La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Vos métiers

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

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Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

Actualités

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Lexique GED

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

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Ressources à télécharger

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Agence immobilière Thillard & Duhamel

Témoignage de Baptiste LOPEZ, administrateur de biens

L'entreprise

Activité de l’entreprise : Gestion / Location / Transactions Immobilières et Commerciales

Quelques chiffres :

  • 19 personnes
  • 1 200 biens gérés
  • 1 vente tous les deux jours
  • 360 locations par an

Témoignage recueilli auprès de M. Baptiste LOPEZ, administrateur de biens de l’agence immobilière Thillard et Duhamel.

Merci à notre partenaire 5D Normandie !

La mise en place

Douze utilisateurs ont été formés à l’utilisation de la solution. Tous sont à la fois des utilisateurs qui recherchent de l’information et qui déposent et classent leurs documents dans Zeendoc.

La mise en place de Zeendoc au sein de l’entreprise s’est faite en quelques semaines et la prise en main des utilisateurs a été particulièrement rapide. Le déploiement de la solution s’est intégré à une approche globale : matériel et solution logicielle. Un audit documentaire simple a permis d’apporter une vision à 360° des besoins en matière de dématérialisation, des objectifs à atteindre et des compétences des utilisateurs.

Chacun de nos collaborateurs recherche dans ses dossiers entre 10 et 15 fois par jour. Zeendoc a réduit de 40 à 50% le temps passé à cette activité.

Zeendoc au quotidien c'est...

Pouvoir retrouver en quelques secondes tous les informations des candidats à une location ou le dossier d’un bien. Un accès pour nos collaborateurs en déplacement à toute la base documentaire de l’agence sur smartphone ou tablette et la possibilité de capturer et transférer instantanément photos et documents importants à l’agence.

Les attentes et les bénéfices pour notre client

 

Gain de temps

L’objectif à atteindre pour notre client était avant tout de faciliter la recherche de documents dans les dossiers de gestion locative. En moyenne, chaque utilisateur a besoin d‘accéder entre 10 et 15 fois à ces dossiers dans le cadre de son activité quotidienne. Le temps passé à rechercher un document a été réduit de 40 à 50%, soit environ une demi-heure à 45 min de temps de travail économisé par personne et par jour.

 

Accès mobile en rendez-vous

L’application dédiée mobile permet d’accéder très rapidement sur smartphone ou tablette aux documents nécessaires (pour la gestion des sinistres en particulier) lors d’un rendez-vous à l’extérieur.

 

Gestion des droits et confidentialité

Garantir la confidentialité de certains types de documents malgré un accès de tous les utilisateurs à une base unique était également un des éléments importants à intégrer. Les documents plus confidentiels, type Ressources Humaines par exemple, ont également pu être intégrés à la base avec une allocation de droits de ces documents à différents utilisateurs selon leurs rôles respectifs. A tous les niveaux, Zeendoc a répondu présent pour faciliter la gestion au quotidien de l’entreprise.

 

Zeendoc au futur...

La solution étant complètement évolutive, notre client ouvre maintenant une nouvelle armoire pour gérer les documents liés à la gestion interne de l’agence (contrats, factures …). D’autres sont à l’étude comme la gestion des règlements de copropriété et également la création d’un espace d’accès à certains documents (baux, avis d’échéance) pour les clients, rendue possible grâce au nombre d’utilisateurs illimités dans Zeendoc !

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