Le pilotage du cash est la première préoccupation des directions financières pour 2024, quelle que soit la taille de l'entreprise. Dans le contexte économique actuel, les situations de trésorerie sont mises à mal. Les enjeux sont de premier ordre. Les problèmes de liquidités peuvent fragiliser la pérennité des structures.
Alors, comment faire pour limiter les retards de paiement tant des factures clients que des factures fournisseurs ? Quelle solution pour impayés mettre en place ? Nous vous proposons un tour complet des enjeux ainsi que des leviers organisationnels et informatiques à mobiliser. Nous terminerons par un zoom sur l'apport de la dématérialisation et de la GED pour améliorer la stratégie de recouvrement.
Pourquoi chercher des solutions pour réduire et éviter les impayés et retards de paiement ?
Les enjeux d'une bonne gestion des paiements sont très importants, quels que soient les entreprises ou les secteurs d'activité. Les impacts des retards et des impayés ne concernent pas uniquement la chaîne des ventes. L'existence d'une dette fournisseur anormalement longue constitue un signe à surveiller de près. C'est essentiel au vu de la nécessité de sécuriser les approvisionnements de la société.
Les motifs d'impayés et de retard de paiement les plus fréquents
De nombreux facteurs peuvent expliquer qu'un débiteur ne règle pas son créancier. Comprendre la raison de l'impayé aide à trouver des solutions. Voici des situations qui génèrent du retard, voire une mise en demeure pour créance impayée :
- désorganisation administrative de l'entreprise (perte de la facture, retard dans le processus de comptabilisation, de contrôle et de validation) ;
- absence de responsable pour valider le paiement ou pour le générer (effet congé notamment) ;
- existence de litiges non résolus sur les créances qui restent à recouvrer ;
- retardement volontaire du paiement pour ne pas grever sa trésorerie ou mauvaise foi du client ;
- difficulté financière qui empêche la mise en paiement sans délai des factures.
Les impayés clients : un impact important sur la rentabilité de l'entreprise
La démonstration mathématique de l'impact d'une créance impayée est simple. Prenons un exemple. Si le produit ou le service vendu 1 000 euros présente une marge de 20 %, un impayé de ce montant demande la vente de cinq articles supplémentaires pour compenser la perte financière. Si le taux de marge s'élève à seulement 5 %, les commerciaux de l'entreprise doivent vendre 20 fois le même montant pour récupérer l'équivalent de la créance impayée.
Les impayés constituent une vraie plaie financière pour le créancier. Ils peuvent mettre en péril la pérennité de son entreprise. Trouver des solutions pour impayés reste donc une des priorités dans les directions financières.
Les factures fournisseurs impayées : une situation qui fragilise la sécurité des approvisionnements
Les entreprises ont l'habitude de se préoccuper des délais de paiement et du traitement des factures clients impayées. Mais, la surveillance de la dette fournisseur présente aussi de réels enjeux économiques. En se souciant de payer ses fournisseurs correctement et dans les délais, l'entreprise les aide sur le plan financier. Du moins, elle ne leur fait pas subir des retards préjudiciables pour leur propre situation de trésorerie.
Ainsi, ces partenaires ne sont pas tentés de réduire ou de stopper leurs approvisionnements. Payer toute dette vite et à la date convenue, c'est donc une solution pour conforter sa propre production.
Solutions classiques pour la gestion des impayés et du recouvrement en entreprise
Vous recherchez des solutions pour impayés ? Elles se situent à plusieurs niveaux. Elles passent par l'organisation des processus internes à l'entreprise, tant sur le plan humain qu'informatique. Elles comprennent aussi le recours à des solutions de recouvrement internes comme externes, amiables et judiciaires.
Solution pour impayés : anticiper, s'organiser et communiquer au sein de l'entreprise
Une des premières solutions pour éviter ou réduire les retards de paiement, voire les impayés, c'est la qualité des échanges. Une bonne communication interne comme avec ses partenaires, clients et fournisseurs permet souvent d'accélérer les paiements. Voici nos conseils :
- traiter les litiges rapidement afin d'identifier aisément les raisons, sans laisser la situation s'éterniser ;
- impliquer toutes les équipes concernées dans un processus de vente pour accélérer le recouvrement : comptabilité, service commercial, logistique et administration des ventes ;
- instaurer des échanges sereins et sans délai avec les clients en cas de signe de défaillance ou de difficulté financière, afin de trouver des solutions constructives.
Analyse des informations clients et prise de garantie pour réduire le risque d'impayé
En sécurisant la relation commerciale avec le client en amont des commandes, l'entreprise pilote son risque et limite aussi les futurs impayés. Mettez en place une procédure d'analyse et de validation d'un nouveau compte client. Prévoyez si nécessaire des garanties, des encours maximum ainsi qu'une assurance crédit. Pensez enfin à demander au débiteur un acompte à la commande.
Facturer rapidement les clients pour éviter un délai de paiement supplémentaire
Pour se faire payer rapidement, le créancier a tout intérêt à établir et transmettre vite chaque facture de vente. Ainsi, il évite d'ajouter plusieurs jours supplémentaires au délai de paiement prévu au contrat ou sur la facture. Contrôlez périodiquement que toutes les livraisons sont facturées, par exemple chaque semaine et au minimum chaque fin de mois.
Mettre en place des procédures de pré-relance et de relance des clients
Le recouvrement de chaque client suppose aussi de déployer une procédure de relance stricte, cadencée et en entonnoir. La pression sur le client va crescendo à chaque relance. Commencez idéalement par de la pré-relance avant échéance de la facture. Cela aide à identifier les factures égarées par exemple. Pensez également à gérer le recouvrement par de la relance multicanal : courrier, mail, téléphone, SMS, etc.
La procédure comporte une étape ultime en recouvrement amiable : l'envoi d'une lettre de mise en demeure par courrier recommandé. En cas d'impayé persistant, l'entreprise doit passer à une phase de recouvrement judiciaire (huissier, action en justice, etc.).
Organiser ses procédures de recouvrement amiable et de recouvrement judiciaire
Pour le recouvrement amiable, l'entreprise peut choisir de le réaliser en interne ou de l'externaliser auprès d'une société spécialisée ou d'un huissier de justice appelé désormais commissaire de justice. Tout dépend des ressources et des compétences disponibles en interne.
Pour trouver une solution à vos impayés, organisez en plus du recouvrement amiable la procédure à suivre pour du recouvrement judiciaire. Tout créancier dispose ainsi de plusieurs recours en justice contre le débiteur en cas de créances en souffrance :
- la procédure de l'injonction de payer (au tribunal de commerce) ;
- le référé provision devant le juge des référés ;
- l'assignation au fonds, un véritable procès devant le tribunal.
Une solution pour limiter les impayés à connaître : la dématérialisation des factures
En dehors de ces méthodes classiques en entreprise, nous souhaitons vous expliquer pourquoi la digitalisation des flux de factures contribue à éviter ou résorber les impayés et retards de paiement.
Zeendoc, une solution complète de dématérialisation et de gestion électronique des documents
Zeendoc est une plateforme qui offre toutes les prestations de dématérialisation aux entreprises, en tant qu'outil GED (gestion électronique de documents). Depuis plusieurs décennies, nous aidons les entreprises à réaliser leur transformation digitale. Nativement opérateur de dématérialisation, quel que soit le format de vos données, nous poursuivons notre accompagnement avec le déploiement de la facture électronique.
Nous intégrons déjà les factures à destination d'entreprises du secteur public dans le portail Chorus Pro. Nous offrirons demain les services requis pour gérer la facturation électronique entre les entreprises.
Les avantages de la facture électronique pour l'accélération des paiements en entreprise
Zeendoc intervient à tous les stades du processus achat (commande, réception, facturation, paiement). Il en va de même pour les ventes (commande, expédition, facturation, encaissement).
Une meilleure traçabilité des opérations, de la commande au paiement de la facture électronique
Grâce à Zeendoc, toutes les informations gérées par l'entreprise, générées en interne ou reçues des clients et fournisseurs, sont archivées de façon sécurisée en un seul lieu. Toutes les personnes habilitées peuvent y accéder, en fonction de leurs droits.
Chaque collaborateur retrouve toutes les pièces dans le dossier dématérialisé du client ou du fournisseur. Les rapprochements entre commande, réception ou livraison, facturation et paiement s'effectuent automatiquement. C'est la garantie d'une parfaite traçabilité.
Des workflows de validation intégrés à la solution Zeendoc : une accélération du processus en mode collaboratif
Ce fonctionnement fluidifie les échanges et favorise la collaboration entre les équipes, même en dehors du bureau. Avec les workflows que nous proposons pour contrôler et valider chaque document en ligne, les entreprises gagnent en agilité et en temps. Une facture fournisseur ne se retrouve plus impayée à l'échéance du fait de l'absence de comptabilisation ou de validation.
Les statuts de la facture électronique : une solution pour réduire la créance ou la dette impayée
La réforme de la facture électronique obligatoire en France implique de gérer des statuts de factures, tout au long de leur cycle de vie. Ces informations communiquées systématiquement aux partenaires économiques (en plus de l'administration fiscale) vont révolutionner le suivi du recouvrement.
En effet, par une simple consultation en ligne du statut d'une facture, chaque entreprise connaîtra parfaitement la situation chez son client, sans devoir l'appeler ou réaliser une pré-relance.
Zeendoc transmettra les informations requises par la loi, ainsi que le volet facultatif. Nous contribuerons encore plus à améliorer les solutions de recouvrement et de communication entre les clients et les fournisseurs. Notez que c'est celui qui réalise une action sur la facture (émission, réception ou validation du paiement) qui met à jour son statut.
Un décret publié le 9 octobre 2022 au Journal officiel détaille les statuts obligatoires :
- les statuts de "dépôt" et de "rejet" de la facture concernent les plateformes de dématérialisation retenues par chaque entreprise ;
- le statut de "refus" signifie que le client a rejeté une facture (litige) ;
- le statut "encaissée" informe du paiement effectif.
La transformation digitale des entreprises apporte de la fluidité dans les échanges commerciaux. Elle facilite le contrôle, la validation, le suivi, la résolution des litiges, etc., autant de points qui accélèrent les paiements et diminuent les impayés. Zeendoc propose toutes ces fonctionnalités aux entreprises. Nous vous aidons à sécuriser vos encaissements clients et aussi vos approvisionnements fournisseurs.
