Vous entendez de plus en plus parler de dématérialisation des factures et des documents dans les entreprises ? Mais, vous hésitez encore, en pensant que vous avez bien le temps, car l'obligation de facturation électronique est reportée. Pourtant, de nombreuses sociétés ont franchi le pas. Elles ont déjà réalisé une belle économie de coûts, supprimé le papier, gagné de la place et de l'efficacité. Aussi, nous allons tenter de vous convaincre en vous détaillant les 10 avantages d'un logiciel de GED en entreprise.
1 - Simplification du classement et de la recherche : un avantage essentiel d'un système GED
Un des premiers atouts visibles et immédiats dans les services de l'entreprise, c'est la simplicité du classement et de l'accès à l'information numérique. Par comparaison avec un système classique au format papier, la gestion électronique des documents (GED) révolutionne le quotidien des collaborateurs.
Un outil GED hébergé sur le cloud suppose de définir des règles claires dès la collecte des documents et leur scan (océrisation) éventuel pour le format papier. Le système d'indexation fonctionne sur la base de ces règles afin de réaliser un classement judicieux et automatique des fichiers et documents numériques. Ainsi, il devient simple de les retrouver en quelques clics, n'importe quand, y compris pendant le traitement et donc avant l'archivage numérique.
2 - Le logiciel GED, une solution pour mieux sécuriser la gestion des documents professionnels
Contrairement aux idées reçues, la gestion électronique de documents constitue un processus qui accroît la sécurité des données pour les entreprises. Vous ne perdez plus de devis, bons de commande, factures, etc. Avec la suppression du papier, le risque de dégât des eaux, d'incendie ou de vol notamment, disparaît.
D'une part, l'accès aux informations se paramètre grâce à la gestion de droits définis pour chaque collaborateur. En fonction des services et des postes, vous déterminez de réelles règles afin de respecter la confidentialité nécessaire. D'autre part, les logiciels de GED comme Zeendoc disposent de nombreuses certifications, parmi lesquelles l'ISO 27001. Leur utilisation garantit ainsi une sécurité maximale et conforme au règlement général sur la protection des données (RGPD).
3 - Zeendoc optimise la trésorerie de plusieurs manières
Zeendoc est une plateforme digitale révolutionnaire qui offre une solution complète pour optimiser la gestion de la trésorerie des entreprises. En automatisant les tâches manuelles chronophages, en centralisant les données financières et en offrant des outils d'analyse puissants, Zeendoc permet aux entreprises de gagner du temps, de réduire les coûts et de prendre des décisions financières plus éclairées.
Accélérez le recouvrement des factures : Zeendoc automatise l'envoi des factures par email et relance les clients en retard de paiement. La plateforme propose également un système de paiement en ligne sécurisé qui permet aux clients de payer leurs factures en quelques clics. Vous pouvez ainsi réduire considérablement le délai de recouvrement et améliorer votre trésorerie.
Améliorez la gestion des prévisions de trésorerie : Zeendoc centralise toutes vos données financières dans un seul endroit, ce qui vous permet de créer des budgets et des prévisions de trésorerie précises. Vous pouvez ainsi suivre en temps réel l'état de votre trésorerie et identifier les potentiels problèmes de liquidité.
Réduisez les coûts de gestion de la trésorerie : Zeendoc automatise de nombreuses tâches manuelles chronophages, telles que la saisie des factures et la relance des clients. Vous pouvez ainsi réduire le temps consacré à la gestion de la trésorerie et affecter vos ressources à des tâches plus productives. De plus, Zeendoc vous permet de supprimer les frais de traitement des chèques et des virements bancaires et de négocier de meilleurs taux de change et d'affacturage.
Améliorez la prise de décision financière : Zeendoc vous donne accès à des données financières précises et à jour, ce qui vous permet de prendre des décisions financières plus éclairées. Vous pouvez créer des rapports et des analyses personnalisés pour suivre vos performances et identifier les opportunités d'amélioration.
4 - La gestion électronique des documents, un gain de place certain
Les bâtiments ne sont pas extensibles en taille. Qui n'a pas connu des locaux d'archives trop exigus ? Le processus d'archivage papier exige de trouver régulièrement de la place. Vous devez donc trier et détruire ce qui peut l'être, une fois l'obligation de conservation dépassée. Parfois, l'entreprise doit même louer des espaces de stockage externes pour assumer l'archivage papier.
Avec une gestion électronique des documents, ces mètres carrés d'entreprise deviennent disponibles pour un autre type d'utilisation. Ces solutions de dématérialisation conduisent ainsi à réaliser une économie sur le plan de l'espace physique. Potentiellement, en réduisant la taille des bâtiments, vous contribuez à abaisser leur empreinte carbone, soit les émissions de gaz à effet de serre (GES).
5 - La dématérialisation des documents, une solution zéro papier et plus écologique
Un des autres avantages d'un logiciel de GED, c'est sa contribution à une économie plus verte ou durable. Le fait de supprimer le papier dans l'entreprise entraîne une réduction immédiate de la consommation énergétique de ressources fondamentales, les arbres.
En outre, en optant pour une solution de dématérialisation bas carbone comme Zeendoc, l'entreprise réalise une autre action en faveur de l'environnement. C'est une manière de mettre en pratique la RSE (Responsabilité sociétale et environnementale) de façon concrète. Ainsi, nous contribuons à vous offrir une solution GED respectueuse de l'environnement grâce à notre programme Zeenplanet. Nous compensons vos émissions de GES liées à la gestion électronique des documents par la plantation d'arbres dans notre forêt Zeenplanet.
L'infobésité est un problème croissant dans le monde des affaires. Le volume d'informations disponibles est en constante augmentation, ce qui rend difficile pour les entreprises de trouver les informations dont elles ont besoin. Zeendoc peut aider les entreprises à réduire l'infobésité de plusieurs manières :
- Centralisation des documents : Zeendoc centralise tous les documents financiers de l'entreprise dans un seul endroit, ce qui facilite la recherche et l'accès aux informations.
- Numérisation des documents : Zeendoc numérise les documents papier, ce qui permet de les stocker et de les gérer plus facilement.
- Classification automatique des documents : Zeendoc utilise l'intelligence artificielle pour classer automatiquement les documents, ce qui permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs.
- Extraction des données : Zeendoc peut extraire des données importantes des documents, telles que les dates, les montants et les noms des clients. Ces données peuvent ensuite être utilisées pour créer des rapports et des analyses.
- Collaboration : Zeendoc permet aux utilisateurs de collaborer sur des documents, ce qui facilite le partage d'informations et la prise de décisions.
6 - Avantages d'un logiciel GED : accélération du traitement comptable et facturation électronique
La gestion comptable ne se limite pas à la comptabilisation d'une facture et à son paiement. Elle repose sur tous les processus de la chaîne des achats comme des ventes. De la commande à la validation de la facture, en passant par les réceptions et livraisons, la gestion dématérialisée gagne en efficacité. Le fait de ne plus réaliser le travail de validation sur du papier constitue une économie de temps.
Les collaborateurs réalisent les rapprochements et contrôles plus rapidement, grâce aux informations tracées et centralisées dans un dossier en ligne, par fournisseur ou par client. Les comptes s'établissent plus vite. L'émission des paiements peut aussi s'accélérer, si la société dispose de la trésorerie. Avec la GED, les entreprises assujettis à la TVA respecteront leur future obligation de facturation électronique.
7 - Les outils de dématérialisation : un environnement de travail collaboratif dans l'entreprise
Le fait d'adopter la dématérialisation des flux dans l'entreprise fait entrer les collaborateurs dans un autre univers, moins cloisonné et plus interactif. La dépense énergétique pour atteindre ses objectifs au travail en temps et en heure, diminue.
Apposer sa signature pour le bon à payer sur une facture devient simple. Quelques clics suffisent pour accéder aux factures en ligne. C'est inutile de réaliser des copies des documents ou de les imprimer en PDF (au cas où ils se perdraient). Les salariés ne doivent plus porter les factures à leurs collègues dans d'autres bâtiments de l'entreprise.
En outre, avec les workflows paramétrés dans le logiciel, les collaborateurs visualisent l'avancée du travail et des contrôles. Ils reçoivent des notifications ou alertes. Ils sont informés des litiges à traiter urgemment, etc.
8 - La GED, une sécurité plus forte pour la gestion et le traitement des données
La manipulation du papier et les ressaisies de données génèrent des erreurs matérielles lors des traitements en entreprise. Adoptez la dématérialisation pour les processus O2C (Order to Cash) au niveau des ventes. Faites de même pour les processus P2P (Procure to Pay) pour les achats. Vous améliorez la sécurité des tâches et des contrôles. De l'émission des commandes au paiement des factures, le risque d'erreurs diminue.
Avec l'automatisation des écritures comptables, grâce au traitement par océrisation et la reconnaissance des caractères, la saisie manuelle disparaît. Vous réduisez le risque d'anomalies ou d'erreurs humaines. Vous améliorez donc la qualité de l'information et limitez la quantité de contrôles à réaliser.
9 - Atout d'un logiciel GED : un meilleur confort de travail pour les collaborateurs
Les processus de recrutement deviennent parfois longs et complexes, faute de candidats. N'oublions pas non plus le niveau de turnover important dans certains domaines d'activité. En plus de déployer de bons process pour accroître l'attractivité dans votre secteur, pensez à la dématérialisation. Elle participe grandement à séduire les talents.
En optant pour un logiciel de gestion électronique des documents, vous proposez à vos collaborateurs des outils de travail modernes. Vous opérez la transformation digitale de votre organisation. C'est un avantage pour convaincre les jeunes générations de vous rejoindre et de rester. N'oubliez pas que dans leur vie privée, tout est déjà digitalisé et en mode zéro papier.
10 - Dernier des avantages d'un logiciel de GED : amélioration de la relation client et fournisseur
Enfin, nous souhaitons souligner un atout important que présente la dématérialisation de la documentation de l'entreprise. Elle n'impacte pas que les collaborateurs des différents services. Elle a un effet positif également sur l'environnement économique, les fournisseurs, ainsi que les clients.
L'utilisation d'un outil GED permet aux partenaires des entreprises d'accéder aussi à une plateforme en ligne pour déposer ou récupérer les factures dès l'émission par exemple. De la même manière, les opérateurs de dématérialisation comme Zeendoc savent déjà gérer la transmission des factures pour le secteur public à Chorus Pro. Ils sauront le réaliser aussi pour les factures entre entreprises avec le portail public de facturation ou les plateformes de dématérialisation partenaires.
Pensez à vos clients. Ils attendent justement que vous adoptiez la dématérialisation des factures afin de ne plus devoir réaliser le traitement du papier à l'arrivée du courrier. Si en plus vous proposez de récupérer la facturation directement sur une plateforme, au format Factur-X avec le PDF/A3 et le fichier de données XML, alors ils sont ravis.
Avec l'obligation prochaine d'émission d'informations concernant les statuts de factures, les entreprises vont encore plus améliorer la relation avec leurs clients. Ces derniers connaîtront ainsi en permanence l'état du traitement chez leurs fournisseurs, pour toutes les émissions de pièces électroniques.
La transformation numérique des entreprises les fait entrer dans un monde du travail plus sécurisé, générateur d'une belle économie de coûts, tant financiers, que sur le plan de la consommation énergétique. C'est aussi un nouvel environnement professionnel, plus moderne et plus interactif.
Avec l'accroissement de l'efficacité et de la fluidité des échanges, c'est l'ensemble de la performance globale de l'entreprise qui s'en ressent. Plutôt que d'attendre l'obligation légale, adoptez la GED pour la réception et l'émission de vos documents dès à présent.
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