Le processus de dématérialisation des documents est enclenché dans la plupart des entreprises. Mais, concrètement, comment dématérialiser les documents ?
Cette transition implique plusieurs étapes. L'identification du périmètre du projet des documents concernés, la numérisation des documents papier et enfin la gestion des documents dans un système d'information électronique.
Identification des documents à dématérialiser et du périmètre du projet
Avant de se lancer dans la dématérialisation de ses documents, une entreprise doit d'abord délimiter son projet. Quels services seront concernés ? Quelle est la nature des documents en question ? Quels sont les droits sur ces documents ?
Un travail de référencement doit donc d'abord être effectué. Le meilleur moyen reste d'inclure les collaborateurs dans le projet. D'une part, les différentes tâches de leur métier seront probablement impactées, les inclure tôt dans le processus leur permettra de se familiariser avec les outils. D'autre part, ils sont les plus à même de faire remonter le nombre et la nature des documents concernés.
En outre, les fournisseurs de solution logiciel (signature électronique des documents, GED etc.) comme Zeendoc & et de service de numérisation Scan Center peuvent accompagner sereinement les entreprises dans la délimitation et la réalisation de leur projet.
Transformation des documents papier existants au format numérique
Ensuite, l'entreprise peut passer à la numérisation de ses documents papier. Pour ce faire, de nombreuses ressources existent et permettent, à l'aide d'un scan ou d'une photo, de créer une réplique électronique des documents.
Certains logiciels peuvent se charger de redimensionner le document et de le "nettoyer", de sorte à le rendre similaire à un document produit nativement sur un support numérique. Les plus performants d'entre eux sont également capables de distinguer automatiquement les types de document afin de faciliter l'archivage.
Attention au livre des procédures fiscales A102 B-2 établissant des règles strictes quant à la numérisation et l’archivage des factures.
Automatisation de la dématérialisation des documents produits par l’entreprise
Étape finale : l’utilisation d'une GED (Gestion Électronique des Documents). Ce système permet de dématérialiser l'ensemble des processus de l'entreprise.
Ainsi, les différents documents sont directement transférés au format numérique. De plus, des règles sont créées pour leur durée de conservation, leur organisation et leur traitement. Toutes les informations sont ainsi centralisées dans une base unique, et la production de documents papier est réduite au minimum, voire totalement supprimée.