Das Scan Center digitalisiert und verwertet die Daten, die sich auf Ihren Dokumenten befinden, und ermöglicht es Ihnen, diese schnell zu finden und jederzeit mit anderen zu teilen.
Die Nutzung digitaler Medien ist heute für jedes Unternehmen unverzichtbar. Die Digitalisierung von Originaldokumenten ist ebenso eine Herausforderung wie die Entmaterialisierung. Das erleichtert nicht nur die Aufbewahrung von Archiven und laufenden Akten, sondern auch deren Organisation und den Online-Austausch von Informationen. Finden Sie heraus, wie Sie durch die Nutzung des von Scan Center angebotenen Scan-Service effizienter arbeiten können!
Das Scannen von Papierdokumenten
wie interessant ist das für ein Unternehmen?
Mit dem Aufkommen der Digitalisierung verabschieden sich die Unternehmen allmählich von der reinen Papierform und wenden sich der Entmaterialisierung zu. Auch wenn neue Maßnahmen ergriffen werden, sehen sie sich dennoch mit der schwierigen Aufgabe konfrontiert, ihre Archive zu verwalten. Um Ihre Originaldokumente zu sichern, die Effizienz zu steigern und physischen Speicherplatz freizugeben, gibt es Digitalisierungslösungen wie Scan Center!
Ihr Dokument zu digitalisieren bedeutet, dass Sie eine Reproduktion des ursprünglichen Mediums im digitalen Format erstellen. Die verwendeten Werkzeuge wandeln das analoge Signal des Dokuments in ein digitales Signal um. Die daraus resultierende Computerdatei kann dann von einem Computer, Tablet oder Smartphone gelesen werden. Dieses Konvertierungssystem ist besonders zuverlässig und eignet sich sowohl für handgeschriebene und maschinengeschriebene Texte als auch für Bilder, unabhängig von deren Größe. Die Daten können dann elektronisch übertragen werden, was den Informationsaustausch erleichtert.
Digitalisierung von Unternehmensdokumenten mit Scan Center welche Vorteile?
In einer Welt, in der die digitale Kultur in vollem Gange ist, trägt die Digitalisierung aktiv zur Anpassung der Unternehmen bei und erfüllt mehrere Ziele. Die Entscheidung für eine Lösung wie Scan Center ermöglicht Ihnen einen schnellen Übergang und ist langfristig von großem Nutzen. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Vorteile auf.
Senkung der Kosten für die Lagerung und das Drucken Ihrer Dokumente und Archive
Die Papierarchivierung erfordert enorme Ressourcen: Platz für die Aufbewahrung der Dokumente, Druckkosten und eine lückenlose Organisation, um den Überblick zu behalten. Mit einer Lösung wie Scan Center ist die Aufbewahrung Ihrer Unterlagen so einfach wie nie zuvor. Nachdem sie gescannt wurden, sind diese auf einem digitalen Datenträger verfügbar und verstopfen nicht länger Ihre Räumlichkeiten. Wir liefern eine originalgetreue Kopie und unterstützen alle Formate: A4, A3, große Formate, Katasterpläne, technische Zeichnungen etc.
Wenn Sie sich für das Scannen entscheiden, tragen Sie auch zum Umweltschutz bei! Durch die Digitalisierung müssen Sie nicht mehr systematisch drucken. So sparen Sie nicht nur Platz, sondern auch Material (Tinte, leere Blätter, Archivboxen, Druckmaterial usw.).
Sichere digitale Dateien mit unendlicher Aufbewahrungsdauer
Bestimmte Verwaltungsdokumente müssen mehrere Jahre lang sorgfältig aufbewahrt werden, darunter auch einige Originale. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Art des Dokuments. Wenn Sie den Scan-Service von Scan Center in Anspruch nehmen, bewahren Sie Ihre Akten und Informationen. Sie werden auf unbestimmte Zeit auf physischen Datenträgern Ihrer Wahl (Wechselplatte, USB-Stick) gespeichert.
Für mehr Sicherheit haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre digitalen Daten in der Cloud mit unserer Dokumentenmanagementlösung (DMS) Zeendoc zu speichern. Dieses Portal ist besonders interessant, da Sie Ihre Dateien jederzeit über Computer, Smartphones und Tablets abrufen können.
Optimierung Ihrer elektronischen Archivierung und erleichterte Informationssuche
Das Scannen begünstigt dieelektronische Archivierung von digitalenDokumenten und Daten erheblich. Unser Team digitalisiert nicht nur Ihre Akten als originalgetreue Kopie, sondern führt auch die Indexierung und OCR (OCR) aller Ihrer Dateien durch. Bei der OCR wird eine optische Zeichenerkennung durchgeführt. Bei diesen Nachbearbeitungsschritten halten wir uns strikt an Ihr Ordnungssystem. Die Informationssuche wird dadurch erheblich erleichtert, zumal Sie mit dem Computertool eine Abfrage nach Codes oder Schlüsselwörtern durchführen können.
Wir verpflichten uns zu einer Expressbearbeitung Ihrer Arbeit, nachdem wir Ihr Projekt und Ihre Ziele untersucht haben. Vergessen Sie die mühsame Suche in einer Vielzahl von Akten. Mit unseren maßgeschneiderten Lösungen sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie für ihr Kerngeschäft nutzen können.
Verbesserung des Informationsaustauschs und der Online-Zusammenarbeit
Das Verteilen von gedruckten oder geschriebenen Dokumenten ist manchmal ein wahrer Hindernislauf. Zwischen Postlaufzeiten, dem Risiko, Dokumente zu verlegen, und der Notwendigkeit, sie vor Ort abholen zu müssen, ist es für Ihre Kunden und Mitarbeiter von Vorteil, auf papierlose Verfahren umzusteigen. Sobald ein Geschäftsdokument in einem digitalen Format vorliegt, kann es einfach und schnell auf elektronischem Weg (E-Mail, Download-Link, gemeinsamer Ordner) übermittelt werden. Außerdem lässt es sich bis zur Löschung aufbewahren. Auf diese Weise optimieren Sie den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens.
Nachdem Scan Center Ihr Archiv gescannt und klassifiziert hat, kann es Ihre Daten auch auf einem Tool von DMS zur Verfügung stellen. Wir empfehlen Ihnen übrigens unsere digitale Archivierungslösung Zeendoc. Ihre Informationen werden dann online auf sichere Weise gespeichert. Ihre Mitarbeiter können sie jederzeit nutzen und abrufen.
Beauftragen Sie Scan Center mit dem Scannen von Dokumenten: die Schritte
Das Team von Scan Center begleitet Sie während Ihres gesamten Scanprojekts, von der Analyse Ihrer Ziele bis hin zur Validierung der Muster. Wenn Sie unsere Dienste in Anspruch nehmen, beginnen wir einen mehrstufigen Prozess :
- Kontaktaufnahme, Analyse und Erstellung des Pflichtenhefts;
- Abholung von Papierarchiven direkt im Unternehmen ;
- Prozess des Scannens und Indexierens von Dokumenten ;
- Bereitstellung der Daten auf einem digitalen Datenträger ;
- Validierung der Stichproben und Rückgabe der Originale.
Seit fast 20 Jahren bietet Scan Center Unternehmen einen maßgeschneiderten Service. In unserer 1000 m² großen, vollständig mit modernsten Geräten ausgestatteten Werkstatt sind wir in der Lage, alle Arten von Dokumenten zu scannen, unabhängig von Format, Menge und Zustand. Wir verpflichten uns außerdem, Ihre Aufträge schnell zu bearbeiten.
Wenn Sie diesen notwendigen Schritt in Richtung Entmaterialisierung gehen, optimieren und vereinfachen Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Archivierung und Ihre Geschäftsdokumente verwalten, erheblich. Außerdem sparen Sie täglich viele Ressourcen. Zögern Sie also nicht, unseren Scanservice in Anspruch zu nehmen.
Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!
Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit des Scannens für Klein- und Mittelbetriebe