Plus que jamais, la dématérialisation des documents en entreprise se pose comme un défi incontournable à relever. Ses avantages sont en effet précieux et nombreux, tant d’un point de vue matériel, humain ou encore financier. A ceci s’ajoute un attrait particulièrement bénéfique pour l’environnement : la dématérialisation des documents est un pilier central de l’économie de ressources en entreprise.
Logiciels de GED : Les alliés d'une dématérialisation responsable
Les annonces du Gouvernement Français de septembre 2020 ne font que confirmer cette tendance : les entreprises de type TPE/PME ont en effet accès depuis peu à des fonds publiques pour les accompagner dans cette transition numérique et écologique. Face à ce pari double, une solution : faire appel à des logiciels GED, permettant de coupler ROI et Green IT*, tout en bénéficiant d’un système de dématérialisation des documents unique, qui centralise, stocke et permet de partager rapidement et simplement les informations entre collaborateurs d’une même structure, et ce, de n’importe quel appareil (tablette, portable, ordinateur…).
Tour d’horizon des 4 principales pratiques à respecter pour s’assurer de respecter une démarche zéro papier éco-responsable.
1. Se faire accompagner d’un expert GED du marché engagé dans une démarche éco-responsable durable
Certains acteurs français, éditeurs de logiciel de Gestion électronique de document (GED), s’attachent tout particulièrement à s’engager dans la préservation des ressources liées à la planète. C’est le cas notamment de Zeendoc, qui a lancé il y a pratiquement un an son programme écologique Green & Zen comme Zeendoc. L’objectif ? Soutenir la transition numérique et écologique des TPE et PME françaises, en apportant un soutien via des actions concrètes : accompagner la startup EcoTree dans l’entretien et la gestion des forêts françaises.
En 2020, c’est ainsi plus de 365 arbres qui sont re-plantés par le biais de ce partenariat. Soit plus de 365 tonnes de CO2 absorbés sur la durée de vie des arbres, pour une moyenne de 20 kg de CO2 par an sur 50 ans ! Zeendoc, par cette démarche durable, s’engage pour son pays et soutient le « Green Deal » européen, plan ambitieux qui prévoit, dans sa loi européenne sur le climat , que tous les pays de l’UE doivent être climatiquement neutres à 100 % d’ici 2050 et atteindre un objectif de 55 % d’ici 2030.
2. Se tourner vers un stockage dans le Cloud
L’utilisation de serveurs dans le Cloud est plus que jamais d’actualité. En effet, stocker et archiver les données d’une entreprise réduit considérablement les consommations d’énergie des entreprises car leurs données étant stockées sur des serveurs mutualisés, elles peuvent supprimer les serveurs physiques au sein de leurs locaux.
Cela permet alors de réduire considérablement la somme des énergies des serveurs individuels propres à chaque entreprise.
A noter aussi qu’en moyenne, une journée de télétravail par semaine et par employé permet de réduire jusqu’à 220 kg d’émissions de gaz à effet de serre par an ! (Source : Actu-environnement)
A cela s’ajoute une praticité sans égale : les collaborateurs au sein d’une structure ont accès et partagent simplement des documents, et ce, de n’importe quel appareil bénéficiant d’une connexion internet.
3. Avancer avec des partenaires français
Pourquoi est-il si important de collaborer avec des partenaires français, ou tout du moins, appartenant au même pays que celui dans lequel l’entreprise s’inscrit ?
En France, 18 % de l’énergie est produite par des énergies renouvelables, dont une part importante provenant de l’hydraulique. La transition énergétique nationale souhaite porter à 40% les énergies renouvelables à horizon 2030.
Se faire accompagner d’un fournisseur français, qui s’est attaché lui-même à être hébergé en France et qui a noué des partenariats fiables avec des acteurs de l’hexagone permet d’éviter toute fuite des données des entreprises (liée au cloud act américain).
4. Miser sur la sécurité des données
Puisque la sécurité des données est au coeur des priorités de toute entreprise, il ne faut pas lésiner sur la qualité des partenaires avec qui s’engager. Il existe des acteurs en France qui proposent des solutions certifiées, répondant aux critères de sécurité, qui ne cessent de s’élever chez les entreprises.
C’est le cas par exemple de Iguane Solutions, qui s’est engagé dans un processus de respect de la norme ISO 27001 pour son Système de Management de la Sécurité et de l’Information (SMSI). C’est bien pourquoi Zeendoc s’adosse à ce partenaire d’excellence, qui permet de sécuriser les opérations de chaque utilisateur.
D’autres sociétés permettent également de vérifier en un clin d’oeil le niveau de confiance numérique à accorder aux entreprises, c’est notamment le cas du label Truxt. Les entreprises pouvant arborer ce label doivent en effet répondre à un certain nombre d’exigences techniques et prouvant une excellence opérationnelle des services et des certifications du domaine proposées par la ou les solutions.
Vous l’aurez compris, les avantages à se lancer dans une démarche éco-responsable sont nombreux, tant que certaines bonnes pratiques sont respectées pour tendre vers un Green IT d’entreprise. Un dernier point faisant très certainement pencher la balance est cette étude qui souligne que les marques et entreprises aux forts engagements sociétaux et environnementaux évoluent jusqu’à deux fois plus vite en valeur que les structures ne se penchant pas dans cette voie. Alors, qu’attendez-vous pour vous lancer ?
*Le Green IT est un ensemble de techniques visant à réduire l’empreinte sociale, économique et environnementale du numérique.
