Politique de confidentialité 

Sages Informatique est l’éditeur de la solution de gestion électronique de document en ligne nommée Zeendoc.

Le siège social de Sages Informatique est situé Lieu-dit Cacciariccia, route de Mezzavia, 20167 AFA, France. Sages Informatique est enregistré au registre du commerce et des sociétés sous le numéro SIREN 430 044 040. 

Dans ce qui suit, nous emploierons souvent « Zeendoc » pour désigner la société Sages Informatique, car c’est le nom qui est connu des utilisateurs. 

Votre vie privée et vos données personnelles sont d'une importance primordiale pour nous. Chez Zeendoc nous avons des principes fondamentaux : 

  • Nous vous demandons ou traitons vos informations personnelles seulement si c'est indispensable ou si vous nous avez donné votre consentement pour le faire.
  • Nous ne partageons vos données personnelles avec personne, sauf pour nous conformer à la loi, vous assister ou pour protéger nos droits. 

Vous trouverez ci-dessous notre politique de confidentialité qui reprend ces principes. 

Zeendoc exploite plusieurs sites Web, dont www.zeendoc.com, www.sages-informatique.com, et armoires.zeendoc.com. La politique de Zeendoc respecte la confidentialité des informations que nous pouvons être amenés à collecter dans le cadre de l'exploitation de nos sites Web. Zeendoc s’engage, dans le cadre de ses activités et conformément à la législation en vigueur en France et en Europe, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des utilisateurs de ses services, ainsi qu’à respecter leur vie privée.

1 Responsable de traitement

En tant que responsable de traitement qui consiste à mettre à disposition de ses clients un système de gestion informatisée de documents en ligne (en mode Saas), Sages Informatique, l’éditeur de Zeendoc, a accompli l’ensemble des formalités administratives nécessaires auprès des autorités compétentes. De manière générale, Zeendoc respecte l’ensemble des lois et règlements relatifs à la protection des données à caractère personnel en vigueur dans les pays où elle exerce ses activités, incluant notamment mais non limitativement :

  • la directive européenne n°95/46/CE du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données ;
  • à compter du 25 mai 2018, le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, souvent appelé RGPD) ;
  • la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et ses évolutions. Sages a déposé plusieurs déclarations à la CNIL, dont une, enregistrée sous le n° 2186552, concernant le traitement de données à caractère personnel qui est destiné à fournir le service de Gestion Electronique de Documents Zeendoc.

2 Sous-traitant

De la même façon, en tant que sous-traitant pour ses clients qui utilisent le système de gestion informatisée de document en ligne (en mode Saas), Sages Informatique, l’éditeur de Zeendoc, a accompli l’ensemble des formalités administratives nécessaires vis-à-vis des autorités compétentes, notamment le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, souvent appelé RGPD).

Il convient de noter que les documents déposés au sein de Zeendoc sont cryptés avec une clé unique à chaque client, donc unique à chaque armoire virtuelle. Ainsi, ni les employés ou prestataires, ni les utilisateurs finaux dont les comptes ont été créés par les autres clients de Zeendoc ne peuvent accéder au contenu des documents déposés dans votre armoire Zeendoc. Le souscripteur d’un abonnement à Zeendoc peut octroyer explicitement un accès temporaire à son armoire virtuelle, notamment à des employés, prestataires ou partenaires de Zeendoc et en particulier à des fins de support technique. En tout état de cause, c’est le client de Zeendoc qui décide d’octroyer des accès à son armoire et qui en a le contrôle total, y compris en ce qui concerne les documents qui y sont déposés, que seules les personnes auquel il a donné accès peuvent consulter.

3 Finalités

La collecte des données sur les sites web de Zeendoc poursuit les objectifs suivants :

  • Mise en œuvre du service de gestion documentaire en ligne Zeendoc ;
  • Assistance des clients et prospects ;
  • Etudes et analyses de l’utilisation des services, notamment à des fins d’améliorations des sites et services. 

Zeendoc, en tant que sous-traitant, ne peut pas déterminer les finalités des traitements de données personnelles qui peuvent se trouver contenue dans les documents déposés par ses clients. Ces finalités peuvent être aussi bien l’archivage de documents ne devant pas être autrement traités que la gestion de contentieux, la gestion de comptabilité dont la gestion de factures, la gestion des dossiers d’un cabinet d’avocat, gestion de syndic, etc.

4 Périmètre des données collectées

4.1 Données contenues dans les documents déposés dans Zeendoc

Les dispositions relatives aux données contenues dans les documents que vous déposez dans Zeendoc sont régies par nos conditions générales d’utilisation , notamment dans leur section nommée « Clauses relatives à la confidentialité des données personnelles contenues dans les documents déposés dans Zeendoc ». Tout utilisateur final de Zeendoc pour lequel un accès valide a été créé par un client ayant souscrit un abonnement au service a accepté ces conditions générales d’utilisation.

4.2 Données traitées pour la mise en œuvre du service Zeendoc

Aux fins d’utiliser le service Zeendoc, le client qui a souscrit un abonnement crée des accès au service. Les données traitées pour créer et gérer ces accès comprennent un identifiant et un mot de passe. L’identifiant est une adresse de courriel, car cela est nécessaire à l’utilisation du service qui requiert l’envoi de notifications ou de liens, notamment d’activation, par courriel. 

Des données de connexion sont aussi collectée et traitées, notamment l’adresse IP utilisée pour la connexion : cela est nécessaire pour pouvoir vous assister et pour satisfaire à nos contraintes légales, notamment en ce qui concerne la traçabilité des accès et des usages. 

Lorsque vous utilisez la fonction de partage de document par email, Zeendoc collecte l’adresse email du destinataire avec lequel le document est partagé. Cela est requis pour pouvoir lui envoyer le lien de partage. 

Toutes les actions que vous faites sur les documents sont journalisées : dépôt, mise en place d’index, indexation automatique, partage (y compris l’adresse du destinataire), etc. Cela est requis pour la bonne marche du service, dont une des fonctionnalités est de permettre de tracer et de retrouver les actions effectuées sur les documents, notamment les signatures ou tampons virtuels.

4.3 Localisation des traitements

Les traitements que Zeendoc est susceptible d’effectuer sur les données à caractère personnel sont effectués dans des centres de données hébergées en France (Iguane Solutions, Vitry sur Seine, 94 et OVH, Roubaix, 59), dans ses locaux (Ajaccio, France), et chez ses prestataires en France. Les traitements directement sous le contrôle de Zeendoc sont donc tous effectués en France.

Si un prestataire, fournisseur ou sous-traitant de Zeendoc effectue des traitements dans un pays qui n’est pas dans l’Union Européenne ni dans un pays de la liste des pays reconnus comme adéquats tout en ayant donné les garanties nécessaires (par exemple en ayant adhéré à des programmes tels Privacy Shield, Safe Harbor, ou en ayant mis en place des Règles d’Entreprises Contraignantes (BCR), etc.), les relations contractuelles entre Zeendoc et ce tiers imposent la mise en place de garanties appropriées. A ce jour Zeendoc ne travaille pas avec de tels tiers.

4.4 Destinataires des données traitées pour la mise en œuvre du service

Zeendoc peut éventuellement divulguer les données personnelles que vous avez renseignées ou qui ont été renseignées par le souscripteur de l’abonnement au service, à ses employés, prestataires ou organismes affiliés qui

(i)     ont besoin d'avoir connaissance de ces informations afin de les traiter au nom de Zeendoc ou de fournir des services disponibles sur les sites web de Zeendoc, et

(ii)   qui ont convenu de ne pas les divulguer à des tiers. 

Zeendoc ne louera ni ne vendra ni ne transférera d’aucune façon à des tiers vos données personnelles (notamment votre adresse email de connexion). En dehors de ses employés, prestataires, distributeurs et organismes affiliés, comme indiqué ci-dessus, Zeendoc ne divulgue des données personnelles que dans le cas d'une assignation à comparaitre, d'une ordonnance du tribunal ou de tout autre ordre gouvernemental, ou lorsque Zeendoc estime que cette divulgation est nécessaire pour protéger les biens ou les droits de Zeendoc, d'un tiers ou du grand public.

Si vous êtes un utilisateur enregistré sur un site Zeendoc et que vous avez fourni votre adresse e-mail, Zeendoc peut occasionnellement vous envoyer un e-mail pour vous annoncer de nouvelles fonctionnalités, vous demander votre avis, ou tout simplement vous tenir informé des nouveautés de Zeendoc et de ses produits. Zeendoc prend toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour protéger vos données contre les accès non autorisés, l'utilisation, la modification ou la destruction de données personnelles (ou potentiellement personnelles).

4.5 Transfert à des tiers des données contenues dans vos documents

Les données que vous renseignez ou qui sont contenues dans les documents que vous déposez dans Zeendoc ne sont pas transmises à des tiers du fait de Zeendoc sauf avec votre consentement exprès. De fait, pour que de telles données soient transmises à des tiers, il faut que vous l’ayez décidé et qu’un tel transfert ait été mis en place par vous-même et les équipes de Zeendoc ou de ses partenaires. Cela peut notamment consister en des transferts vers des services de comptabilité, vers des organismes bancaires, vers des opérateurs de téléimpression ou de télépostage, vers un coffre-fort électronique, vers des prestataires de certification de documents, etc. Ces transferts sont optionnels et toujours explicites et c’est vous qui en décidez. Quand de tels transferts existent, vos registres de traitement et vos mentions d’information aux personnes concernées doivent les mentionner. Les tiers qui pourraient vous être présentés par Zeendoc dans le cadre de ses offres optionnelles et de ses prestations additionnelles seront sélectionnés notamment en fonction des garanties qu’ils offrent en matière de protection des données à caractère personnel.

4.6 Transfert de données vers un pays tiers non membre de l’Union Européenne

Ainsi qu’il est dit plus haut, les données que vous renseignez ou qui sont contenues dans les documents que vous déposez dans Zeendoc ne sont pas transmises à des tiers. Si un transfert hors de l’UE doit être mis en place, Zeendoc et vous-mêmes devez vous assurer que ce transfert est encadré par l’une des garanties offertes par la Commission Européenne – notamment par des clauses contractuelles types ou par le Privacy Shield pour les transferts vers les Etats-Unis, par des règles d’entreprise contraignantes (BCR) ou par tout autre mesure approprié et reconnue. Les tiers qui pourraient vous être présentés par Zeendoc dans le cadre de ses offres optionnelles et de ses prestations additionnelles seront sélectionnés notamment en fonction des garanties qu’ils offrent en matière de protection des données à caractère personnel.

4.7 Prospection commerciale

Si vous êtes un utilisateur final enregistré sur un site Zeendoc et que vous avez fourni votre adresse e-mail ou qu’elle a été fournie par le souscripteur de l’abonnement, Zeendoc peut occasionnellement vous envoyer un e-mail pour vous annoncer de nouvelles fonctionnalités, vous demander votre avis ou tout simplement vous tenir informé des nouveautés de Zeendoc et ses produits.

Nous pouvons aussi être amenés à vous envoyer des courriels de prospection, notamment sur votre adresse professionnelle, si vous avez fourni vos coordonnées à un partenaire commercial de Zeendoc et si vous avez expressément consenti à recevoir des communications de ses propres partenaires.

Vous avez toujours la possibilité de vous opposer à toute prospection de ce type, en nous adressant un courriel à l’adresse dpo@zeendoc.com.

5 Modalités d’exercice des droits d’accès, de rectification et d’opposition

En tant qu’utilisateur de nos sites web, vous avez le droit :

  • De demander à ce que vos données, notamment utilisées pour communiquer avec vous (adresse de courriel, téléphone, etc.), soient effacées de nos fichiers.
  • De demander à ce que vos données traitées pour rendre le service soient effacées de nos fichiers. C’est ce qu’on appelle le droit à l’oubli. Si vous exercez votre droit à l’oubli, et que vous avez un accès à Zeendoc, cet accès deviendra impossible puisque votre adresse email, qui est votre identifiant, sera effacée de nos fichiers.
  • De vous opposer à la collecte et au traitement de données vous concernant lorsqu’elles ne sont pas strictement nécessaires. Votre adresse email nous est nécessaire pour ouvrir votre accès à votre espace de stockage et aux armoires Zeendoc car c’est votre identifiant, et nous en avons besoin pour vous envoyer des informations, des courriels de confirmation ou d’activation, etc. ; Si vous êtes destinataire d’un courriel contenant un lien de partage de document, votre adresse de courriel nous est nécessaire afin de vous envoyer le courriel contenant le lien et afin de gérer votre accès au document partagé.
  • D’accéder aux données collectées à votre sujet et de les récupérer sous un format électronique standard ;
  • D’en obtenir la rectification ;
  • De demander une limitation de leur traitement – en refusant par exemple toute utilisation à des fins de prospection. 

Ces droits peuvent être exercés en adressant un courriel à l’adresse dpo@zeendoc.com ou en nous contactant aux coordonnées disponibles sur notre site web www.zeendoc.com.

Vous avez aussi le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel, notamment si vos demandes d’exercice des droits n’ont pas été traitées dans un délai d’un mois après qu’elles ont été introduites. En France, l’autorité de contrôle est la CNIL qui peut être contactée via les formulaires idoines sur son site cnil.fr.

6 Sécurité des données

Zeendoc prend toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour protéger les données traitées contre les accès non autorisés, l'utilisation, la modification ou la destruction de données personnelles (ou potentiellement personnelles). Vous pouvez avoir plus de détails sur ces mesures dans notre document « Zeendoc et les Données ».

7 Sous-traitance

Zeendoc fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la réglementation européenne et garantisse la protection des droits de la personne concernée.

8 Cession d’actifs

Si Zeendoc, ou la quasi-totalité de ses actifs, est vendu, ou dans le cas peu probable d’une cessation d’activité ou d’une faillite de Zeendoc, les informations des utilisateurs feraient partie des actifs transférés à un tiers ou acquis par celui-ci. Vous reconnaissez que ces transferts peuvent avoir lieu et que tout acquéreur de Zeendoc peut continuer à utiliser vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité.

9 Traceurs et cookies

Notre politique et les informations concernant notre usage des traceurs et des cookies est disponible dans le document « Traceurs et Cookies ».

10 Publicité

Nous ne diffusons pas de publicité sur nos sites !

Néanmoins, la technologie AddThis, que nous utilisons pour vous permettre de partager facilement du contenu de notre site www.zeendoc.com sur les réseaux sociaux, permet aussi de tracer une partie de votre historique de navigation et de partage de façon à construire une liste de centres d’intérêt qui peuvent ensuite être utilisés pour vous proposer des publicités et des contenus personnalisés.

Pour plus d’information et savoir comment désactiver ces fonctions, se référer au document « Traceurs et Cookies ».

11 Modifications de la politique de confidentialité

Bien que la plupart des changements soient susceptibles d’être mineurs, Zeendoc peut être amené à modifier sa politique de confidentialité, et ce, à sa seule discrétion. Zeendoc encourage les visiteurs de son site à vérifier fréquemment cette page afin d’y lire les éventuels changements concernant sa politique de confidentialité. L'utilisation d’un de nos sites après d'éventuels changements de politique de confidentialité constitue votre acceptation de ces changements.

Version PDF téléchargeable de ce document