La gestion de la paie est une des fonctions stratรฉgiques du service RH. La distribution des fiches de paie s'effectue encore sur papier dans bien des entreprises. Elle est pourtant coรปteuse en temps et en ressources. Le passage aux bulletins de salaire dรฉmatรฉrialisรฉs simplifie les processus RH et rรฉduit les coรปts de gestion. Cette dรฉmatรฉrialisation s'inscrit par ailleurs dans une stratรฉgie globale de transformation numรฉrique de l'entreprise. Comment passer avec fluiditรฉ ร la fiche de paie dรฉmatรฉrialisรฉe ? Quels sont les รฉcueils ร รฉviter ? Voici nos conseils pour rรฉussir ร dรฉmatรฉrialiser le bulletin de paie dans votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une fiche de paie dรฉmatรฉrialisรฉe ?
Le Code du travail impose ร l'employeur de remettre un bulletin de paie au salariรฉ. Lors de chaque versement mensuel de salaire, un document justificatif est distribuรฉ aux salariรฉs. Historiquement imprimรฉ, le bulletin de paie รฉvolue et se dรฉmatรฉrialise. On parle de bulletin de paie dรฉmatรฉrialisรฉ ou de bulletin de paie รฉlectronique. C'est une rรฉplique identique ร la version papier, mais au format numรฉrique. Les salariรฉs reรงoivent une notification chaque mois pour les informer de la mise ร disposition de leur bulletin de paie dรฉmatรฉrialisรฉ dans un coffre-fort รฉlectronique. Ils se connectent ร un espace sรฉcurisรฉ pour pouvoir le consulter en ligne. Pour passer au bulletin de paie รฉlectronique, l'entreprise doit se conformer ร un cadre juridique strict.
Respecter la loi qui encadre la dรฉmatรฉrialisation de la fiche de paie
Le Code du travail confรจre la mรชme valeur juridique au bulletin de paie dรฉmatรฉrialisรฉ qu'au bulletin papier. La loi รฉvolue progressivement pour encourager la mise en place du bulletin de paie dรฉmatรฉrialisรฉ. Cette dรฉmarche dรฉbute avec la loi du 12 mai 2009 qui modifie les articles L3243-2 et L3243-4 du Code du travail. Elle autorise ainsi l'employeur ร remettre les bulletins de paie sous forme รฉlectronique aux salariรฉs. Il est cependant nรฉcessaire d'obtenir leur accord au prรฉalable et de garantir l'intรฉgritรฉ des donnรฉes concernรฉes. L'รฉdition de bulletins de paie dรฉmatรฉrialisรฉs demeure cependant peu rรฉpandue.
Par la suite, la loi Travail du 8 aoรปt 2016 supprime la notion d'accord prรฉalable. C'est le salariรฉ qui doit manifester son dรฉsaccord. Il dispose donc d'un droit d'opposition ร la mise en place du bulletin numรฉrique. Avant de dรฉmatรฉrialiser les bulletins de paie, l'employeur doit prรฉvenir le salariรฉ un mois ร l'avance. Celui-ci peut faire part de son opposition ร tout moment. Un refus peut intervenir avant ou aprรจs la mise en place de la dรฉmatรฉrialisation du bulletin de paie. L'employeur a alors trois mois pour prendre en compte la demande du salariรฉ.
Les obligations de l'employeur concernant le bulletin de paie dรฉmatรฉrialisรฉ
Dans le cadre de la gestion de la paie, l'employeur est tenu ร un certain nombre d'obligations. Crรฉer un bulletin de paie รฉlectronique conforme est la premiรจre รฉtape. Il doit รชtre disponible, confidentiel et inaltรฉrable.
Crรฉer un bulletin de salaire รฉlectronique conforme
Un bulletin de paie dรฉmatรฉrialisรฉ doit comporter les mรชmes รฉlรฉments obligatoires que le bulletin papier. Il s'agit :
- De l'identitรฉ du salariรฉ et de l'employeur ;
- Des heures de travail effectuรฉes et des congรฉs payรฉs ;
- Du montant du salaire ;
- Des cotisations ;
- Du montant du prรฉlรจvement ร la source.
Pour mettre en ลuvre une gestion dรฉmatรฉrialisรฉe de la paie, l'entreprise doit crรฉer une version รฉlectronique conforme ร ce que contiendrait un bulletin traditionnel.
Assurer la disponibilitรฉ du bulletin de paie dรฉmatรฉrialisรฉ
L'entreprise doit garantir la disponibilitรฉ des bulletins de salaire dรฉmatรฉrialisรฉs :
- Soit pendant une durรฉe de 50 ans ;
- Soit jusqu'aux 75 ans du salariรฉ.
Elle doit par ailleurs conserver les fiches de paie รฉlectroniques des salariรฉs dans ses locaux pendant cinq ans. Au-delร de ce dรฉlai, le bulletin de paie reste disponible, mais pas nรฉcessairement accessible par le biais de l'entreprise. La rรฉcupรฉration des bulletins de paie par le salariรฉ doit รชtre simple, sans manipulation complexe ou rรฉpรฉtitive. Le format du document doit รชtre couramment utilisรฉ, le PDF par exemple.
En cas de disparition du prestataire qui assure la conservation des bulletins de paie รฉlectroniques, l'entreprise doit informer les salariรฉs. Elle dispose d'un dรฉlai de trois mois avant la date de fermeture de l'espace de stockage sรฉcurisรฉ. Le but รฉtant de laisser le temps aux salariรฉs de tรฉlรฉcharger tous leurs bulletins de paie. Si ce dรฉlai n'est pas respectรฉ, l'entreprise encourt une amende de 450 โฌ par fiche de paie.
Assurer la conservation du bulletin de paie dรฉmatรฉrialisรฉ
Les conditions d'archivage des bulletins dรฉmatรฉrialisรฉs doivent garantir leur confidentialitรฉ et leur intรฉgritรฉ. Les informations prรฉsentes dans le bulletin de paie sont des donnรฉes personnelles. Elles sont confidentielles. Seul le salariรฉ doit y avoir accรจs. L'entreprise doit donc vรฉrifier que le rรจglement sur la protection des donnรฉes (RGPD) est appliquรฉ ร chaque รฉtape du processus de paie. C'est bien sรปr aussi le cas lorsque celui-ci est dรฉmatรฉrialisรฉ.
Le bulletin de paie dรฉmatรฉrialisรฉ ne doit pas pouvoir รชtre modifiรฉ. Il est protรฉgรฉ par des codes de cryptage, un horodatage ou via une signature รฉlectronique. La sรฉcurisation des donnรฉes est aussi assurรฉe par son dรฉpรดt dans un espace sรฉcurisรฉ ou un coffre-fort numรฉrique. Celui-ci garantit que le document n'a pas subi de modification. Il est reliรฉ au compte personnel d'activitรฉ (CPA) du collaborateur. Il s'agit d'une plateforme crรฉรฉe par l'รtat qui rassemble tous les documents associรฉs ร l'activitรฉ professionnelle des salariรฉs.
L'enjeu de l'adhรฉsion des salariรฉs au bulletin de paie dรฉmatรฉrialisรฉ
Susciter l'adhรฉsion des salariรฉs est indispensable pour pouvoir passer ร la fiche de paie dรฉmatรฉrialisรฉe. Le service RH devra en effet revenir en arriรจre si un collaborateur refuse de recevoir un bulletin de paie dรฉmatรฉrialisรฉ. Devoir associer gestion de bulletins รฉlectroniques et distribution de bulletins papier ajoute de la complexitรฉ ร la gestion de la paie. Or, les bulletins de salaire sont des documents sensibles. Les collaborateurs s'inquiรจtent du respect de la confidentialitรฉ de leurs informations. Ils se demandent parfois s'ils pourront contracter un prรชt immobilier ou calculer leurs droits ร la retraite en s'appuyant sur un bulletin dรฉmatรฉrialisรฉ.
Mettre en avant les avantages de la dรฉmatรฉrialisation de la fiche de paie
Pour sensibiliser les salariรฉs aux bรฉnรฉfices de la dรฉmatรฉrialisation de la fiche de paie, l'entreprise peut notamment :
- Lancer des campagnes de communication dรฉdiรฉes ;
- Sโappuyer sur les dรฉlรฉguรฉs du personnel.
Une fiche de paie dรฉmatรฉrialisรฉe est consultable en ligne depuis tout type de support. Cela diminue le risque de perte des fiches de paie pour le salariรฉ et reprรฉsente aussi un gain de place. Une recherche rapide permet d'accรฉder aux bulletins de paie et de retrouver un exemplaire prรฉcis. C'est particuliรจrement apprรฉciable lorsque l'on change d'entreprise. Le collaborateur garde en effet accรจs ร ses bulletins de paie aprรจs son dรฉpart. La pรฉrennitรฉ des donnรฉes est assurรฉe.
Informez aussi les salariรฉs sur l'existence du CPA. Soulignez l'obligation de l'entreprise d'y dรฉposer les bulletins de paie รฉlectroniques. Pour les salariรฉs, cela reprรฉsente une double garantie. Une communication sur la confidentialitรฉ des fiches de paie contribue aussi ร les rassurer. Faites valoir que le RGPD s'applique au processus de dรฉmatรฉrialisation. Les informations personnelles des collaborateurs sont protรฉgรฉes et ne sont pas divulguรฉes. Expliquez le fonctionnement du coffre-fort numรฉrique personnel pour illustrer sa sรฉcuritรฉ.
Nous gรฉrons ร peu prรจs 1000 factures fournisseurs et 800 factures clients par mois et les 200 bulletins de paie numรฉrique de nos salariรฉs.
Choisir le bon logiciel pour accompagner la dรฉmatรฉrialisation des fiches de paie
Les entreprises font souvent appel ร un prestataire pour assurer le stockage et la distribution des bulletins de paie รฉlectroniques. Reste ร faire le bon choix. Identifier le logiciel de dรฉmatรฉrialisation du bulletin de paie adรฉquat implique de se poser plusieurs questions. Vรฉrifiez que le logiciel propose des services en conformitรฉ avec la loi. Ses fonctionnalitรฉs doivent comprendre :
- Lโintรฉgration avec le logiciel de paie utilisรฉ par l'entreprise ;
- Le dรฉpรดt de la fiche de paie dans un coffre-fort numรฉrique ;
- La notification des collaborateurs au dรฉpรดt d'un nouveau bulletin ;
- Lโaccรจs par authentification sรฉcurisรฉe ou le recours ร la signature รฉlectronique.
La pรฉrennitรฉ de la solution est importante. Elle garantit la conservation des documents de paie sur le long terme. Le prestataire doit par ailleurs รชtre agrรฉรฉ par le ministรจre du Travail pour pouvoir dรฉposer les bulletins de paie รฉlectroniques sur le CPA. Un logiciel de gestion รฉlectronique des documents (GED) est un choix judicieux. Cette solution accompagne la dรฉmatรฉrialisation des fiches de paie en toute efficacitรฉ. Les fiches de paie sont automatiquement classรฉes dans le coffre-fort numรฉrique du salariรฉ correspondant. Le systรจme d'archivage รฉlectronique d'un logiciel GED garantit รฉgalement la sรฉcuritรฉ des fiches de paie รฉlectroniques.