ร l'รจre du tรฉlรฉtravail et du numรฉrique, le traitement des donnรฉes au format papier tend ร disparaรฎtre. La gestion รฉlectronique de documents (GED) s'inscrit dans une dรฉmarche zรฉro papier avec un processus sรฉcurisรฉ. Cette dรฉmatรฉrialisation de documents prend aujourd'hui une place importante au sein des entreprises. Pour mieux saisir les avantages de la mise en place d'une GED, il convient de bien comprendre son fonctionnement.
Qu'est-ce que la gestion รฉlectronique de documents ?
La GED dรฉsigne une solution logicielle qui permet de gรฉrer des donnรฉes sous la forme de documents รฉlectroniques. Dans une gestion papier des documents, ces derniers sont classรฉs ร la main et segmentรฉs d'une personne ou d'un service ร l'autre. La GED est l'รฉvolution du classement documentaire ร l'รจre du tout numรฉrique.
La GED intervient ร diffรฉrents cycles de la vie du document. Allant de la crรฉation de la version numรฉrique, en passant par le stockage et le partage, jusqu'ร son archivage ou sa destruction. Cette solution numรฉrique prolonge la durรฉe de vie des donnรฉes, tout en les conservant en sรฉcuritรฉ.
La dรฉmatรฉrialisation de documents proposรฉe par la mise en place d'une GED s'inscrit dans une dรฉmarche d'organisation et de partage des donnรฉes. Aujourd'hui, tous types de structures utilisent la manipulation de documents numรฉriques. La GED rรฉpond ร une demande croissante de solutions pour harmoniser les processus ร plusieurs tรขches dans les entreprises et les collectivitรฉs.
Un systรจme de GED permet de trier et d'ordonner des fichiers dans un rรฉpertoire numรฉrique central en ligne (un cloud). Les fichiers sont ainsi accessibles aux diffรฉrents services concernรฉs pour amรฉliorer la collaboration entre les utilisateurs.
Qu'est-ce qu'une Gestion รฉlectronique des documents en vidรฉo
Les avantages de la gestion รฉlectronique de documents
La facilitation d'accรจs aux documents est primordiale pour le bon fonctionnement d'une entreprise. Il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles la mise en place d'une GED est avantageuse au sein d'une structure.
Un gain de place et une rรฉduction des coรปts du stockage de l'information
Le stockage est souvent le nerf de la guerre dans en entreprise. Il prend une place importante dans les locaux des รฉtablissements. La GED permet de dรฉsengorger les dossiers et boรฎtes de rangements en rรฉduisant considรฉrablement l'espace de stockage nรฉcessaire ร l'archivage des donnรฉes. Elle rรฉduit ainsi le coรปt de la gestion logistique du stockage papier des documents.La GED permet aussi de faire des รฉconomies sur le coรปt du papier lui-mรชme et sur les frais liรฉs ร l'impression en plusieurs exemplaires. Avec elle, les informations sont directement stockรฉes dans un rรฉpertoire en ligne.Une sรฉcuritรฉ renforcรฉe des donnรฉes de l'entreprise
Les donnรฉes des entreprises se doivent d'รชtre protรฉgรฉes (en matiรจre de confidentialitรฉ, mais aussi de risques liรฉs ร la dรฉtรฉrioration des documents). La gestion รฉlectronique permet de contrรดler l'accessibilitรฉ de chaque document pour protรฉger les informations sensibles et la confidentialitรฉ. La GED joue ainsi un rรดle majeur dans la protection de vos donnรฉes et le respect du RGPD.Une circulation fluide des informations entre plusieurs services
La GED offre une rapiditรฉ d'accรจs au contenu en toute sรฉcuritรฉ ร tous les utilisateurs concernรฉs par le document. C'est un atout important pour les travaux collaboratifs. Le logiciel de gestion รฉlectronique de documents Zeendoc permet d'amรฉliorer la communication. Chaque utilisateur autorisรฉ peut consulter et modifier un document office 365ย directement en ligne depuis un ordinateur, tout en conservant l'original. Ces outils de dรฉmatรฉrialisation permettent aux รฉquipes en prรฉsentiel ou en distanciel de travailler sereinement et rapidement.Une meilleure communication interne et des รฉquipes plus productives
La recherche manuelle de documents dans les boรฎtes ou dossiers reprรฉsente un temps perdu considรฉrable pour les entreprises (plus de 7h par semaine d'aprรจs l'association AIM). Il nuit ร la productivitรฉ des collaborateurs. Le classement automatisรฉ des donnรฉes optimise la communication interne. Les utilisateurs ont accรจs aux documents sur n'importe quel support et de faรงon simultanรฉe. Cela favorise la rรฉactivitรฉ entre les รฉquipes, ainsi que pour les clients.Une amรฉlioration de la qualitรฉ du service clients et fournisseurs
Le processus de GED n'est pas rรฉservรฉ qu'aux services internes de l'entreprise. La dรฉmatรฉrialisation des documents permet aussi d'รฉchanger des fichiers avec les clients et les fournisseurs, comme des factures ou des contrats ร signer รฉlectroniquement. Ces documents stockรฉs en sรฉcuritรฉ dans le logiciel en ligne facilitent les รฉchanges et la rapiditรฉ du traitement des informations. Des avantages non nรฉgligeables, pour des clients ou des fournisseurs satisfaits.ร qui les solutions de gestion รฉlectronique de documents sont-elles destinรฉes ?
La GED est utile ร tous les niveaux en entreprise. Certains services sont cependant plus friands des fonctionnalitรฉs offertes par la GED dans le cadre de leurs missions.
La GED au service des ressources humaines
L'utilisation de la GED est un atout au service des ressources humaines en matiรจre de recrutement. Le logiciel permet aux collaborateurs de faciliter les processus liรฉs ร la gestion du personnel. La GED permet ainsi d'enregistrer facilement les dossiers des salariรฉs et de simplifier les workflows (le flux de travail et la gestion des tรขches ร accomplir).
La GED au service financier
La GED permet d'รฉviter les erreurs humaines en limitant les saisies manuelles des donnรฉes et la manipulation des factures. Avec un tel logiciel, les documents sont scannรฉs rapidement pour รชtre reliรฉs les uns aux autres. Les factures, bons de commande et rรจglements sont automatiquement regroupรฉs pour correspondre. Y compris les emails en cas d'audit financier. Le traitement et le suivi des dossiers sont facilitรฉs avec un accรจs immรฉdiat aux fichiers pour les utilisateurs possรฉdant les autorisations.
La GED pour le service commercial
La mise en place d'un processus de GED amรฉliore les performances des collaborateurs au service marketing et vente. Elle apporte une solution personnalisรฉe et adaptรฉe ร chaque service de l'entreprise. Les professionnels de la vente peuvent consulter et transmettre des documents importants directement depuis leur tรฉlรฉphone. Le transfert entre les membres de l'รฉquipe est plus rapide et automatisรฉ. Le cycle de vente est alors moins long, ce qui permet de ne pas passer ร cรดtรฉ d'une nouvelle opportunitรฉ.
Comment fonctionne la GED ?
Pour bรฉnรฉficier de tous les avantages de la mise en place d'une GED, il convient de procรฉder avec mรฉthode.
Rรฉaliser une รฉtude prรฉalable pour recenser les besoins
La premiรจre รฉtape est de loin la plus importante. Recenser les besoins rรฉels de l'entreprise garantit le bon dรฉroulement de la mise en place. En se concentrant sur la recherche de solutions, les collaborateurs seront plus ร mรชme d'adhรฉrer aux nouveaux logiciels. Il est important de communiquer avec une information claire sur les systรจmes que l'entreprise prรฉvoit de mettre en place.Intรฉgrer les utilisateurs en amont du projet permet de concevoir le planning de dรฉploiement de l'outil de maniรจre efficace. ร ce stade, l'entreprise interroge ses collaborateurs sur le type de format des documents traitรฉs et les fonctionnalitรฉs dont ils ont besoin (lecture du document, travail collaboratif avec ajout de commentaires ou non, etc.).Cette รฉtude permet d'รฉtablir un cahier des charges sur les besoins en intรฉgration.ย Il est primordial de porter son attention sur l'aspect fonctionnel plutรดt que technique en premier lieu. C'est ร ce stade qu'intervient la recherche du prestataire aux solutions adaptรฉes aux besoins de l'entreprise. Chez Zeendoc, nous vous aidons ร trouver les solutions qui rรฉpondent ร vos besoins, selon votre secteur d'activitรฉ.Se faire accompagner dans la dรฉmarche et former le personnel
Pour une configuration optimale du systรจme de gestion รฉlectronique de documents, il est conseillรฉ de faire appel ร une entreprise spรฉcialisรฉe de la GED dรจs le dรฉbut du processus. Ce prestataire saura vous รฉpauler dans la mise en place de ce changement important au sein de votre organisation. C'est la garantie d'optimiser la gestion des flux de donnรฉes sans encombre. Son rรดle est de poser un diagnostic sur l'รฉtat actuel de la gestion documentaire et d'รฉtablir un audit des besoins. Il propose ensuite une solution adaptรฉe ร votre secteur et vous accompagne au changement.
Pour un bon retour sur investissement du dรฉploiement d'un processus de GED, il convient de ne pas se limiter ร la simple configuration du logiciel. L'entreprise doit affecter un budget dans la formation et l'accompagnement des collaborateurs. Une utilisation optimale de l'outil de GED passe par une bonne information auprรจs des utilisateurs.
Dรฉployer la solution de GED : les รฉtapes du processus
Le dรฉploiement de la solution informatique de la gestion รฉlectronique de documents ne se limite pas au paramรฉtrage du logiciel de GED.
1. La priorisation des documents ร traiter dans une GED
Il convient avant tout de dรฉterminer une sรฉlection des documents ร dรฉmatรฉrialiser. Cette รฉtape fait รฉcho au cahier des charges รฉtabli en amont par tous les services, pour rรฉpondre aux besoins des collaborateurs. Quels sont les documents les plus consultรฉs ? Quels sont les services ร prioriser ? Certains documents seront intรฉgrรฉs dans la gestion รฉlectronique des documents, d'autres resteront au format papier (si bien entendu, ils ne reprรฉsentent aucune utilitรฉ pour les utilisateurs). Bien souvent, les documents qui ne sont pas directement dรฉmatรฉrialisรฉs lors de la mise en place d'une GED, sont des archives en fin de cycle de vie.
La dรฉmatรฉrialisation reprรฉsente un coรปt, il est donc important de ne pas traiter l'ensemble des documents immรฉdiatement.
2. La numรฉrisation des documents : la capture et le stockage
Tous les documents considรฉrรฉs comme utiles et rangรฉs dans les dossiers des collaborateurs doivent รชtre intรฉgrรฉs aux systรจmes de GED par la numรฉrisation. Le contenu de chaque papier sera ensuite lu par une reconnaissance de texte (OCR), pour รชtre transformรฉ au format numรฉrique, puis stockรฉ au bon endroit dans le cloud en toute sรฉcuritรฉ. Les documents natifs digitaux sont รฉgalement pris en charge par le systรจme. Il est ensuite possible d'intรฉgrer une variรฉtรฉ de formats (Word, Excel ou JPEG) pour faciliter le traitement du flux de donnรฉes.
3. Le traitement des donnรฉes en GED : classification et indexation
Cette รฉtape de classification est essentielle pour la gestion future des documents. Il convient de dรฉcrire le contenu du document pour une bonne classification de ce dernier. Type de fichier, date de crรฉation, auteur du document, etc. sont des informations importantes pour constituer la base documentaire. Le suivi et la rรฉcupรฉration des donnรฉes en seront facilitรฉs.
4. Le stockage des donnรฉes pour accรฉder rapidement aux documents
Le stockage doit permettre d'accueillir le volume de documents attendus et un accรจs rapide ร ceux-ci. La capacitรฉ de stockage du dispositif dรฉployรฉ doit donc รชtre suffisante. Cela garantit la fiabilitรฉ de la solution logicielle sur la durรฉe, pour permettre aux utilisateurs de travailler correctement sur leur projet en cours.
5. Les fonctionnalitรฉs de diffusion pour faciliter l'รฉchange des donnรฉes
Plus qu'une simple gestion documentaire informatique, la GED permet avant tout de faciliter l'รฉchange des donnรฉes. Cette solution logicielle donne l'accรจs ร un document ร plusieurs collaborateurs en mรชme temps. Ces utilisateurs peuvent รฉgalement annoter les documents ou les modifier directement en ligne sur le cloud.
Pour une utilisation optimale des systรจmes, il convient de dรฉterminer des rรจgles de gestion pour attribuer les droits de chaque utilisateur (lecture, modification ou suppression du document). La GED est un outil fiable qui garantit la sรฉcuritรฉ des donnรฉes sensibles comme les factures, les contrats de travail et les bulletins de salaire, si les droits sont bien attribuรฉs.
6. L'archivage des documents ร conserver
En dernier lieu, l'archivage des donnรฉes concerne les documents qui doivent รชtre lรฉgalement conservรฉs, mais qui ne sont plus utiles dans la gestion quotidienne de l'entreprise. La GED offre un systรจme d'archivage dans le cloud, et de suppression des fichiers รฉlectroniques. Elle suit les rรจgles de gestion รฉtablies par l'organisation utilisatrice.Comment fonctionne le classement automatique de la GED ?
La GED permet une indexation automatique des documents scannรฉs. Celle-ci est possible grรขce ร un systรจme de lecture automatique de documents (LAD). Cette technologie permet d'extraire les informations contenues de faรงon automatisรฉe pour les classer dans le rรฉpertoire numรฉrique en ligne. La LAD regroupe trois technologies :
- La reconnaissance automatique de documents (RAD) qui analyse la mise en page et la compare aux autres documents de la base de donnรฉes pour en dรฉterminer le type (factures, bon de commande, bulletin de salaire, etc.) ;
- La reconnaissance optique de caractรจres (ORC) qui lit le texte (formes des mots et des caractรจres) pour constituer des fichiers texte ร partir d'une version informatique ;
- La reconnaissance intelligente de caractรจres (IRC) qui intรจgre la reconnaissance de caractรจres manuscrits.
Cet ensemble de technologie complรจte l'outil de gestion รฉlectronique de documents pour une capture et une intรฉgration rapide des donnรฉes. L'utilisation de ces informations permet de constituer une base de mรฉtadonnรฉes dans les systรจmes de la GED, pour faciliter les recherches d'un document.
Le choix du logiciel de GED pour une entreprise
L'entreprise doit connaรฎtre ses besoins avant de consulter l'offre des logiciels de GED. Ceux-ci sont dotรฉs de services d'intรฉgration des fichiers, de numรฉrisation, de stockage, d'archivage et de traitement des donnรฉes. Il convient surtout de vous tourner vers une solution de gestion รฉlectronique de documents adaptรฉe ร votre secteur d'activitรฉ. Les besoins d'un cabinet d'avocats ne sont pas les mรชmes que ceux d'une entreprise de BTP ou d'un restaurateur.
Il existe plusieurs solutions logicielles en gestion รฉlectronique de documents :
- Achat avec une licence classique ;
- En SAAS (software as service) sous forme d'abonnement ;
- Des logiciels clรฉs en main avec des solutions sur mesure, etc.
L'informatique et la GED sont en constante รฉvolution. Il est important d'opter pour un prestataire offrant un service de gestion รฉlectronique รฉvolutif avec des mises ร jour rรฉguliรจres.
La mise en place de systรจmes de gestion รฉlectronique de documents prรฉsente de nombreux avantages. L'amรฉlioration du process de recherche du contenu propre ร l'entreprise, l'intรฉgration rapide de fichiers, l'รฉchange simplifiรฉ des donnรฉes entre collaborateurs, l'automatisation de certaines tรขches et l'accessibilitรฉ depuis un cloud sont des atouts non nรฉgligeables pour le bon fonctionnement de l'entreprise. Se tourner vers un ECM (entreprise de Content Management) garantit la rรฉussite du projet. La GED offre de multiples possibilitรฉs aux entreprises grรขce ร des outils performants.
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