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Elektronische Signatur von Dokumenten

Unterschreiben Sie Ihre Dokumente elektronisch

Vergessen Sie Papier und manuelle Aufgaben

Mit Zeendoc kรถnnen Sie Ihre Dokumente per E-Mail versenden und von Ihren Kunden elektronisch unterschreiben lassen - von einem Computer, Smartphone oder Tablet aus, ohne dass eine vorherige Installation erforderlich ist.

Die elektronische Signatur, die รผber einen vertrauenswรผrdigen Dritten in die Lรถsung DMS Zeendoc integriert ist, besitzt denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift.

Elektronische Signatur: Wie funktioniert sie?

Senden, Unterschreiben, Nachverfolgen und Verwalten

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Die Sendung

Von Zeendoc aus wรคhlen Sie das Dokument aus, fรผllen die Unterzeichner aus und wรคhlen die Art des Versands, entweder gleichzeitig an alle Empfรคnger oder sequentiell. Sie legen die Gรผltigkeitsdauer des Dokuments fest und versenden es.

Die Signatur

Jeder Unterzeichner erhรคlt den Vertrag per E-Mail mit einem sicheren Link. Er hat dann Zugriff auf das Dokument und kann den Prozess der elektronischen Unterschrift mit einem einfachen Klick von jedem Gerรคt mit Internetanschluss aus starten. Nachdem er das gesamte Dokument angesehen und bestรคtigt hat, wird ein Authentifizierungscode per SMS an sein Handy gesendet, um seine Identitรคt zu garantieren und das Dokument elektronisch zu unterzeichnen.

รœberwachung und Verwaltung

Eine Online-รœberwachung des Unterzeichnungsstatus (anstehend, unterzeichnet oder abgelehnt) pro Empfรคnger ermรถglicht es Ihnen, in Echtzeit รผber den Fortschritt der Akte informiert zu werden. Sobald der Vertrag von allen Empfรคngern unterzeichnet wurde, wird er automatisch in Zeendoc archiviert.

Die Rechtsgรผltigkeit von Unterschriften

In Frankreich haben elektronische und handschriftliche Signaturen denselben rechtlichen Wert. Sie garantieren die Integritรคt eines Dokuments
und ermรถglichen es auch, den Autor zu identifizieren.

  • Prozess von Zeendoc aus starten ;
  • Eine von Adobeยฎ anerkannte Signatur;
  • Ein elektronisches Zertifikat zur einmaligen Verwendung pro Unterzeichner und Signatur ;
  • OTP: One Time Password (Einmaliges Kennwort) ;
  • PSCE-Qualifikation (Qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter) und in der europรคischen "Trust List" gelistet;
  • EinschlieรŸlich Zeitstempel und automatische Archivierung des unterzeichneten Dokuments in Zeendoc ;ย 
  • Miniaturansicht des Signaturzertifikats auf dem Bildschirm und beim Drucken.

Die elektronische Unterschrift ZEENDOC

Die richtige Signaturebene wรคhlen

eIDAS ist die Verordnung รผber die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste fรผr elektronische Transaktionen.

Diese 2016 eingefรผhrte Verordnung klassifiziert das Sicherheitsniveau von elektronischen Signaturen in drei Kategorien: einfach, fortgeschritten und qualifiziert.

Fรผr welche Art von nicht regulierten Dokumenten?

  • Anbietervertrag;
  • Mietvertrag;
  • Arbeitsvertrag;
  • Kostenvoranschlag;
  • Vertrรคge zur Mitgliedschaftย ;

    • Versicherungsvertrรคge zur Gesundheitsergรคnzung
    • AGB/CGV...
  • Unterschriftenblatt
  • Bestandsaufnahmebei Ein- und Auszug aus einer Wohnung;
  • ...

Wie kรถnnen durch die elektronische Signatur Kosten gesenkt werden?

Die Einfรผhrung der elektronischen Signatur stellt eine bedeutende Chance fรผr Unternehmen dar, die ihre Kosten optimieren und gleichzeitig ihre betriebliche Effizienz steigern wollen. Mithilfe dieser Technologie lassen sich auf mehreren Ebenen erhebliche Einsparungen erzielen :

  • Eliminierung von Papierkosten: Durch die elektronische Signatur entfรคllt die Notwendigkeit, Dokumente auszudrucken, wodurch die Ausgaben fรผr Papier, Tinte und Druckmaterial gesenkt werden.

 

  • Senkung der Portokosten: Dokumente mรผssen nicht mehr per Post versendet werden, wodurch die Portokosten entfallen und die รœbertragungszeiten beschleunigt werden.

 

  • Geringere Lagerkosten: Durch die Entmaterialisierung von Dokumenten mรผssen diese nicht mehr physisch archiviert werden, was zu Einsparungen bei Lagerraum und Archivverwaltung fรผhrt.

 

  • Zeitersparnis und Produktivitรคt: Signaturprozesse werden beschleunigt, sodass Vertrรคge innerhalb von Minuten abgeschlossen oder Dokumente genehmigt werden kรถnnen, wodurch Verzรถgerungen und die damit verbundenen Kosten verringert werden.

 

  • Geringeres Fehler- und Betrugsrisiko: Die elektronische Signatur erhรถht die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen und verringert das Risiko von Fehlern, Betrug und Dokumentenverlust, was zu zusรคtzlichen Kosteneinsparungen fรผhrt.

Elektronische Signatur: Welche ANDEREN Vorteile gibt es?

Zertifizierung, Dematerialisierung,
Einsparungen, Vereinfachung, ...

  • Verkรผrzung der Bearbeitungszeit: PDF-Dokumente werden innerhalb weniger Minuten empfangen und signiert.
  • Einsparung von Reisekosten.
  • Dematerialisierung: Vertrรคge mรผssen nicht mehr ausgedruckt, manuell unterschrieben und per Post zurรผckgeschickt werden.
  • Einsparung von Druck-/Frankierkosten.
  • Zeitersparnis und Produktivitรคtssteigerung: Manuelle Aufgaben entfallen.
  • Sicherheit des Austauschs: verschlรผsselter und gesicherter Zugang, Authentifizierung per SMS.
  • Nachverfolgung: Sichtbarkeit des Vertragsstatus, Ausstellung von Mahnungen.
  • Platzersparnis: Aufbewahrung des Dokuments im digitalen Format.
  • Compliance: Elektronische Signatur unter Einhaltung der franzรถsischen und europรคischen Rechtsvorschriften.
  • Umweltfreundlich: Es wird kein Papier verbraucht.

Versenden, unterschreiben lassen und archivieren Sie mit unserer Lรถsung DMS Ihre Dokumente sicher.

FAQ : ELEKTRONISCHE SIGNATUR

Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

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