Pour le Cabinet de Conseil Landry, Zeendoc est devenue la plateforme de gestion des pièces comptables avec leurs clients. 

Très convivial, cet outil est apprécié des équipes comptables et des clients dans une utilisation quotidienne et sécurisée.

Comment la GED ZEENDOC a amélioré le quotidien du cabinet d'expertise comptable LANDRY Conseil ?

L'ENTREPRISE

Propos recueillis auprès de Sébastien LANDRY, Associé fondateur du cabinet LANDRY Conseil et Corinne LANGLOIS, Comptable et responsable informatique.

Nombre d'employés : 4

Landry CONSEIL est un cabinet de conseil en gestion financière, expertise comptable et audit basé à Versailles.

L'activité du cabinet :

Elle accompagne les PME, start-up et associations dans leur gestion au quotidien, leurs projets de développement, d'optimisation et de formation. Elle intervient principalement dans les domaines de la comptabilité, fiscalité et paie des entreprises. Le conseil est au cœur de leur démarche et se matérialise par des points réguliers avec leurs clients. 

Nous allions l'humain et le digital pour une collaboration optimale.

LE BESOIN

Notre client avait besoin d'une plateforme pour récupérer les pièces comptables de ses clients et il n'était pas totalement satisfait des solutions déjà en place qui se limitaient essentiellement à partager des documents sur un espace de stockage cloud. 

Nous avions besoin d'un outil plus intelligent qui aide à mieux classer les documents, les reconnaitre et proposer des écritures comptables.

LA MISE EN PLACE

Avec la mise en place de Zeendoc, une armoire Cabinet composée de dossiers clients et sous-dossiers ventes, achats, notes de frais, banque, social, fiscal, juridique à été créée.

La plateforme a été adaptée et personnalisée à leurs besoins. Ils ont pu définir des champs d'indexation par type de documents avec une passerelle comptable mise en place pour les ventes et les achats. 

Les écritures comptables sont exportées selon un format TXT puis importées dans notre logiciel comptable. La fonction SELECT TO SEARCH permet depuis notre logiciel comptable de retrouver les documents dans Zeendoc par un numéro de pièce attribué. Cette mise en place a été soignée voire peaufinée, les échanges avec l'équipe technique très professionnels.

LE RÉSULTAT 

Avant Zeendoc, notre client devait créer des zones de dépôt et être très vigilant pour être sûr d'avoir tous les documents et aussi éviter les doublons. Ce travail de vérification était manuel. Un des apports de Zeendoc à été d'automatiser ce process.

Une fois que le client a déposé la pièce dans Zeendoc, le process est bien plus clair et sécurisant : Zeendoc repère les doublons et identifie les documents non encore importés en comptabilité. Par ailleurs, Zeendoc apprend au fur et à mesure à reconnaitre les documents. Il propose alors une indexation et une écriture comptable par analogie avec des documents similaires ce qui constitue également un gain de temps dans la comptabilisation des ventes, achats et notes de frais. 

Les 3 comptables utilisent Zeendoc et ont migré tous leurs dossiers dessus. L’adhésion est totale. Revenir en arrière ne serait pas envisageable. Zeendoc apporte un vrai confort dans la gestion des documents et la passerelle comptable est bien pratique.

LES BÉNÉFICES

Zeendoc permet à notre client de gérer plus de clients. C’est un argument de vente non négligeable pour leur cabinet de conseil, car les fonctionnalités de Zeendoc sont très appréciées de leurs clients. C’est aussi pour cette raison que notre client a choisi Zeendoc.
Les clients du cabinet s'aperçoivent du potentiel mis à disposition avec Zeendoc, désormais, ils peuvent déposer leurs documents (souvent par le biais de l'application avec leur téléphone portable) et peuvent consulter leur armoire.

Zeendoc permet aux clients d’avoir en temps réel une vision claire et synthétique de l’activité (devis, factures, encours, etc...). Pour le cabinet et nos clients, c’est du gagnant-gagnant. 

C’est simple, nous n’utilisons plus de papier. Tout est digitalisé dans Zeendoc. 

Grâce aux automatismes mis en place nous avons déjà quelques dossiers pour lesquels la saisie a été quasiment nulle.

LE FUTUR 

Notre client utilise déjà la signature électronique pour ses lettres de missions. Cette fonctionnalité lui est très pratique et il en est ravi. 

« Jamais seul » : l’équipe Zeendoc a été et est toujours présente, les réponses sont immédiates, les retours rapides, durant la 1ère année de collaboration c’était particulièrement important et rassurant. Une équipe technique au top qui sait s’adapter à un vocabulaire « humain » voire comptable