Hirsch, transport routier de marchandises

"Zeendoc a facilité le système de validation des factures fournisseurs, la recherche des documents et l’envoi des factures clients.", explique Caroline Hirsch, Directrice Administrative et Financière de la société Hirsch.

La société de transport routier de marchandises HIRSCH passe à la GED avec Zeendoc !

Situation : La société HIRSCH est spécialisée dans le transport routier de marchandises

Nombre de salariés : 48

Nombre de sites : 1 à Val-de-Reuil, commune située dans le département de l’Eure, en région Normandie

Témoignage : Madame Caroline Hirsch, Directrice Administrative et Financière

Merci à notre partenaire 5D Normandie !

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Le besoin

Notre client a fait appel à nous pour répondre à des problématiques liées à l'archivage et à la recherche de documents. Leurs archives étant centralisées dans un bureau, de nombreux déplacements étaient nécessaires pour rechercher et trouver les différents documents administratifs. Avec plus de 1500 factures fournisseurs chaque année, il leur a semblé nécessaire de mettre en place un système de validation de ces factures afin de procéder plus aisément aux paiements.

La mise en place de la solution Zeendoc

Pour répondre aux besoins de notre client, nous avons mis en place un système d'archivage des documents papier et numérique de l’entreprise dans une seule base documentaire. Les conséquences de ce déploiement a permis de :

  • Paramétrer plusieurs classeurs de factures tout en tenant compte de l'organisation de l'entreprise, notamment : un classeur de factures à valider par la direction, par la DAF, factures à payer, factures litigieuses, et également un classeur pour la gestion du parc de véhicules.
  • Instaurer un système de tampons tout en respectant les process de parcours de validation interne.

Simplicité et fluidité : grâce à la solution Zeendoc, la mise en place de tampons pour le circuit de validation permet désormais à notre client de savoir qui valide la facture, quel jour et à quelle heure !

 

Les résultats

D'après les collaborateurs de Hirsch, l’adhésion à la solution GED Zeendoc a été facile et n'a posé aucune résistance. L’outil est fiable et facile à prendre en main, et ils ont noté un résultat certain dans leur travail quotidien vis-à-vis du traitement de leurs factures fournisseurs et clients : 

  • L’archivage des documents a été facilité ainsi que le temps de recherche. Plus besoin de déplacements entre les différents bureaux pour retrouver une facture.
  • Meilleure gestion du parc de véhicules avec le stockage de tous les documents relatifs à un même tracteur (entretien, réparations) et envoi automatique vers le logiciel métier.
  • La dématérialisation de l’envoi des factures clients (environ 3000 par an) leur permet de les tracer, d’être payé plus rapidement et de faire un suivi du recouvrement.

De plus, une fois le déploiement de la solution effectué, la reconnaissance automatique a permis à notre client un gain de temps considérable en ce qui concerne la saisie, la manipulation et la recherche de documents. Un gain financier est également a noté : notre client déclare une diminution significative de ses frais postaux (-70%) grâce à la dématérialisation de ses factures.

Enfin, la mise en place de la solution GED Zeendoc permet à notre client de se connecter à distance, et de donner accès pour consultation à des tiers autorisés.

Le futur

A l'avenir, madame Caroline Hirsch souhaite faire appel à nouveau à Zeendoc pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de salaires au sein de son entreprise. Avec pas moins de 48 collaborateurs, cette nouvelle fonctionnalité permettra de faciliter les échanges avec les salariés en déplacement.

 La solution GED Zeendoc comprend de nombreux avantages : fiabilité, facilité d’utilisation et une meilleure accessibilité à distance.