Startseite " Elektronische Archivierung " Rechnungen

Rechnungen

Der Ansatz der elektronischen Archivierung, insbesondere von Rechnungen, revolutioniert die Verarbeitung von Finanzinformationen. DieArchivierung digitaler Rechnungen ist seit mehreren Jahren ein entscheidendes Thema, das durch die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab 2026 noch verstärkt wird.

Archivierung von Rechnungen innerhalb einer DMS

Die Digitalisierung undArchivierung von Rechnungen entspricht zudem der ab 2026 verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung. Sie reduziert Eingabefehler, verbessert die Nachvollziehbarkeit und die Geschwindigkeit des Datenaustauschs und bringt durch die Reduzierung des Papierverbrauchs erhebliche ökologische Vorteile mit sich.

Archivierung ist viel mehr als nur die Sicherung von Dokumenten, sie ist eine echte Strategie für das Informationsmanagement. Mit Zeendoc beschränken Sie sich nicht darauf, Ihre Dateien zu speichern, sondern Sie erhalten Zugang zu einer Komplettlösung, die Ihre Arbeitsweise verändert. Zusätzlich zu einer sicheren und zugänglichen Archivierung bietet Ihnen Zeendoc fortschrittliche Werkzeuge, um Ihre Prozesse zu automatisieren, die Dokumentensuche zu optimieren und den Informationsaustausch innerhalb Ihres Teams zu erleichtern. Stellen Sie sich ein System vor, in dem jedes Dokument nicht nur archiviert, sondern auch mit Metadaten angereichert wird, die eine sofortige Suche ermöglichen. Zeendoc geht über die traditionelle Archivierung hinaus und integriert Funktionen, die die Produktivität und die Zusammenarbeit verbessern. Bewahren Sie Ihre Dokumente nicht einfach nur auf, sondern entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Ihr Dokumentenmanagement dynamisiert und Ihr Unternehmen zu neuen Horizonten katapultiert.

 Die Vorteile der elektronischen Archivierung von Rechnungen in Zeendoc

In einer Welt, in der die Digitalisierung von Geschäftsprozessen immer mehr zu einer Notwendigkeit wird, ist die Einführung einer elektronischen Dokumentenarchivierungslösung wie Zeendoc eine strategische Wahl für jedes Unternehmen, das sein Dokumentenmanagement optimieren möchte. Dieser moderne Ansatz zur Archivierung bietet eine Reihe von bedeutenden Vorteilen für die betriebliche Effizienz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

  1. Höhere Sicherheit : Ihre Rechnungen werden sicher gespeichert, mit regelmäßigen Backups und Schutz vor Manipulation oder Verlust.
  2. Zugänglichkeit und Weitergabe : Der Zugriff auf Rechnungen wird für alle berechtigten Nutzer unabhängig von ihrem Standort erleichtert. Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten erfolgt in einer kontrollierten Umgebung.
  3. Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften : Zeendoc gewährleistet die Einhaltung der geltenden Gesetze über die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten und über die ab 2026 obligatorische elektronische Rechnungsstellung. 

    "Zeendoc ist ein historischer Digitalisierung (DO) und wird PDP-Partner sein".

  4. Senkung der Kosten : Weniger Papier und weniger physischer Speicherplatz führen zu geringeren Kosten für das Unternehmen.
  5. Optimierte Suche : Ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem bietet erweiterte Funktionen für die Suche und Indexierung von Rechnungen, sodass die Dokumente bei Bedarf schnell gefunden werden können.

Über diese Vorteile hinaus bietet Zeendoc auch Workflow- und Validierungsfunktionen, die die Bearbeitung von Rechnungen durch Automatisierung optimieren und so Verzögerungen oder Versäumnisse vermeiden und den Inkassoprozess verbessern. Kurz gesagt, DMS Zeendoc ist nicht nur ein Tool zur elektronischen Archivierung von Rechnungen, sondern eine umfassende Lösung, die das Dokumentenmanagement eines Unternehmens transformiert und vereinfacht und es zu einer beispiellosen Effizienz und Compliance führt.

Digitale Rechnungen: Einige Anwendungsfälle

Die elektronische Archivierung von Rechnungen, die in eine Lösung wie Zeendoc integriert ist, findet ihren Nutzen in verschiedenen Geschäftsszenarien:

Für kleine und mittelständische Unternehmen Mit Zeendoc können kleine und mittelständische Unternehmen die Erfassung, Indexierung und Archivierung von Rechnungen automatisieren und so die Zeit, die Mitarbeiter mit diesen Routineaufgaben verbringen, reduzieren. Beispielsweise führt die Einführung einer neuen Produktreihe zu einem erhöhten Rechnungsvolumen. Das Unternehmen muss diesen wachsenden Strom effizient bewältigen, ohne dabei das Verwaltungspersonal zu erhöhen oder das Fehlerrisiko zu steigern.

In Behörden : Mit Abteilungen, die über verschiedene Standorte verteilt sind, ist die Notwendigkeit, Finanzinformationen zu zentralisieren, von entscheidender Bedeutung. Zeendoc ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf Rechnungen, die in einem sicheren Bereich gespeichert sind, unter Einhaltung der Berechtigungsstufen und der Gesetze zur Aufbewahrung von Finanzdokumenten.

Für Freiberufler : Freiberufler müssen sich oft mit der Verwaltung einer Vielzahl von Rechnungen mit unterschiedlichen Kunden auseinandersetzen. Mit Zeendoc können sie ihre elektronischen Rechnungen nicht nur speichern, sondern auch leicht klassifizieren und durchsuchen.

Die Beteiligung von Zeendoc an diesen Szenarien ist ein perfektes Beispiel für die Vielseitigkeit und Effizienz der Lösung zur elektronischen Dokumentenarchivierung für Rechnungen. Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe oder Branche, kann hier einen unverzichtbaren Verbündeten für die Optimierung seines Dokumentenmanagements finden.

Die elektronische Archivierung über Zeendoc erweist sich als strategischer Schritt für jedes Unternehmen, das die Verwaltung seiner Rechnungen verbessern möchte. Das Ergebnis ist ein agileres, wettbewerbsfähigeres Unternehmen, das mit den modernen Anforderungen der Digitalisierung im Einklang steht.

Indexation intelligente des documents fournisseurs avec l’IA Zeendoc

La solution Zeendoc intègre une intelligence artificielle dans sa GED, conçue et maintenue entièrement en interne, pour automatiser l’indexation des documents fournisseurs. Dès l’import d’un document, notre IA identifie avec précision les 8 champs clés indispensables à votre gestion documentaire : type de document, nom du fournisseur, référence de la facture, date de facture, date d’échéance, montant HT, montant TTC et TVA.

Les avantages concrets de l’indexation automatique par IA :

 

  • Indexation immédiate, dès le premier document d’un nouveau fournisseur,

  • Haute précision, avec un taux de détection correcte de 95 %,

  • Adaptabilité aux formats variés de documents fournisseurs,

  • Solution souveraine, développée et hébergée en France, sur nos propres serveurs,

  • Conformité totale avec le RGPD et l’AI Act, garantissant la sécurité et la confidentialité de vos données,

  • Gain de temps et d’efficacité dans le traitement de vos factures fournisseurs.

Grâce à cette technologie d’intelligence artificielle spécialisée dans l’analyse documentaire, vous bénéficiez d’une indexation automatisée, rapide et fiable, qui améliore considérablement la gestion de vos documents dans Zeendoc. Idéale pour optimiser votre traitement des factures fournisseurs, cette fonctionnalité est prête à l’emploi, sans configuration préalable, et s’adapte à chaque nouvelle typologie documentaire.

Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!
Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.
Fordern Sie eine Demo an

AKTUELLES zu Zeendoc

Neuheiten, Tipps: Alles, was Sie über die Hintergründe von Zeendoc wissen müssen.
Top 5 des solutions cloud pour les entreprises françaises

Top 5 des solutions cloud pour les entreprises françaises

Pour gérer leurs données, les entreprises peuvent choisir d'utiliser leurs propres serveurs en local ou de passer par le cloud. Grâce au cloud, elles accèdent à des services informatiques, des solutions de stockage, des applications et des ressources via Internet. Les...

Pin It auf Pinterest