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Elektronischer Lohnzettel

Direkt aus Zeendoc heraus verwalten Sie die Verteilung und Archivierung der elektronischen Gehaltsabrechnungen

Elektronische Gehaltsabrechnungen werden von Unternehmen aller Größenordnungen zunehmend genutzt, um die Gehaltsinformationen ihrer Mitarbeiter in papierloser Form zu versenden. Es gibt viele Vorteile, elektronische Gehaltsabrechnungen anstelle von Papierversionen zu verwenden. Praktisch für die Beschäftigten, die jederzeit und überall auf ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen können, indem sie sich einfach in ihr Online-Konto einloggen. Elektronische Gehaltsabrechnungen sind auch sicherer, da sie mit einem Passwort geschützt werden können und nicht so leicht verloren gehen oder gestohlen werden können wie Papierversionen.

Durch die Verwendung elektronischer Gehaltsabrechnungen können Unternehmen auch Zeit und Geld sparen, indem sie bestimmte Aufgaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung automatisieren, z. B. den Gehaltsrechner und die Aktualisierung der Mitarbeiterakten.

Die Digitalisierung des Lohnzettels wird vollautomatisch unterstützt.

Der Übergang zur Digitalisierung ermöglicht es Ihnen, mit wenigen Klicks die Rückverfolgbarkeit und Vertraulichkeit Ihrer Dokumente zu optimieren und Aufgaben ohne Mehrwert zu eliminieren.

Vorteile für alle

Unternehmen

  • Senkung der Kosten für Druck, Porto und Lagerung
  • Verringerung des ökologischen Fußabdrucks, da Papier und Transport wegfallen
  • Verfügen Sie über eine moderne Lösung DMS, die dazu beiträgt, ein dynamisches Bild Ihres Unternehmens zu vermitteln, das mit den neuen Verhaltensweisen im Zusammenhang mit den digitalen Technologien im Einklang steht.
  • Neuausrichtung des Unternehmens auf Aktivitäten mit höherer Wertschöpfung

 

Abteilung für Humanressourcen

  • Eine Lösung, die dem Gesetz El Khomri entspricht (50 Jahre Archivierung der Zeugnisse in einem digitalen Tresor, elektronische Unterschrift, Zeitstempel)
  • Zeitraubende Aufgaben entfallen: Produktivitätssteigerungen durch optimierte Verarbeitung, automatisierte Verteilung und vereinfachte Archivierung
  • Nachvollziehbarkeit und Sicherung des Austauschs
  • Vereinfachte Suche und ständiger Zugriff auf Mitarbeiterakten in einem einzigen, sicheren Bereich

 

Mitarbeiter

  • Sicherer Zugriff auf digitale Gehaltsabrechnungen jederzeit von einem PC mit Internetanschluss oder einem Tablet/Smartphone aus
  • Persönlicher und gesicherter Zeendoc-Bereich, um alle Dokumente (Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, Hausordnung,....), die von seinem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, wiederzufinden.
  • Vertraulichkeit des Austauschs und Sicherheit vor Verlust von Dokumenten oder Zugriff durch unbefugte Dritte
  • Archivierung von Zeugnissen in einem persönlichen digitalen Tresor
  • Ein elektronisches Original, das unbestreitbar ist und gegen jede Organisation (Rentenkassen, Bank- und Finanzinstitute...) durchgesetzt werden kann.

Einhaltung des Arbeitsgesetzes

Gewährleistet die Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Zugänglichkeit von Daten

  • Das Zeugnis wird automatisch in den sicheren persönlichen Safe des Arbeitnehmers gestellt, auf den rund um die Uhr zugegriffen werden kann und der mit einem elektronischen Archivierungssystem mit Beweisfunktion (Caisse des Dépôts) für eine garantierte Mindestdauer von 50 Jahren ausgestattet ist, selbst wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt.
  • Gemäß Artikel L3243-2 des Arbeitsgesetzbuchs werden die Gehaltsnachweise, die den Arbeitnehmern auf elektronischem Wege zugestellt werden, zuvor elektronisch signiert (elektronisches Zertifikat), um ihre Integrität zu gewährleisten: Sie verfügen über ein elektronisches Exemplar, das es Ihnen insbesondere ermöglicht, Ihre Rechte langfristig geltend zu machen.

Nur unter diesen Bedingungen erlangt der elektronische Lohnzettel seinen rechtlichen Wert, der dem seines Vorgängers in Papierform gleichwertig ist.

Rechtliche Hinweise: Der elektronische Gehaltsnachweis

Das Dekret Nr. 2016-1762, das am 1. Januar 2017 in Kraft getreten ist, bildet den Rahmen für die Entmaterialisierung der Gehaltsnachweise und ihre Zugänglichkeit.

Der Arbeitgeber muss folgende Bedingungen erfüllen:

  • Informationspflicht - Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter mindestens einen Monat vor der tatsächlichen Einführung über die bevorstehenden Änderungen informieren. Diesen steht es frei, ihr Widerspruchsrecht auszuüben, wenn sie einen Papierschein beibehalten möchten.
  • Widerspruchspflicht - Arbeitnehmer haben das Recht, einen elektronischen Entgeltnachweis abzulehnen, und zwar vor oder nach seiner Einführung. Die Änderung muss von der Personalabteilung innerhalb von maximal drei Monaten berücksichtigt werden.
  • Lesbares Format und Langzeitarchivierung - Die Zeugnisse werden in einem lesbaren und dauerhaften Format (PDF) ausgegeben, elektronisch signiert, um die Integrität zu gewährleisten, und 50 Jahre lang oder bis zum 75. Lebensjahr des Arbeitnehmers aufbewahrt."

Prozess der Entmaterialisierung des Gehaltsnachweises

Die Bereitstellung eines elektronischen Safes, um einen sicheren Zugriff auf papierlose Gehaltsabrechnungen mit einer vollständigen Verwaltung der verschiedenen Begriffe (Quellensteuer, Arbeitnehmerbeiträge, Sozialversicherung und andere Pflichtangaben) zu haben.

FAQ : ELEKTRONISCHER GEHALTSNACHWEIS (EGEZ)

Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

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