La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Formulaires

Simplifiez la gestion de vos documents et optimisez vos processus métier.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

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Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

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Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

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La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

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Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

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La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

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Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

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La GED pour le secteur de l'Industrie.

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Accueil » Nos solutions » Formulaires

Formulaires

La gestion électronique de documents (GED) représente un pilier fondamental de la transition numérique des entreprises, offrant des solutions innovantes pour la manipulation, le stockage et la diffusion efficace des informations.  Les formulaires électroniques permettent de faciliter les échanges au sein d'une entreprise, son intégration dans une GED est donc primordiale.

Les formulaires dans la GED et la révolution

Zeendoc forms by Skyged

Le formulaire est couramment utilisé pour recueillir des données, des commentaires ou des demandes diverses de manière structurée et organisée. Zeendoc forms by Skyged est mis en place par nos partenaires pour une utilisation simple, rapide et personnalisée.

 

La GED : Pilier de la Transformation Numérique

La Gestion Électronique de Documents, souvent abrégée en GED, désigne l'ensemble des technologies et des pratiques visant à organiser, stocker, sécuriser et distribuer des documents et des informations de manière électroniques. Contrairement aux méthodes traditionnelles de gestion de documents, basées sur le papier, la GED permet aux organisations de numériser leurs processus documentaires, facilitant ainsi l'accès aux données et leur manipulation.

Au cœur de la GED se trouve un système informatisé qui capture, classe, indexe et archive les documents électroniques, permettant aux utilisateurs d'y accéder rapidement et facilement. Cette approche favorise la collaboration, réduit les risques liés à la perte ou à la détérioration des documents physiques, et contribue à l'optimisation des flux de travail.

GED

Les Fonctionnalités Clés
de la GED

La GED offre une gamme étendue de fonctionnalités pour répondre aux besoins diversifiés des organisations. Parmi les caractéristiques clés, on retrouve :

 

 

  1. Numérisation et Capture de Documents : Les solutions de GED permettent la conversion des documents papier en format numérique grâce à des scanners et des logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR), facilitant ainsi l'intégration de documents physiques dans le système électronique.
  2. Indexation et Classement : Les documents numériques sont indexés selon des critères prédéfinis, tels que le type de document, la date, l'auteur, ou des mots-clés, facilitant leur recherche ultérieure.
  3. Stockage et Archivage : La GED propose des mécanismes de stockage sécurisés, permettant la conservation à long terme des documents tout en assurant leur intégrité et leur disponibilité.
  4. Sécurité et Contrôle d'Accès : Les solutions de GED intègrent des mesures de sécurité avancées, telles que l'encryption, l'authentification multi-facteurs, et la gestion des droits d'accès, garantissant la confidentialité et l'intégrité des informations sensibles.
  5. Partage et Collaboration : La GED facilite le partage sécurisé des documents entre les différents utilisateurs au sein de l'organisation, favorisant ainsi la collaboration et la communication.

Les Formulaires dans une GED

Dans le contexte de la GED, les formulaires jouent un rôle crucial dans la collecte et la gestion des données. Un formulaire électronique est un document numérique interactif conçu pour recueillir des informations spécifiques auprès des utilisateurs. Ces formulaires peuvent être utilisés pour diverses tâches, telles que la saisie de données, la soumission de demandes, ou la réalisation de sondages.

Dans une GED, les formulaires électroniques sont souvent intégrés dans les processus métier, permettant la capture et la transmission efficace des données. Ces formulaires sont généralement personnalisables, offrant la possibilité d'ajouter des champs et des fonctionnalités selon les besoins spécifiques de l'organisation.

En résumé, la GED représente une solution complète pour la gestion des documents et des informations au sein des organisations. En intégrant des fonctionnalités avancées telles que les formulaires électroniques, la GED offre aux entreprises les outils nécessaires pour optimiser leurs processus documentaires et accélérer leur transition vers le numérique.

Les formulaires sont un élément essentiel d'un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Ils permettent de collecter et de structurer des informations de manière simple et efficace.

Créez et exploitez des formulaires intelligents et intuitifs

Simplifiez la gestion de vos documents et optimisez vos processus métier grâce aux formulaires et profitez des meilleures solutions formulaires proposées par Zeendoc. Les formulaires transforme la manière dont les entreprises gèrent les informations, en apportant des améliorations en termes d’efficacité, de coût, de sécurité et d’expérience utilisateur, tout en soutenant les initiatives de développement durable.

1. Automatisation des processus 

Les formulaires peuvent être utilisés pour automatiser des processus métier tels que la demande de congés, les demandes de remboursement,  les bons d'interventions etc. Cela permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité en réduisant les tâches manuelles répétitives.

2. Amélioration de la collaboration

Les formulaires peuvent être utilisés pour partager et collecter des informations auprès de différentes personnes, ce qui facilite la collaboration et la communication au sein d'une équipe ou d'une organisation

3. Centralisation des données

Les formulaires permettent de centraliser toutes les informations relatives à un processus ou un document au sein d'un même endroit, ce qui facilite la recherche et l'accès aux données.

4. Amélioration de la qualité des données

Les formulaires peuvent être utilisés pour garantir que les données collectées soient complètes, exactes et cohérentes.

5. Respect des réglementations

Les formulaires peuvent être utilisés pour garantir le respect des réglementations en matière de protection des données et de sécurité.

6. Réduction des risques d'erreurs

Les formulaires permettent de réduire les erreurs manuscrites. En effet, en choisissant les différents champs qui composent votre formulaire, vous évitez à la fois les erreurs de saisies et l'infobésité.

Les formulaires Zeendoc forms by Skyged

Zeendoc forms by Skyged est issu de la collaboration entre deux entreprises françaises spécialisées dans leurs domaines, Skyged pour les formulaires et Zeendoc pour la Gestion Électronique des Documents. Ce partenariat permet aux utilisateurs de notre GED de bénéficier du meilleur système de création et de personnalisation de formulaires.

Ces derniers s'adaptent aux besoins des utilisateurs tout en étant simple et rapide. Les formulaires vont sont livrés "clés en main"

Une offre complète, ergonomique, évolutive et disruptive

 

  • Une interface dynamique pour exploiter un formulaire facilement et rapidement en toute autonomie
  • Un formulaire personnalisable qui s'adapte à vos besoins
  • Une bibliothèque évolutive de blocs à disposition
  • Une réduction de l'utilisation et du stockage du papier.

Quelques exemples de formulaires électroniques

Les possibilités de formulaires sont presque infinis, tant sur les types de formulaires, que sur les différents champs qui les composent et les documents qui en ressortent. Voici quelques exemples :

 

  1. Exemples de formulaires : formulaire de demande de remboursement, formulaire de déclaration d'accident du travail, formulaire d'intervention, formulaire d'entretien annuel etc.
  2. Exemples de champs : champ texte, liste déroulante, cases à cocher, puces, calendrier etc.
  3. Exemples d'utilisation de formulaires : formaliser un bon d'intervention, établir un formulaire pour les demandes de congés, validation de procédures, validation des compétences etc.

Quelques cas d'usages

Gestion de flotte automobile

ex : entretien, prêt/location...

Gestion de chantiers

ex : suivis de chantiers, déclarations accidents...

Réservation intervention/prestation

ex : réparations, consultations, travaux...

Gestion campagne RH

ex : demande de documents auprès des salariés.

Sondages et enquêtes

ex : CSE, evènements internes...

Gestion des congés

notes de frais, temps de travail etc.

Gestion des livraisons

ex : formulaire de livraison, formulaire de satisfaction...

Fiche de vente

avec calcul de ventilation.

Gestion des courriers

ex : formulaire de traitement, de suivi etc.

Gestion des signatures

ex : signatures de contrats.

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

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