Quels sont les avantages de la dématérialisation de la fonction RH ?

La dématérialisation des ressources humaines est au cœur de la transformation numérique des entreprises. Bientôt incontournable et modernisant l’entreprise, ce projet de traitement numérique présente de nombreux avantages. Il est utile tant au niveau organisationnel qu'au niveau relationnel entre salarié et service RH, sans oublier la réduction des coûts qu'engendre un tel projet. Découvrez les avantages de la dématérialisation des RH...

Pourquoi dématérialiser la fonction RH ?

L'un des avantages les plus évidents de la dématérialisation des ressources humaines est indéniablement la centralisation des informations lorsqu’elles sont accessibles à distance de manière sécurisée, idéalement en mode SaaS. La Gestion Électronique des Documents (GED) offre un accès simple depuis n’importe quel navigateur et n’importe quel appareil.
Toutes les informations utiles au dossier RH sont archivées au même endroit dans une base documentaire unique conforme au RGPD. Celles-ci sont classées de manière quasi automatique, ce qui diminue la saisie et les erreurs et facilite la recherche.

En effet, si la recherche d'une information sur papier peut être fastidieuse et chronophage et chaque collaborateur consacre une part importante de son temps à retrouver des documents mal classés ou archivés selon des critères propres à chacun. Avec une solution GED, ne perdez plus de temps à chercher un document, l’ensemble des informations sont accessibles en un clic en entreprise ou en télétravail.
La dématérialisation permet de réunir toutes les informations, facilite les échanges, le travail en équipe au sein de l’entreprise et sécurise la conservation des documents.
Leur consultation est contrôlée par le service RH, qui ne laisse l'accès aux données personnelles qu'à la personne concernée et bien sûr au responsable RH. Même à distance, toutes les informations sont centralisées et sécurisées.

De quelle réduction de coûts parle-t-on ?

La mise en place d'un nouvel outil dans une entreprise soulève toujours la question du coût. La dématérialisation des documents RH présente l'avantage d'avoir un retour sur investissement immédiat.

• Le fait de dématérialiser le bulletin de paie et l'envoyer au salarié par courrier électronique réduit déjà les coûts liés aux fournitures, à l’envoi postal, mais également ceux du traitement et du stockage des documents.
  On parle au minium de 50 % d’économies liées en fonction des documents et du coût salarial du secteur.
• La signature électronique des contrats de travail, des avenants ou des EAE  permet de se passer de papier et de multiples impressions, mais aussi d’accélérer des process tels que l’intégration du candidat. Elle permet aussi d’améliorer d’autres processus légaux qui peuvent être lourds pour les RH, les chefs de service et employés, tels que la signature des comptes-rendus d’EAE.
  En analysant les gains obtenus dans deux entreprises françaises, le cabinet d'études Forrester constate un retour sur investissement de 122 % et un amortissement de la solution en moins de 3 mois.
  Tableau de bord de suivi de signatures, plus d’équivoques, tout cela représente un gain de temps direct et des coûts de fonctionnement fortement diminués. Cette évolution fluidifie aussi les relations employeurs/employés, plus claires, motivantes et juridiquement mieux encadrées en cas de conflit.
• L'archivage a également un coût important dans une entreprise, que la dématérialisation peut considérablement diminuer. En effet, que le traitement et le stockage de vos archives soient effectués par une société extérieure ou dans vos locaux, tout cela à un coût.
  La dématérialisation des documents fait baisser significativement ces dépenses.

Quels processus sont impactés par la GED ?

Le rôle des ressources humaines est de faire le lien entre les salariés, la direction et les organismes publics français. La dématérialisation des documents permet de fluidifier et simplifier les échanges. La gestion électronique des documents améliore de nombreuses pratiques et procédures :

• L’intégration d'un collaborateur et son départ : la gestion numérique de chaque document et l'automatisation des procédures facilitent le travail du personnel RH à l'arrivée ou au départ d'un salarié. Tout au long de la présence du salarié dans l’entreprise, elle permet le contrôle de la complétude de son dossier, EAE, arrêts de travail, solde de tout compte, attestation Pôle emploi, certificat de travail, etc.
  Alors que les dossiers incomplets impactent considérablement les dossiers RH, elle permet la gestion intégrale des dossiers du personnel.
• La gestion des demandes entrantes : congés payés, RTT, arrêts maladie, formation.
• Le traitement des procédures récurrentes : l'envoi électronique du bulletin de paie, du relevé d'heures, la gestion et la validation des notes de frais et les entretiens annuels d’évaluations, mais aussi le suivi des heures chômées, etc.
• Les échanges de documents entre collaborateurs et services, ainsi qu’avec des prestataires externes comme son cabinet comptable ou juridique.

Tous ces processus sont facilités, centralisés dans une base unique et assortis de fonctionnalités complémentaires telles que la signature électronique, les formulaires, les alertes d’échéance, la traçabilité des échanges et des modifications, la complétude des dossiers, la liaison des documents entre eux, le coffre-fort électronique. Finalement, l'ensemble des échanges avec les salariés sont plus fluides grâce à la GED.

Efficacité et productivité : et si le gain de temps au quotidien était la clé ?

Lorsqu'on sait qu'un tiers du temps RH est consacré à la gestion administrative, on comprend tout l'intérêt de la dématérialisation des ressources humaines. Grâce à la centralisation des documents, la recherche d'information est rapide et facile. La digitalisation du contrat de travail et de toutes les données relatives aux collaborateurs des entreprises offre une traçabilité optimisée. La digitalisation facilite la gestion des recrutements en permettant la constitution d’une base de données de CV de candidats et l’automatisation des réponses en conformité avec le RGPD.

Au-delà de la numérisation et de l'archivage numérique, la dématérialisation des RH permet également d'automatiser certains processus. Ces procédures automatisées offrent un gain de temps au gestionnaire RH et simplifient les relations avec les collaborateurs. Elles engendrent aussi une meilleure gestion administrative et légale, avec la possibilité d’être alerté sur la fin d’une période d’essai, la date d’échéance d’un titre de séjour, la date des visites médicales, etc. L'automatisation induit un gain de temps conséquent pour la fonction RH, mais aussi pour les encadrants.

Pourquoi la dématérialisation des ressources humaines fidélise les salariés ?

La dématérialisation des documents est un service à forte valeur ajoutée qui simplifie le quotidien des salariés. Bien souvent, les collaborateurs d'une entreprise ont déjà l'habitude, dans leur vie privée, d'utiliser des solutions numériques pour leur gestion quotidienne (Banque en ligne, services d'assistance 24 h/24, espaces personnels, etc.). Le salarié est habitué à ces solutions et apprécie de retrouver ce confort au travail. Elles permettent, entre autres, le télétravail sans bouleverser ses méthodes de travail. La dématérialisation des documents a donc un impact direct sur la fidélisation des salariés. D’autre part, le GED participe à une image jeune et dynamique de l'entreprise. La mise à disposition gratuite des documents du salarié dans son coffre-fort témoigne de la volonté de son employeur de prendre en compte ses besoins et de faciliter son quotidien au travail.

La dématérialisation des ressources humaines est aussi un enjeu dans la RSE (Responsabilisation Sociétale de l'Entreprise). En effet, réduire l'impact écologique est un gage de bonne réputation pour l'entreprise. En diminuant l'utilisation de papier, les entreprises renforcent leur image de marque en interne et en externe. Si ces outils plaisent aux collaborateurs actuels de l’entreprise, alors ils peuvent aussi en attirer des nouveaux.

Comment se positionne la GED par rapport à la conformité légale ?

La dématérialisation de la fonction RH est également un atout considérable dans le traitement légal des données. En effet, un fichier numérique dans une GED offre une traçabilité irréprochable, tandis qu'un document papier peut se perdre ou s'altérer. Il est impossible d'enregistrer toutes les actions sur un document physique. Conformément à la loi travail de 2017, la mise en place du bulletin de paie électronique et la numérisation des documents des salariés ne requièrent plus l'autorisation de la personne concernée. La dématérialisation RH est donc tout à fait légale et conforme au RGPD. L'archivage numérique des bulletins de salaire a également valeur probatoire, gage de sécurité et de conformité de chacun des documents. En effet, depuis la loi du 13 mars 2000, chaque fichier numérisé a la même valeur qu'un document papier original. Le salarié dispose de son exemplaire dans son propre coffre-fort numérique pendant 50 ans.

La fonction RH est au cœur de la transformation numérique et les avantages de la dématérialisation des documents au sein des entreprises sont indéniables. Alors, êtes-vous prêt à lancer votre entreprise dans ce projet somme toute assez simple et rapide avec la bonne solution ?

Quels sont les 10 critères que doit remplir une plate-forme GED PME pour la dématérialisation des RH ?

1.  Une structure légère de type cloud en mode SaaS qui permet d’économiser serveur et support informatique ;
2.  Un accès à la solution simplement avec internet ;
3.  Aucune installation nécessaire, simplement la mise en service d’une solution adaptée à vos besoins fonctionnels très rapidement ;
4.  Une prise en main rapide qui assure l’adoption par les utilisateurs en moins de 2 H de formation ;
5.  Un accès à vos données même lors de multiples connexions ;
6.  Des accès sécurisés, des données cryptées, une conformité RGPD… une confidentialité assurée ;
7.  Une signature électronique intégrée ;
8.  Un archivage à valeur probante des bulletins de salaire
9.  Un tarif et une facturation adaptés à une PME ; basés sur vos flux de documents annuels sans considération de stockage ;
10.  Un hébergement de vos données en France (évitez le Cloud Act) et consommez local.