La dématérialisation des documents (que l'on appelle parfois abusivement numérisation) désigne le processus au cours duquel les documents papier sont remplacés par des formats numériques. On emploiera le plus souvent le terme de dématérialisation dans un contexte d'entreprise.
On utilise également le terme dématérialisation pour désigner l'élaboration d'un système d'information électronique afin de classer les documents numériques et en faciliter l'accès. La dématérialisation des documents désigne donc autant la transformation globale du partage de l'information dans une entreprise que l'acte de numérisation des documents en lui-même.
La dématérialisation des documents se fait en deux étapes. La première consiste à transformer les documents existants en fichiers électroniques. De nombreuses solutions le permettent :
Dans un second temps – celle qui représente un véritable challenge pour les entreprises – c'est la Gestion électroniques des documents (GED) dématérialisé. Il faut donc imaginer un système d'information permettant de gérer automatiquement des documents numériques.
Quels documents peut-on dématérialiser ?
En théorie, tout document peut trouver son équivalent électronique. En pratique, la dématérialisation implique des moyens conséquents. Établir et entretenir un système d'information fiable et sécurisé nécessite de nombreuses ressources, qu'elles soient humaines ou matérielles. Toutes les entreprises ne peuvent pas se le permettre. D'autant que certains services administratifs génèrent des milliers voire des millions de pages par jour.
La dématérialisation est donc un choix judicieux pour les documents administratifs (Factures, contrats, bulletins de paie…) générant des volumes de stockage papier et de la perte de temps dans la recherche ou le traitement. Les nombreux avantages que la dématérialisation apporte amène la plupart des entreprises à adopter le virage du numérique.