L'archivage papier prend de la place et présente de nombreux inconvénients pour exploiter les documents stockés dans les archives. Même avant l'archivage, la manipulation des informations au format papier peut devenir complexe, voire peu sécurisée dans une entreprise. Les technologies qui permettent la gestion électronique de la documentation viennent améliorer ces situations. Faisons un point complet sur ce que signifie concrètement la dématérialisation des documents, ses atouts et ses utilisations pratiques majeures.
Qu'est-ce que la dématérialisation des documents dans une entreprise ?
Deux types de documents coexistent dans les entreprises, ceux au format papier et ceux dématérialisés par un processus de numérisation. Voici comment fonctionne la dématérialisation d'un document.
Définition de la dématérialisation et étapes pour un traitement électronique de documents
La dématérialisation consiste à générer des documents au format numérique. Selon la définition du dictionnaire, c'est donc un processus qui rend immatériel un support créé matériellement. Avec cette technique de digitalisation, l'entreprise organise le classement et l'archivage de sa documentation sur des supports et fichiers informatiques.
Le processus comprend donc des systèmes de stockage et aussi d'archivage. Il convient de fixer des principes clairs pour indexer toute la documentation. Ceci favorise le rangement ainsi que la recherche d'informations archivées. Enfin, chaque service accède aux mêmes données stockées à un seul endroit dématérialisé. Ceci suppose la définition de règles strictes d'accès et de sécurisation.
La numérisation croissante des entreprises : un enjeu fort de transformation y compris en PME
Les enjeux de la dématérialisation des documents professionnels sont réels pour :
- l'efficacité des équipes ;
- la réduction des coûts des traitements jusqu'à l'archivage documentaire ;
- la sécurité.
En outre, dématérialiser ne sera bientôt plus une option pour les factures. En effet, la réforme de la facturation électronique obligatoire pour les flux entre les entreprises accélère le processus.
La digitalisation et l'automatisation des tâches bouleversent en profondeur les méthodes de travail et induisent un changement organisationnel fort. Chez Zeendoc, convaincus des gains à la clé d'un tel projet, nous accompagnons chaque client dans le déploiement d'outils. Numérisation, stockage, archivage, facturation électronique, etc. c'est notre métier.
Les avantages immédiats de la dématérialisation de l'information dans une PME
La manipulation de fichiers et de documents électroniques s'intensifie dans les entreprises. Le télétravail ainsi que les besoins de fluidifier les échanges dans les entités multisites y contribuent grandement.
Une solution de gestion électronique documentaire (GED) pour éviter la perte de documents
En organisant toute sa documentation dans un système de GED, l'entreprise met à disposition l'information à exploiter et à traiter dans un endroit unique, sécurisé et structuré. Elle supprime ainsi le risque de perte de documents, qu'il s'agisse de les égarer par mégarde, de destruction ou de vol.
Finies les factures qui attendent la signature sous une pile de papier dans un service ! Les workflows mis en place permettent de tracer les documents afin de savoir à quel stade de validation ou d'exploitation ils se trouvent. C'est donc aussi l'assurance de ne rien oublier et de tout traiter, conformément aux procédures internes.
Des documents numériques ou numérisés : un gain de temps et d'argent pour les entreprises
Le fait de disposer d'un classement unique et avec un système d'indexation facilite la recherche. Les collaborateurs de l'entreprise accèdent tous à la même pièce au format numérique. Le traitement d'un tel document dématérialisé, de la validation à la signature, va plus vite. Les échanges se fluidifient. C'est un gain de productivité et donc d'argent.
La dématérialisation, un processus pour une gestion des informations en toute sécurité
Les fournisseurs de services de dématérialisation travaillent sur le cloud et s'assurent que leurs processus sont sécurisés. C'est une priorité pour eux. Ainsi, chez Zeendoc, nous mettons la sécurité au cœur de notre fonctionnement. Avec notre solution de gestion électronique des documents (GED), nous réalisons :
- le contrôle d'intégrité, avec la prise d'une empreinte numérique de chaque document lors du dépôt dans l'application GED (système SHA3) ;
- le cryptage des données par un chiffrement avec une clé nominative et qui respecte les protocoles AES et ISO/IEC 18033-3 ;
- des sauvegardes périodiques sur nos Datas Centers situés en France et distants l'un de l'autre.
La dématérialisation des documents, un système plus durable avec moins de papier dans l'entreprise
À l'heure où la RSE (responsabilité sociale et environnementale) est dans toutes les têtes, dématérialiser la documentation de l'entreprise prend tout son sens. La réduction du papier y contribue en effet. En adoptant une solution GED bas carbone comme Zeendoc, nos clients réalisent des actions concrètes en faveur de l'environnement.
En effet, nous considérons que la dématérialisation fait partie intégrante de la transition écologique. Nous contribuons à réduire la quantité d'informations (infobésité). Nous utilisons un cloud écologique avec des serveurs ISO 50001. Enfin, nous compensons les émissions de CO2 par la plantation de forêts en France, en partenariat avec Ecotree.
La digitalisation de l'entreprise, un processus plus collaboratif sur place ou à distance
Enfin, le succès grandissant de la gestion électronique des documents en entreprise s'explique aussi par l'amélioration de la collaboration dans les équipes. Avec l'amplification du travail à distance, les salariés recherchent en effet à accéder aux informations de partout et n'importe quand. La dématérialisation constitue alors un processus idéal. Chaque salarié dans un service peut également échanger simplement avec ses collègues. Il ne doit plus transmettre des pièces au format papier par courrier ou les scanner pour les joindre à un mail.
Quels sont les 5 principaux documents qui suivent un processus de dématérialisation dans l'entreprise ?
Nous vous présentons le top 5 des documents qu'une entreprise gère sous un format dématérialisé. Les factures constituent souvent un volume de documents important dans une société. Elles arrivent en fin de processus d'achat ou de vente et sont essentielles pour parvenir à se faire payer d'un client ou pour régler un fournisseur. Les contrats, bons de commande et devis entrent aussi dans ce processus de digitalisation. Côté RH, citons principalement les contrats de travail, les bulletins de salaire et les notes de frais.
1. Dématérialisation des factures émises pour les clients
Lorsque l'entreprise choisit de dématérialiser son dossier clients, elle commence souvent par la facture. Elle peut compléter cette transformation organisationnelle avec la digitalisation des contrats, des bons de commande, des bons de livraison, des documents logistiques, etc.
En optant pour une solution GED comme Zeendoc, l'entreprise dispose d'un circuit de validation documentaire totalement digitalisé. Le système offre des alertes et la faculté d'effectuer des relances afin d'accélérer l'acte de facturation. Vous pouvez même donner un accès direct et sécurisé à vos clients pour récupérer les factures dans l'armoire électronique. Nous proposons aussi l'envoi par mail des documents grâce à l'utilisation d'un lien sécurisé.
Avec l'avènement de la facture électronique entre professionnels, nous gérerons les statuts de paiement requis par la réforme. Nous réaliserons aussi l'intégration directe des factures dans le portail public de facturation (PPF).
4. Archivage des bulletins de salaire au format numérique
La fonction RH aussi gagne à se dématérialiser. Citons les contrats de travail, les bulletins de paie ainsi que les données relatives aux campagnes d'entretien ou à la formation professionnelle.
La digitalisation des bulletins de paie apporte de l'efficacité et de la modernité en interne des entreprises ainsi qu'auprès des salariés. Comme pour le traitement des factures, le processus conduit à des économies substantielles, ne serait-ce que par la suppression du papier et de ses coûts d'envoi. C'est également une manière plus confidentielle de communiquer les bulletins de salaire en toute sécurité.
Grâce à la reconnaissance des documents, les outils de dématérialisation savent les classer en automatique. La conservation légale de ces documents RH respecte la norme NF Z42-020 en matière de coffre-fort numérique. Chaque salarié dispose en effet d'un tel coffre-fort électronique personnel. Il y retrouve tout l'historique de sa relation avec l'entreprise, même après son départ.
2. Dématérialisation des factures d'achat en provenance des fournisseurs
Tout comme pour les clients, l'entreprise peut dématérialiser le dossier fournisseurs. Le document le plus important dans ce traitement reste la facture d'achat. En effet, un professionnel sur deux présente plus de 200 factures fournisseurs par an.
Le coût moyen de traitement d'un tel document au format papier s'élève à 14 euros, de l'émission au paiement, en passant par la signature pour validation et bon à payer. La digitalisation conduit à des économies très importantes. Elles peuvent représenter de 50 % à 75 % de ce montant. La dématérialisation prend en charge tous les formats : papier, factures électroniques récupérées sur une plateforme fournisseur, factures dématérialisées reçues par mail.
3.
Numérisation des contrats, devis et bons de commande des clients comme des fournisseurs
Sur le plan administratif et commercial, la dématérialisation ne concerne pas que les factures. Dans la logique décrite précédemment, tant pour l'administration des ventes que pour le processus Procure to Pay, les supports administratifs en amont de la facturation se digitalisent aussi.
Avec la dématérialisation des contrats, devis et bons de commande, l'entreprise peut mettre en place un traitement totalement électronique de A à Z. Les différents services impliqués dans les achats comme les ventes valident chaque étape sur une base numérique, en respectant des procédures et workflows spécifiques.
5. Notes de frais papier remplacées par des solutions numériques
La dématérialisation des dépenses professionnelles réalisées par les salariés devient aussi un sujet majeur. Elle comprend notamment l'établissement des notes de frais par les salariés. Ainsi, l'application mobile Zeendoc permet aux collaborateurs de transmettre la photo de leurs justificatifs par téléphone. Ils envoient leur note de frais dématérialisée dans l'outil.
Ce circuit accélère le contrôle des dépenses et le remboursement. Le processus ne s'arrête pas là. En effet, Zeendoc reconnaît les caractères et génère les écritures comptables. C'est un système qui accroît la responsabilisation et la confiance.
En adoptant une solution GED pour la dématérialisation de vos documents professionnels, vous accélérez la transformation de l'entreprise. Vous gagnez du temps et fiabilisez vos processus. Vous améliorez les échanges dans et hors de l'entreprise.
Vous envisagez de vous lancer dans un tel projet ?
