Vous avez façonné Zeendoc. Aujourd’hui, il vous ressemble plus que jamais.

Classement et recherche.

Eine ineffiziente Dokumentensuche kann für Unternehmen erhebliche Kosten verursachen, sowohl zeitlich als auch finanziell.

Selon une étude de McKinsey Global Institute de 2012, les employés dont le travail est basé sur la connaissance passent près de 20 % de leurs temps à rechercher et collecter des informations. Cela représente plus d'une heure et demie de travail par jour. 

Glücklicherweise ermöglicht Zeendoc seinen Nutzern, von einem intelligenten Suchsystem in Verbindung mit der Funktion der automatischen Dokumentenklassifizierung zu profitieren. Entdecken Sie mehr...

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Eine ineffiziente Dokumentensuche kann für Unternehmen erhebliche Kosten verursachen, sowohl zeitlich als auch finanziell.

Laut einer Studie des McKinsey Global Institute aus dem Jahr 2012 verbringen Mitarbeiter, deren Arbeit auf Wissen beruht, fast 20 % ihrer Zeit mit dem Suchen und Sammeln von Informationen.. Dies entspricht mehr als eineinhalb Stunden Arbeit pro Tag.

Glücklicherweise ermöglicht Zeendoc seinen Nutzern, von einem intelligenten Suchsystem in Verbindung mit der Funktion der automatischen Dokumentenklassifizierung zu profitieren. Entdecken Sie mehr...

Indexation des documents par l'IA

 

L’IA dans Zeendoc est capable d’indexer automatiquement vos notes de frais et vos documents fournisseurs (dont les 8 champs principaux : type de document, fournisseur, réf. facture, date de facture et d'échéance, ainsi que tous les champs des montants.)

Les bénéfices de l'indexation par IA :

  • Fonctionne dès le 1er document,
  • S'adapte mieux à la diversité des documents,
  • 95% de détections correctes,
  • Solution entièrement développée et maintenue en interne,
  • Hébergement en France, sur nos serveurs,
  • Conforme au RGPD et à l’AI Act.

 

L’indexation optimisée de vos documents grâce à notre modèle d’intelligence artificielle conçu entièrement en interne et hébergé sur nos serveurs Français. Basé sur les modèles de documents clients et fournisseurs, cette nouvelle fonctionnalité vous permettra de gagner en efficacité et en précision dans l’indexation de vos documents dès leur premier dépôt dans Zeendoc !

Recherche de documents en entreprise, mettre fin aux galères

Retrouver un document au sein d'une entreprise peut s'avérer être un véritable parcours du combattant. Dispersion des fichiers, manque de partage, mauvaise organisation, informations obsolètes... de nombreux facteurs peuvent transformer une simple recherche en un véritable casse-tête chronophage.

1. Ein Labyrinth aus Dokumenten : Verstreute Papierdateien, überfüllte Festplatten, unzugängliche Server, mehrere Cloud-Dienste... In Unternehmen häufen sich die Speichermedien, was das Auffinden eines bestimmten Dokuments zu einer echten Herausforderung macht.

2. Verborgene Schätze: Einige Dokumente bleiben für den Rest des Unternehmens unzugänglich. Vertrauliche Informationen oder einfach nur ein Fehler? Wie auch immer, diese versteckten Dokumente führen zu Verzögerungen, unnötigen Doppelarbeiten und schlechter Kommunikation.

3. Chaotische Ablage: Rätselhafte Dateinamen, schlecht organisierte Ordner, keine Logik.... Ein Dokument in diesem Chaos zu finden, ist eine echte Herausforderung. Die Gefahr von Verwechslungen und Fehlern ist allgegenwärtig, ganz zu schweigen von der Zeit, die man mit dem Durchforsten der anarchischen Baumstruktur verschwendet.

4. Fossile Informationen: Veraltete Dokumente, vergessene Versionen... Durch diesen Friedhof veralteter Informationen zu navigieren, ist nicht nur ineffizient, sondern kann auch für die Entscheidungsfindung gefährlich sein. Hoppla, wir haben vergessen, den Finanzbericht zu aktualisieren?

5. Blindes Suchen: Zu allgemeine Suchbegriffe, mühselige manuelle Suche... Angesichts eines Ozeans von Dokumenten auf ineffiziente Methoden zu vertrauen, führt nur zu enttäuschenden Ergebnissen und einem erheblichen Zeitverlust.

Glücklicherweise gibt es Lösungen, die diese Qual in eine flüssige und effiziente Dokumentensuche verwandeln. Mit Tools für DMS (Elektronisches Dokumentenmanagement) wie Zeendoc können Sie Dokumente sicher zentralisieren, organisieren, klassifizieren und gemeinsam nutzen, während erweiterte Suchfunktionen das genaue Auffinden der gesuchten Informationen erleichtern.

Dites adieu aux recherches interminables et aux frustrations croissantes : optez pour
une gestion documentaire moderne et gagnez un temps précieux !

Les avantages offerts dans la recherche documentaire

Dites adieu aux archives poussiéreuses et aux recherches interminables ! La gestion électronique des documents (GED) révolutionne la façon dont les entreprises gèrent leur information, en offrant une solution complète pour optimiser le traitement, la recherche et la sécurité des documents.

1. Zentralisierung: Sammeln Sie Ihre Dokumente an einem Ort

Schluss mit Dokumenten, die in Schubladen und auf Personalcomputern verstreut sind! Mit DMS werden alle Ihre digitalen Dokumente in einem einzigen System zentralisiert, auf das alle berechtigten Mitarbeiter zugreifen können. Keine zeitraubende Suche mehr nach dem richtigen Dokument: Alles ist nur einen Klick entfernt!

2. Organisation: Adieu Chaos, hallo Logik

Schluss mit Dokumenten, die in Schubladen und auf Personalcomputern verstreut sind! Mit DMS werden alle Ihre digitalen Dokumente in einem einzigen System zentralisiert, auf das alle berechtigten Mitarbeiter zugreifen können. Keine zeitraubende Suche mehr nach dem richtigen Dokument: Alles ist nur einen Klick entfernt!

3. Automatisierung: Sparen Sie Zeit und Energie

Überlassen Sie zeitraubende und sich wiederholende Aufgaben der DMS ! Mithilfe automatisierter Workflows können Dokumente automatisch nach Inhalt oder Erstellungsdatum sortiert, klassifiziert und archiviert werden. Künstliche Intelligenz (KI) kann Dokumente sogar automatisch analysieren und klassifizieren, indem sie Schlüsselinformationen identifiziert und in die richtigen Kategorien einsortiert.

4. Erweiterte Suche: Finden Sie das, was Sie suchen, im Handumdrehen

DMS bietet leistungsstarke Suchfunktionen, die über einfache Schlüsselwörter hinausgehen. Kombinieren Sie mehrere Kriterien, verwenden Sie benutzerdefinierte Filter und nutzen Sie Metadaten, um genau das Dokument zu finden, das Sie benötigen. Die Volltextsuche, die phonetische Suche und die Umkreissuche sorgen für hochrelevante Ergebnisse. Die semantische Suche nutzt intelligente Algorithmen, um die Bedeutung Ihrer Suchanfragen zu verstehen und Ihnen die passendsten Dokumente vorzuschlagen.

5. Verantwortlichkeit: Jedes Dokument hat seinen Gewährsmann

Mit der DMS, wird jedes Dokument einem klaren und identifizierbaren Verantwortlichen zugewiesen. Keine Verwirrung mehr darüber, wer für Informationen oder Klärungen kontaktiert werden muss! Die Mitarbeiter können ihre Suche filtern, um nur die Dokumente eines bestimmten Verantwortlichen anzuzeigen, So optimieren sie ihre Effizienz.

6. Sicherheit: Schützen Sie Ihre wertvollen Daten

Die DMS bietet robuste Sicherheitsfunktionen zum Schutz Ihrer sensiblen Informationen. Legen Sie genaue Zugriffsrechte fest und kontrollieren Sie den Zugriff auf Dokumente anhand von Benutzerprofilen. Seien Sie beruhigt, Ihre Daten sind in guten Händen!

Technologien für das Auffinden von Dokumenten

A l'ère du numérique, les entreprises adoptent des solutions modernes pour gérer l'information. La dématérialisation des documents s'impose comme une approche efficace pour optimiser la gestion des données au sein des organisations.

Schluss mit den Papierbergen! Durch die Digitalisierung wird die Verwendung von physischen Datenträgern drastisch reduziert, wodurch Speicherplatz frei wird und der Zugang zu Informationen erleichtert wird.

Aber wie soll man sich in dieser Masse an digitalen Dokumenten zurechtfinden? Zum Glück gibt es mehrere technische Lösungen, die die Suche und Verarbeitung von Daten vereinfachen.

1. Zeichenerkennung (OCR): Papierdokumente zum Leben erwecken

Mithilfe der OCR-Technologie können physische Dokumente in durchsuchbare digitale Dateien umgewandelt werden. Durch die Erkennung von gedruckten oder handgeschriebenen Zeichen werden die in Papierdokumenten enthaltenen Informationen zugänglich und verwertbar.

2. Datenbanken : Eine strukturierte und sichere Archivierung

Datenbankmanagementsysteme (DBMS) bieten eine strukturierte Lösung für die Speicherung und Verwaltung digitaler Dokumente. Sie ermöglichen es, Informationen zu zentralisieren, sie zu sichern und dank erweiterter Funktionen leichter zu durchsuchen.

3. Indexierung und Metadaten : Sortieren auf einen Blick

Die Indexierung und Zuweisung von Metadaten zu digitalen Dokumenten ist eine wichtige Praxis, um die Suche zu optimieren. Denn durch die Verwendung von Tags, Schlüsselwörtern und beschreibenden Informationen können relevante Dokumente klassifiziert und schnell gefunden werden.

4. Die DMS : Die All-in-One-Lösung für ein optimales Dokumentenmanagement

Die elektronische DokumentenverwaltungDMS) stellt den umfassendsten Ansatz für die Digitalisierung von Dokumenten dar. DMS kombinieren die Vorteile von DMS mit fortschrittlichen Technologien wie OCR, Indexierung und Metadaten und bieten so ein zentralisiertes, sicheres und effizientes Dokumentenmanagement.

Mit der Digitalisierung und den DMS gewinnen Unternehmen Zeit, Produktivität und Effizienz bei der Verwaltung ihrer Informationen.

 

    ICR : la reconnaissance INTELLIGENTE des caractères

    L’ICR, Reconnaissance Intelligente de Caractères, est une forme avancée de technologie de reconnaissance optique de caractères (l’OCR) qui reconnait non seulement le texte imprimé, mais aussi les caractères manuscrits. Elle « apprend » de chaque document qu’elle traite, en utilisant des algorithmes de Machine Learning pour interpréter l’écriture manuscrite.

    Mit der ICR-Technologie von ABBYY Vantage verbessert Zeendoc seine Erkennung von Dokumenten mit handgeschriebenen Zeichen. 

    Einige Dokumente: Spesenabrechnungen, Lieferscheine, Logbücher oder Lieferberichte, handschriftlich unterschriebene Interventionsscheine, CERFA-Formular, Konsultationsnotizen...

    Die Vorteile der in Zeendoc integrierten ICR :

    • Verbesserte Automatisierung über alle Dokumente hinweg
    • Zeitersparnis bei der Indexierung und Klassifizierung
    • Technologie ohne Mehrkosten in Zeendoc integriert 
    • Reduzierung von Transkriptionsfehlern
    • Eine immer umfassendere und innovativere Lösung

    Funktionsweise der Literatursuche

    La recherche dans Zeendoc s'effectue à l'aide d'une barre de recherche simple située en haut de l'interface. Vous pouvez saisir un ou plusieurs mots-clés dans la barre de recherche, et Zeendoc retournera une liste de documents pertinents.

    Zeendoc verwendet eine Reihe von Faktoren, um die Suchergebnisse zu klassifizieren, darunter :

    • Inhalt der Dokumente: Die von Ihnen eingegebenen Suchbegriffe werden mit dem Inhalt der Dokumente verglichen, einschließlich des Dateinamens, des Dokumententextes und der Metadaten.
    • Eigenschaften von Dokumenten: Sie können Dokumente auch anhand ihrer Eigenschaften suchen, z. B. Erstellungsdatum, Dokumententyp und Eigentümer.
    • Der Speicherort der Dokumente: Sie können nach Dokumenten in bestimmten Ordnern oder in Ihrem gesamten Zeendoc-Repository suchen.

      RAD/LAD-Technologie

      ADL/RAD (Automatisches Lesen von Dokumenten / Automatische Dokumentenerkennung) undOCR (Optical Character Recognition) sind zwei komplementäre Technologien, die eine entscheidende Rolle im modernen Dokumentenmanagement spielen. Die Zeendoc-Lösung bietet diese Technologie an, um ihr Dokumentenmanagement zu optimieren, indem sie die Erfassung und Verarbeitung der in Papierdokumenten enthaltenen Informationen automatisiert.

      Konkret bedeutet dies für Unternehmen, dass sie Zeit sparen, Kosten senken, die Organisation und den Zugriff auf Dokumente verbessern und gesetzliche Vorschriften einhalten können.

      L'océrisation au service de la LAD/RAD

      OCR ist dem LAD/RAD-Prozess vorgeschaltet und ermöglicht die Umwandlung von Papierdokumenten in verwertbare digitale Dateien.

      Dieser wichtige Schritt ermöglicht :

      • Automatisieren Sie die Datenerfassung : OCR macht die mühsame manuelle Erfassung von Informationen überflüssig und senkt so die Kosten und das Fehlerrisiko.

      • Die Qualität der Daten verbessern : Die automatisierte Zeichenerkennung sorgt für eine höhere Genauigkeit und Zuverlässigkeit der extrahierten Daten.

      • Erleichterte Indexierung und Suche: Der aus der OCR hervorgegangene digitale Text ermöglicht eine effiziente Indexierung und Suche von Dokumenten und optimiert so den Zugang zu Informationen.

      Cas d'usages d'océrisation documentaire avec Zeendoc

      Digitalisierung von historischen Archiven

      Unternehmen mit Papierarchiven können OCR verwenden, um diese historischen Dokumente zu scannen und zu indexieren. Dies ermöglicht :

      • Erleichterter Zugriff: Verwandeln Sie jahrelange Papierarchive in eine durchsuchbare Datenbank. Ob Finanzunterlagen, Jahresberichte oder Personalakten - mit OCR wird jedes Wort zugänglich.
      • Optimierter Speicherplatz: Durch das Scannen Ihrer Archive können Sie den physischen Platzbedarf für die Aufbewahrung von Dokumenten reduzieren und gleichzeitig deren langfristige Aufbewahrung sicherstellen.

      OCR (Optical Character Recognition) ist eine leistungsstarke Technologie, die in vielen Bereichen des Dokumentenmanagements Anwendung findet. Hier sind einige konkrete Anwendungsfälle, in denen Zeendocs OCR die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen seine Dokumente verwaltet, verändern kann:Dieser wichtige Schritt ermöglicht :

      Verwaltung von Rechnungen

      Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist die effiziente Verwaltung von Rechnungen. Mit Zeendocs OCR wird jede gescannte oder als PDF erhaltene Rechnung automatisch analysiert und Schlüsseldaten wie Betrag, Name des Lieferanten oder Fälligkeitsdatum werden extrahiert. Dies ermöglicht :

      • Automatisierung der Verarbeitung: Die extrahierten Informationen werden direkt in Ihr Buchhaltungssystem integriert, wodurch Fehler bei der manuellen Eingabe reduziert und die Verarbeitung beschleunigt wird.
      • Schnellsuche: Jede Rechnung wird sofort über eine einfache Stichwortsuche durchsuchbar, egal ob es sich um den Namen des Lieferanten, die Rechnungsnummer oder ein bestimmtes Datum handelt.

      Archivierung von Verträgen

      Verträge enthalten oft kritische Informationen, die leicht zugänglich und gleichzeitig sicher sein müssen. Dank der OCR ermöglicht Zeendoc :

      • Automatische Indizierung: Alle Schlüsselbegriffe des Vertrags, wie die Namen der Parteien, das Datum der Unterzeichnung oder spezielle Klauseln, werden automatisch indiziert.
      • Vereinfachte Durch sicht: Sie können einen Vertrag in Sekundenschnelle finden, indem Sie einfach nach einem bestimmten Begriff oder einer wichtigen Klausel suchen, was besonders bei Prüfungen oder Verlängerungen hilfreich ist.
      • Terminmanagement: Durch die Kombination von OCR mit anderen Funktionen von Zeendoc können Sie automatische Erinnerungen an wichtige Termine wie Vertragsverlängerungen einrichten und so das Risiko, eine Frist zu versäumen, verringern.

      Verwaltung der eingehenden Post

      Die im Unternehmen eingegangenen Briefe, ob physisch oder digital, können mit der OCR von Zeendoc effizient verarbeitet werden :

      • Automatisierte Verarbeitung: Gescannte E-Mails werden automatisch analysiert, wichtige Informationen werden extrahiert und können an die richtigen Personen oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens weitergeleitet werden.
      • Verfolgung und Nachvollziehbarkeit: Jede Post wird indiziert und gespeichert, was ihre Verfolgung und die Verwaltung der erforderlichen Antworten oder Aktionen erleichtert.

      Les avantages de la RAD/LAD

      Integriert in die LAD/RAD-Lösung von Zeendoc bietet die OCR viele Vorteile:

      1. Zeitersparnis und Kostensenkung :

      Durch die Automatisierung der Dateneingabe mithilfe von OCR können kleine und mittelständische Unternehmen wertvolle Zeit bei zeitraubenden manuellen Aufgaben wie der Eingabe von Rechnungen, Bestellungen oder Verwaltungsformularen sparen. Dadurch wird Zeit frei, in der sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Geschäftsentwicklung oder Kundenbeziehungen konzentrieren können. Darüber hinaus reduziert OCR den Bedarf an Mitarbeitern, die sich der Dateneingabe widmen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

      2. Verbesserung der Organisation und der Literatursuche :

      Mithilfe von OCR können Klein- und Mittelbetriebe ihre digitalen Dokumente durch Indizierung und Stichwortsuche leichter klassifizieren und wiederfinden. Dies macht Schluss mit der mühsamen Suche in physischen Archiven und stellt sicher, dass entscheidende Informationen immer griffbereit sind. Diese bessere Dokumentenorganisation trägt zu einer schnelleren und fundierteren Entscheidungsfindung sowie zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen Teams bei.

      3. Verbesserte Zugänglichkeit und Einhaltung von Vorschriften :

      OCR macht gescannte Dokumente für Menschen mit Sehbehinderungen durch unterstützende Technologien, wie z. B. Text-to-Speech-Software, zugänglich. Darüber hinaus ermöglicht die sichere elektronische Archivierung der gescannten Dokumente den KKU, die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten zu erfüllen.

      Zusammenfassend lässt sich sagen, dassOCR französischen Klein- und Mittelbetrieben eine Reihe wertvoller Vorteilebietet, die ihnen helfen können, Zeit zu sparen, Kosten zu senken, die Organisation ihrer Dokumente zu verbessern und gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Wenn Sie ein französisches KKU/KMU sind und nach einer Lösung zur Optimierung Ihres Dokumentenmanagements suchen, ist OCR eine Technologie, die Sie nicht vernachlässigen sollten.

        Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

        Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

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        Neuheiten, Tipps: Alles, was Sie über die Hintergründe von Zeendoc wissen müssen.

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