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Elektronische Archivierung

Vereinfachen Sie Ihre digitale Archivierung mit Zeendoc

Sobald sie gescannt und automatisch in einer einzigen Dokumentendatenbank abgelegt wurden, sind alle in den Dokumenten enthaltenen Informationen mit einem Klick zugänglich. Sie werden Zeit sparen und gleichzeitig Ihre Dokumente effizient bearbeiten.

Mit der Software DMS Zeendoc verlieren Sie keine Zeit mehr mit der Suche nach einem Dokument, es steht Ihnen zur Verfügung.

Digitale Dateien

Die Software DMS Zeendoc akzeptiert alle Arten von digitalen Dokumenten. Es stehen verschiedene Methoden der digitalen Archivierung zur Verfügung, um Ihnen das Ablegen von Dokumenten in Ihrem elektronischen Tresor zu erleichtern :

  • die direkte Einzahlung,
  • den Versand per E-Mail,
  • per virtuellem Drucker auf Ihrem Computer.

 

Papierdokumente

Die Lösung DMS Zeendoc ermöglicht die Einreichung sämtlicher Papierdokumente durch Scannen, unabhängig von ihrem Format (CB-Ticket, A4, A3, A0, ...). Zeendoc ist mit allen Scannern und Kopierern kompatibel und kümmert sich um die Entfernung leerer Seiten und die Begradigung der Dokumente. Scannen Sie in Stapeln und profitieren Sie von mehreren Lösungen für die Aufteilung: durch Separator, Stempel, Barcode, Dokumentenerkennung (RAD) oder auch durch Anbringen einer farbigen Markierung (patentiert).

    Digitale Archivierung in einer sicheren Cloud

    Unsere Cloud-Speicherlösung garantiert Ihnen die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten. Erfahren Sie, wie wir Ihre Dokumente vor Verlust und unberechtigtem Zugriff schützen.

    Das Konzept und die Verwaltung von Rollen

    Die Sicherheit der elektronischen Archivierung ist in der heutigen digitalen Welt von entscheidender Bedeutung, und Zeendoc positioniert sich als Verbündeter der Wahl, um diesen Schutz zu gewährleisten. Mithilfe eines ausgeklügelten Rollenmanagements ermöglicht unsere Plattform, spezifische Zugriffe für jeden Benutzer festzulegen, wodurch sichergestellt wird, dass nur berechtigte Personen sensible Dokumente einsehen oder bearbeiten können. Dieser granulare Ansatz erhöht nicht nur die Datensicherheit, sondern fördert auch die effektive Zusammenarbeit innerhalb von Teams. Durch die Zuweisung klarer Rollen und angepasster Berechtigungen hilft Ihnen Zeendoc dabei, eine sichere Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten und gleichzeitig das Dokumentenmanagement zu vereinfachen. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Sicherheit und Flexibilität vereint, und schützen Sie Ihre Informationen mit Zeendoc.

    Cloud-Zugänglichkeit

    Greifen Sie jederzeit und überall auf Ihre Dokumente zu. Mit unserer SaaS-Lösung arbeiten Sie auch aus der Ferne effizient zusammen. Wir bieten eine Archivierung, die den geltenden Normen entspricht, mit einer vollständigen Rückverfolgbarkeit Ihrer Dokumente. Bei Zeendoc ist die Sicherheit Ihrer Daten unsere Priorität. Aus diesem Grund haben wir ein redundantes Backup-System zwischen unseren Servern in Frankreich und der Schweiz eingerichtet. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Informationen nicht nur geschützt, sondern auch jederzeit zugänglich sind. Bei einem Zwischenfall auf einem unserer Server werden Ihre Daten sofort auf den anderen übertragen, sodass eine nahtlose Kontinuität gewährleistet ist. Unsere robuste Infrastruktur und unser Engagement für Sicherheit geben Ihnen den Seelenfrieden, den Sie brauchen, um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Bei Zeendoc können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente in guten Händen sind, geschützt durch modernste Backup-Lösungen.

    Compliance und Nachvollziehbarkeit

    Die Einhaltung von Vorschriften und die Rückverfolgbarkeit von Daten sind in der heutigen digitalen Welt von entscheidender Bedeutung. Wir bei Zeendoc sind bestrebt, Lösungen anzubieten, die die Sicherheit und Integrität der von uns gehosteten Informationen gewährleisten. Mithilfe strenger Prozesse und fortschrittlicher Technologien stellen wir sicher, dass alle Daten nicht nur geschützt, sondern auch leicht zugänglich und nachvollziehbar sind. So können unsere Kunden die geltenden Vorschriften einhalten und gleichzeitig beruhigt sein.

    Hinterlegung Ihrer Dokumente:
    eine schnelle und umfassende Lösung

    DMS_Rathaus

    DIE VORTEILE VON
    ELEKTRONISCHER ARCHIVIERUNG

    Im heutigen digitalen Zeitalter ist eine effiziente Dokumentenverwaltung für jedes Unternehmen, das seine Betriebsabläufe optimieren will, von entscheidender Bedeutung. Zeendoc ist eine hochentwickelte digitale Archivierungslösung, die viele Vorteile bietet, um diese wichtige Anforderung zu erfüllen. Hier erfahren Sie, wie Zeendoc Ihr Dokumentenmanagement verändern kann :

    • Reduzierung der Kosten: Wenn Sie sich für die digitale Archivierung mit Zeendoc entscheiden, können Sie die Kosten, die mit der physischen Speicherung von Dokumenten verbunden sind, erheblich senken. Dies umfasst nicht nur die Senkung der Kosten für die Anmietung von Lagerraum, sondern auch die Steigerung der betrieblichen Effizienz durch die Minimierung der Zeit, die für die Verwaltung von Papierarchiven aufgewendet werden muss.

    • Erhöhte Sicherheit: Bei Zeendoc steht die Sicherheit Ihrer Daten an erster Stelle. Unser System schützt mithilfe fortschrittlicher Sicherheitsprotokolle vor Datenverlust oder -diebstahl. Ihre Dokumente werden sicher gespeichert, mit regelmäßigen Backups, um ihre langfristige Integrität zu gewährleisten.

    • Verbesserte Zugänglichkeit: Einer der größten Vorteile der digitalen Archivierung ist der einfache Zugriff auf Ihre Dokumente. Mit Zeendoc können Sie dank unserer leistungsstarken Suchmaschine jedes Dokument mit nur wenigen Klicks finden. Ob Sie im Büro oder unterwegs sind, Sie können jederzeit auf Ihr Online-Archiv zugreifen.

    • Erleichterte Zusammenarbeit: Zeendoc verändert die Art und Weise, wie Sie Dokumente teilen und zusammenarbeiten. Teilen Sie Ihre Dokumente auf sichere Weise mit Kollegen oder Geschäftspartnern und arbeiten Sie in Echtzeit zusammen. Diese Funktion verbessert die interne und externe Kommunikation und macht die Arbeitsprozesse flüssiger und effizienter.

    • Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften: Durch die Verwendung von Zeendoc für die digitale Archivierung stellen Sie sicher, dass Sie die geltenden Vorschriften einhalten. Unser System hilft sicherzustellen, dass Ihre Dokumente gemäß den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt werden, und schützt Sie so vor möglichen Rechtsstreitigkeiten. Die Aufbewahrung von Dokumenten in digitalem Format ermöglicht eine bessere Archivverwaltung und erleichtert die Prüfung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

    Zeendoc bietet eine umfassende und effiziente Lösung für die digitale Archivierung , die den Bedürfnissen moderner Unternehmen entspricht, die ihr Dokumentenmanagement optimieren und gleichzeitig die Sicherheit, Zugänglichkeit und Konformität ihrer Daten gewährleisten wollen.

    FINDEN SIE IHRE DOKUMENTE MIT WENIGEN KLICKS WIEDER!

    Mit unserer Cloud-Technologie für kleine und mittelständische Unternehmen und Behörden bieten wir die Freiheit und Flexibilität, jederzeit auf Ihre Dokumente und Unterlagen zuzugreifen. Diese Möglichkeit, sofort auf Ihre Informationen zugreifen zu können - egal ob Sie im Büro, zu Hause oder unterwegs sind - verkörpert unser Versprechen, Ihre Daten nicht nur sicher, sondern auch unglaublich zugänglich zu machen.

    ZEENDOC PASST SICH IHRER ARBEITSMETHODE AN

    Dank Zeendocs einzigartigem Ablagemodus gehört langes Suchen in Ordnern und Unterordnern der Vergangenheit an, wenn Sie sich nicht mehr an den Speicherort eines Dokuments erinnern können.

    Wenn Sie Ihr Unternehmen mit einer Software ausstatten DMS (elektronisches Dokumentenmanagement), können Sie die dauerhafte Aufbewahrung von Dokumenten und Briefen sicherstellen. Als echter vertrauenswürdiger Dritter gewährleistet die Archivierungslösung von Zeendoc die Integrität Ihrer papierlosen Dokumente für eine erfolgreiche digitale Transformation.

    SUCHEN SIE NACH IHREN EIGENEN KRITERIEN

    • Entweder ein Wort, das im Dokument vorkommt: Suche im Inhalt des Dokuments,
    • Entweder eine der Informationen, die zur Ablage verwendet wurden: Angebot, Rechnungen, Gutschrift, Lieferant, Kunde, ...
    • Entweder eines der Merkmale des Dokuments: Dateiname, Datum der digitalen Archivierung, Status des Dokuments, die Person, die das Dokument eingereicht hat ...

    Sie verfeinern, Sie kombinieren eine Suche über den Inhalt und ein Ordnungskriterium ... alles ist möglich mit Zeendoc: Reduzieren Sie die Zeit für die Verwaltung von Dokumenten um 70 bis 80%.

    DER ZUGANG ZU INFORMATIONEN

    Zeendoc bietet Zugang zu den richtigen Inhalten, den richtigen Nutzern und zur richtigen Zeit.

    Sobald die Suche bestätigt wurde, werden die elektronischen Dokumente, die den angegebenen Kriterien entsprechen, entweder in Tabellenform oder als Miniaturansichten angezeigt. Es stehen zahlreiche Metadaten zur Verfügung, um die Rückverfolgbarkeit des Dokuments während der gesamten Aufbewahrungsdauer zu gewährleisten. DieArchivierung Ihrer elektronischen Rechnungen, Verträge, Angebote oder Archive erfolgt absolut sicher. Anschließend können Sie Ihre Dokumente nutzen: ansehen, herunterladen, drucken oder mit Ihren Mitarbeitern teilen.

    WIE VIEL ZEIT VERBRINGEN SIE JEDEN TAG DAMIT, IHRE DOKUMENTE SORGFÄLTIG ZU ORDNEN?

     

    Oder wie lange brauchen Sie, um sie in einem Aktenschrank, auf Ihrem Server oder in Ihrem E-Mail-Postfach zu finden?

    Zeendoc analysiert und klassifiziert Dokumente für seine Kunden. Unabhängig von der Quelle des Dokuments - E-Mails, elektronische Dateien, Papierdokumente - werden Ihre Dokumente in einer einzigen Informationsbasis zusammengefasst.

    Sobald die Dokumente in Zeendoc abgelegt sind, werden sie von unserem Tool dank seiner Erkennungstechnologie automatisch klassifiziert, ohne dass der Benutzer weiter eingreifen muss. Die Anwendung liest und merkt sich zunächst den gesamten Inhalt der Dokumente (so dass Sie nach jedem Wort oder Satz in Ihren Dokumenten suchen können), analysiert dann Ihr Dokument, seine Struktur, seinen Inhalt und klassifiziert es schließlich für Sie gemäß Ihrem Indexierungsplan.

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    DER NUTZER GLAUBEN, DASS SIE ZEIT SPAREN

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    DER NUTZER GLAUBEN, GELD ZU VERDIENEN

    Zeendoc ist die Wahl eines zuverlässigen Partners, um erfolgreich in der digitalen Umgebung von heute zu navigieren und gleichzeitig die Herausforderungen von morgen zu antizipieren. Machen Sie mit Zeendoc den Schritt in die Zukunft und entdecken Sie die Effizienz eines Dokumentenmanagements, das den Anforderungen des digitalen Zeitalters gerecht wird.

    Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

    Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

    Das Leben Zeendoc

    Neuheiten, Tipps: Alles, was Sie über die Hintergründe von Zeendoc wissen müssen.

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