Cela ne vous aura certainement pas échappé : la tendance est à la dématérialisation des entreprises. Dans ce domaine, le logiciel gestion documentaire joue un rôle central. En effet, la gestion électronique des documents et de l'information d'une entreprise est la clé pour adopter le virage du numérique.
Productivité, économie, sécurité, écologie : sous tous les angles, la mise en place d'une GED présente d'indéniables avantages. Vous hésitez à en adopter une pour votre entreprise ? Voici en 10 points les principaux atouts d'un logiciel de GED pour votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un logiciel GED ?
Avant toute chose, il convient de comprendre ce qu'est un logiciel de Gestion électronique des documents. Le rôle d'une GED est de doter l'entreprise d'un système électronique permettant de stocker, retrouver et partager de l'information et des documents sans avoir recours au papier. Dans un contexte où la production de documents augmente de manière exponentielle, la GED devient de plus en plus indispensable pour les entreprises. Les gouvernements européens légifèrent d'ailleurs en ce sens, et encouragent le passage à une gestion électronique des documents.Quels domaines d'une entreprise sont concernés par un logiciel de GED ?
La gestion électronique des documents concerne de nombreux aspects – si ce ne sont tous – d'une entreprise. Parmi les plus évidents :
- Les ressources humaines : suivi numérique des dossiers de candidature, émission numérique des notes de frais, émission de bulletins de salaire électroniques, etc. Les ressources humaines dans leur ensemble peuvent être repensées grâce aux logiciels de GED.
- La gestion client : l'émission des factures numériques, la signature électronique et l'historique des échanges avec les clients permettent de les accompagner beaucoup plus efficacement.
- La comptabilité : l'envoi des factures, la gestion des fournisseurs, l'envoi et le suivi des données comptables, la comptabilité d'une entreprise est largement simplifiée grâce à la GED.
Mais bien d'autres domaines sont concernés. Les logiciels de gestion documentaire facilitent la recherche des documents et les échanges d'information, tous les utilisateurs en profitent.
Comment mettre en place un outil GED dans son entreprise ?
Chez Zeendoc, nous pensons notre solution GED en terme d'usage pour les entreprises qui nous sollicitent et non en terme de fonctionnalité technique. Vous avez simplement besoin d'une estimation de la typologie de documents que vous souhaitez dématérialiser, du nombre de documents et d'utilisateurs concernés. Nos partenaires certifiés analysent ensuite avec vous la meilleure gestion documentaire pour votre activité. Notre objectif est que la gestion électronique de vos documents ne change rien à votre façon de travailler et surtout qu'elle puisse être déployée en quelques jours sans perturber votre organisation. Elle viendra simplement fluidifier et accélérer vos process administratifs d'une manière très intuitive pour vos utilisateurs.
Le logiciel GED : les 10 avantages qui le rendront indispensable pour votre entreprise
Et si les solutions GED deviennent peu à peu incontournables dans les entreprises, cela tient aux nombreux avantages qu'elles proposent. Sécurité, stockage, archivage, traitement de l'information ou encore écologie : sur tous les plans, la gestion électronique des documents rend le document papier obsolète.
Si vous souhaitez savoir précisément ce qu'un système de GED peut apporter à votre entreprise, voici en 10 points les avantages principaux que propose un logiciel GED :
1. La GED permet de gagner en productivité
L'une des principales raisons qui devrait vous pousser à doter votre entreprise d'une solution de gestion électronique des documents est l'augmentation de la productivité qu'elle permet.
D'une part, les informations sont accessibles par tous les collaborateurs où qu'ils se trouvent et n'importe quand. Ils sont également libres de travailler à plusieurs sur les mêmes documents numériques. Les dossiers avancent par conséquent beaucoup plus rapidement.
D'autre part, les collaborateurs ne perdent plus un temps considérable à produire et surtout retrouver les différents documents papier. Ils peuvent ainsi se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée liée à de l'analyse ou du traitement de données au lieu de gérer de la manipulation documentaire.
Enfin, tous les processus sont accélérés. La validation ou signature d'un document par le fournisseur ou le client, les contrats de travail, les bulletins de salaires, les notes de frais, la gestion des factures... : tout se gère numériquement.
En d'autres termes, c'est parce que la GED fait gagner du temps à tout le monde qu'elle permettra à votre entreprise de gagner en productivité.
2. Un logiciel GED fait faire des économies
En plus d'être encombrant et peu pratique, le papier a un coût ! Certaines entreprises produisent des milliers de documents par semaine, le prix peut rapidement devenir exorbitant. D'autant plus qu'il faut également payer les frais d'affranchissement, d'envois multiples, mais également le temps de travail alloué au traitement des documents papier et le matériel (imprimante, scanner, numérisation, photocopieuse).
Si l'on considère la lourdeur de la gestion administrative papier, ou celle d'une gestion miste électronique et papier, c'est la raison pour laquelle l'investissement dans un logiciel gestion documentaire est très rapidement rentabilisé. Sur le long terme, une solution de gestion électronique des documents fera économiser une somme non négligeable à votre entreprise.
3. La dématérialisation améliore la relation client
L'archivage de documents en ligne profite également largement à vos clients. En effet, ils sont de plus en plus nombreux à réclamer un passage au format numérique. Et pour cause, une GED a de nombreux bénéfices pour la relation client. Premièrement, la gestion électroniquement des documents permet un suivi irréprochable du client. Tous ses documents numériques et toutes les informations leur concernant sont réunis en un seul et même endroit. Les collaborateurs n'ont que quelques clics à faire pour accéder à tout l'historique des échanges avec le client. Il peut ainsi bénéficier d'un accompagnement adapté à sa situation. Deuxièmement, le client a accès à toutes les informations qui le concernent en temps réel. Validation d'un document, traitement d'une facture, obtentions de coupons de réduction, etc. : l'expérience client est améliorée, celui-ci sait à tout moment où il se trouve dans le circuit d'achat. Troisièmement, l'ensemble des processus est accéléré. Le client trouve donc satisfaction plus rapidement : que ce soit dans l'obtention du bien ou du service qu'il sollicite ou pour obtenir un retour sur une question ou une requête, le temps d'attente globale est considérablement réduit. Enfin, la gestion électronique des documents est tout simplement adaptée aux nouvelles pratiques des consommateurs. La plupart des gens sont désormais habitués à traiter leurs documents en ligne, le papier a de plus en plus une image désuète et superflue. Les clients réagissent donc très positivement à une solution de GED.4. Une GED est une solution écologique
La production documentaire augmente de manière exponentielle partout dans le monde. En utilisant du papier pour produire ces documents, les entreprises ont une empreinte écologique énorme pour la planète. Des milliers de tonnes de papier sont gaspillées chaque mois en France.
La gestion électronique des documents représente la seule alternative viable pour se rapprocher de l'objectif zéro papier, c'est-à-dire le passage à un format documentaire totalement numérique. Les documents sont directement produits au format électronique et archivés dans le cloud. Les documents papier ( par exemple, les notes de frais) peuvent quant à eux être numérisés, puis recyclés (selon la date de conservation légale).
Pour réduire l'empreinte écologique de votre entreprise, un logiciel de GED est donc la meilleure solution.
À savoir : Zeendoc à depuis peu lancer son programme Zeenplanet est de permettre aux TPE,PME et Collectivités de bénéficier d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) bas carbone afin de ne pas remplacer une pollution liée au papier par une pollution numérique. Zeenplanet, c’est aussi une forêt en gestion durable en France.
5. Les documents électroniques améliorent la satisfaction au travail
L'intégration des services de GED dans différents processus métiers augmente significativement la satisfaction au travail des collaborateurs. De nombreuses tâches à faible valeur ajoutée sont automatisées, les échanges sont plus rapides et plus fluides, la collaboration simplifiée, les documents ne se perdent plus et peuvent être retrouvés en quelques secondes : tout projet est simplifié par un logiciel GED. Résultat : les collaborateurs sont moins stressés et libres de se concentrer sur des missions de qualité. Le workflow (circuit de validation) est clair et homogène, ce qui réduit les tensions internes et externes. D'une manière générale, c'est toute l'expérience de travail qui devient plus agréable.
6. La GED permet d’économiser de l’espace
Les documents physiques s'accumulent vite, et prennent de la place. L'archivage peut alors devenir un véritable casse-tête pour une entreprise : les documents doivent être stockés dans un espace le plus restreint possible tout en permettant une recherche rapide et efficace d'un dossier précis. Les espaces de travail représentent une part considérable du budget d'une entreprise, vous avez donc tout à gagner à réduire l'espace de stockage de vos documents. Grâce aux logiciels GED, l'espace alloué à l'archivage documentaire est considérablement réduit. L'objectif zéro papier pourrait même à terme vous en dispenser totalement. Toutes vos données sont disponibles dans le cloud : la recherche est simplifiée, et ne prend aucune place. En déplacement ou en télétravail, vos collaborateurs n'ont plus à emporter des pochettes volumineuses contenant des centaines de documents, au risque de les perdre.7. Les documents numériques sont plus sécurisés
Certaines entreprises sont réticentes à l'idée de numériser leurs documents car elles sont inquiètes quant à la sécurité de leurs informations. En réalité, un logiciel GED protège vos fichiers de manière bien plus optimale qu'un archivage classique. Vous contrôlez les droits accordés pour chaque document, ainsi les données ne sont accessibles que pour les collaborateurs qu'elles concernent. Vous évitez ainsi les fuites d'informations sensibles. Le système de stockage de Zeendoc en lui-même est totalement sécurisé : il bénéficie de la certification ISO 27001 garantissant une qualité de protections informatiques optimale. En outre, vos données sont dupliquées et stockées sur deux serveurs éloignés géographiquement : aucune perte n'est possible. Enfin, le logiciel GED de Zeendoc est en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) : les données sont cryptées et des tests de vulnérabilité sont régulièrement effectués. Vos documents sont ainsi archivés dans un véritable coffre-fort virtuel. En savoir plus sur la sécurité : DATACENTERS : Sécurité et confidentialité des données hébergées en FRANCE
8. Avec la GED, aucun document ne se perd
Un des principaux problèmes des documents papier, c'est qu'ils sont très facilement égarés. Chaque document passe entre les mains de nombreux collaborateurs, et il arrive fréquemment que par mégarde celui-ci se perde. Selon la sensibilité du document, les conséquences peuvent être importantes ! Avec un logiciel de GED, ce problème ne se présente plus. Les fichiers sont ordonnés, stockés, accessibles partout et par tous, mais cryptés avec des droits d'accès. Si un utilisateur supprime par mégarde un document, il est toujours possible de le récupérer. Avec un système de gestion électronique des documents, les risques de perte sont ainsi totalement supprimés et toute action malveillante de partage d'information ou de téléchargement est tracée.
9. La GED améliore la communication interne de l’entreprise
La circulation de l'information en entreprise est un élément essentiel. Les solutions de GED permettent à tous les collaborateurs d'avoir accès aux mêmes informations concernant un projet. Ils peuvent remplir un document collaborativement, laisser des commentaires ou suggérer des modifications. Non seulement les malentendus sont évités et la productivité augmentée, mais chaque collaborateur a également une vision claire du travail effectué par ses collègues. C'est la cohésion globale de votre entreprise qui s'en trouve améliorée.
10. La GED permet de standardiser et d’organiser efficacement les documents
Enfin, un dernier avantage du logiciel de GED c'est qu'il vous permettra de standardiser et de classer efficacement vos documents. En effet, les solutions de gestion électronique des documents octroient un format à un certain type de document, et celui-ci reste ensuite le même. De la sorte, même dans 10 ans, tous vos documents seront standardisés et facilement retrouvables. Cette homogénéité permet de gagner beaucoup de temps : plus besoin de déchiffrer les documents même anciens, ni de passer des heures à les retrouver. Vous bénéficiez d'une bibliothèque de fichiers propre et ordonnée avec laquelle vos employés prendront plaisir à travailler. Si la gestion électronique des documents s'impose comme la solution incontournable pour l'archivage en entreprise, ce n'est donc pas sans raison. Économiques, écologiques, attrayants pour le client comme pour les collaborateurs, les logiciels de GED sont de véritables assistants virtuels du quotidien. Ils présentent de nombreux avantages et peu d'inconvénients. Vous souhaitez doter votre entreprise d'un logiciel GED ? N'hésitez pas à nous contacter : nous concevons avec vous des solutions adaptées à votre projet
