Cela ne vous aura certainement pas รฉchappรฉ : la tendance est ร la dรฉmatรฉrialisation des entreprises. Dans ce domaine, le logiciel gestion documentaire joue un rรดle central. En effet, la gestion รฉlectronique des documents et de l'information d'une entreprise est la clรฉ pour adopter le virage du numรฉrique.
Productivitรฉ, รฉconomie, sรฉcuritรฉ, รฉcologie : sous tous les angles, la mise en place d'une GED prรฉsente d'indรฉniables avantages. Vous hรฉsitez ร en adopter une pour votre entreprise ? Voici en 10 points les principaux atouts d'un logiciel de GED pour votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un logiciel GED ?
Avant toute chose, il convient de comprendre ce qu'est un logiciel de Gestion รฉlectronique des documents. Le rรดle d'une GED est de doter l'entreprise d'un systรจme รฉlectronique permettant de stocker, retrouver et partager de l'information et des documents sans avoir recours au papier. Dans un contexte oรน la production de documents augmente de maniรจre exponentielle, la GED devient de plus en plus indispensable pour les entreprises. Les gouvernements europรฉens lรฉgifรจrent d'ailleurs en ce sens, et encouragent le passage ร une gestion รฉlectronique des documents.Quels domaines d'une entreprise sont concernรฉs par un logiciel de GED ?
La gestion รฉlectronique des documents concerne de nombreux aspects โ si ce ne sont tous โ d'une entreprise. Parmi les plus รฉvidents :
- Les ressources humaines : suivi numรฉrique des dossiers de candidature, รฉmission numรฉrique des notes de frais, รฉmission de bulletins de salaire รฉlectroniques, etc. Les ressources humaines dans leur ensemble peuvent รชtre repensรฉes grรขce aux logiciels de GED.
- La gestion client : l'รฉmission des factures numรฉriques, la signature รฉlectronique et l'historique des รฉchanges avec les clients permettent de les accompagner beaucoup plus efficacement.
- La comptabilitรฉ : l'envoi des factures, la gestion des fournisseurs, l'envoi et le suivi des donnรฉes comptables, la comptabilitรฉ d'une entreprise est largement simplifiรฉe grรขce ร la GED.
Mais bien d'autres domaines sont concernรฉs. Les logiciels de gestion documentaire facilitent la recherche des documents et les รฉchanges d'information, tous les utilisateurs en profitent.
Comment mettre en place un outil GED dans son entreprise ?
Chez Zeendoc, nous pensons notre solution GED en terme d'usage pour les entreprises qui nous sollicitent et non en terme de fonctionnalitรฉ technique. Vous avez simplement besoin d'une estimation de la typologie de documents que vous souhaitez dรฉmatรฉrialiser, du nombre de documents et d'utilisateurs concernรฉs. Nos partenaires certifiรฉs analysent ensuite avec vous la meilleure gestion documentaire pour votre activitรฉ. Notre objectif est que la gestion รฉlectronique de vos documents ne change rien ร votre faรงon de travailler et surtout qu'elle puisse รชtre dรฉployรฉe en quelques jours sans perturber votre organisation. Elle viendra simplement fluidifier et accรฉlรฉrer vos process administratifs d'une maniรจre trรจs intuitive pour vos utilisateurs.
Le logiciel GED : les 10 avantages qui le rendront indispensable pour votre entreprise
Et si les solutions GED deviennent peu ร peu incontournables dans les entreprises, cela tient aux nombreux avantages qu'elles proposent. Sรฉcuritรฉ, stockage, archivage, traitement de l'information ou encore รฉcologie : sur tous les plans, la gestion รฉlectronique des documents rend le document papier obsolรจte.
Si vous souhaitez savoir prรฉcisรฉment ce qu'un systรจme de GED peut apporter ร votre entreprise, voici en 10 points les avantages principaux que propose un logiciel GED :
1. La GED permet de gagner en productivitรฉ
L'une des principales raisons qui devrait vous pousser ร doter votre entreprise d'une solution de gestion รฉlectronique des documents est l'augmentation de la productivitรฉ qu'elle permet.
D'une part, les informations sont accessibles par tous les collaborateurs oรน qu'ils se trouvent et n'importe quand. Ils sont รฉgalement libres de travailler ร plusieurs sur les mรชmes documents numรฉriques. Les dossiers avancent par consรฉquent beaucoup plus rapidement.
D'autre part, les collaborateurs ne perdent plus un temps considรฉrable ร produire et surtout retrouver les diffรฉrents documents papier. Ils peuvent ainsi se focaliser sur des tรขches ร forte valeur ajoutรฉe liรฉe ร de l'analyse ou du traitement de donnรฉes au lieu de gรฉrer de la manipulation documentaire.
Enfin, tous les processus sont accรฉlรฉrรฉs. La validation ou signature d'un document par le fournisseur ou le client, les contrats de travail, les bulletins de salaires, les notes de frais, la gestion des factures... : tout se gรจre numรฉriquement.
En d'autres termes, c'est parce que la GED fait gagner du temps ร tout le monde qu'elle permettra ร votre entreprise de gagner en productivitรฉ.
2. Un logiciel GED fait faire des รฉconomies
En plus d'รชtre encombrant et peu pratique, le papier a un coรปt ! Certaines entreprises produisent des milliers de documents par semaine, le prix peut rapidement devenir exorbitant. D'autant plus qu'il faut รฉgalement payer les frais d'affranchissement, d'envois multiples, mais รฉgalement le temps de travail allouรฉ au traitement des documents papier et le matรฉriel (imprimante, scanner, numรฉrisation, photocopieuse).
Si l'on considรจre la lourdeur de la gestion administrative papier, ou celle d'une gestion miste รฉlectronique et papier, c'est la raison pour laquelle l'investissement dans un logiciel gestion documentaireย est trรจs rapidement rentabilisรฉ. Sur le long terme, une solution de gestion รฉlectronique des documents fera รฉconomiser une somme non nรฉgligeable ร votre entreprise.
3. La dรฉmatรฉrialisation amรฉliore la relation client
L'archivage de documents en ligne profite รฉgalement largement ร vos clients. En effet, ils sont de plus en plus nombreux ร rรฉclamer un passage au format numรฉrique. Et pour cause, une GED a de nombreux bรฉnรฉfices pour la relation client. Premiรจrement, la gestion รฉlectroniquement des documents permet un suivi irrรฉprochable du client. Tous ses documents numรฉriques et toutes les informations leur concernant sont rรฉunis en un seul et mรชme endroit. Les collaborateurs n'ont que quelques clics ร faire pour accรฉder ร tout l'historique des รฉchanges avec le client. Il peut ainsi bรฉnรฉficier d'un accompagnement adaptรฉ ร sa situation. Deuxiรจmement, le client a accรจs ร toutes les informations qui le concernent en temps rรฉel. Validation d'un document, traitement d'une facture, obtentions de coupons de rรฉduction, etc. : l'expรฉrience client est amรฉliorรฉe, celui-ci sait ร tout moment oรน il se trouve dans le circuit d'achat. Troisiรจmement, l'ensemble des processus est accรฉlรฉrรฉ. Le client trouve donc satisfaction plus rapidement : que ce soit dans l'obtention du bien ou du service qu'il sollicite ou pour obtenir un retour sur une question ou une requรชte, le temps d'attente globale est considรฉrablement rรฉduit. Enfin, la gestion รฉlectronique des documents est tout simplement adaptรฉe aux nouvelles pratiques des consommateurs. La plupart des gens sont dรฉsormais habituรฉs ร traiter leurs documents en ligne, le papier a de plus en plus une image dรฉsuรจte et superflue. Les clients rรฉagissent donc trรจs positivement ร une solution de GED.4. Une GED est une solution รฉcologique
La production documentaire augmente de maniรจre exponentielle partout dans le monde. En utilisant du papier pour produire ces documents, les entreprises ont une empreinte รฉcologique รฉnorme pour la planรจte. Des milliers de tonnes de papier sont gaspillรฉes chaque mois en France.
La gestion รฉlectronique des documents reprรฉsente la seule alternative viable pour se rapprocher de l'objectif zรฉro papier, c'est-ร -dire le passage ร un format documentaire totalement numรฉrique. Les documents sont directement produits au format รฉlectronique et archivรฉs dans le cloud. Les documents papier ( par exemple, les notes de frais) peuvent quant ร eux รชtre numรฉrisรฉs, puis recyclรฉs (selon la date de conservation lรฉgale).
Pour rรฉduire l'empreinte รฉcologique de votre entreprise, un logiciel de GED est donc la meilleure solution.
ร savoir : Zeendoc ร depuis peu lancer son programme Zeenplanet est de permettre aux TPE,PME et Collectivitรฉs de bรฉnรฉficier dโune solution de Gestion รlectronique des Documents (GED) bas carbone afin de ne pas remplacer une pollution liรฉe au papier par une pollution numรฉrique. Zeenplanet, cโest aussi une forรชt en gestion durable en France.
5. Les documents รฉlectroniques amรฉliorent la satisfaction au travail
L'intรฉgration des services de GED dans diffรฉrents processus mรฉtiers augmente significativement la satisfaction au travail des collaborateurs. De nombreuses tรขches ร faible valeur ajoutรฉe sont automatisรฉes, les รฉchanges sont plus rapides et plus fluides, la collaboration simplifiรฉe, les documents ne se perdent plus et peuvent รชtre retrouvรฉs en quelques secondes : tout projet est simplifiรฉ par un logiciel GED. Rรฉsultat : les collaborateurs sont moins stressรฉs et libres de se concentrer sur des missions de qualitรฉ. Le workflow (circuit de validation) est clair et homogรจne, ce qui rรฉduit les tensions internes et externes. D'une maniรจre gรฉnรฉrale, c'est toute l'expรฉrience de travail qui devient plus agrรฉable. ย
6. La GED permet dโรฉconomiser de lโespace
Les documents physiques s'accumulent vite, et prennent de la place. L'archivage peut alors devenir un vรฉritable casse-tรชte pour une entreprise : les documents doivent รชtre stockรฉs dans un espace le plus restreint possible tout en permettant une recherche rapide et efficace d'un dossier prรฉcis. Les espaces de travail reprรฉsentent une part considรฉrable du budget d'une entreprise, vous avez donc tout ร gagner ร rรฉduire l'espace de stockage de vos documents. Grรขce aux logiciels GED, l'espace allouรฉ ร l'archivage documentaire est considรฉrablement rรฉduit. L'objectif zรฉro papier pourrait mรชme ร terme vous en dispenser totalement. Toutes vos donnรฉes sont disponibles dans le cloud : la recherche est simplifiรฉe, et ne prend aucune place. En dรฉplacement ou en tรฉlรฉtravail, vos collaborateurs n'ont plus ร emporter des pochettes volumineuses contenant des centaines de documents, au risque de les perdre. ย7. Les documents numรฉriques sont plus sรฉcurisรฉs
Certaines entreprises sont rรฉticentes ร l'idรฉe de numรฉriser leurs documents car elles sont inquiรจtes quant ร la sรฉcuritรฉ de leurs informations. En rรฉalitรฉ, un logiciel GED protรจge vos fichiers de maniรจre bien plus optimale qu'un archivage classique. Vous contrรดlez les droits accordรฉs pour chaque document, ainsi les donnรฉes ne sont accessibles que pour les collaborateurs qu'elles concernent. Vous รฉvitez ainsi les fuites d'informations sensibles. Le systรจme de stockage de Zeendoc en lui-mรชme est totalement sรฉcurisรฉ : il bรฉnรฉficie de la certification ISO 27001 garantissant une qualitรฉ de protections informatiques optimale. En outre, vos donnรฉes sont dupliquรฉes et stockรฉes sur deux datacenters รฉloignรฉs gรฉographiquement : aucune perte n'est possible. Enfin, le logiciel GED de Zeendoc est en conformitรฉ avec le Rรจglement gรฉnรฉral sur la protection des donnรฉes (RGPD) : les donnรฉes sont cryptรฉes et des tests de vulnรฉrabilitรฉ sont rรฉguliรจrement effectuรฉs. Vos documents sont ainsi archivรฉs dans un vรฉritable coffre-fort virtuel. En savoir plus sur la sรฉcuritรฉ : DATACENTERS : Sรฉcuritรฉ et confidentialitรฉ des donnรฉes hรฉbergรฉes en FRANCE ย
8. Avec la GED, aucun document ne se perd
Un des principaux problรจmes des documents papier, c'est qu'ils sont trรจs facilement รฉgarรฉs. Chaque document passe entre les mains de nombreux collaborateurs, et il arrive frรฉquemment que par mรฉgarde celui-ci se perde. Selon la sensibilitรฉ du document, les consรฉquences peuvent รชtre importantes ! Avec un logiciel de GED, ce problรจme ne se prรฉsente plus. Les fichiers sont ordonnรฉs, stockรฉs, accessibles partout et par tous, mais cryptรฉs avec des droits d'accรจs. Si un utilisateur supprime par mรฉgarde un document, il est toujours possible de le rรฉcupรฉrer. Avec un systรจme de gestion รฉlectronique des documents, les risques de perte sont ainsi totalement supprimรฉs et toute action malveillante de partage d'information ou de tรฉlรฉchargement est tracรฉe. ย
9. La GED amรฉliore la communication interne de lโentreprise
La circulation de l'information en entreprise est un รฉlรฉment essentiel. Les solutions de GED permettent ร tous les collaborateurs d'avoir accรจs aux mรชmes informations concernant un projet. Ils peuvent remplir un document collaborativement, laisser des commentaires ou suggรฉrer des modifications. Non seulement les malentendus sont รฉvitรฉs et la productivitรฉ augmentรฉe, mais chaque collaborateur a รฉgalement une vision claire du travail effectuรฉ par ses collรจgues. C'est la cohรฉsion globale de votre entreprise qui s'en trouve amรฉliorรฉe.
10. La GED permet de standardiser et dโorganiser efficacement les documents
Enfin, un dernier avantage du logiciel de GED c'est qu'il vous permettra de standardiser et de classer efficacement vos documents. En effet, les solutions de gestion รฉlectronique des documents octroient un format ร un certain type de document, et celui-ci reste ensuite le mรชme. De la sorte, mรชme dans 10 ans, tous vos documents seront standardisรฉs et facilement retrouvables. Cette homogรฉnรฉitรฉ permet de gagner beaucoup de temps : plus besoin de dรฉchiffrer les documents mรชme anciens, ni de passer des heures ร les retrouver. Vous bรฉnรฉficiez d'une bibliothรจque de fichiers propre et ordonnรฉe avec laquelle vos employรฉs prendront plaisir ร travailler. Si la gestion รฉlectronique des documents s'impose comme la solution incontournable pour l'archivage en entreprise, ce n'est donc pas sans raison. รconomiques, รฉcologiques, attrayants pour le client comme pour les collaborateurs, les logiciels de GED sont de vรฉritables assistants virtuels du quotidien. Ils prรฉsentent de nombreux avantages et peu d'inconvรฉnients. Vous souhaitez doter votre entreprise d'un logiciel GED ? N'hรฉsitez pas ร nous contacter : nous concevons avec vous des solutions adaptรฉes ร votre projet
![[Revue de presse] Sages Informatique classรฉ parmi les 100 entreprises europรฉennes les plus dynamiques par le Financial Times](https://www.zeendoc.com/wp-content/uploads/2025/01/revue-presse-channel-news-zeendoc-630x315.jpg)
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