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lundi 28 novembre 2022

Tout comprendre sur la GED : définition, avantages et fonctionnalités

À l'ère du télétravail et du numérique, le traitement des données au format papier tend à disparaître. La gestion électronique de documents (GED) s'inscrit dans une démarche zéro papier avec un processus sécurisé. Cette dématérialisation de documents prend aujourd'hui une place importante au sein des entreprises. Pour mieux saisir les avantages de la mise en place d'une GED, il convient de bien comprendre son fonctionnement.

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Qu'est-ce que la gestion électronique de documents ?

La GED désigne une solution logicielle qui permet de gérer des données sous la forme de documents électroniques. Dans une gestion papier des documents, ces derniers sont classés à la main et segmentés d'une personne ou d'un service à l'autre. La GED est l'évolution du classement documentaire à l'ère du tout numérique.

La GED intervient à différents cycles de la vie du document. Allant de la création de la version numérique, en passant par le stockage et le partage, jusqu'à son archivage ou sa destruction. Cette solution numérique prolonge la durée de vie des données, tout en les conservant en sécurité.

La dématérialisation de documents proposée par la mise en place d'une GED s'inscrit dans une démarche d'organisation et de partage des données. Aujourd'hui, tous types de structures utilisent la manipulation de documents numériques. La GED répond à une demande croissante de solutions pour harmoniser les processus à plusieurs tâches dans les entreprises et les collectivités.

Un système de GED permet de trier et d'ordonner des fichiers dans un répertoire numérique central en ligne (un cloud). Les fichiers sont ainsi accessibles aux différents services concernés pour améliorer la collaboration entre les utilisateurs.

Qu'est-ce qu'une Gestion électronique des documents en vidéo

Les avantages de la gestion électronique de documents

La facilitation d'accès aux documents est primordiale pour le bon fonctionnement d'une entreprise. Il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles la mise en place d'une GED est avantageuse au sein d'une structure.

Un gain de place et une réduction des coûts du stockage de l'information

Le stockage est souvent le nerf de la guerre dans en entreprise. Il prend une place importante dans les locaux des établissements. La GED permet de désengorger les dossiers et boîtes de rangements en réduisant considérablement l'espace de stockage nécessaire à l'archivage des données. Elle réduit ainsi le coût de la gestion logistique du stockage papier des documents.

La GED permet aussi de faire des économies sur le coût du papier lui-même et sur les frais liés à l'impression en plusieurs exemplaires. Avec elle, les informations sont directement stockées dans un répertoire en ligne.

Une sécurité renforcée des données de l'entreprise

Les données des entreprises se doivent d'être protégées (en matière de confidentialité, mais aussi de risques liés à la détérioration des documents). La gestion électronique permet de contrôler l'accessibilité de chaque document pour protéger les informations sensibles et la confidentialité. La GED joue ainsi un rôle majeur dans la protection de vos données et le respect du RGPD.

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Une circulation fluide des informations entre plusieurs services

La GED offre une rapidité d'accès au contenu en toute sécurité à tous les utilisateurs concernés par le document. C'est un atout important pour les travaux collaboratifs. Le logiciel de gestion électronique de documents Zeendoc permet d'améliorer la communication. Chaque utilisateur autorisé peut consulter et modifier un document office 365 directement en ligne depuis un ordinateur, tout en conservant l'original. Ces outils de dématérialisation permettent aux équipes en présentiel ou en distanciel de travailler sereinement et rapidement.

Une meilleure communication interne et des équipes plus productives

La recherche manuelle de documents dans les boîtes ou dossiers représente un temps perdu considérable pour les entreprises (plus de 7h par semaine d'après l'association AIM). Il nuit à la productivité des collaborateurs. Le classement automatisé des données optimise la communication interne. Les utilisateurs ont accès aux documents sur n'importe quel support et de façon simultanée. Cela favorise la réactivité entre les équipes, ainsi que pour les clients.

Une amélioration de la qualité du service clients et fournisseurs

Le processus de GED n'est pas réservé qu'aux services internes de l'entreprise. La dématérialisation des documents permet aussi d'échanger des fichiers avec les clients et les fournisseurs, comme des factures ou des contrats à signer électroniquement. Ces documents stockés en sécurité dans le logiciel en ligne facilitent les échanges et la rapidité du traitement des informations. Des avantages non négligeables, pour des clients ou des fournisseurs satisfaits.

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À qui les solutions de gestion électronique de documents sont-elles destinées ?

La GED est utile à tous les niveaux en entreprise. Certains services sont cependant plus friands des fonctionnalités offertes par la GED dans le cadre de leurs missions.

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La GED au service des ressources humaines

L'utilisation de la GED est un atout au service des ressources humaines en matière de recrutement. Le logiciel permet aux collaborateurs de faciliter les processus liés à la gestion du personnel. La GED permet ainsi d'enregistrer facilement les dossiers des salariés et de simplifier les workflows (le flux de travail et la gestion des tâches à accomplir).

La GED au service financier

La GED permet d'éviter les erreurs humaines en limitant les saisies manuelles des données et la manipulation des factures. Avec un tel logiciel, les documents sont scannés rapidement pour être reliés les uns aux autres. Les factures, bons de commande et règlements sont automatiquement regroupés pour correspondre. Y compris les emails en cas d'audit financier. Le traitement et le suivi des dossiers sont facilités avec un accès immédiat aux fichiers pour les utilisateurs possédant les autorisations.

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La GED pour le service commercial

La mise en place d'un processus de GED améliore les performances des collaborateurs au service marketing et vente. Elle apporte une solution personnalisée et adaptée à chaque service de l'entreprise. Les professionnels de la vente peuvent consulter et transmettre des documents importants directement depuis leur téléphone. Le transfert entre les membres de l'équipe est plus rapide et automatisé. Le cycle de vente est alors moins long, ce qui permet de ne pas passer à côté d'une nouvelle opportunité.

Comment fonctionne la GED ?

Pour bénéficier de tous les avantages de la mise en place d'une GED, il convient de procéder avec méthode.

Réaliser une étude préalable pour recenser les besoins

La première étape est de loin la plus importante. Recenser les besoins réels de l'entreprise garantit le bon déroulement de la mise en place. En se concentrant sur la recherche de solutions, les collaborateurs seront plus à même d'adhérer aux nouveaux logiciels. Il est important de communiquer avec une information claire sur les systèmes que l'entreprise prévoit de mettre en place.

Intégrer les utilisateurs en amont du projet permet de concevoir le planning de déploiement de l'outil de manière efficace. À ce stade, l'entreprise interroge ses collaborateurs sur le type de format des documents traités et les fonctionnalités dont ils ont besoin (lecture du document, travail collaboratif avec ajout de commentaires ou non, etc.).

Cette étude permet d'établir un cahier des charges sur les besoins en intégration.  Il est primordial de porter son attention sur l'aspect fonctionnel plutôt que technique en premier lieu. C'est à ce stade qu'intervient la recherche du prestataire aux solutions adaptées aux besoins de l'entreprise. Chez Zeendoc, nous vous aidons à trouver les solutions qui répondent à vos besoins, selon votre secteur d'activité.

Se faire accompagner dans la démarche et former le personnel

Pour une configuration optimale du système de gestion électronique de documents, il est conseillé de faire appel à une entreprise spécialisée de la GED dès le début du processus. Ce prestataire saura vous épauler dans la mise en place de ce changement important au sein de votre organisation. C'est la garantie d'optimiser la gestion des flux de données sans encombre. Son rôle est de poser un diagnostic sur l'état actuel de la gestion documentaire et d'établir un audit des besoins. Il propose ensuite une solution adaptée à votre secteur et vous accompagne au changement.

Pour un bon retour sur investissement du déploiement d'un processus de GED, il convient de ne pas se limiter à la simple configuration du logiciel. L'entreprise doit affecter un budget dans la formation et l'accompagnement des collaborateurs. Une utilisation optimale de l'outil de GED passe par une bonne information auprès des utilisateurs.

Déployer la solution de GED : les étapes du processus

Le déploiement de la solution informatique de la gestion électronique de documents ne se limite pas au paramétrage du logiciel de GED.

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1. La priorisation des documents à traiter dans une GED

Il convient avant tout de déterminer une sélection des documents à dématérialiser. Cette étape fait écho au cahier des charges établi en amont par tous les services, pour répondre aux besoins des collaborateurs. Quels sont les documents les plus consultés ? Quels sont les services à prioriser ? Certains documents seront intégrés dans la gestion électronique des documents, d'autres resteront au format papier (si bien entendu, ils ne représentent aucune utilité pour les utilisateurs). Bien souvent, les documents qui ne sont pas directement dématérialisés lors de la mise en place d'une GED, sont des archives en fin de cycle de vie.

La dématérialisation représente un coût, il est donc important de ne pas traiter l'ensemble des documents immédiatement.

2. La numérisation des documents : la capture et le stockage

Tous les documents considérés comme utiles et rangés dans les dossiers des collaborateurs doivent être intégrés aux systèmes de GED par la numérisation. Le contenu de chaque papier sera ensuite lu par une reconnaissance de texte (OCR), pour être transformé au format numérique, puis stocké au bon endroit dans le cloud en toute sécurité. Les documents natifs digitaux sont également pris en charge par le système. Il est ensuite possible d'intégrer une variété de formats (Word, Excel ou JPEG) pour faciliter le traitement du flux de données.

3. Le traitement des données en GED : classification et indexation

Cette étape de classification est essentielle pour la gestion future des documents. Il convient de décrire le contenu du document pour une bonne classification de ce dernier. Type de fichier, date de création, auteur du document, etc. sont des informations importantes pour constituer la base documentaire. Le suivi et la récupération des données en seront facilités.

4. Le stockage des données pour accéder rapidement aux documents

Le stockage doit permettre d'accueillir le volume de documents attendus et un accès rapide à ceux-ci. La capacité de stockage du dispositif déployé doit donc être suffisante. Cela garantit la fiabilité de la solution logicielle sur la durée, pour permettre aux utilisateurs de travailler correctement sur leur projet en cours.

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5. Les fonctionnalités de diffusion pour faciliter l'échange des données

Plus qu'une simple gestion documentaire informatique, la GED permet avant tout de faciliter l'échange des données. Cette solution logicielle donne l'accès à un document à plusieurs collaborateurs en même temps. Ces utilisateurs peuvent également annoter les documents ou les modifier directement en ligne sur le cloud.

Pour une utilisation optimale des systèmes, il convient de déterminer des règles de gestion pour attribuer les droits de chaque utilisateur (lecture, modification ou suppression du document). La GED est un outil fiable qui garantit la sécurité des données sensibles comme les factures, les contrats de travail et les bulletins de salaire, si les droits sont bien attribués.

6. L'archivage des documents à conserver

En dernier lieu, l'archivage des données concerne les documents qui doivent être légalement conservés, mais qui ne sont plus utiles dans la gestion quotidienne de l'entreprise. La GED offre un système d'archivage dans le cloud, et de suppression des fichiers électroniques. Elle suit les règles de gestion établies par l'organisation utilisatrice.

Comment fonctionne le classement automatique de la GED ?

La GED permet une indexation automatique des documents scannés. Celle-ci est possible grâce à un système de lecture automatique de documents (LAD). Cette technologie permet d'extraire les informations contenues de façon automatisée pour les classer dans le répertoire numérique en ligne. La LAD regroupe trois technologies :

  • La reconnaissance automatique de documents (RAD) qui analyse la mise en page et la compare aux autres documents de la base de données pour en déterminer le type (factures, bon de commande, bulletin de salaire, etc.) ;
  • La reconnaissance optique de caractères (ORC) qui lit le texte (formes des mots et des caractères) pour constituer des fichiers texte à partir d'une version informatique ;
  • La reconnaissance intelligente de caractères (IRC) qui intègre la reconnaissance de caractères manuscrits.

Cet ensemble de technologie complète l'outil de gestion électronique de documents pour une capture et une intégration rapide des données. L'utilisation de ces informations permet de constituer une base de métadonnées dans les systèmes de la GED, pour faciliter les recherches d'un document.

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Le choix du logiciel de GED pour une entreprise

L'entreprise doit connaître ses besoins avant de consulter l'offre des logiciels de GED. Ceux-ci sont dotés de services d'intégration des fichiers, de numérisation, de stockage, d'archivage et de traitement des données. Il convient surtout de vous tourner vers une solution de gestion électronique de documents adaptée à votre secteur d'activité. Les besoins d'un cabinet d'avocats ne sont pas les mêmes que ceux d'une entreprise de BTP ou d'un restaurateur.

Il existe plusieurs solutions logicielles en gestion électronique de documents :

  • Achat avec une licence classique ;
  • En SAAS (software as service) sous forme d'abonnement ;
  • Des logiciels clés en main avec des solutions sur mesure, etc.

L'informatique et la GED sont en constante évolution. Il est important d'opter pour un prestataire offrant un service de gestion électronique évolutif avec des mises à jour régulières.

La mise en place de systèmes de gestion électronique de documents présente de nombreux avantages. L'amélioration du process de recherche du contenu propre à l'entreprise, l'intégration rapide de fichiers, l'échange simplifié des données entre collaborateurs, l'automatisation de certaines tâches et l'accessibilité depuis un cloud sont des atouts non négligeables pour le bon fonctionnement de l'entreprise. Se tourner vers un ECM (entreprise de Content Management) garantit la réussite du projet. La GED offre de multiples possibilités aux entreprises grâce à des outils performants.

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