La numรฉrisation de documents et d'archives fait partie des enjeux d'une entreprise. Un volume toujours croissant de documents et de dossiers s'accumule au fil des ans. L'entreprise produit au fur et ร mesure des factures, contrats ou documents fiscaux. Elle doit ensuite assurer leur traitement et leur conservation pour respecter ses obligations. Or, l'archivage des documents papier est coรปteux. Le passage au format numรฉrique apporte une solution qui s'inscrit de plus dans l'รฉvolution des usages. Pour faciliter la transition numรฉrique de votre entreprise, il est important de bien cerner le sujet et d'avoir en tรชte les questions ร se poser au cours du projet.
Les enjeux de la numรฉrisation de documents pour les entreprises
Scanner un document original permet d'obtenir une version numรฉrique. C'est le fondement de la numรฉrisation d'un document. La numรฉrisation prรฉsente divers avantages pour les entreprises. Les copies numรฉriques rรฉalisรฉes selon certains critรจres peuvent dorรฉnavant รชtre utilisรฉes pour rรฉpondre aux obligations lรฉgales de conservation des documents.
Des documents papier aux fichiers numรฉrisรฉs
La numรฉrisation de documents consiste ร gรฉnรฉrer une copie รฉlectronique ร partir d'un document au format papier. Les donnรฉes du document original sont retranscrites dans le format numรฉrique, qu'il s'agisse d'image ou de texte. Pour que cette opรฉration soit possible, il faut :
- Procรฉder ร la numรฉrisation du document via un scanner ;
- Enregistrer le document dans le format choisi, le plus frรฉquent รฉtant le format PDF (portable document format).
La numรฉrisation de documents originaux facilite leur traitement et leur gestion par les collaborateurs.
Les bรฉnรฉfices de la numรฉrisation de documents pour les entreprises
La mise en ลuvre de la numรฉrisation de documents prรฉsente de nombreux avantages pour les entreprises. Crรฉer une version numรฉrique ร partir d'un document papier permet notamment de :
- Rรฉduire l'espace d'archivage physique des versions papier ;
- Rรฉduire les coรปts de stockage ;
- Diminuer la consommation de papier dans une optique รฉcologique ;
- Diminuer le risque de perte.
Les entreprises ont donc tout intรฉrรชt ร numรฉriser leurs documents. En outre, l'รฉvolution du Code civil confรจre une valeur juridique ร une copie numรฉrique sous certaines conditions.
La copie numรฉrique acquiert une reconnaissance en tant que preuve
Une durรฉe de conservation et d'archivage est fixรฉe pour certains documents de l'entreprise, tels que des factures ou des dossiers du personnel. En 2016, le Code civil reconnaรฎt ร la copie numรฉrique la mรชme valeur juridique que le document au format papier. On distingue cependant entre copie fidรจle et copie fiable. Une copie numรฉrique fidรจle a une valeur probatoire. Il lui faut pour cela respecter les conditions prรฉvues par le Code civil :
- Qualitรฉ de numรฉrisation du texte ou de l'image ;
- Suivi du contexte de numรฉrisation (date, auteur) ;
- Attribution d'une empreinte รฉlectronique pour garantir l'intรฉgritรฉ du document.
Une copie numรฉrique fiable a, quant ร elle, une valeur probante. Le fichier numรฉrique doit rรฉpondre aux mรชmes exigences que la copie fidรจle. S'y ajoutent les points suivants :
- Une documentation et un contrรดle du processus de numรฉrisation ;
- Un historique des opรฉrations de numรฉrisation ;
- Un stockage dans un systรจme d'archivage รฉlectronique qui assure que la copie ne soit pas altรฉrรฉe.
Depuis 2019, les fichiers au format PDF peuvent รชtre utilisรฉs lors d'un contrรดle de l'URSSAF ou d'un contrรดle fiscal. Ils doivent pour cela รชtre des copies numรฉriques fiables. Une solution de gestion รฉlectronique des documents (GED) est alors nรฉcessaire pour fournir un archivage adรฉquat.
Bien cadrer le projet de numรฉrisation des documents de votre entreprise
Les objectifs de la numรฉrisation doivent รชtre clairs et partagรฉs. Une fois les documents et les ressources concernรฉs identifiรฉs, l'entreprise peut dรฉrouler le projet de numรฉrisation efficacement.
Dรฉfinir les objectifs du projet de numรฉrisation de documents
Bien dรฉfinir les besoins de votre entreprise en termes de numรฉrisation est un prรฉrequis essentiel. Pourquoi numรฉriser vos documents ? Voulez-vous principalement diminuer l'espace occupรฉ par vos archives papier ? Souhaitez-vous faciliter en prioritรฉ la recherche et l'accรจs aux donnรฉes ? Quels sont les processus mรฉtiers sur lesquels le projet aura un impact ? Cette rรฉflexion vous permet :
- De commencer ร dimensionner votre projet ;
- De sรฉlectionner les solutions de gestion externe adaptรฉes.
Identifier les documents et dossiers ร numรฉriser
Il s'agit ensuite de dรฉterminer quels documents ont vocation ร รชtre numรฉrisรฉs. Il vous faut connaรฎtre leur typologie, leur format, ainsi que les usages qui en sont faits. Il n'est souvent pas pertinent de numรฉriser l'ensemble des documents d'une entreprise. Numรฉriser un document qui n'a pas besoin d'รชtre partagรฉ ou consultรฉ n'a pas de valeur ajoutรฉe. Mieux vaut dรฉfinir des prioritรฉs en fonction de :
- La frรฉquence de consultation ;
- Les besoins d'accรจs partagรฉ ;
- Les besoins de mise ร jour rรฉguliรจre ;
- Les obligations de conservation ;
- La confidentialitรฉ des donnรฉes.
La numรฉrisation peut concerner un ensemble de documents papier prรฉexistants, stockรฉs dans des archives. Assurez-vous que les divers systรจmes de classement par dossier sont bien pris en compte. La numรฉrisation peut aussi s'appliquer ร des flux de documents entrants, dont l'information doit รชtre traitรฉe au fur et ร mesure. Des factures ou des contrats sont de bons exemples. Un contrรดle doit รชtre effectuรฉ sur ce type de document. Ils doivent ensuite รชtre conservรฉs. Vous aurez dans ce cas intรฉrรชt ร utiliser aussi une application de gestion รฉlectronique de documents.
Identifier les ressources du projet de numรฉrisation de documents
Les sociรฉtรฉs adoptent diffรฉrentes stratรฉgies en fonction des ressources disponibles pour mener ร bien leur projet de numรฉrisation. La numรฉrisation sera-t-elle effectuรฉe en interne par les collaborateurs, y compris pour les archives prรฉexistantes ? Se pose d'abord la question du matรฉriel nรฉcessaire ร la numรฉrisation. Disposez-vous en interne d'un scanner et des logiciels adaptรฉs ? D'autres questions suivent. Des ressources humaines suffisantes peuvent-elles scanner les archives ? Existe-t-il un espace dรฉdiรฉ pour ce faire ? Il est souvent plus pertinent de faire appel ร un prestataire expert en numรฉrisation.
Choisir une solution de numรฉrisation de documents pertinente
Pour choisir parmi les solutions externes de numรฉrisation de documents, plusieurs aspects doivent รชtre validรฉs. Le prestataire prend-il en charge des formats spรฉcifiques si vous en avez (grandes dimensions, plans techniques) ? Quel sera le lieu oรน s'effectuera la numรฉrisation ? Le prestataire peut assurer le retrait des archives depuis votre site, ou les numรฉriser sur place lorsque les donnรฉes ou informations sont sensibles. Vรฉrifiez aussi qu'un contrรดle qualitรฉ est effectuรฉ sur un รฉchantillon reprรฉsentatif de documents. Dรฉcidez enfin du mode de mise ร disposition des versions numรฉrisรฉes : via une copie sur disque dur, sur clรฉ USB ou en ligne.
Inscrire la numรฉrisation de documents dans une stratรฉgie globale de dรฉmatรฉrialisation
Comme nous avons pu l'expliquer tout au long du document, la numรฉrisation est donc, le procรฉdรฉ informatique par lequel un document papier devient un fichier numรฉrique. Cependant, la dรฉmatรฉrialisation va plus loin que l'action qui consiste ร scanner un document original. Elle transforme les processus de gestion des documents. De la production ร l'archivage, l'information documentaire est gรฉrรฉe de faรงon numรฉrique. Pour mettre en place la dรฉmatรฉrialisation des documents, les sociรฉtรฉs s'appuient sur des solutions GED. Les documents sont intรฉgrรฉs directement dans la GED et archiver รฉlectroniquement une fois le document dรฉposรฉ.
La GED complรจte la numรฉrisation de documents et sรฉcurise les donnรฉes dans un espace numรฉrique protรฉgรฉ. Les fichiers numรฉriques sont reconnus et un systรจme de classement automatisรฉ est mis en place. La recherche avancรฉe d'un document est facilitรฉe, y compris ร partir d'รฉlรฉments de contenu. Les collaborateurs peuvent รฉgalement travailler en commun sur un mรชme fichier en ligne. Lorsque numรฉrisation de documents et GED vont de pair, la transition numรฉrique des sociรฉtรฉs est accรฉlรฉrรฉe.