La solution Zeendoc

X

GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Vos métiers

X
Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

X
Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

Actualités

Le bon endroit pour savoir tout ce qu'il se passe autour de Zeendoc.

Lexique GED

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Presse

La presse parle de Zeendoc ! Retrouvez toutes nos parutions.

Vidéos

Découvrez toutes nos vidéos sur la solution Zeendoc.

Ressources à télécharger

Téléchargez gratuitement nos livres blancs, brochures,
cas clients et infographies.

Accueil » Vos métiers » GED Collectivités et mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies

Collectivités et établissements publics

Avec Zeendoc facilitez la gestion de vos courriers entrants

 

Les agents des mairies et collectivités gèrent quotidiennement de nombreux documents. La gestion du courrier entrant est une tâche quotidienne chronophage qui peut ralentir la distribution des informations auprès des différents services d'une mairie ou d'une collectivité.

 La GED Zeendoc vous permet de gérer simplement toute la chaîne de traitement des courriers entrants :

  • Numérisation des courriers, archivage et le classement automatique ;
  • Distribution et notification auprès des différents services ;
  • Recherche multicritères pour retrouver rapidement et facilement tous vos documents ;
  • Suivi des traitements des demandes et traçabilité des réponses ;
  • Envoi par email ou postal (sans gérer les contraintes de la mise sous pli et de l'affranchissement) ;
  • Possibilité de lier un courrier avec la réponse.

Demande Citoyenne : Un service public de qualité

 

La GED Zeendoc accompagne les collectivités et mairies au quotidien.

La solution GED permet de gérer le courrier entrant, de centraliser toutes les demandes et de les transférer simplement aux services concernés. Chaque type de demande prévoit un circuit de traitement et déclenche des actions automatiques de notifications de suivi afin de rassurer le citoyen sur la prise en charge de sa demande.

Avec la GED Zeendoc, vous bénéficiez de :

 

  • Réduction du temps de traitements de vos courriers entrants ;
  • Sécurisation et pérennité des documents ;
  • Simplification et amélioration du partage de l’information entre les agents, les sites ou services ;
  • La disparition de tâches fastidieuses ;
  • Faciliter la dématérialisation de votre organisation ;
  • Amélioration de la qualité des services auprès des citoyens.

Simplifiez la gestion de vos contrats

Pour les collectivités comme pour les mairies, la gestion des contrats fournisseurs est une priorité face à leur prolifération : restauration scolaire, nettoyage des locaux ou espaces publics, traitements des eaux usées, des ordures ménagères, etc…

Notre solution GED vous propose de :

  •  Centraliser et partager entre les services l’ensemble des contrats ;
  •  Disposer d’un suivi des contrats avec alerte sur les échéances ;
  •  Associer les contrats avec tous les documents annexes (procès-verbaux de livraison, compte rendu de prestation, CCTP, etc...) ;
  •  Recherche multicritères de vos contrats ;
  •  Export vers Excel de vos contrats pour, par exemple, l’élaboration de vos budgets annuels.

Faciliter le pilotage des ressources humaines

Centraliser et partager en un point unique toutes vos informations pour faciliter le pilotage de votre activité RH – Documents relatifs à vos collaborateurs (contrat de travail, bulletin, plan de formation …) ou de votre organisation interne (procédures, règlement intérieur, base de contacts…)

    En dématérialisant votre fonction RH, La solution GED Zeendoc vous permet de :

    • Bénéficier de gains de productivité et de réduction de vos coûts en optimisant la validation des documents ;
    • Disposer de vos documents RH en tout lieu et à tout heure, y compris en situation de mobilité.

    Collectivités locales et établissements publics

    Depuis le 1er janvier 2020,l'ensemble de vos fournisseurs vous transmettent leurs factures au format électronique via le portail Chorus Pro.

    Avec le connecteur Zeendoc Chorus Pro recevez directement vos factures fournisseurs dans votre logiciel GED Zeendoc.

    La GED Zeendoc interroge votre compte Chorus Pro et récupère automatiquement les nouvelles factures. 

    • Vous n’avez aucune manipulation à réaliser 
    • Les documents sont classés automatiquement 
    • Seules les nouvelles factures sont transmises
    • Toutes vos factures fournisseurs sont gérées dans un espace unique et sécurisé 
    • Zeendoc permet de mettre en place un circuit de « validation du service fait »

    Maîtrisez votre transformation numérique

    • Collecte et classement automatique des documents
    • Création de dossier : les documents relatifs à la facture (devis, bon de commande, bon de livraison, …) vont se lier dans un même dossier et permettre une visibilité instantanée et un contrôle facilité
    • Workflow : vous personnalisez la circulation et les droits d’accès pour la validation
    • Suivi des dossiers : état d’avancement, exhaustivité, alertes sur les dates de paiement
    • Accès immédiat a l’information recherchée

    Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

    Bénéficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME

    Pin It on Pinterest