Gagnez du temps avec Zeendoc, logiciel de productivité, de facturation et de gestion documentaire

La productivité n’est pas “travailler plus vite”, mais travailler mieux, avec des outils capables d’alléger les tâches répétitives et de donner aux équipes un accès immédiat aux informations dont elles ont besoin. Les entreprises s’appuient déjà sur des solutions comme Slack, Trello, Notion ou Google Docs qui facilitent la collaboration et l’échange d’informations. Il reste pourtant l’obstacle de la dispersion et de la lourdeur de la gestion documentaire. Et à l’approche de 2026, avec l’obligation de la facturation électronique, un logiciel de productivité comme Zeendoc permet de structurer la dématérialisation et d’intégrer la facturation électronique dans vos flux.

Pourquoi un logiciel de productivité change tout

Zeendoc fait gagner du temps à vos équipes

Un logiciel de productivité performant comme Zeendoc ne remplace pas vos applications et logiciels habituels, il les rend plus efficaces en garantissant que toutes les données dont vos équipes ont besoin sont disponibles immédiatement. Ce rôle de socle documentaire change tout en matière d’efficacité. En pratique, Zeendoc permet :

• d’organiser et de centraliser les fichiers : factures, contrats, notes de frais, fichiers clients, tout est automatiquement classé et reste accessible en quelques secondes ;
• d’automatiser les procédures pour réduire le temps passé sur des tâches répétitives, comme la saisie de données ou la validation des factures ;
• d’améliorer la communication entre les collaborateurs grâce à un partage de documents électroniques fluide et en s’assurant que chacun travaille sur la bonne version ;
• de sécuriser les informations sensibles grâce à un hébergement conforme au RGPD.

La différence entre Zeendoc et les autres logiciels de productivité

La valeur d’un logiciel de productivité se mesure à son impact sur le quotidien des équipes.

Dématérialisation des documents et des processus

Saisir manuellement, imprimer, classer, transmettre, etc. Ces tâches administratives prennent des heures. Avec Zeendoc, fini les classeurs papier et les dossiers partagés dans tous les sens. Les documents électroniques sont automatiquement triés, classés et indexés. Le moteur de recherche intelligent de notre système vous permet de retrouver un contrat ou une facture en quelques secondes. Ce gain de temps permet notamment à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches qui demandent une véritable expertise humaine.

Automatisation intelligente de la saisie

Zeendoc s’appuie sur des technologies de reconnaissance automatique (OCR/ICR) et sur une indexation intelligente soutenue par l’IA (intelligence artificielle). Selon le type de documents, jusqu’à 80 % des champs essentiels (montant, date, etc.) peuvent être extraits et transmis directement aux applications métiers de l’entreprise (départements paie, RH, comptabilité). Ces fonctionnalités permettent d’éviter la double saisie, de réduire le risque d’erreur et d’accélérer le partage des informations.

Par exemple, dans la gestion des notes de frais, le temps total de traitement d’une seule note — entre saisie, vérification, contrôle comptable et justificatifs — représenterait entre 40 minutes et 1 heure, pour un coût moyen d’environ 53 €. Pire encore, 1 note de frais sur 5 comporterait une erreur ou un justificatif manquant, ce qui génère des allers-retours et retarde le remboursement des collaborateurs (de 25 jours en moyenne).

Avec Zeendoc, la capture automatisée des justificatifs et l’extraction directe des données éliminent une grande partie de ces erreurs. Les workflows de validation fluidifient la circulation de l’information et réduisent les délais de traitement.

Classement intelligent et recherche instantanée

On estime qu’un employé peut perdre jusqu’à 8,65 heures par semaine à chercher des documents mal classés ou éparpillés entre plusieurs outils. Cette “journée fantôme” de travail hebdomadaire pourrait être réinvestie dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Avec Zeendoc, une fois importés, les documents sont automatiquement classés grâce à leurs métadonnées. Pour un utilisateur, retrouver un fichier devient aussi simple qu’une recherche Google : un mot clé, un filtre, et le document apparaît.

Collaboration plus fluide grâce à l’interface web

L’interface web de Zeendoc est accessible depuis n’importe quel poste de travail ou appareil connecté. Chaque utilisateur peut travailler directement sur un document : ajouter des commentaires, poser des annotations ou déposer un “post-it” virtuel. Cette fonction intégrée évite les allers-retours d’e-mails chronophages et centralise les échanges autour du fichier concerné. Le module “chat/post-it” améliore la communication entre les collaborateurs et diminue les délais de validation. Les équipes collaborent en direct, même à distance.

Zeendoc, un logiciel de productivité qui s’intègre à tous vos outils

Zeendoc ne fonctionne pas en vase clos. Contrairement à certains logiciels qui imposent de tout reconstruire, Zeendoc s’appuie sur ce que vous avez déjà en interne : ERP, CRM (customer relationship management), solution de facturation électronique, messagerie comme Gmail ou outils collaboratifs comme Google Workspace. Zeendoc se connecte facilement à la majorité de vos outils.

Cette compatibilité évite aux équipes de jongler entre plusieurs plateformes et empêche les ruptures dans l’échange des informations qui circulent de manière automatisée. En gros, Zeendoc donne davantage de valeur aux outils déjà en place dans votre entreprise en permettant de les synchroniser.

Suivi et pilotage : garder la maîtrise des flux documentaires grâce à Zeendoc

Adopter Zeendoc dans votre entreprise est une décision qui s’inscrit dans un projet structuré, comparable à une démarche de gestion de projet. Notre solution permet aux responsables de disposer de tableaux de bord natifs pour visualiser les données de facturation (volume, délai de traitement, validation en cours), de rapports personnalisés tirés des formulaires ou des workflows, et d’exporter un rapport Excel pour analyses détaillées. Ces outils permettent d’identifier les délais de validation trop longs ou les éventuels points de blocage dans les flux de travail, et d’assurer une supervision continue de l’activité documentaire.

Cette vision centralisée fait de la gestion électronique des documents (GED) et de la gestion des flux un réel outil de pilotage, car l’entreprise peut alors comparer ses pratiques à ses objectifs, ajuster ses priorités, corriger les goulots d’étranglement et optimiser l’organisation en continu. Plus le flux documentaire est dense, plus l’entreprise a besoin d’outils fiables pour assurer la conformité et la sécurité.

Cas d’usage concrets de Zeendoc en entreprise

Outre les fonctionnalités de notre outil, ce sont les exemples d’utilisation qui illustrent tout le potentiel de Zeendoc. Voici quelques situations concrètes.

Pôle comptabilité et finance : booster la facturation électronique

Avec Zeendoc, les services comptables se libèrent de certaines tâches répétitives puisque les factures sont automatiquement capturées, reconnues et classées. Les données importantes (montant, fournisseur, date d’échéance) sont directement intégrées dans l’outil comptable de l’entreprise, sans saisie manuelle.

Les flux de validation peuvent être paramétrés pour envoyer les factures au bon collaborateur qui valide en ligne, sur la plateforme Zeendoc, en quelques clics. Le traitement est plus rapide et vous avez la certitude d’être en conformité avec la réforme sur la facturation électronique (RFE).

Pôle RH : simplifier la gestion des dossiers du personnel

Zeendoc permet aux équipes RH de dépasser la simple dématérialisation des dossiers du personnel. Les contrats de travail, avenants, fiches de paie ou notes de frais ne sont pas seulement stockés au format numérique : ils sont classés, indexés et regroupés dans un dossier salarié unique. L’accès est sécurisé, et strictement réservé aux personnes autorisées.

Pôle service client et administration des ventes : améliorer la réactivité

Un client ne peut se permettre d’attendre des jours sa copie de contrat ou sa confirmation de commande. Avec Zeendoc, les équipes ADV disposent d’un accès immédiat à l’historique documentaire du client : contrats, devis, factures, archives des échanges. Notre moteur de recherche intuitif par mots clés permet de retrouver une pièce justificative en quelques secondes. Cela réduit les délais de réponse et renforce la qualité de la relation client.

Pôle direction et pilotage : une meilleure visibilité et l’assurance de la conformité

Pour les dirigeants, Zeendoc permet d’avoir une vision d’ensemble claire de la gestion documentaire de l’entreprise. Toutes les actions (réception, validation, archivage) sont tracées et horodatées pour garantir la conformité et la traçabilité, utiles en cas d’audit, et faciliter le suivi des indicateurs de performance internes.

Grâce à cette centralisation, la prise de décision est plus rapide, puisque toutes les informations stratégiques sont disponibles sans délai. Enfin, l’hébergement en France et la conformité RGPD assurent la protection des données sensibles de l’entreprise.

Ces avantages répondent à une réalité à laquelle beaucoup de dirigeants se heurtent.

• 53 % des entreprises françaises reconnaissent avoir rencontré des difficultés à rester conformes aux réglementations au cours des trois dernières années, principalement à cause du volume croissant des données à traiter et de la difficulté à les centraliser.
• Des études estiment le coût moyen d’un incident de non-conformité de l’ordre de 13,5 millions d’euros en moyenne, entre amendes, perte de productivité et atteinte à la réputation.

La question n’est pas de savoir si vous devez digitaliser vos processus documentaires — c’est déjà une obligation avec la facturation électronique. La vraie question est : voulez-vous simplement être conforme, ou transformer cette contrainte en une stratégie d’amélioration de la productivité de votre entreprise ? Avec Zeendoc, logiciel de productivité, vos documents deviennent une base de données performante, utile pour automatiser la circulation des factures et des contrats, sécuriser vos échanges et piloter vos processus en temps réel.