Dématérialisation d'un commerce

 « Logiciel aujourd’hui indispensable. Il permet une gestion des factures fournisseurs et des factures clients bien moins coûteuse, plus rapide, et bien plus fiable ».

Le plateau du fromager / Le comptoir du pêcher

Situation : 

  • Le comptoir du Pêcher : Commerce de détail de fruits et légumes, fromage, épicerie
  • Le Plateau du Fromager : Commerce de gros du Fromage 

Activité :

Nombre d’employés : 18 répartis sur 4 sites.

Nombre de sites : 4

  • Comptoir du Pêcher
    • Monistrol Loire, Yssingeaux et St Etienne.
  • Plateau du Fromager
    • Yssingeaux 

Témoignage : Monsieur Laurent GERENTES, président du « Comptoir du Pêcher » et du « Plateau du Fromager »

Monsieur GERENTES assume toutes les fonctions administratives et RH, et effectue certaines tâches comptables comme la saisie, la TVA et les rapprochements bancaires.

le plateau du fromager

LE BESOIN

Notre client souhaitait faciliter certaines tâches chronophages comme la saisie et l’archivage en les rendant automatiques, ainsi que la collecte et le rapprochement des bons de livraisons et factures sur les différents sites. 

 

LA MISE EN PLACE 

Différentes armoires ont été paramétrées correspondant au fonctionnement de l’entreprise pour que l’adaptation soit la plus rapide possible. Le plan comptable a ensuite été adapté pour chaque armoire et la passerelle comptable a été créée.
Un système de tampons et d’avancement de fichiers, avec plusieurs catégories : A payer, A saisir, A envoyer en comptabilité… a été mis en place, en essayant de calquer au mieux la manière de travailler de l’entreprise ainsi que sa « logique » de validation. Différents utilisateurs ont été créés, avec un contrôle sur les droits d’accès, et un suivi des documents (historique des consultations, des téléchargements, des dépôts…).

L’équipe Zeendoc a cherché à comprendre comment je travaillais avant, avec mes « tas », mes « bannettes », avec « ma logique », et a recréé cette logique avec un système de « tampons », (A saisir, A payer, A envoyer en compta…)

  

LES RÉSULTATS

  • La solution GED a permis à Monsieur GERENTES de déléguer la saisie des factures. Cette tâche étant désormais facilitée, une personne non formée en comptabilité peut rapidement être capable d’effectuer la saisie quotidienne. 
  • L’archivage fait partie des gros avantages liés à la mise en place de notre solution GED au sein de l’entreprise d’après notre client, ainsi que l’accès aux factures saisies qui est beaucoup plus pratique : les utilisateurs ont désormais accès à tous les documents sans aucun souci.
  • Après une légère modification des factures de vente de la part de notre client, un modèle de lecture de ces factures a été créé afin d’améliorer leur reconnaissance par la solution GED Zeendoc, et donc a grandement diminué la saisie et les erreurs.
  • Mise en place de la dématérialisation de l’envoi des factures : désormais, une fois les factures de vente saisies en comptabilité, notre client envoie 120 factures par semaine, de façon sécurisée et sans les imprimer, le tout en seulement deux clics.

  

Donc aujourd’hui, lorsque je saisis mes factures de vente en compta, 2 clics et j’envoie 120 factures par semaine, de façon sécurisée, sans les imprimer !

 

LES BÉNÉFICES DE LA GED POUR NOTRE CLIENT

La gestion électronique des documents (GED) Zeendoc a permis de réduire sa consommation de papier, d’au moins une ramette par semaine.
La virtualisation des données représente un véritable gain d’espace de stockage. L’entreprise a réalisé un gain de temps énorme dans la recherche de documents, mais aussi dans la manipulation postarchivage de ces derniers.
Différentes personnes internes ou externes peuvent avoir à accéder aux factures archivées, comme le comptable, les commerciaux ou les chefs de rayons, avec notre solution GED, l’accès à ces informations est simplifié, à distance, c’est très pratique pour chaque salarié, et cela permet un véritable gain de temps.
L’accès et la recherche des documents est simplifié mais n’en reste pas moins sécurisé, les droits d’accès et d’actions de chaque utilisateur au sein de la solution peuvent être contrôlés.

 

La traçabilité au sein de Zeendoc m’a servi de preuve pour un acte malveillant

 

La traçabilité des documents a permis à notre client de prouver que des factures avaient été détournées par un salarié malveillant, qui préparait son départ chez un concurrent avec des fichiers confidentiels. En effet, un historique est disponible permettant de voir les différentes actions effectuées sur le document, dès lors qu’il ait été déposé.

 

Un gain d’espace de stockage ? Alors là c’est tellement énorme, que c’est in-quantifiable

 

LE FUTUR 

Notre client pense à développer d’autres applications de la solution GED, et a même entamé les démarches pour certaines d’entre elles. La mise en place des bulletins de salaire électroniques est en cours, le contrôle par le rapprochement des documents également. A l’avenir, l’entreprise pense à mettre en place un circuit de validation des notes de frais.