et indispensable à chaque poste dans l'entreprise. C'est essentiel aussi pour garantir la confidentialité qu'exigent certaines informations ou fichiers.
Zeendoc accompagne les entreprises dans la définition des besoins et dans l'identification des solutions du type clé en main parfois nécessaires pour le pilotage des activités. Nous vous aidons à bâtir les workflows adaptés à vos métiers, afin de réaliser les rapprochements automatiques des données et de valider les documents dématérialisés. Notre logiciel prend en charge l'automatisation des écritures comptables selon les techniques d'océrisation et de machine learning.
Nous vous offrons aussi les solutions techniques pour transmettre les informations et documents en dehors de l'entreprise. Ainsi nous réalisons déjà l'intégration de vos factures de vente à destination du secteur public dans le portail Chorus Pro, grâce à notre connecteur. En tant qu'opérateur de dématérialisation (OD), nous vous accompagnerons de la même manière pour le portail public de facturation (PPF), dans le cas des factures électroniques entre les entreprises privées.
Gestion électronique de documents professionnels : les avantages à connaître
Les solutions qui gèrent les documents de l'entreprise sous une forme électronique apportent de nombreuses fonctionnalités qui vont au-delà du scan et de l'archivage. Ces outils proposent désormais des systèmes complets de dématérialisation.
Un accès sécurisé et facilité aux informations et fichiers pour les utilisateurs
Avec une gestion électronique de la documentation professionnelle, l'entreprise donne accès à chacun au même document stocké en un seul endroit, et de partout. En outre, les outils GED s'utilisent tant sur un ordinateur, qu'un téléphone. C'est un réel gain de temps pour les salariés et aussi pour le management. Ils ne perdent plus d'énergie dans la recherche du bon document.
Tous les utilisateurs disposent des données liées au traitement d'une facture ou d'un bon de livraison, grâce à une traçabilité parfaite des actions réalisées au sein d'un dossier fournisseur. Le management peut même définir des alertes et rappels quand les délais sont dépassés ou lorsque certains collaborateurs doivent réaliser une action.
Une meilleure sécurisation des données grâce à un archivage en toute sécurité
Du fait des technologies utilisées par les systèmes de GED, l'entreprise bénéficie d'une sécurisation plus forte de toute la documentation. Elle ne risque plus, comme avec le papier, de perdre des documents du fait :
- de leur circulation physique entre les services, en vue de leur exploitation ;
- d'un mauvais classement ;
- d'un dégât des eaux ou d'un incendie des locaux d'archivage ;
- d'un vol de documents.
La gestion documentaire électronique s'effectue généralement sur le cloud avec un logiciel en mode SaaS (Software as a Service). Les sociétés de logiciels Saas sont spécialisées dans ces processus sécurisés. Elles apportent donc un niveau de service optimal sous forme d'abonnement. Ce système SaaS garantit de bénéficier automatiquement des mises à jour et évolutions du logiciel.
La GED, un outil qui favorise le travail collaboratif et accélère les processus administratifs
Les documents gérés de façon électronique avec un logiciel GED sont accessibles de tous et de n'importe où. Les collaborateurs interagissent plus rapidement. Ils travaillent tous sur le même support issu de la dématérialisation, y compris pour commenter, valider, etc. Ce type de logiciel permet aussi de structurer les tâches dans des workflows personnalisés avec des notifications et rappels des actions à effectuer. C'est une organisation qui favorise la collaboration et les échanges, même à distance.
Une solution zéro papier pour un gain de temps et d'argent grâce à ses fonctionnalités
Parmi ses nombreux avantages, la gestion électronique de documents fait notamment gagner de l'argent. Dès la mise en place de la GED, des économies financières sont mesurables à plusieurs niveaux :
- accélération de la circulation de l'information et des traitements, ce qui génère une meilleure productivité ;
- amélioration de la performance globale et de la gestion de la trésorerie ;
- réduction de la capacité physique nécessaire pour l'archivage de la documentation ;
- économies financières par rapport au traitement papier des documents (coût du papier, édition, publipostage, etc.).
La dématérialisation des documents simplifie grandement la gestion de l'information dans l'entreprise. En adoptant un outil GED, vous initiez la transformation digitale de votre organisation. Vous apportez aussi aux collaborateurs des services et fonctionnalités modernes. L'arrivée de la facture électronique obligatoire devrait contribuer à accélérer cette évolution technologique.
