Aujourd’hui, les pratiques comptables ont profondément été modifiées avec l’arrivée des nouvelles technologies qui ont révolutionné l’exercice des métiers du chiffre en introduisant les notions d’automatisation, d’externalisation ou encore de dématérialisation.
La transformation numérique a obligé les cabinets comptables à repenser leurs processus. Outre l’impact sur les modèles d’exécution de l’expertise-comptable, ce changement peut permettre de tirer profit de la dématérialisation : une meilleure gestion pour être plus performants et offrir un meilleur service à leurs clients et devenir le conseiller n°01 pour les TPE/PME ; sortir des tâches redondantes et facturer de la valeur ajoutée.
Pour l'année 2019 et les années à venir, le constat est simple : la transformation numérique est une chance pour les experts-comptables de se placer en tant que premier conseiller des chefs d’entreprises, à condition que cette dématérialisation soit maîtrisée par le cabinet.
Selon une étude proposée par Xerfi Precepta en 2018, leader des études sectorielles, La tendance à la hausse du chiffre d'affaires de la profession va s'accélérer en 2019 passant de 2.8 % à 4 %. Nous pouvons très facilement penser que cette tendance se reconfirmera dans les années à venir. Néanmoins les cabinets devront s’astreindre à un changement drastique afin de s’adapter aux mieux aux besoins du marché afin de bénéficier de cette opportunité.
Les nouvelles technologies comme la GED ont aujourd’hui l’avantage de permettre aux experts-comptables de se délester de certaines tâches chronophages. Le temps économisé grâce à l’automatisation peut permettre d’évoluer vers des prestations de services à forte valeur ajoutée, notamment avec le développement d’outils de pilotage personnalisés et à performance élevée.
Une des technologies qui permet cette évolution est la GED.
Qu’est-ce que la GED ?
Face à un besoin grandissant de dématérialisation au sein des cabinets comptables et de leurs clients, la gestion électronique de documents est une solution d’acquisition et de stockage de documents dématérialisés, informatisés, et une circulation de l’information quasi immédiate en faisant fi de la distance physique entre le créateur du document et son utilisateur. De plus, la GED offre la possibilité d’effectuer une recherche sur une masse de documents considérable via l’utilisation de mots-clés et d’un système d’indexation. La possibilité d’une transmission presque instantanée de l’information qu’offre un système de GED permet une utilisation concrète de la dématérialisation au quotidien et permet de mettre en exergue un de ses avantages fondamentaux : la réduction du temps et de l’espace pour plus de productivité. Ainsi, un collaborateur comptable pourra avoir accès à un dossier mis en ligne par un autre collaborateur sans avoir besoin de le demander à la dernière personne ayant traité le dossier, ni faire de démarche auprès du responsable des archives pour extraire une donnée.
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Comment une GED peut-être une forte opportunité pour les experts comptables ?
- Consulter vos documents directement
- Simplifier l’accès aux informations de n’importe où
- Améliorer l’indexation et la recherche de vos documents
- Assurer une sécurité et une intégrité de vos informations
- Réduire les coûts de gestion liés à l’exploitation
- Faire bénéficier de l’accès à la solution à l’ensemble de vos clients
De plus ZEENDOC peut vous accompagner autour de 5 approches décisives pour diminuer la perte de temps et maximiser une rentabilité de vos process :
ZEENDOC vous permet d’optimiser votre organisation et la tenue de comptes grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs de vos clients et avec un accès multi-utilisateurs :
Avec La dématérialisation des factures fournisseurs de vos clients et la reconnaissance automatique des factures vous avez l’opportunité d’augmenter votre productivité dans la tenue de compte. Avec ce gain de temps vous avez la possibilité de baisser vos coûts. Vous pouvez disposer d’une solution moderne, intelligente qui contribue à donner à votre entreprise une image dynamique, l’image d’un cabinet qui sait s’adapter aux enjeux et moderniser ses processus afin de répondre d’avantage aux besoins du client.
Le traitement des factures fournisseur
De façon identique au traitement des factures fournisseurs de vos clients, ZEENDOC gère la capture, le traitement, la validation et l’intégration comptable de vos propres factures. Notre solution vous apporte ainsi une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le circuit de traitement et de paiement, en évitant les retards, les erreurs voire en bénéficiant d’escomptes…Cela vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec les fournisseurs.
Le traitement et l’envoi des factures client
La facture électronique devient un enjeu majeur et bientôt une obligation légale pour toutes les entreprises.
Elle s’insère dans les processus comptables avec, à la clé, une accélération du temps de traitement, un vrai suivi et un gain évident en efficacité et en trésorerie, grâce aux rappels de dates d’échéance, au suivi de la bonne réception des factures ou des ouvertures de mails par vos clients…. La solution ZEENDOC permet de généraliser l’envoi et l’archivage des factures électroniques en conformité avec la législation en vigueur, notamment avec une garantie de piste d’audit fiable prérequis légal de la dématérialisation.
En allouant une empreinte digitale unique à votre facture, en horodatant chacune des actions de dépôt puis d’envoi du document par voie électronique, ZEENDOC garantie son intégrité et son authenticité tout en générant une version pdf/A pérenne.
La diffusion en un clic
Notre solution GED permet la diffusion instantanée de toutes vos factures en associant, si besoin, les documents liés. L’adresse des destinataires est automatiquement identifiée, e-mail ou postale, selon le mode d’envoi associé à chaque client et la transmission sécurisée permet un suivi en temps réel.
Les avantages de ZEENDOC pour le traitement et l’envoi des factures
Les fonctionnalités de ZEENDOC seront aussi très appréciées par vos clients.
Ils déposent leurs documents par plusieurs biais (Téléphone portable, tablette, ordinateur) et consultent leur armoire. ZEENDOC permet aux clients d’avoir en temps réel une vision claire et synthétique de l’activité (devis, Factures, encours, etc…). Pour le cabinet et vos clients, c’est du gagnant-gagnant.
Dans ce contexte, il est important pour tout cabinet de bien connaître sa valeur ajoutée. Mais il faut également savoir la vendre auprès des clients. Votre objectif doit être de vous positionner non plus comme un spécialiste du chiffre mais comme un partenaire de confiance au service de la croissance des entreprises. En tant qu’expert-comptable, vous êtes en première ligne de ces changements – des flux de trésorerie à la conformité – et idéalement placé pour apporter une valeur ajoutée additionnelle et donc une prestation de service supplémentaire.
La signature électronique
Dans le cadre de la signature de contrats commerciaux (clients/fournisseurs), il peut être là aussi utile de bénéficier d’une signature électronique qui est un certificat délivré par un tiers de confiance et là aussi une fonctionnalité intégrée dans ZEENDOC.
ZEENDOC permet d’envoyer par email vos documents et de les faire signer électroniquement par vos clients ou fournisseurs depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette sans aucune installation préalable.
La signature électronique intégrée dans la solution GED à travers un tiers de confiance possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.
Comment ça fonctionne ?
Depuis ZEENDOC, sélectionnez le document, indiquez les signataires et envoyez. Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé, pour le visualiser un code d’authentification est envoyé par SMS sur son mobile afin de garantir son identité.
Il accède alors au document et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires vous êtes informés en temps réel et il est automatiquement archivé dans ZEENDOC.
La signature électronique et l’horodatage permettent de garantir l’identité du signataire et l’intégrité du document signé.
L’envoi et la mise à disposition des bulletins de paye dématérialisé dans un coffre-fort électronique
La paye est un des éléments les plus complexes qu’une petite entreprise ait à gérer. C’est pour cela que beaucoup externalisent à leur expert-comptable qui lui s’appuiera soit sur un spécialiste de la paye en interne, soit sur un sous-traitant spécialiste de ces questions.
Quoiqu’il en soit, avoir un outil multi-utilisateurs permet de partager des accès avec des prestataires et surtout bénéficier d’un coffre-fort électronique, obligation légale pour les bulletins de salaire dématérialisés, afin d’y mettre à disposition les bulletins de paye directement. Là aussi, ZEENDOC va plus loin et grâce à son partenariat avec Primobox, et donc d’apporter là encore une valeur ajoutée et des prestations de services additionnelles rendues à vos clients.
N'hésitez pas à nous DEMANDER UNE DEMO
