Vereinfachen Sie die Verfolgung und Verwaltung Ihrer Lieferanten
Zeendoc verschafft Ihnen einen sofortigen Überblick über Ihre Situation gegenüber einem Lieferanten, verbessert die Bearbeitung von Rechnungen und ermöglicht es Ihnen, Informationen intern und mit den Lieferanten besser zu teilen und auszutauschen.
Die Erfassung Ihrer Lieferantendokumente
Alles beginnt damit, dass Sie ein Dokument von Ihrem Lieferanten erhalten, entweder per Post in Papierform, in elektronischer Form per E-Mail oder als Download auf einer Lieferantenplattform.
Die Lösungen für die Einreichung Ihrer Dokumente sind vielfältig, schnell und für alle Arten von Medien geeignet.
X-Factor: Der neue europäische Standard für elektronische Rechnungen
Factur-X ist der französische Name des neuen deutsch-französischen Standards für hybride elektronische Rechnungsstellung, der derzeit in der Version 1.0 kostenlos zur Verfügung steht. Die aktuelle und vollständige Version von Factur-X in Frankreich ist die Version EN 16931. Sie entspricht den Spezifikationen von ZUGFeRD 2.1 und enthält die Anforderungen der CIUS-X-Rechnung 1.2, die mit den deutschen Behörden und Chorus Pro in Frankreich kompatibel ist.
Frankreich hat zusammen mit Deutschland das Hybridformat ZUGFeRD 2.1 / Factur-X entwickelt, um den elektronischen Datenaustausch für alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe oder ihren potenziellen Ressourcen zugänglich zu machen. Dieser Standard kombiniert die beiden am häufigsten verwendeten Rechnungsformate: XML & PDF/3. Durch die Bereitstellung einer detaillierten Ansicht der Informationen und der strukturierten Form des Rechnungsformats schafft Factur-X einen Mehrwert für Lieferanten und Rechnungssteller. Das Nationale Forum für elektronische Rechnungsstellung und öffentliche Beschaffung (FNFE-MPE) arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung und Aufrechterhaltung dieses Rechnungsstandards.
Sicheres Speichern, automatisches Lesen und Ordnen
Die Sicherung und Sicherheit Ihrer Dokumente: Bei der Ablage in Zeendoc wird jedes Dokument mit einem Zeitstempel versehen, verschlüsselt und archiviert, um seine Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Es wird im PDF/A-Format dupliziert, so dass unabhängig von den Aktionen, die ein Benutzer mit der Kopie des Dokuments durchführt, das in Zeendoc gespeicherte Original nicht beeinträchtigt wird.
Automatisches Lesen und Ordnen: Die relevanten Informationen (Lieferant, Datum, Beträge, Referenz...) werden automatisch gelesen und das Dokument wird nach dem Lieferanten oder nach verschiedenen von Ihnen festgelegten Kriterien geordnet.
Validierungskreislauf: Sie können Lieferantendokumente kommentieren, einen Umlauf- oder Validierungsprozess für die betroffenen Personen einrichten, Mahn- oder Zahlungswarnungen erstellen. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Dokumente, indem Sie die Zugriffsrechte und Rollen Ihrer Mitarbeiter verwalten (Einsichtnahme, Herunterladen, Validierung, Löschen usw.). Eine vollständige Historie pro Dokument ermöglicht es Ihnen, die für das Dokument durchgeführten Aktionen einzusehen.
Reichtum und Zuverlässigkeit
Dank seines einzigartigen Scan-, Klassifizierungs- und Suchsystems ermöglicht Zeendoc einen sofortigen Zugriff auf Informationen, sei es eine Reihe von elektronischen Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum oder eine komplette Historie.
Dokumente in einem einzigen Ordner verknüpfen
Die Lösung DMS Zeendoc analysiert Dokumente, erkennt gemeinsame Daten, um Ordner zu erstellen, in denen alle Informationen über einen Lieferanten zusammengefasst sind, die Sie so mit einem einfachen Klick wiederfinden können.
Beschleunigte Verwaltung
Der Umlauf von Angeboten, Bestellscheinen und Rechnungen ermöglicht es, die Rolle der verschiedenen Mitarbeiter klar zu identifizieren und einen effizienten Validierungskreislauf einzurichten. Von der Kontrolle über die Freigabe bis hin zur Zahlung und einer gesicherten Rückverfolgbarkeit.
Lieferantenhistorie / -verfolgung
Mit wenigen Klicks haben Sie einen sofortigen Überblick über Ihre Situation gegenüber Ihrem Lieferanten.
Ihr Austausch mit ihnen und die Bearbeitungszeiten verbessern sich dank der automatischen Verarbeitung Ihrer Rechnungen. Sie verringern Ihr Risiko, Fehler zu machen oder Rechnungen zu vergessen.
Excel-Export und Erstellung von Diagrammen
Mit dem intelligenten Lesesystem können Sie leicht die Klassifizierungsdaten oder die Eigenschaften Ihrer Dokumente extrahieren, um sie in einer Übersichtstabelle zu verwenden: Entwicklung der Ausgaben, monatliches Reporting... Sie wählen die Informationen aus und lösen die Erstellung Ihrer Übersichtstabelle mit wenigen Klicks aus. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das Zeendoc-Tool, Ihre verschiedenen Daten in Form von Grafiken anzuzeigen.
Gateway und Export von Buchungen in Ihre Software
Keine doppelte Eingabe mehr, eine automatische Kontierung wird gemäß Ihrem Kontenplan vorgeschlagen, dann werden die Buchungen in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert, im angepassten Format.
Vor dem Import der Datei schlägt Zeendoc automatisch vor, :
Die Lösung DMS Zeendoc ist mit 98% der auf dem Markt befindlichen Buchhaltungssoftware kompatibel (Liste nicht erschöpfend).
Die Procure-to-Pay
Auch als Purchase to Pay bekannt, bezeichnet den Aktivitätsfluss eines Unternehmens, der sich von der Kaufanfrage bis zur Bezahlung der zugehörigen Lieferantenrechnung erstreckt.
Zeendoc verwaltet die wichtigsten Phasen der Entmaterialisierung und Automatisierung des Beschaffungsprozesses.
Das Bestellanforderungsformular und die Erstellung eines Bestellscheins
Zeendoc vereinfacht Ihren Einkaufsanforderungsprozess, indem es ein Formular integriert, das vollständig mit Ihrem Logo, Ihrem Stempel oder Ihren AVBs personalisiert werden kann. Sie können mehrere Rechnungs- und Lieferstandorte, den oder die Verantwortlichen für die Freigabe sowie Ihre verschiedenen Lieferanten vorab registrieren.
Sobald die Bestellanforderung ausgefüllt ist, wird der Validierer auf seinem Dashboard über eine zu validierende Bestellanforderung benachrichtigt. Sobald die Bestellanforderung validiert ist, wird sie automatisch in eine Bestellung umgewandelt.
Anschließend können Sie Ihren Bestellschein sofort direkt aus Zeendoc an Ihre Lieferanten senden und den Empfang und das Lesen verfolgen.
Die Verknüpfung von Dokumenten
Zeendoc analysiert und erkennt die gemeinsamen Daten der Dokumente, um einen Ordner zu erstellen, in dem alle Informationen zu einer Rechnung (Angebot, Bestellschein, Lieferschein ...) zusammengefasst werden.
Der Vergleich von Fußnotenbeträgen zwischen verwandten Dokumenten
Zeendoc erleichtert die Überprüfung und Validierung von Rechnungen, indem es mit wenigen Klicks erkennt, ob die Beträge zwischen einer Bestellung und der verknüpften Rechnung übereinstimmen.
Generierung von SEPA-Dateien
Sobald die Rechnungen validiert sind, generiert Zeendoc eine Datei im SEPA-Format, die Sie in Ihre Zahlungssoftware oder auf Ihre Bankseite importieren können, um die Überweisungen an Ihre Lieferanten auszulösen.
Die Vorteile der papierlosen Rechnungsstellung
Dank eines einheitlichen Erfassungs-, Ablage- und Suchsystems bietet die Digitalisierung viele Vorteile bei der Verarbeitung von Lieferdokumenten. Es gibt viele Vorteile, wenn Sie eine DMS für die Verwaltung Ihrer Rechnungen nutzen. Nachfolgend finden Sie sieben Beispiele für die Vorteile für Unternehmen:
Die Verarbeitung von Lieferdokumenten wird durch unsere Software zur Digitalisierung von Lieferantenrechnungen verbessert.
FAQ : ENTMATERIALISIERUNG DER LIEFERANTENAKTE
- Wie kann man Dokumente papierlos machen?
- Warum Dematerialisierung?
- Was bedeutet papierlose Dokumente?
- Wie kann man die elektronische Rechnungsstellung einführen?
- Wie versende ich eine elektronische Rechnung?
- Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung?
- Kann man eine Rechnung nur elektronisch ausstellen?
Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!
Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.