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Procure to Pay

Beherrschen Sie Ihre Lieferkette und steigern Sie Ihre Leistung mit einer leistungsstarken, papierlosen Procure-to-Pay-Lรถsung (P2P).

In einem sich stรคndig verรคndernden wirtschaftlichen Umfeld stehen Unternehmen vor groรŸen Herausforderungen, wenn es darum geht, ihre Einkaufsprozesse zu optimieren und ihre Ausgaben unter Kontrolle zu halten. Die manuelle und traditionelle Verwaltung von Procure to Pay (P2P), auf Deutsch "Kauf bis Zahlung", erweist sich oft als ineffizient, kostspielig und risikobehaftet.

Procure to Pay mit Zeendoc: Eine umfassende Lรถsung fรผr eine optimierte Verwaltung der Einkรคufe

Zeendoc bietet eine umfassende, papierlose Procure-to-Pay (P2P)-Lรถsung, die die gesamte Lieferkette von der Kaufanfrage bis zur Bezahlung der Lieferanten automatisiert und optimiert. Unsere P2P-Lรถsung stรผtzt sich auf mehrere Schlรผsselsรคulen:

  • Digitalisierung von Prozessen: Schluss mit Papierdokumenten! Zeendoc digitalisiert und erfasst automatisch die Informationen, die in Ihren Bestellanforderungen, Bestellungen, Rechnungen und anderen Dokumenten im Zusammenhang mit dem Einkaufsprozess enthalten sind. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ermรถglicht es, die Schlรผsseldaten aus diesen Dokumenten zu extrahieren und direkt in Ihr Verwaltungssystem zu integrieren.
  • Automatisierte Workflows und Online-Genehmigungen: Vereinfachen und beschleunigen Sie den Genehmigungsprozess, indem Sie automatisierte Workflows mit klaren Freigaberegeln festlegen. Bestellanforderungen und Rechnungen kรถnnen von den zustรคndigen Personen online, in Echtzeit und von รผberall aus genehmigt werden.
  • Verwaltung von Vertrรคgen und Rahmenvereinbarungen: Zentralisieren und verwalten Sie Ihre Vertrรคge und Rahmenvereinbarungen effizient, um Ihre Verhandlungen mit den Lieferanten zu optimieren und Ihre Einkaufskosten zu senken. Mit Zeendoc kรถnnen Sie die Fรคlligkeitsdaten, die allgemeinen Geschรคftsbedingungen und die spezifischen Klauseln jedes Vertrags verfolgen.
  • รœberwachung und Berichterstattung: Erhalten Sie mithilfe von anpassbaren Dashboards und Berichten einen umfassenden Einblick in Ihre P2P-Prozesse. Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie Bestellbearbeitungszeit, Fehlerquote und Ausgaben nach Kategorie und identifizieren Sie Verbesserungsmรถglichkeiten, um Ihre Einkaufsprozesse zu optimieren.
  • Compliance und Sicherheit: Erfรผllen Sie problemlos die geltenden Vorschriften und schรผtzen Sie Ihre sensiblen Daten mit robusten SicherheitsmaรŸnahmen. Zeendoc garantiert die Einhaltung von Standards fรผr elektronische Rechnungsstellung, Dokumentenaufbewahrung und den Schutz personenbezogener Daten.

Zusammenfassend lรคsst sich sagen, dass die Procure-to-Pay-Lรถsung von Zeendoc es Ihnen ermรถglicht, Ihre Einkaufsprozesse in einen Leistungshebel fรผr Ihr Unternehmen zu verwandeln.ย 

 

DIE VORTEILE von procure to pay mit zeendoc

Zeendoc bietet eine umfassende, papierlose Procure-to-Pay-Lรถsung, die die gesamte Lieferkette von der Kaufanfrage bis zur Bezahlung der Lieferanten automatisiert und optimiert.

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      Zeitersparnis und Effizienz

      Bestellanforderungsformulare vereinfachen den Bestellanforderungsprozess, indem sie eine klare und einheitliche Struktur vorgeben. Dies spart den Nutzern Zeit, da sie nicht jedes Mal ein Dokument von Grund auf neu erstellen mรผssen.

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      Nachvollziehbarkeit und Verfolgung

      Mithilfe von Bestellanforderungsformularen kรถnnen Sie den รœberblick รผber alle getรคtigten Bestellanforderungen, den ordnungsgemรครŸen Erhalt der zugehรถrigen, an die Lieferanten gesendeten Bestellscheine und die Konsistenz der erhaltenen Rechnung behalten. Dies erleichtert die Verfolgung und Analyse von Ausgaben und ermรถglicht ein besseres Kostenmanagement.

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      Reduzierung von Fehlern

      Vorgefertigte Anforderungsformulare enthalten in der Regel alle Felder, die zur Erfassung der relevanten Informationen erforderlich sind. Dies hilft, Eingabefehler zu vermeiden und die Risiken bei der Bearbeitung der Anfrage zu minimieren.

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      Individuelle Gestaltung

      Formulare fรผr Bestellanforderungen kรถnnen an die spezifischen Bedรผrfnisse eines jeden Unternehmens angepasst werden. Sie kรถnnen benutzerdefinierte Felder oder Auswahlmรถglichkeiten enthalten, um den besonderen Anforderungen der einzelnen Projektabteilungen gerecht zu werden.

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      Einheitlichkeit, Konformitรคt und Kontrolle

      Durch die Verwendung standardisierter Bestellanforderungsformulare kรถnnen Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften in ihrem Beschaffungsprozess sicherstellen. Dies ermรถglicht die Einhaltung interner Richtlinien und Verfahren sowie gesetzlicher und behรถrdlicher Auflagen. Die Kaufanfrage wird vor der Bindung der Ausgaben validiert.

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      Integration mit bestehenden Systemen

      Die Anforderungsformulare kรถnnen in bestehende Beschaffungsmanagementsysteme integriert werden und erleichtern so die Bearbeitung und Validierung von Anforderungen sowie die automatische Erstellung von Berichten.

      Die Herausforderungen der traditionellen Procure to Pay

      Die manuelle Verwaltung des P2P-Prozesses kann fรผr Unternehmen viele Herausforderungen mit sich bringen:

      • Mangelnde รœbersicht und Kontrolle: Schwierigkeiten, den Stand der Einkรคufe in Echtzeit zu verfolgen, Engpรคsse zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
      • Langsame und ineffiziente Prozesse: Sich wiederholende manuelle Aufgaben und ineffiziente Workflows, die die Bearbeitung von Bestellanforderungen und Rechnungen erheblich verlangsamen, die Zahlungsfristen verlรคngern und sich negativ auf die Beziehung zu den Lieferanten auswirken.
      • Fehler und Streitigkeiten: Fehleranfรคllige manuelle Dateneingabe, die das Risiko von Streitigkeiten mit Lieferanten erhรถht und zusรคtzliche Kosten fรผr die Lรถsung von Konflikten verursacht.
      • Mangelnde Compliance: Schwierigkeiten bei der Einhaltung geltender Vorschriften und interner Beschaffungsverfahren, wodurch das Unternehmen finanziellen Sanktionen und rechtlichen Risiken ausgesetzt ist.
      • Hohe Kosten: Manuelle Prozesse, die viel Personal, Hardware und Software kosten und so die Gewinnspanne des Unternehmens schmรคlern.

      Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

      Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lรถsung DMS fรผr kleine und mittelstรคndische Unternehmen.

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