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GED - Gestion électronique de documents

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mardi 6 octobre 2020

[Revue de presse] La GED, projet prioritaire pour 1 PME sur 3 en période de confinement

Article disponible à la lecture ici.

TPE/PME : La GED, une solution prioritaire en confinement

Les TPE-PME françaises ont tiré des leçons du confinement du printemps dernier, auquel elles n’étaient pas préparées. Pour poursuivre leurs activités, bon nombre d’entre elles ont désormais fait du télétravail une possibilité, soutenues par une Ged (Gestion électronique des documents) efficace et d’importants projets de dématérialisation. Autant de nouvelles habitudes de travail qui permettent aux entreprises de tailles restreintes d’appréhender le reconfinement plus sereinement.

Bien que pesant sur le moral des Français, l’annonce du reconfinement par Emmanuel Macron, le 28 octobre dernier, n’a pas déconcerté les TPE-PME, dont les habitudes de travail ont beaucoup changé depuis le début de la crise sanitaire. Selon une enquête réalisée par Archimag pour Zeendoc, plus de 80 % des structures interviewées ont durablement inscrit le télétravail dans leur fonctionnement. Néanmoins, certains efforts doivent encore être fournis en matière de Ged…

Toujours plus de documents dématérialisés

Les résultats de l’étude révèlent qu’un important travail de numérisation de certains documents clés a d’ores et déjà été amorcé par les TPE-PME. Concernées dans 72 % des cas, les factures clients arrivent en tête des pièces dématérialisées en priorité, devant les bulletins de paie (47 %), les factures fournisseurs (44 %), les documents commerciaux (41 %) ou encore les contrats (41 %). Plus généralement, les projets de GED sont privilégiés par plus d’1 entreprise sur 3.

Celles qui comptent se lancer priorisent tout particulièrement les factures fournisseurs (57 %), à égalité avec les documents commerciaux et les contrats. 51 % des TPE-PME comptent également dématérialiser leurs factures clients, et 47 % leurs bons de commandes. Les documents RH ne sont pas en reste : 54 % des organisations sondées souhaitent digitaliser les dossiers du personnel et 49 % les bulletins de paie.

La dématérialisation, une nécessité qui présente certains avantages

Malgré toute leur bonne volonté, les entreprises de tailles plus restreintes sont encore une grande majorité (73 %) à jongler quotidiennement entre processus papiers et digitaux. Souhaitant aller plus loin que la simple accélération de leur Ged, 20 % des organisations comptent y ajouter de l’automatisation (workflow, BPM, RPA, entre autres).

A contrario, seulement 15 % des TPE-PME affirment avoir déjà tout dématérialisé. Ces dernières sont ainsi les mieux placées pour observer les avantages de la dématérialisation au quotidien. 66 % des répondants de l’enquête placent le gain de temps en haut du classement, suivi par le gain en efficacité dans la gestion documentaire (49 %) et la traçabilité (42 %).

La Ged au service du maintien de l’activité

Mais la Ged ne s’arrête pas là ! Pour bien des entreprises, elle est synonyme de continuité d’activité. Zeendoc, qui offre une solution de gestion électronique des documents unique sur le marché, a ainsi constaté que 95 % de ses clients ont pu continuer à travailler durant le premier confinement grâce à leur outil de Ged. Ils sont également 92 % à souligner la facilité de pilotage des processus (envoi de factures ou de bulletins de salaires, par exemple) grâce à Zeendoc.

« En temps de crise ou d’instabilité, ce sont (…) les plus petites organisations qui parviennent à s’adapter le mieux aux différents changements », note Laurence Desoulière, directrice marketing chez Zeendoc. « L’avenir appartient donc aux petites organisations adaptables. La transformation digitale tant annoncée aura donc bien lieu. Et plus vite que prévu… C’est une question de survie. »

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