La solution Zeendoc

X

GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Formulaires

Simplifiez la gestion de vos documents et optimisez vos processus métier.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Application Mobile

Découvrez Zeendoc sur smartphone et tablette.

Numérisation de vos documents d'entreprise

Vos métiers

X
Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

X
Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

Actualités

Le bon endroit pour savoir tout ce qu'il se passe autour de Zeendoc.

Portail Solutions

Vérifiez la compatibilité entre Zeendoc et vos logiciels professionnels

Presse

La presse parle de Zeendoc ! Retrouvez toutes nos parutions.

Vidéos

Découvrez toutes nos vidéos sur la solution Zeendoc.

Ressources à télécharger

Téléchargez gratuitement nos livres blancs, brochures,
cas clients, webinaires et infographies.

Accueil » Actualités » Conseils » Utilisation des formulaires en ligne : les bénéfices et avantages

Utilisation des formulaires en ligne : les bénéfices et avantages

mardi 23 avril 2024

Les formulaires en ligne sont indispensables pour le recueil des informations auprès de clients, employés ou partenaires. Des questionnaires, sondages et enquêtes au format numérique offrent une solution pratique et efficace. Ils répondent à la nature variée des besoins des entreprises, qu'il s'agisse de réduire les coûts ou d'améliorer l'expérience utilisateur. Découvrez les nombreux bénéfices et avantages des formulaires en ligne ainsi que nos conseils et solutions pour améliorer leur création. 

Une collecte et une analyse de données plus efficaces 

Le formulaire électronique permet aux entreprises de collecter des données nécessaires à leur fonctionnement. Cela concerne la dématérialisation des dossiers du personnel, des dossiers clients et des dossiers fournisseurs. Pour une recherche marketing, cela s'étend aux résultats des questionnaires d'évaluation, des enquêtes de satisfaction et des sondages d'opinion. Le service public, lui, gère les informations de formulaires administratifs comme la déclaration de l'impôt sur les revenus. 

Le formulaire numérique optimise et sécurise la collecte de tous types de données en agissant sur des facteurs essentiels : 

  1. Réduction des coûts : la mise en œuvre de ces formulaires élimine les coûts associés à l'utilisation du papier. Il n'est plus nécessaire d'imprimer et de distribuer des questionnaires physiques. Les entreprises font ainsi des économies significatives tout en réduisant leur empreinte environnementale. 
  2. Optimisation du temps : la collecte des résultats des sondages et enquêtes au format papier et leur numérisation représentent une perte de temps importante. Grâce aux services numériques, les réponses sont tout de suite disponibles et exploitables. 
  3. Amélioration de la précision des données : la saisie sur papier des réponses et leur transfert au format digital présentent des risques d'oubli, de déformation et de perte de données. Les formulaires numériques résolvent ces problèmes avec des fonctionnalités avancées telles que les listes déroulantes, les cases à cocher et la validation automatique des champs. Ils assurent la normalisation et la mise en forme des données. De plus, en rendant certains champs obligatoires, aucune donnée n'est omise. 
  4. Renforcement de la sécurité des informations : les formulaires numériques protègent les informations collectées grâce au cryptage des données et aux contrôles. Ils renforcent la sécurité lors de la communication de données sensibles. C'est le cas, par exemple, lors de la déclaration de l'impôt sur les revenus. 

Grâce aux formulaires en ligne, les entreprises peuvent donc facilement collecter des données. Elles peuvent aussi extraire les résultats sous forme de statistiques ou de fichiers. Les résultats sont exportables vers les outils d'analyse et de business intelligence et plus simplement vers des tableurs comme Microsoft Excel et Google Sheets. 

Une meilleure expérience des utilisateurs grâce aux services et questionnaires numériques 

Grâce aux formulaires en ligne, les entreprises offrent à leurs interlocuteurs une expérience plus confortable. De façon générale, leur utilisation améliore la vie du personnel. Elle simplifie notamment le processus de déclaration des notes de frais pour les employés. La communication interne est plus efficace. Pour les clients, les formulaires en ligne facilitent la déclaration d'incident et la demande de service. 

Ces formulaires disposent d'une accessibilité accrue. Les répondants complètent les questionnaires n'importe où et à n'importe quel moment. Ils utilisent l'appareil de leur choix dès lors que celui-ci est connecté à internet. Certains formulaires disposent même d'un mode hors connexion. Les réponses sont stockées sur l'appareil des répondants jusqu'à sa reconnexion à internet. 

Le questionnaire électronique simplifie la saisie pour les répondants grâce à une interface intuitive. Ces derniers s'aident des normes graphiques et des fonctions de remplissage. Ils naviguent facilement d'une page à l'autre. 

L'intégration de widgets contribue également à rendre l'expérience utilisateur plus conviviale. Ces éléments interactifs comprennent, par exemple, la sélection d'une date sur un calendrier et les champs de signature électronique. Ils permettent aussi la transmission des documents par glisser-déposer ou simple sélection. 

Des formulaires en ligne adaptés aux besoins spécifiques des entreprises 

Le questionnaire en ligne est un outil de collecte de données flexible et personnalisable. Il permet en effet aux entreprises de concevoir sur mesure des documents, questionnaires, sondages et enquêtes parfaitement adaptés à leurs besoins. 

Personnalisation d'un formulaire numérique au service de l'entreprise 

Grâce à l'interface d'administration, les entreprises peuvent personnaliser leurs questionnaires. Les formulaires numériques permettent d'ajouter un logo et de modifier les couleurs et polices de caractères. Les entreprises peuvent également déplacer les blocs de questions. Si besoin, elles insèrent des éléments comme leurs conditions générales d'achat (CGA). Elles s'assurent de la communication, de leur identité visuelle et d'informations commerciales et légales. 

Les fonctions de calculs automatiques participent elles-aussi à l'adaptation des formulaires. Elles sont essentielles en cas de bons de commande. Elles permettent, par exemple, le calcul de frais de livraison. Les sondages et enquêtes d'évaluation peuvent fournir un score global. Celui-ci sera calculé en fonction de la pondération des questions. 

L'intégration fluide dans le système applicatif de l'entreprise constitue un autre avantage majeur. Un formulaire peut se connecter à différents outils, comme une application de paiement. Il peut synchroniser les informations collectées avec le système de gestion de la relation client (CRM). L'intégration à des tableurs, comme Google Sheets, permet l'enregistrement des réponses des formulaires dans une feuille de calcul. Elle participe à une gestion centralisée et une analyse simplifiée des données. 

Amélioration des formulaires en ligne : les bénéfices et avantages maximisés 

Pour optimiser les avantages des formulaires en ligne, il est crucial de rationaliser leur conception. Cela implique de simplifier les processus et de les adapter aux besoins spécifiques de vos utilisateurs. 

Stratégies et conseils pour optimiser le processus de création de formulaires 

Pour améliorer la création de vos formulaires en ligne, il est nécessaire d'adopter une approche méthodique et réfléchie. Quelques conseils élémentaires sont à suivre pour gagner en efficacité et en pertinence : 

  1. Définition des objectifs et des utilisateurs cibles : le questionnaire doit être adapté à votre cible et répondre à un objectif spécifique. Il faut lister les informations précises que vous souhaitez recueillir directement ou par calcul. 
  2. Optimisation du nombre de champs et de pages : un formulaire numérique doit idéalement être court et concis. Un nombre de champs de réponse minimum permet également de réduire le temps de saisie pour les répondants. Il dépend du type de formulaire. Par exemple, un formulaire de contact ne fait généralement pas plus d'une page. 
  3. Choix des questions : le type, la nature et la formulation des questions doivent être précis. Les questions ne doivent être ni redondantes ni superflues. 
  4. Organisation du formulaire : le questionnaire doit avoir une structure claire. Les sections regroupent des questions de même nature. Elles doivent s'enchaîner de façon logique. Les titres des sections doivent guider les répondants dans leur compréhension. Des titres bien choisis attirent l'attention des répondants sur les aspects clés du formulaire. 
  5. Simplification du processus de saisie : l'objectif est de faciliter la tâche des répondants et d'augmenter les chances d'obtenir des réponses. Votre entreprise doit utiliser les aides au remplissage telles que les listes déroulantes et les widgets. 
  6. Évaluation de la performance : une évaluation régulière des performances du questionnaire permet de détecter d'éventuels points faibles. Par exemple, l'évaluation des taux de conversion peut révéler des problèmes de convivialité ou des obstacles à la soumission des données. 
  7. Évaluation et choix de l'outil de création de formulaire : vous devez privilégier un outil adapté à vos besoins. Son administration doit être facile. Il doit s'intégrer avec vos outils existants. L'évaluation comparative de différents modèles de formulaires permet d'identifier la meilleure offre. 

En suivant ces quelques conseils, vous pourrez améliorer la création et la pertinence de vos formulaires en ligne. Une évaluation périodique vous permettra également de vous assurer de leur adéquation avec vos besoins. Si vous êtes à la recherche d'un nouvel outil, n'hésitez pas à réaliser un benchmark. Étudiez les avantages et inconvénients de différentes solutions telles que Google Forms ou Zeendoc forms by Skyged. 

Zeendoc forms by Skyged : notre offre de formulaire amélioré 

Le partenariat Zeendoc forms by Skyged réunit le numéro 1 des solutions de gestion électronique des documents (GED) pour TPE/PME et le numéro 1 de la création de formulaires en ligne. Cette solution révolutionne la façon de créer les questionnaires et de gérer les informations. Elle offre un formulaire digital : 

  • accessible, facile et rapide, à créer en toute autonomie ; 
  • personnalisable, tant sur le fond que la forme ; 
  • évolutif grâce à une mise à jour régulière de la bibliothèque de blocs interactifs ; 
  • source de revenus récurrents supplémentaires ; 
  • bénéficiant du soutien d'un service de démo et d'accompagnement. 

Zeendoc forms by Skyged est une solution simple et flexible répondant aux besoins changeants des entreprises. Avec son interface d'administration dynamique, l'application s'intègre parfaitement à l'environnement Zeendoc pour une gestion des données optimisée. 

Les formulaires en ligne offrent de nombreux bénéfices et avantages. Ils permettent une collecte de données efficace, une meilleure expérience utilisateur et une réduction des coûts. Avec l'utilisation des smart forms et l'émergence de partenariats innovants comme Zeendoc forms by Skyged, les entreprises disposent de solutions adaptées à leurs besoins. 

Découvrez d'autres articles de Zeendoc

Retouvez-nous au salon VivaTech du 22 au 25 mai 2024

Retouvez-nous au salon VivaTech du 22 au 25 mai 2024

Zeendoc sera présent au salon VivaTechnology du 22 au 25 mai 2024 à Paris - Stand B33 Venez découvrir comment Zeendoc peut transformer la façon dont votre entreprise gère ses documents, en vous offrant une solution simple, sécurisée et efficace. Rencontrez notre...

Pin It on Pinterest