Politique de protection des données

Date de ce document : 12/05/2025

SAGES Informatique est une société spécialisée dans la gestion électronique de documents en ligne. Les différents services de SAGES Informatique, notamment via sa solution en ligne Zeendoc, et sa solution de numérisation ScanCenter_ (ci-après “le Service” ou “les Services”), permettent entre autres :

La numérisation et la dématérialisation de documents papier
L’archivage et la gestion électronique de documents dématérialisés ou nativement numériques
L’accès à ces documents
Émettre, recevoir et transmettre des factures électroniques

SAGES Informatique est notamment éditrice des sites internet : www.zeendoc.com, www.sages-informatique.com, www.scancenter.fr, https://zeenplanet.com, https://armoires.zeendoc.com , https://armoires-sante.zeendoc.com et https://www.la-facture-electronique.fr/

Le siège social de SAGES Informatique est situé à Lieu-dit Cacciariccia, route de Mezzavia, 20167 AFA, France.

SAGES Informatique est enregistrée au répertoire SIREN sous le numéro 430 044 040

Votre vie privée et vos données personnelles sont d'une importance primordiale pour nous. Chez SAGES Informatique nous avons des principes fondamentaux en ce qui concerne la confidentialité et la protection des données à caractère personnel :

Nous vous demandons ou traitons vos informations personnelles seulement si c'est indispensable ou si vous nous avez donné votre consentement pour le faire.
Nous ne partageons vos données personnelles avec personne, sauf pour nous conformer à la loi, vous assister ou pour protéger nos droits ou si vous nous avez donné votre accord explicite pour ce faire.

Vous trouverez ci-dessous notre politique de protection des données qui reprend ces principes.

SAGES Informatique peut exploiter ou mettre en œuvre certains outils digitaux accessibles via le réseau Internet (ci-après, les Sites, ou séparément, un Site).

Dans ce qui suit, on appelle “Clients” (et au singulier “un Client”) les organismes dont SAGES Informatique est sous-traitante de manière directe ou indirecte, c’est à dire dans ce dernier cas via des Partenaires, on appelle “Partenaires” (et au singulier “le Partenaire”) les organismes revendeurs, distributeurs et/ou intégrateurs de Zeendoc, la solution de gestion électronique de documents éditée par SAGES Informatique, et “Utilisateur” (et au pluriel “Utilisateurs”) désigne aussi bien les internautes des différents sites que les utilisateurs des différents Services et produits édités par SAGES Informatique, quelle que soit la relation contractuelle ou non que SAGES Informatique a avec eux (Clients ou utilisateurs finaux).

La politique de SAGES Informatique respecte la confidentialité des informations que SAGES Informatique peut être amenée à collecter dans le cadre de l'exploitation de ses sites web, de sa gestion commerciale, de sa gestion interne (ressources humaines, comptabilité, etc.), et de la fourniture des Services.

SAGES Informatique s’engage, dans le cadre de ses activités et conformément à la législation en vigueur en France et en Europe, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des utilisateurs de ses services, ainsi qu’à respecter leur vie privée.

Pour qu’il soit plus simple de lire cette politique, le texte a été rédigé à deux niveaux : un niveau de texte à prendre en compte juridiquement (« texte légal ») et un autre niveau de texte « autrement dit », encadré et en italique, qui est non contraignant. Notre but en faisant cela est de vous aider à avoir une meilleure compréhension de ce que nous voulons dire, de la manière dont sont traitées vos données, de ce que vous pouvez attendre de nous et de ce que nous attendons de vous.

Autrement dit : Nous avons écrit ces textes « autrement dit » afin que vous puissiez mieux comprendre nos pratiques. Néanmoins, le texte à prendre en compte, au besoin, est celui rédigé en dehors des encarts « autrement dit ».

Nous savons que vous vous souciez de l'utilisation et du partage de vos données à caractère personnel, et nous apprécions la confiance que vous nous témoignez en nous les fournissant. Sachez que nous en prendrons le plus grand soin. En visitant nos sites web, en créant un compte sur un de nos sites, en utilisant nos Services, en nous contactant, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente politique de protection des données.

Autrement dit : En continuant la visite du site, en fournissant des données pour passer commande ou nous contacter, vous reconnaissez avoir lu et accepté cette politique.

1 Responsable de traitement

SAGES Informatique est le responsable des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en œuvre pour son propre compte, en particulier les traitements de données à caractère personnel relatifs à la gestion de l'accès à ses services, à ses relations contractuelles avec ses clients, à ses recrutements, à ses opérations de communication et à ses intérêts légitimes, notamment la prévention de la fraude et la gestion des incidents de paiement, des litiges et des contentieux.

Dans ce cadre, SAGES Informatique a accompli l’ensemble des formalités administratives nécessaires auprès des autorités compétentes. De manière générale, SAGES Informatique respecte l’ensemble des lois et règlements relatifs à la protection des données à caractère personnel en vigueur dans les pays où elle exerce ses activités, incluant notamment mais non limitativement :

le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, souvent appelé RGPD) ;
la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et ses évolutions ;

Autrement dit : Nous sommes responsables des données que vous nous confiez pour les traitements que nous effectuons pour notre compte. Nous vous donnons nos coordonnées pour que vous puissiez nous contacter. De notre côté, nous avons fait tout ce que la réglementation nous demande de faire.

2 Sous-traitant

De la même façon, en tant que sous-traitant pour ses Clients, SAGES Informatique a accompli l’ensemble des formalités nécessaires vis-à-vis des autorités compétentes, notamment le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, souvent appelé RGPD).

Il convient de noter que les documents et les données déposés au sein du Service sont chiffrés. Le créateur d’un compte via le Service peut octroyer explicitement un accès à certaines des données qu’il a fournies et stockées dans l’application, ou qui ont été fournies et stockées par les Clients, notamment à des employés, prestataires ou partenaires des Clients, des intervenants divers dans le cadre de l’utilisation des Services, ainsi qu’aux équipes de SAGES Informatique et en particulier à des fins de support technique.

En tout état de cause, c’est l’Utilisateur (agissant généralement pour le compte ou sous l’autorité d’un Client) qui décide de stocker des données à caractère personnel, qui sont sous sa seule responsabilité, via les Services, d’octroyer des accès à ses données et qui en a le contrôle total, y compris en ce qui concerne les documents qui y sont déposés, que seules les personnes auxquelles il a donné accès peuvent consulter.

Chaque Utilisateur est responsable des données qu’il fournit dans l’application et, à ce titre, a la responsabilité de fournir des données qui le concernent ou qu’il a collectées de façon conforme à la réglementation. Cette responsabilité engage celle du Client pour le compte duquel l’Utilisateur utilise un des Services.

Lors de l’établissement des relations commerciales avec ses clients, SAGES Informatique met en place des Accords sur la Protection des Données (DPA) précisant le cadre contractuel régissant le traitement des données personnelles effectué par SAGES Informatique pour le compte de ses clients.

Autrement dit : Les Utilisateurs sont responsables des données qu’ils ont fournies et qui sont traitées par le Service qui effectue des traitements utilisant ces données. En tant que sous-traitant, nous mettons de notre côté en place un cadre contractuel conforme au RGPD.

3 Finalités

3.1 En tant que responsable de traitement

Le traitement des données à caractère personnel par SAGES Informatique poursuit un ou plusieurs objectifs parmi les suivants :

Gestion de la relation avec ses clients, utilisateurs et prospects
Prospection commerciale
Assistance des utilisateurs, clients et prospects
Gestion des contentieux
Gestion des recrutements
Gestion des demandes de contact et d’information
Mise à disposition de sites web informatifs
Gestion des programmes de contributions destinés au développement de nouveaux produits ou services ou à l’amélioration de ceux existants.
Fournir et livrer les produits et services que vous demandez, traiter les transactions et vous envoyer des informations connexes
Vérifier votre identité et, le cas échéant, votre autorisation d'utiliser les services (par exemple auprès de votre employeur ou du client de SAGES Informatique)
Répondre à vos commentaires, questions et demandes
Vous envoyer des avis techniques et d'autres messages administratifs
Communiquer avec vous au sujet des produits, services, offres, promotions, récompenses et événements proposés par nous ou par d'autres, et vous fournir des nouvelles et des informations que nous pensons intéressantes pour vous
Surveiller et analyser les tendances, l'utilisation et les activités liées aux services
Effectuer des recherches, des analyses et des enquêtes ;
Personnaliser et améliorer les services et fournir un contenu ou des fonctionnalités qui correspondent aux profils ou aux intérêts des utilisateurs
Relier ou combiner les informations que nous obtenons d'autres personnes dans le cadre des services ;
Réaliser toute autre finalité pour laquelle les informations ont été collectées.

Ainsi, SAGES Informatique traite les données à caractère personnel qui vous concernent dans le cadre de la relation contractuelle ou précontractuelle qui vous lie à SAGES Informatique ou dans le cadre de l’intérêt légitime que SAGES Informatique a de traiter vos données à caractère personnel ou quand vous nous avez donné votre consentement pour que nous traitions vos données à caractère personnel.

Une relation contractuelle ou précontractuelle, régie par les termes des documents contractuels signés ou acceptés par le Client pour le compte duquel des données qui vous concernent sont traitées, par vous et par nous, par nos conditions générales (de vente, d’utilisation ou de service) et les éventuelles conditions particulières qui y sont rattachées, existe lorsque vous avez commandé un produit auprès de nous, que vous avez effectué une demande auprès de nos services, que vous avez utilisé un de nos Services, notamment en ligne ou que vous avez demandé à être mis en relation avec un professionnel de notre société ou de notre réseau, lorsque vous avez manifesté un intérêt explicite pour une offre de SAGES Informatique, que vous avez utilisé un des sites édités par SAGES Informatique, notamment armoires.zeendoc.com, ou une application mobile éditée par SAGES Informatique, lorsque vous nous avez demandé des informations concernant une offre, un service ou un produit ou lorsque vous avez postulé à une offre d’emploi.

Les intérêts légitimes que SAGES Informatique a de traiter vos données sont notamment les suivants :

Mieux comprendre l’utilisation, les interrogations, les centres d’intérêts en relation avec nos produits et services, les utilisateurs des produits et services proposés par SAGES Informatique ainsi que des professionnels de notre réseau, notamment grâce à des études, analyses et statistiques et grâce à nos programmes de contribution.
Nous prémunir des litiges, des contentieux et des fraudes
Optimiser notre rentabilité et assurer le succès commercial des produits et offres que nous proposons
Mieux cerner :
- Les préoccupations, intérêts et besoins des Utilisateurs qui sont identifiés à travers des études, analyses, statistiques et programmes de contribution.
- Identifier les personnes les plus à même d’occuper efficacement les emplois vacants au sein de nos établissements.

Autrement dit : Lorsque nous agissons en tant que Responsable de traitement, les traitement des données à caractère personnel visent à gérer la relation client, assurer la prospection, fournir des services, analyser l’utilisation, personnaliser les services, et optimiser les processus commerciaux, tout en respectant les relations contractuelles, précontractuelles et les intérêts légitimes. Ces traitements peuvent inclure la gestion des recrutements, la communication marketing, la gestion des litiges, et la sécurité des données.

3.2 En tant que sous-traitant

Lorsque vous utilisez un de nos Services pour le compte d’un Client, la relation qui vous lie à SAGES Informatique est régie par la relation commerciale et contractuelle avec ledit Client ainsi que par les éventuelles Conditions Générales et particulières qui s’appliquent et les accords en place qui concernent la protection des données.

Les Services permettent aux Utilisateurs d’effectuer des traitements qui poursuivent au moins un des objectifs suivants :

Gestion informatisée des documents du Client Responsable du traitement et des Utilisateurs de la solution en permettant, notamment, la consultation, la récupération, la conservation, l’archivage et la traçabilité des documents
Support technique
Développement de fonctionnalités spécifiques à la demande des Clients
Automatisation des processus de signature électronique des documents
Émission, transmission et réception des factures électroniques aux formats requis conformément à la réglementation en vigueur, et faciliter le suivi des statuts des factures, la traçabilité des échanges et l’e-reporting des données de facturation

SAGES Informatique pourra aussi utiliser son expertise pour effectuer des études et des analyses de l’utilisation des Sites et des Services, notamment aux fins d’établir des indicateurs, de révéler des tendances, d’effectuer des traitements à finalité prédictive, de proposer de nouveaux services, ainsi qu’à celles d’améliorer sa productivité et celle des utilisateurs.

Ainsi, SAGES Informatique traite les données à caractère personnel qui vous concernent dans le cadre de la relation contractuelle ou précontractuelle qui vous lie à SAGES Informatique ou à l’un de ses Partenaires, ou dans le cadre des intérêts légitimes que SAGES Informatique a de traiter vos données à caractère personnel (voir ci-dessous) ou quand vous nous avez donné votre consentement pour que nous traitions vos données à caractère personnel.

Autrement dit : Lorsque vous utilisez un de nos services, nous avons, vous et nous, certaines obligations et responsabilités qui, le cas échéant, sont détaillées dans les CG de l’application, Lorsque vous nous confiez vos données dans un but précis (commande, création de compte, utilisation d’un de nos outils, demande d’informations, candidature à un emploi, etc.) nous traitons ces données pour que ce but soit atteint. Nous pouvons aussi traiter certaines de vos données pour effectuer des analyses et des études afin de nous améliorer, pour prospecter ou fidéliser nos clients et utilisateurs et pour gérer les contentieux. Pour tout cela, nous avons besoin de données personnelles. Pour les autres données qui vous concernent, nous ne les traitons que si vous y avez consenti.

Le Service est destiné à rendre certains services aux utilisateurs, qui gardent la maîtrise des données qu’ils fournissent.

4 Délégué à la protection des données

SAGES Informatique n’est pas dans l’obligation formelle de désigner un Délégué à la Protection des Données. Néanmoins, même si un tel délégué à la protection des données n’est pas désigné de façon officielle, une fonction similaire est assurée au sein de SAGES Informatique.

Actuellement, SAGES Informatique a désigné comme délégué à la protection des données (DPO pour Data Protection Officer en anglais) la société spécialisée SysStreaming. Il est possible de contacter le DPO à l’adresse email dpo@zeendoc.com.

5 Durée de conservation des données à caractère personnel

Les données personnelles collectées par SAGES Informatique pour son propre compte sont conservées uniquement le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif qui était poursuivi lors de la collecte ou pour satisfaire aux dispositions légales et réglementaires.

Plus précisément les durées de conservation des données suivantes sont :

5.1 En tant que Responsable de traitement

Données recueillies lors de la création de compte nécessaire à l’utilisation du Service : pendant toute la durée d’utilisation du Service par la personne concernée, augmentée d’une durée pouvant aller jusqu’à 6 ans après la dernière utilisation.
Données recueillies lors d’une commande, d’une demande d’offre ou d’une demande de partenariat: pendant la durée de la relation contractuelle et 3 ans après la fin de ladite relation. Archivage intermédiaire selon les obligations et les responsabilités légales ou réglementaires, jusqu’à 10 ans après la fin de la relation commerciale ou de la commande (date de livraison ou de paiement soldant la commande, la date la plus tardive étant celle prise en compte).
Données des prospects et des contacts non-clients et non utilisateurs de nos outils : 3 ans après le dernier contact positif émanant de la personne concernée.
Données de connexion (adresse IP, historique de navigation, etc.) à un de nos Sites pendant 12 mois maximum.
Données concernant les candidats à un emploi : 2 ans après le dernier contact de la part du candidat. Archivage intermédiaire possible jusqu’aux délais de prescription ou de forclusion en matière de recrutement.

Autrement dit : Les données que vous nous avez confiées et que nous traitons pour notre propre compte sont traitées uniquement pour des objectifs précis, sont nécessaires à ces objectifs et sont conservées pendant le temps nécessaire à cet objectif, à nos obligations ou à la défense de nos intérêts. Nous ne conservons pas vos données plus que nécessaire ou que requis par la loi. Par exemple, la loi impose de conserver les factures de vos commandes, les bons de livraisons etc., pendant 10 ans.

5.2 En tant que Sous-traitant

La durée de conservation est déterminée par le Client

Par défaut : Durant la relation contractuelle avec le Client, augmentée du délai de conservation légale. Le Client a la possibilité d’effacer en toute autonomie les données qu’il a choisi de faire traiter par un des Services. Chaque Utilisateur a la possibilité de désactiver son compte et, de ce fait, les traitements des données qui lui sont associées, en toute autonomie.
Données des journaux d’accès : 12 mois maximum

Autrement dit : Les données que nous traitons pour le compte de nos Clients sont conservées le temps de l’accomplissement des finalités et sont sous son contrôle. Il a la possibilité de les supprimer quand il juge que leur conservation n’est plus nécessaire.

6 Périmètre des données collectées

Aux fins d’utiliser les sites web et les Services de SAGES Informatique et de traiter les commandes passées auprès de SAGES Informatique, nous pouvons être amenés à collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

Civilité, nom et prénom des personnes ayant acheté un produit auprès de Sages Informatique et des personnes nous ayant contacté, des candidats à une offre d’emploi et des visiteurs et utilisateurs de nos Services, des personnes qui participent à un de nos jeux ou concours, etc.
Le cas échéant, employeur des personnes ayant acheté un produit auprès de Sages Informatique quand cet employeur est un Client de Sages Informatique,
Civilité, nom, prénom et adresse de courriel des utilisateurs des Services
Adresse de courriel des personnes entrées en contact avec nous par un canal digital et des personnes qui s’inscrivent à nos lettres d’information
Adresse de courriel des candidats à une offre d’emploi.
Nom, prénom, numéro de téléphone et / ou adresse postale des personnes entrées en contact avec nous et / ou ayant passé commande
Données de connexion (adresse IP de connexion, historique de navigation, détails techniques des terminaux, langue et caractéristique du navigateur, etc.)
Données présentes dans les curriculum vitae et les lettres de motivation des candidats à une offre d’emploi
Données fournies par les personnes concernées, notamment dans le cadre des contacts, des demandes de renseignement, de devis, de catalogue, etc.
Données des Utilisateurs de la solution :
- adresse de courriel
- empreinte de mot de passe
- langue d’interface
- fuseau horaire
- journalisation des accès
Toutes les données personnelles contenues dans les documents déposés au sein du Service. A ce titre, SAGES Informatique n’a aucun contrôle sur la décision que le Client et les Utilisateurs prennent de déposer des documents dans Zeendoc ou un des Services, ni aucun moyen de déterminer ou de prédire quelles données ces documents contiennent ou contiendront. Le Client et les Utilisateurs sont les seules parties en capacité de déterminer et de documenter lesdites catégories de données à caractère personnel.

Des données de connexion sont collectées et traitées, notamment l’adresse IP utilisée pour la connexion : cela est nécessaire pour pouvoir assister les Utilisateurs, pour la mise en œuvre de nos mesures de sécurité, et pour satisfaire à nos contraintes légales, notamment en ce qui concerne la traçabilité des accès et des usages.

Autrement dit : Nous avons besoin de vos coordonnées et de votre adresse email pour communiquer avec vous au sujet de l’utilisation des services de SAGES Informatique, vous contacter, répondre à vos demandes notamment de partenariat, traiter vos candidatures à nos offres d’emploi, de votre numéro de téléphone pour vous contacter ou assurer votre identification, et des données de connexion pour vous assister et remplir nos obligations, en particulier de traçabilité.

Vous ne devez jamais partager avec qui que ce soit les données relatives à votre compte pour vous connecter aux services, y compris votre identifiant et votre mot de passe ou votre lien de connexion. Nous vous recommandons de vérifier régulièrement votre compte afin de vous assurer que vos données n'ont pas été altérées ou modifiées. Vous garantissez SAGES Informatique contre toute réclamation, revendication ou demande de tiers qui invoqueraient une violation de leurs droits, du fait de l'utilisation des Services faite par vous. Vous reconnaissez que toute utilisation des Services avec vos éléments d'identification est présumée faite par vous et vous sera attribuée.

Autrement dit : La confidentialité de vos informations relève également de votre responsabilité. Ne partagez pas vos informations d'identification. Prenez soin des mots de passe que vous créez et créez des mots de passe uniques et difficiles à deviner.

Sur la base légale de l’intérêt légitime de SAGES Informatique à vous proposer des offres les plus performantes et améliorer la qualité de ses services, SAGES Informatique est susceptible de mettre en oeuvre des algorithmes d’apprentissage par machine (« Machine Learning »), notamment afin de pouvoir créer des modèles de documents à partir de certains documents, similaires entre eux, déposés dans Zeendoc.

Le but de ce traitement est de pouvoir proposer aux utilisateurs de Zeendoc un service optimum dans la reconnaissance des structures de documents, en particulier celle des objets graphiques présents dans les documents et ainsi, de rendre possible la reconnaissance spécifique de certains champs dédiés (code barre, date, montant HT, montant TTC, etc.) de façon à permettre ultérieurement la mise en œuvre d’automatismes destinés aux traitements des contenus desdits champs (par exemple, pointage comptable à partir de documents comptables).

C’est la structure des documents elle-même qui est analysée, afin de permettre la mise en place des automatismes de RAD (reconnaissance automatique des documents) et de LAD (lecture automatique des documents).

Ceci permet aux utilisateurs de Zeendoc de classer automatiquement les documents, d’extraire, d’indexer, automatiquement ou semi-automatiquement, les données présentes dans les documents et de les structurer pour une réutilisation ultérieure par certains automatismes.

Les traitements destinés à l’établissement de modèle de RAD/LAD peuvent aussi être effectués manuellement ou semi-manuellement, à partir de la structure de certains documents déposés dans Zeendoc.

Les données spécifiques contenues dans les documents et qui ne sont pas destinées à faire partie du modèle de RAD/LAD créé, dont les données à caractère personnel présentes dans les documents, ne sont pas analysées lors de ces traitements. Il est donc impossible de faire le lien avec les personnes concernées. En effet, les traitements destinés à l’établissement des modèles de RAD/LAD ne sont ni générateurs ni consommateurs de données à caractère personnel.

7 Localisation des traitements

Les traitements que SAGES Informatique est susceptible d’effectuer sur les données à caractère personnel sont principalement effectués dans des centres de données hébergés chez ses prestataires, en France ou en Europe.

Si SAGES Informatique, un prestataire, fournisseur ou sous-traitant de SAGES Informatique effectue des traitements de données à caractère personnel dans un pays qui n’est pas dans l’Union Européenne ni dans un pays de la liste des pays reconnus comme adéquats tout en ayant donné les garanties nécessaires (par exemple en ayant adhéré à des programmes ou des mécanismes reconnus comme adaptés par l’Union Européenne ou en ayant mis en place des Règles d’Entreprises Contraignantes), les relations contractuelles entre SAGES Informatique et ce tiers imposent la mise en place de garanties appropriées. Le cas échéant, SAGES Informatique travaille avec des tiers qui présentent toutes les garanties nécessaires, et notamment avec lesquels SAGES Informatique a signé les clauses contractuelles types de la commission européenne.

Autrement dit : Les données que vous nous avez confiées sont traitées en France ou dans un pays dont la loi impose le respect des principes de base de loyauté, de transparence et de confidentialité, ou par un prestataire qui donne toutes les garanties nécessaires pour que vous et nous soyons rassurés.

8 Destinataires des données traitées

SAGES Informatique peut éventuellement transmettre les données personnelles que vous avez renseignées ou qu’elle a collectée à ses collaborateurs, prestataires ou organismes affiliés qui

ont besoin d'avoir connaissance de ces informations afin de les traiter au nom de SAGES Informatique ou de fournir des services destinés aux fins mentionnées ci-dessus, et
ont convenu de ne pas les divulguer à des tiers.

Ces destinataires potentiels sont, notamment, les sociétés qui hébergent les sites web de SAGES Informatique et les sociétés qui fournissent des services techniques.

En particulier, les Sites et Services sont hébergés par Infomaniak, Iguane Solutions et AZNetwork.

SAGES Informatique peut utiliser les services de prestataires qui fournissent des services de comptabilité, de gestion des recrutements, de gestion des opportunités, d’envoi de courriels, de marketing, ainsi que les services de sociétés spécialisées dans les études et les analyses et dans les enquêtes de satisfaction, qui peuvent devoir utiliser des données à caractère personnel vous concernant pour effectuer ses missions.

SAGES Informatique ne louera ou ne vendra pas de données personnelles à des tiers. En dehors de ses employés, prestataires, et organismes affiliés, comme indiqué ci-dessus, SAGES Informatique ne divulgue des données personnelles que dans le cas d'une assignation à comparaître, d'une ordonnance du tribunal ou de tout autre ordre gouvernemental ou judiciaire, ou lorsque SAGES Informatique estime que cette divulgation est nécessaire pour protéger les biens ou les droits de SAGES Informatique, d'un tiers ou du grand public.

Si vous avez consenti à recevoir les communications de SAGES Informatique, SAGES Informatique peut occasionnellement vous envoyer un e-mail pour vous annoncer de nouvelles fonctionnalités, vous demander votre avis ou tout simplement vous tenir informé des nouveautés de SAGES Informatique et ses offres. Nous pouvons aussi utiliser des blogs pour communiquer ce type d'informations.

SAGES Informatique prend toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour protéger vos données à caractère personnel contre les accès non autorisés, l'utilisation, la modification ou la destruction de données personnelles (ou potentiellement personnelles).

Autrement dit : Les données que vous nous avez confiées sont transmises uniquement si c’est nécessaire ou que vous nous en avez donné l’autorisation. Les destinataires de vos données, nous y compris, donnent toutes les garanties nécessaires pour que vous soyez rassurés.

9 Transfert des données traitées à des tiers

Les données que vous renseignez ou qui sont collectées par SAGES Informatique ou pour son compte ne sont pas transmises à des tiers, sauf, potentiellement, aux destinataires mentionnés précédemment.

Autrement dit : Nous ne transmettons pas vos données, sauf dans les cas que nous avons déjà mentionnés.

10 Transfert de données vers un pays tiers non membre de l’Union Européenne

Certaines des données que vous renseignez ou qui sont collectées par SAGES Informatique ou pour son compte sont susceptibles d’être transmises à des tiers opérant en dehors de l’Union Européenne. Ces tiers donnent tous des assurances suffisantes et conformes à la réglementation afin de garantir la sécurité, la confidentialité et la protection des données à caractère personnel.

Autrement dit : Nous ne transmettons pas vos données, sauf dans les cas que nous avons déjà mentionnés. Quand nous les transmettons, c’est à des destinataires qui opèrent dans un pays dont la loi impose le respect des principes de base de loyauté, de transparence et de confidentialité, ou à des destinataires qui donnent toutes les garanties nécessaires pour que vous et nous soyons rassurés.

11 Prospection commerciale

Si vous nous avez fourni votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone mobile et avez consenti à recevoir nos communications, ou si vous avez déjà utilisé nos services, SAGES Informatique peut vous envoyer des e-mails ou des SMS pour vous faire profiter de ses offres, vous annoncer de nouvelles fonctionnalités, vous demander votre avis ou tout simplement vous tenir informé des nouveautés de SAGES Informatique et de ses offres. Vous avez toujours la possibilité de vous opposer à toute communication de ce type, en suivant les liens de désabonnement de nos communications par courriel, en utilisant la fonction STOP SMS si nous vous avons envoyé un SMS ou en nous adressant un courriel à l’adresse dpo@zeendoc.com, ou encore en nous contactant par courrier postal à l’adresse ci-dessus ou par téléphone au numéro qui vous a été fourni lors de l’établissement de votre relation avec SAGES Informatique.

Chaque communication digitale à visée commerciale ou d’information émanant de SAGES Informatique (courriel, SMS, etc.) contient un lien ou des instructions permettant de s’opposer à de futures communications similaires.

Autrement dit : Si vous nous avez fourni votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone mobile et que vous nous en avez donné l’autorisation ou que vous êtes un de nos utilisateurs, et si vous ne vous y êtes pas opposé, nous pouvons vous envoyer des e-mails et des SMS d’information ou promotionnels. Vous pouvez refuser à tout moment de recevoir de tels emails et SMS.

12 Modalités d’exercice des droits

En tant qu'Utilisateur de nos Sites ou Services ou que personne dont les données sont traitées par nos Services, vous avez notamment le droit :

de demander à ce que les données traitées qui vous concernent soient effacées de nos fichiers. C’est ce qu’on appelle le droit à l’oubli. Cela dit, nous ne pouvons pas effacer certaines de vos données tant qu’il existe un traitement en cours qui vous concerne ou, plus généralement, tant que nous avons besoin de vos données pour exécuter un contrat ou remplir une de nos obligations ;
de vous opposer à la collecte et au traitement de données vous concernant lorsqu’elles ne sont pas strictement nécessaires ;
d’accéder à certaines données vous concernant traitées dans le cadre des Services et de les récupérer sous un format électronique standard ;
d’en obtenir la rectification, notamment, lorsque c’est possible, en autonomie via les interfaces prévues à cet effet dans le Service ;
de demander une limitation de leur traitement – en demandant, notamment, qu’une durée de conservation soit allongée (par exemple en ce qui concerne des éléments que vous avez fournis lors de l’utilisation d’un des Services) afin de gérer un éventuel litige ou contentieux.

De plus, en tant que candidat ayant postulé à un emploi dans notre entreprise, vous avez le droit :

de demander à ce que les données que vous avez fournies lors de votre candidature, notamment CV et lettre de motivation, soient effacées de nos fichiers. Tant qu’un candidat n’a pas fait cette demande, et dans la limite de 2 ans après le dernier contact avec le candidat, c’est notre intérêt légitime que de conserver les données de ce candidat de façon à permettre la meilleure adéquation entre les postes offerts et les personnes pouvant occuper ces postes.

Lorsque SAGES Informatique traite vos données pour son propre compte, ces droits peuvent être exercés en adressant un courriel à l’adresse dpo@zeendoc.com, en nous contactant aux coordonnées mentionnées au début de la présente politique ou disponibles sur notre site web.

Quand SAGES Informatique traite des données en tant que sous-traitant (notamment lorsque vous utilisez un de nos Services ou des données vous concernant sont traitées par un de nos Services) ces droits doivent être directement exercés auprès des organismes, Clients, dont vous dépendez.

Néanmoins le Service propose des fonctionnalités permettant que certains de vos droits puissent être exercés en toute autonomie. Veuillez noter que lorsque vos données sont traitées pour le compte d'un organisme tiers dans le cadre de l’utilisation du Service, SAGES Informatique transmettra à cet organisme toute demande reçue relative à l'exercice de votre droit : seul l’organisme est habilité à satisfaire votre demande.

Vous avez aussi le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle et de former un recours juridictionnel, notamment si vos demandes d’exercice des droits n’ont pas été traitées à votre convenance dans un délai d’un mois après qu’elles ont été introduites. En France, l’autorité de contrôle est la CNIL qui peut être contactée via les formulaires idoines sur son site cnil.fr.

Autrement dit : Vous avez le contrôle de certaines des données que vous nous avez confiées. Vous pouvez, sous certaines conditions, demander à y accéder ou à les récupérer, demander à ce qu’elles soient effacées ou qu’elles ne servent qu’à certaines choses et pas à d’autres, par exemple qu’elles ne servent pas à vous envoyer des informations ou des offres commerciales. Dans la mesure du possible, nous nous efforcerons de satisfaire vos demandes au plus vite.

13 Sort des données

Vous pouvez formuler des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès conformément aux articles 84 et 85 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. Ces directives peuvent être générales ou particulières.

Vous pouvez formuler vos directives anticipées en nous contactant par courriel à dpo@zeendoc.com

Autrement dit : Vous avez le contrôle des données que vous nous avez confiées et vous pouvez nous donner des instructions qui seront appliquées après votre décès, si nous avons encore des données à votre sujet à ce moment-là, que nous espérons le plus tardif possible. Vous pouvez par exemple nous demander d’effacer vos données ou de les transmettre à une personne particulière.

14 Sécurité des données

SAGES Informatique prend toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour protéger les données traitées contre les accès non autorisés, l'utilisation, la modification ou la destruction de données personnelles (ou potentiellement personnelles).

Autrement dit : Les données que vous nous avez confiées sont traitées avec soin et nous prenons de nombreuses mesures pour les protéger et les chérir. Par exemple, nous pouvons chiffrer vos données, nous ne donnons accès à ces données qu’aux personnes qui ont besoin de cet accès, nous surveillons les ordinateurs qui les stockent et les traitent, nous effectuons des sauvegardes régulières, etc.

Nous avons des engagements relatifs à la sécurité de nos Services et nous avons mis en place des mesures physiques, administratives et techniques visant à empêcher l'accès non autorisé à vos données. Nos politiques de sécurité couvrent la gestion de la sécurité pour les opérations internes et nos services. Ces politiques régissent tous les domaines de sécurité applicables aux services et s'appliquent à tous les employés de SAGES Informatique ainsi qu’à nos prestataires et aux sous-traitants qui ont besoin d’avoir accès à ces données.

Autrement dit : Nous sommes très soucieux de la sécurité des données que vous nous confiez.

Nous évaluons et répondons rapidement aux incidents qui créent des soupçons de manipulation non autorisée des données. Nos équipes sont informées de ces incidents et, selon la nature de l'activité, définissent des processus et les modalités d'intervention pour faire face aux incidents. Si nous déterminons que vos données ont été détournées ou autrement acquises de manière erronée par un tiers et que cela fait peser un risque non négligeable sur vos droits ou libertés, nous vous en informerons au plus vite, ainsi que l’autorité de contrôle (la CNIL en France).

Autrement dit : Nos équipes surveillent et supervisent toutes les activités suspectes et sont mobilisées pour qu'il y en ait le moins possible.

15 Sous-traitance

SAGES Informatique fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la réglementation européenne et garantisse la protection des droits de la personne concernée.

Autrement dit : Quand nous avons besoin de sous-traitants, par exemple pour héberger vos données ou traiter vos commandes, nous choisissons uniquement des sous-traitants qui nous ont donné des garanties suffisantes pour que vous et nous soyons rassurés.

16 Cession d’actifs

Si SAGES Informatique, ou la quasi-totalité de ses actifs, est vendue, ou dans le cas peu probable d’une cessation d’activité ou d’une faillite de SAGES Informatique, les informations des utilisateurs, de prospects et des clients feraient partie des actifs transférés à un tiers ou acquis par celui-ci. Vous reconnaissez que ces transferts peuvent avoir lieu et que tout acquéreur de SAGES Informatique peut continuer à utiliser vos données personnelles conformément à la présente politique de protection des données.

Autrement dit : Si notre société est vendue ou transmise, vos données seront transmises au nouveau responsable, car elles font partie de nos biens les plus précieux. Mais nous vous garantissons que ces données seront alors traitées au moins aussi bien par leur nouveau responsable que par nous-mêmes.

17 Traceurs et cookies

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18 Publicité

Nous ne diffusons pas de publicité sur nos sites !

19 Modifications de notre politique de protection des données

Nous pouvons mettre à jour – et surtout améliorer – cette politique de protection des données en temps voulu, en ayant à l'esprit de ne jamais rétrograder les niveaux de protection déjà fournis. Bien que la plupart des changements soient susceptibles d’être mineurs, SAGES Informatique peut être amené à modifier sa politique de protection des données, et ce, à sa seule discrétion. SAGES Informatique encourage ses clients, les Utilisateurs, les candidats à une offre d’emploi et les visiteurs de son site à vérifier fréquemment cette page pour tout changement concernant sa politique de protection des données. L'utilisation d’un des Services, d’un site web édité par SAGES Informatique, une demande de contact, une commande ou toute autre fourniture de données à caractère personnel après d'éventuels changements de cette politique de protection des données constitue votre acceptation de ces changements. Lors d’un changement dans cette politique, vous pourrez être amenés à devoir l’accepter de nouveau lorsque vous vous connectez au Service, même si vous l’aviez déjà acceptée auparavant.

Autrement dit : Nous pouvons apporter des changements à nos façons de traiter vos données, mais avec un niveau de protection qui sera au moins équivalent à celui présenté dans cette politique. Ces changements sont la plupart du temps mineurs. Nous ne vous encombrons pas systématiquement avec nos nouvelles politiques de protection des données en vous demandant de les accepter de nouveau, mais nous sommes heureux que vous veniez, de temps en temps, lire la politique qui s’applique. Et rappelez-vous que si jamais vous n’êtes pas ou plus d’accord avec notre politique, ou si vous avez une question, ou encore que vous vouliez exercer l’un de vos droits, il vous suffit de nous écrire à dpo@zeendoc.com

20 Propriété intellectuelle

Les sites Internet édités par SAGES Informatique sont titulaires de (ou autorisés à utiliser) l'ensemble des droits de propriété intellectuelle s'y rapportant. Il est interdit de copier ou télécharger tout ou partie de leurs contenus, sauf autorisation préalable et expresse de notre part.

Les Sites ainsi que l’ensemble de leurs contenus (notamment les documents, photos, logos, marques et information de toute nature y figurant, mais aussi code informatique, bases de données, etc.) sont protégés par différents droits, dont le droit d’auteur. SAGES Informatique concède aux Utilisateurs de ses Services une autorisation de visualisation excluant notamment la réutilisation de tout ou partie du contenu des Sites pour quelque motif que ce soit. La réutilisation de tout ou partie d’un Site, y compris le présent document, est totalement interdite. Le présent document a été rédigé en se basant sur des éléments fournis par la société SysStreaming SAS qui a concédé à SAGES Informatique les droits nécessaires à leur utilisation. Toute réutilisation non autorisée de tout ou partie du contenu du présent document violerait ainsi les droits de SAGES Informatique et de SysStreaming, qui pourront se réserver le droit de demander réparation des préjudices ainsi subis.

Tous les droits de reproduction sont réservés, y compris pour les documents téléchargeables (documents pdf mais aussi logos, photos, informations de toute nature, etc.). Les documents téléchargeables sont également protégés par le droit d’auteur.

Toute représentation totale ou partielle d’un Site, toute réutilisation d’un quelconque contenu du Site, par quelque organisation que ce soit, sans l’autorisation expresse de SAGES Informatique, est interdite et constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L.335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle. Les bases de données utilisées par SAGES Informatique sont protégées par les dispositions de la loi du 1er juillet 1998 portant transposition dans le Code de la propriété intellectuelle de la directive européenne du 11 mars 1996 relative à la protection juridique des bases de données.

De même, tout enregistrement, radiodiffusion, traduction et adaptation, totale ou partielle d’un quelconque élément d’un des Sites, est interdit sauf autorisation expresse et préalable de SAGES Informatique.

Autrement dit : Tout ce qui se trouve sur notre site ou dans nos documents est notre propriété et ne peut pas être réutilisé sans avoir préalablement recueilli notre accord explicite.

21 Liens hypertextes

Les Sites peuvent donner accès à d'autres pages ou sites web susceptibles de disposer de leurs propres notices légales, qu'il convient de consulter et de respecter.

La création d’un lien hypertexte vers les sites et pages d’un Site, est autorisée sans frame (iFrame, cadre embarqué dans une page web) avec notification obligatoire préalable de SAGES Informatique, qui pourra, à sa seule discrétion, refuser que de tels liens soient mis en place.

La création des liens hypertextes pointant vers le contenu d’un Site est autorisée sous réserve d’être accessible par l’ouverture d’une nouvelle fenêtre. En aucun cas, un quelconque contenu du site ne doit être inclus à l’intérieur d’un autre site ou laisser entendre ou supposer que le contenu pourrait ne pas être celui de SAGES Informatique. SAGES Informatique se réserve le droit de demander la suppression d’un lien qu’elle estimerait non-conforme.

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