Vous êtes chargé de l'organisation et de la gestion des documents au bureau ? Votre tâche consiste-t-elle à veiller à ce que tous les documents importants soient à jour, en sécurité et facilement accessibles en cas de besoin ? Avec autant de responsabilités, ne serait-il pas formidable de disposer d'un moyen efficace de tout suivre en même temps ? Ne vous inquiétez pas ! Dans l'article d'aujourd'hui, nous allons voir comment une gestion experte du processus d'archivage à l'aide d'un système de flux de travail peut vous faire gagner du temps. Nous verrons ce qu'est exactement un flux de travail, ses avantages pour les entreprises, ainsi que quelques conseils pour mettre en place un système de gestion documentaire efficace. Lisez la suite pour en savoir plus sur l'optimisation des processus documentaires de l'entreprise grâce à l'utilisation habile de l'archivage des documents dans le cadre d'un workflow.
Quels sont les types de documents généralement archivés dans une entreprise ?
Dans votre entreprise, il est important de garder une trace de tous les documents importants et de les archiver correctement. Les contrats sont l'un des documents les plus importants, car ils établissent les termes et conditions de vos transactions commerciales. Vous devez garder une trace de tous les documents qui ont une importance fiscale et comptable, comme les bons de commande, les reçus de paiement, les factures d'achat et les relevés bancaires. En gardant une trace de ces documents, vous pouvez garantir que votre entreprise reste en conformité avec la loi et éventuellement éviter toute sanction. Voici quelques exemples de familles de documents que les entreprises conservent :
- Documents financiers
- Documents juridiques
- Contrats
- Dossiers des ressources humaines
- Dossiers et informations sur les clients
- Déclarations fiscales et dépôts de documents
- Documents relatifs aux processus internes de l'entreprise
- Documentation sur les projets
Il est difficile de gérer tous les documents d'entreprise et de s'assurer qu'ils sont correctement stockés et organisés. Les systèmes de classement manuel des documents prennent du temps, nécessitent beaucoup de main-d'œuvre et sont sujets aux erreurs.
La solution consiste à utiliser un système de flux de travail automatisé (ou "workflow") pour l'archivage des documents. Ce type de système vous permet de stocker, d'organiser, d'accéder et de partager facilement des informations importantes dans un emplacement central. Grâce à ce système, vous pouvez retrouver rapidement n'importe quel document en cas de besoin, sans avoir à fouiller dans des piles de papier ou dans de multiples dossiers, que ce soit dans vos archives ou dans la longue arborescence de votre ordinateur.
Quels avantages possède l'archivage numérique des documents par rapport au papier ?
De nos jours, l'archivage numérique des documents est de plus en plus adopté par les entreprises et les organisations. Et ce choix n'est pas anodin puisqu'il comporte de nombreux avantages par rapport à l'utilisation de documents papier.
Un gain d'espace considérable
Tout d'abord, l'archivage numérique permet de diminuer considérablement le volume de stockage des documents, ce qui réduit l'espace de travail nécessaire.
Une recherche des documents plus facile et rapide
Les documents numériques sont plus facilement accessibles et consultables, soit en interne, soit à distance.
Une sécurité accrue des informations d'entreprise
Enfin, l'archivage numérique offre une meilleure sécurité des données grâce à des procédures de sauvegardes et de duplications régulières.
L'archivage numérique des documents d'entreprise offre de nombreux avantages par rapport au stockage sur papier. Il permet d'économiser de l'espace et du temps tout en assurant une meilleure sécurité des informations de l'entreprise. Avec un système de flux de travail efficace, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus et faciliter la recherche rapide et efficace des documents dont elles ont besoin. Investir dans un système de gestion documentaire de haute qualité est essentiel pour toute entreprise qui souhaite rester organisée et productive avec un minimum d'efforts.
Quelles sont les 3 étapes clés pour un archivage des documents d'entreprise efficace ?
A défaut de bénéficier déjà d'un logiciel performant comme Zeendoc, les entreprises doivent recourir à des process longs et réguliers.
1. Élaborer une politique de révision et de suppression régulières des documents
Dans un monde en constante évolution, il est primordial de maintenir une organisation efficace et transparente et cela passe par la gestion des documents d'entreprise. Une politique de révision et de suppression régulières des documents est donc essentielle pour garantir que toutes les informations stockées sont à jour et pertinentes. Cette politique permettra également de prévenir les problèmes de confidentialité et de sécurité en assurant que les données sensibles sont bien gérés. En outre, la mise en place de cette politique contribuera à rationaliser les pratiques administratives et à éviter que des documents inutiles prennent de la place. De cette manière, les entreprises pourront maintenir leur efficacité et leur productivité, tout en restant en conformité avec les normes et réglementations en vigueur.
Avec des documents numériques archivés dans Zeendoc, l'utilisateur a la possibilité d'identifier et de supprimer des documents inutiles très rapidement. Grâce à la recherche avancé, à l'historique des modifications de documents et à l'identification des doublons, tout devient plus facile.
2. Établir des procédures pour la tenue de registres précis et le suivi des modifications
La tenue de registres précis et le suivi des modifications sont des éléments fondamentaux pour garantir l'efficacité et la transparence de tout processus. C'est pourquoi il est essentiel d'établir des procédures claires et cohérentes pour veiller à ce que ces tâches soient effectuées de manière adéquate. L'établissement de procédures rigoureuses peut sembler fastidieux, mais c'est un investissement qui permet de prévenir des erreurs coûteuses et de renforcer la confiance dans les processus. Dans un monde en constante évolution, il est crucial de disposer de registres précis et de suivre les modifications pour garantir une gestion efficace et responsable de toutes les tâches importantes.
Avec Zeendoc, le circuit de validation et de modification (horodatage, journal système et documentaire, historique par documents etc.) permet de commenter des documents et de mentionner d'autres personnes afin de les prévenir d'une modification faite ou à faire.
3. Former le personnel à la bonne gestion des archives et aux protocoles de sécurité des documents
Avez-vous déjà eu des documents importants égarés ou volés ? Évitez ces problèmes en formant votre personnel sur la bonne gestion des archives et les protocoles de sécurité des documents. Non seulement cela aidera à protéger les informations sensibles de votre entreprise ou organisation, mais cela aidera également à améliorer l'efficacité en garantissant que les documents importants sont facilement accessibles lorsque nécessaire. Offrir une formation à votre personnel sur la gestion des archives et la sécurité des documents est un investissement judicieux qui peut prévenir des problèmes coûteux à long terme.
Zeendoc est une solution totalement sécurisé. L'accès à la solution bénéficie d'une gestion des droits complète, les échanges et documents sont cryptées, un contrôle régulier sur l'intégrité des documents est automatisé.
En conclusion, la création et le maintien d'un flux organisé de documents archivés sont essentiels pour toute entreprise. En comprenant les types de documents qui doivent être archivés, en déterminant la meilleure méthode de stockage et en créant une politique de révision et de suppression régulières des documents, une entreprise peut s'assurer que ses dossiers sont correctement gérés au fil du temps. En outre, il est essentiel de mettre en place des procédures permettant de conserver des documents exacts et de suivre les modifications, ainsi que de former le personnel à la bonne gestion des documents, afin de garantir une conformité efficace avec toutes les réglementations auxquelles l'entreprise peut être confrontée. En l'absence de plan, les entreprises risquent de subir des conséquences irréparables qui pourraient entraver considérablement leur capacité à fonctionner. En fin de compte, l'élaboration de politiques et de procédures réfléchies en matière de gestion de la documentation permettra de clôturer les opérations de manière organisée et de garantir le bon fonctionnement de l'entreprise à long terme.
Comment Zeendoc permet d'améliorer sa gestion documentaire en entreprise ?
Dans le monde professionnel, la gestion documentaire est vitale pour assurer l'efficacité, la productivité et la sécurité de l'entreprise. C'est là qu'entre en jeu Zeendoc, une plateforme de gestion documentaire simple et intuitive qui permet d'optimiser la gestion des documents. Avec Zeendoc, les entreprises peuvent facilement stocker, organiser et retrouver leurs documents de manière rapide et sécurisée. La plateforme offre des fonctions avancées telles que :
- la numérisation automatisée des documents,
- la classification des documents,
- la gestion des flux de travail
- l'accès à distance.
En utilisant Zeendoc, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle et économiser du temps et de l'argent en rationalisant leur processus de gestion documentaire. Zeendoc offre également plusieurs autres fonctionnalités qui contribuent à améliorer la gestion des documents :
Identification des doublons
L'une de ces fonctionnalités est la capacité d'identifier les documents en double. Les documents en double peuvent être difficiles à repérer manuellement, cependant, avec le système automatisé de Zeendoc, les doublons peuvent être rapidement identifiés et éliminés. Cela permet d'éviter la comptabilité en double entrée et de garantir l'exactitude de la tenue des registres de l'organisation.
Une recherche simple ou avancéE
Une autre caractéristique utile de Zeendoc est sa capacité de recherche intégrée. Notre plateforme dispose d'un moteur de recherche avancé qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement des documents par mot-clé ou par critère de champ. Cela permet de réduire le temps consacré à la recherche d'informations et de s'assurer que les employés ont facilement accès à toutes les ressources dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement.
Accessible partout, pour tous
Enfin, l'architecture SaaS de Zeendoc permet à plusieurs utilisateurs au sein d'une organisation de collaborer plus facilement sur des projets tout en gardant toutes les données sécurisées et sûres. Les documents peuvent être partagés avec des collègues facilement et en toute sécurité, ce qui élimine les risques de sécurité associés à l'envoi de fichiers par courrier électronique entre plusieurs parties.
En conclusion, Zeendoc offre de nombreux avantages pour l'archivage de documents en entreprises (de toutes tailles). En incorporant Zeendoc dans leurs systèmes de flux de travail existants, les organisations peuvent bénéficier d'une plus grande efficacité tout en conservant des documents exacts et en stimulant la productivité des employés grâce à des capacités de collaboration améliorées.
