Pour Thillard & Duhamel, Zeendoc c’est avant tout : Un gain de temps dans les recherches et une application mobile qui permet d’accéder où que vous soyez aux informations.

L'entreprise

Activité de l’entreprise : Gestion / Location / Transactions Immobilières et Commerciales

Quelques chiffres :

  • 19 personnes
  • 1 200 biens gérés
  • 1 vente tous les deux jours
  • 360 locations par an

Témoignage recueilli auprès de M. Baptiste LOPEZ, administrateur de biens de l’agence immobilière Thillard et Duhamel.

La mise en place

Douze utilisateurs ont été formés à l’utilisation de la solution. Tous sont à la fois des utilisateurs qui recherchent de l’information et qui déposent et classent leurs documents dans Zeendoc.

La mise en place de Zeendoc au sein de l’entreprise s’est faite en quelques semaines et la prise en main des utilisateurs a été particulièrement rapide. Le déploiement de la solution s’est intégré à une approche globale : matériel et solution logicielle. Un audit documentaire simple a permis d’apporter une vision à 360° des besoins en matière de dématérialisation, des objectifs à atteindre et des compétences des utilisateurs.

Chacun de nos collaborateurs recherche dans ses dossiers entre 10 et 15 fois par jour. Zeendoc a réduit de 40 à 50% le temps passé à cette activité.

Zeendoc au quotidien c'est...

Pouvoir retrouver en quelques secondes tous les informations des candidats à une location ou le dossier d’un bien. Un accès pour nos collaborateurs en déplacement à toute la base documentaire de l’agence sur smartphone ou tablette et la possibilité de capturer et transférer instantanément photos et documents importants à l’agence.

Les attentes et les bénéfices pour notre client

Gain de temps

L’objectif à atteindre pour notre client était avant tout de faciliter la recherche de documents dans les dossiers de gestion locative. En moyenne, chaque utilisateur a besoin d‘accéder entre 10 et 15 fois à ces dossiers dans le cadre de son activité quotidienne. Le temps passé à rechercher un document a été réduit de 40 à 50%, soit environ une demi-heure à 45 min de temps de travail économisé par personne et par jour.

Accès mobile en rendez-vous

L’application dédiée mobile permet d’accéder très rapidement sur smartphone ou tablette aux documents nécessaires (pour la gestion des sinistres en particulier) lors d’un rendez-vous à l’extérieur.

Gestion des droits et confidentialité

Garantir la confidentialité de certains types de documents malgré un accès de tous les utilisateurs à une base unique était également un des éléments importants à intégrer. Les documents plus confidentiels, type Ressources Humaines par exemple, ont également pu être intégrés à la base avec une allocation de droits de ces documents à différents utilisateurs selon leurs rôles respectifs. A tous les niveaux, Zeendoc a répondu présent pour faciliter la gestion au quotidien de l’entreprise.

Zeendoc au futur...

La solution étant complètement évolutive, notre client ouvre maintenant une nouvelle armoire pour gérer les documents liés à la gestion interne de l’agence (contrats, factures …). D’autres sont à l’étude comme la gestion des règlements de copropriété et également la création d’un espace d’accès à certains documents (baux, avis d’échéance) pour les clients, rendue possible grâce au nombre d’utilisateurs illimités dans Zeendoc !