La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Vos métiers

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

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Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

Actualités

Le bon endroit pour savoir tout ce qu'il se passe autour de Zeendoc.

Lexique GED

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Presse

La presse parle de Zeendoc ! Retrouvez toutes nos parutions.

Vidéos

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Accueil » Vos métiers » Professions Réglementées

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires

Vos professions font l’objet d’une règlementation particulière (portant notamment sur les conditions d’accès et d’exercice de la profession et sur des obligations déontologiques contrôlées par vos instances professionnelles telles que les chambres ou les ordres. De votre activité quotidienne découle un nombre important de documents dont la sécurité, la traçabilité et le contrôle sont des éléments primordiaux pour vous et vos collaborateurs. Zeendoc permet la dématérialisation et l'archivage de vos nombreux documents en toute sécurité et simplifie le quotidien de votre structure comprenant les avocats, experts-comptables, greffiers, notaires.

Zeendoc peut vous accompagner dans plusieurs approches GED :

  • Dématérialisation et archivage des documents administratifs de votre structure
  • Le traitement dématérialisé de vos factures : fournisseurs et clients
  • La gestion de vos notes de frais

Dématérialisation et archivage des documents administratifs de votre structure

Vous pouvez stocker tous vos documents (papiers ou numériques dont les emails) dans une base documentaire unique sécurisée avec des données hébergées et sauvegardées dans des data centers en France. Le dépôt dans Zeendoc des documents papier de tous formats est faisable grâce à la numérisation à partir de n’importe quel scanner et copieur ; par email ou imprimante virtuelle depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

  • Vos documents sont consultables à tout moment avec un simple navigateur web, les documents sont cryptés et horodatés avec une valeur probatoire
  • Archivage de tous les documents (PV, expertises, déclarations fiscales, statuts, extraits KBIS, conclusions, décisions de justice, notes, revues juridiques, jurisprudences…) avec une reconnaissance et un classement automatique dans le bon dossier.
  • Recherche rapide et intuitive des documents grâce à un moteur de recherche multicritère mixant index de classement et plein texte (recherches par mot, nom de client ou de collaborateur, date…).Une bibliothèque à portée de clic
  • Accès à vos documents en tout lieu et en toute mobilité (ordinateur, tablette, smartphone) en toute sécurité : Disponibilité (données stockées en France, ISO 27001), confidentialité (cryptage SSL , HTTPS://), contrôle intégrité, traçabilité (horodatage) : Zeendoc assure la pérennité de vos informations.
  • Contrôle de la complétude d’un dossier pour vérifier la présence de tous les documents liés à une affaire, une succession …
  • Nombre d’utilisateurs illimité avec gestion des droits avec une traçabilité des actions sur les documents et la possibilité de connexions simultanées
  • Partage avec un lien sécurisé de documents (actes rédigés, conclusions adverses, pièces justificatives, liasses fiscales, déclarations TVA …) avec vos collaborateurs et les intervenants extérieurs

→  Les avantages de la signature électronique intégrée à la GED

La signature électronique intégrée dans la GED Zeendoc à travers un tiers de confiance permet d’envoyer par email vos documents et de les faire signer électroniquement depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Elle possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

La gestion de vos factures

Les nombreuses factures reçues et émises par votre structure engendrent une activité très chronophage. Zeendoc facilite leur gestion, augmente votre productivité et vous fait gagner du temps.

Sur les factures fournisseurs

  • Dépôt de vos factures papiers ou numériques dans Zeendoc
  • Collecte automatique de factures auprès de vos fournisseurs récurrents (électricité, assurance…)
  • Gain de temps en évitant la saisie des informations pertinentes (fournisseur, dates, montants, référence) qui sont lues automatiquement
  • Imputation comptable proposée en fonction de vos habitudes
  • Mise en place de circuits de validation pour le traitement et le paiement des factures
  • Exports des écritures vers votre logiciel comptable, ce qui évite la double saisie
  • Accessibles à un comptable externe si nécessaire
  • Gestion, archivage, sauvegarde et envoi des reçus

 

Sur les factures clients

  • Envoi automatique de facture à votre client en numérique ou postal
  • Possibilité d’ajouter un fond de page, conditions générales …
  • Visibilité sur la réception et l’ouverture des factures afin de faciliter les relances
  • Un système d’alerte des échéances peut être mis en place
  • Piste d’audit fiable ou archivage à valeur probatoire (avec signature RGS**), optionnel

La gestion de vos notes de frais

La grande quantité de notes de frais liée à votre activité se gère très rapidement avec Zeendoc en réduisant les risques d’erreur et en permettant leur affectation directement aux valideurs.

  • Les justificatifs sont pris en photo avec un smartphone et évite les pertes en déplacements
  • Ils sont envoyés automatiquement dans Zeendoc avec la reconnaissance des données (date, prestataire, montant)
  • Simplification des validations et des contrôles des notes de frais : Circuits de validation
  • Affectation directe des frais et transmission aux comptables

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

Bénéficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME

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