Ged collectivité

« L’outil est malléable à votre besoin à 100% et non 80%, d’une simplicité et d’un usage efficace ! Redoutable pour moderniser les process de gestion d’une collectivité »

La communauté d'agglomération de Marne et Gondoire  

Situation : La communauté d'agglomération de Marne et Gondoire est située dans le département de Seine-et-Marne (Île-de-France) à 25 km à l’est de Paris.

Quelques chiffres : Marne et Gondoire regroupe 20 communes et plus de 102 000 habitants. Plus de 400 agents administratifs. 

Témoignage : Matthieu FERREIRA, Responsable du service des systèmes d’informations 

Mr FERREIRA est chargé de développer l’urbanisation du système d’information articulé par les applications métiers, projets et besoins aux services, les usages DATA voix (VOiP et téléphonie mobile), de leur maintien opérationnel ainsi que de leur évolution stratégique.

GED marne et gondoire

L'activité 

La communauté d'agglomération de Marne et Gondoire dispose de compétences qui sont obligatoires et strictement définies par la loi comme l’aménagement, le développement économique, le logement et l’habitat entre autres et des compétences communales devenues intercommunales par transfert des communes dites « facultatives » comme la lecture publique, l’enseignement musical, le développement numérique etc.

Le besoin

Dans sa prise en charge constante des demandes des administrés et les différentes correspondances qui sont envoyées à la CA, la communauté d'agglomération souhaitait faire évoluer simplement et efficacement leur outil de traitement des courriers/courriels envoyés à l’EPCI, tout en innovant pour un gain de temps aux agents et simplicité de traitement.

J’estime à environ 90% de papier en moins transmis au service. Certains courriers (catalogues, dossiers ou grand format) ne pouvant pas encore être enregistrés par nos matériels

Avant la mise en place de la GED  

La CA Marne et Gondoire avait quand le courrier arrivait chaque matin, un dossier « courrier du jour » avec à chaque courrier, une petite feuille de dispatch ou la Direction Générale cochait les divers services pour que cela une fois en retour à l’accueil soit dispatché au courrier.

Ce fonctionnement, qui avait la particularité de ne pas être dématérialisé, circulait obligatoirement par les différents DGS imposant ainsi le fonctionnement du papier physique avec toutes ces contraintes, puis le dispatch aux agents par une « navette courrier ». Une obligation de présence était donc nécessaire pour donner en retour le courrier dispatché.

La mise en place

La solution GED Zeendoc a complètement été remodelée pour correspondre aux besoins de gestion de courrier de la communauté d'agglomération. De l'arrivée des courriers papiers comme courriels et enregistrement des agents jusqu'au traitement de la demande avec son suivi. Pour cela il a été nécessaire de concevoir des process sur mesure, répondant ainsi au fonctionnement de la collectivité et de manière générale à un établissement public. 

Il a été nécessaire tout comme un parapheur électronique de hiérarchiser le circuit du courrier jusqu’à la transmission jusqu’à l’agent.

La GED a repris la quasi-exactitude de l'ancien modèle, en le dématérialisant et le rendant le plus possible « user-friendly » sur tablette. La Direction Générale est équipée d’iPad Pro ce qui leur permet de dispatcher « au doigt » le courrier.

Zeendoc permet de supprimer ainsi l’attente. La GED remplace une présence physique obligatoire. Les agents peuvent désormais le faire de n’importe quel endroit et surtout, ils rendent disponible au service concerné à l’instant T le courrier dispatché.

Temps gagné incontestable, impossible à quantifier car les recherches qui pouvaient nécessiter plusieurs dizaines de minutes sont effectuées désormais en quelques secondes 

Les résultats

  • La première différence ressentie a été pour l’enregistrement et saisie du courrier par les agents de l’accueil simplifié, ce qui a permis un immense gain de temps à l’enregistrement du courrier.
  • La possibilité de passer d’une voie papier à une voie dématérialisée a permis de s’affranchir des limites du papier (emplacement physique, dispatch du courrier aux services avec parfois navette nécessaire)
  • L’ensemble des agents administratifs peuvent disposer d’un accès à Zeendoc soit environ 200 personnes puisqu’il n’y a pas de limite d’utilisateurs
  • Les résistances ou plutôt remarques et craintes des agents ont été résolues en leur démontrant que le logiciel pouvait s’adapter à leur besoin.
  • Un gain d’espace de stockage avec 6 Go de données qui ne devront plus être impactées par l’enregistrement du courrier, tout en sachant que nous restons propriétaire de nos données hébergées chez Zeendoc.

Simple et intuitif, donc en 30mn le logiciel est pris en main

Les bénéfices de la GED pour notre client : 

  • Un immense gain de temps.
  • Une voie dématérialisée qui a permis de s'affranchir des limites du papier.
  • Un nombre important d'utilisateurs pour une meilleure ergonomie de travail sans frais supplémentaires.
  • Un logiciel qui s’adapte aux besoins des agents avec une simplicité d'utilisation. 
  • Un gain d'espace et un client qui reste entièrement propriétaire de ses données.

Voulez-vous une DEMO de notre GED ?