Le Scan Center numérise et valorise les données qui se trouvent sur vos documents et vous permet de les retrouver rapidement et de les partager en permanence.
L'utilisation du numérique s'avère aujourd'hui indispensable pour toute entreprise. Numériser ses documents originaux est d'ailleurs un véritable enjeu au même titre que la dématérialisation. En plus d'assurer la conservation des archives et des dossiers en cours, cela facilite leur organisation, ainsi que le partage des informations en ligne. Découvrez comment gagner en efficacité en utilisant le service de numérisation proposé par le Scan Center !
La numérisation de documents papier
quel intérêt pour une entreprise ?
Avec l'avènement du numérique, les entreprises délaissent progressivement le tout papier pour se tourner vers la dématérialisation. Même si de nouvelles mesures sont prises, elles se confrontent toutefois à la difficile gestion des archives. Pour sécuriser vos documents originaux, gagner en efficacité et libérer de l'espace de stockage physique, des solutions de numérisation telles que Scan Center existent !
Numériser votre document signifie que vous créez une reproduction du support initial au format numérique. Les outils utilisés transforment le signal analogique du document en un signal numérique. Le fichier informatique obtenu peut alors être lu par un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Particulièrement fidèle, ce système de conversion s'adapte autant aux textes manuscrits et dactylographiés qu'aux images, et ce, peu importe leurs dimensions. Les données peuvent ensuite se transmettre par voie électronique, facilitant ainsi le partage d'information.
Numériser ses documents d'entreprise avec Scan Center quels avantages ?
Dans un monde où la culture du numérique bat son plein, la numérisation participe activement à l'adaptation des entreprises et répond à plusieurs objectifs. Faire le choix d'une solution comme Scan Center vous assure une transition rapide et se révèle particulièrement bénéfique sur le long terme. Nous vous en dévoilons les principaux avantages.
Réduction des coûts de stockage et d'impression de vos documents et archives
L'archivage papier demande énormément de ressources : un espace où stocker les documents, des frais d'impression et une organisation sans faille afin de s'y retrouver. Avec une solution telle que Scan Center, la conservation de vos dossiers n'aura jamais été aussi simple. Après avoir été numérisés, ceux-ci sont disponibles sur un support numérique et n'encombrent plus vos locaux. Nous fournissons une copie fidèle et prenons en charge tous les formats : A4, A3, grandes dimensions, plans cadastraux, plans techniques, etc.
Faire le choix de la numérisation, c'est aussi contribuer à l'environnement ! À l'instar de la dématérialisation, vous n'avez plus besoin d'imprimer systématiquement. Ainsi, vous économisez non seulement de l'espace, mais également des fournitures (encre, feuilles blanches, boîtes d'archives, matériel d'impression, etc.).
Sécurisation des fichiers numériques avec une durée de conservation infinie
Certains documents administratifs doivent être précieusement gardés pendant plusieurs années, dont certains originaux. Les délais légaux de conservation diffèrent en fonction du type de document. En utilisant le service de numérisation de Scan Center, vous préservez vos dossiers et vos informations. Ils sont sauvegardés indéfiniment sur les supports physiques de votre choix (disque amovible, clé USB).
Pour davantage de sécurité, vous avez également la possibilité de sauvegarder vos données numériques sur le cloud avec notre solution de gestion documentaire (GED) Zeendoc. Ce portail s'avère d'autant plus intéressant qu'il vous permet de consulter vos fichiers à tout moment sur ordinateur, smartphone et tablette.
Optimisation de votre archivage électronique et recherche d'information facilitée
La numérisation favorise grandement l'archivage électronique des documents et données numériques. En plus de numériser vos dossiers sous forme de copie fidèle, notre équipe réalise l'indexation et l'océrisation (OCR) de tous vos fichiers. L'OCR consiste à effectuer une reconnaissance optique de caractères. Lors de ces étapes de post-traitement, nous respectons scrupuleusement votre système de classement. La recherche d'information s'en trouve grandement facilitée, d'autant plus que vous pouvez faire une requête par code ou mot-clé avec l'outil informatique.
Nous nous engageons à réaliser un traitement express de vos travaux après étude de votre projet et de vos objectifs. Oubliez la recherche fastidieuse parmi une multitude de dossiers. Avec nos solutions sur mesure, vos collaborateurs gagnent un temps précieux qu'ils peuvent consacrer à leur cœur de métier.
Amélioration du partage d'information et de la collaboration en ligne
Diffuser des documents imprimés ou écrits se révèle parfois un vrai parcours du combattant. Entre les délais postaux, le risque d'égarer les documents et la nécessité de se déplacer pour les récupérer, vos clients et vos collaborateurs ont tout intérêt à passer à la dématérialisation. Une fois disponible dans un format numérique, un document professionnel se transmet facilement et rapidement par voie électronique (e-mail, lien de téléchargement, dossier partagé). En plus, il se conserve jusqu'à suppression. De cette manière, vous optimisez le partage d'information au sein de la société.
Après avoir numérisé et classé vos archives, Scan Center peut aussi mettre vos données à disposition sur un outil de GED. Nous vous recommandons d'ailleurs notre solution d'archivage numérique Zeendoc. Vos informations seront ainsi stockées en ligne de façon sécurisée. Vos collaborateurs pourront les exploiter et les consulter à tout moment.
Confiez votre projet de numérisation de documents à Scan Center : les étapes
L'équipe de Scan Center vous accompagne tout au long de votre projet de numérisation, de l'analyse de vos objectifs à la validation de l'échantillonnage. Lorsque vous faites appel à nos services, nous entamons un processus en plusieurs étapes :
- Prise de contact, analyse et élaboration du cahier des charges ;
- Retrait des archives papier directement au sein de l'entreprise ;
- Processus de numérisation et d'indexation des documents ;
- Mise à disposition des données sur un support numérique ;
- Validation de l'échantillonnage et restitution des originaux.
Depuis près de 20 ans, Scan Center fournit un service sur mesure aux entreprises. Au sein de notre atelier de 1 000 m² entièrement équipé en matériel de pointe, nous sommes capables de numériser tous types de documents, peu importe leur format, leur quantité et leur état. Nous nous engageons aussi à traiter vos travaux rapidement.
En faisant ce pas nécessaire vers la dématérialisation, vous optimisez et simplifiez considérablement la façon de gérer votre archivage et vos documents professionnels. Vous économisez également de nombreuses ressources au quotidien. N'hésitez donc pas à faire appel à notre service de numérisation.
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
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