Die Zeendoc-Lösung

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DMS - Elektronische Dokumentenverwaltung

Eine einzige, modulare Lösung, die allen Bedürfnissen gerecht wird.

Elektronische Signatur

Verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten und senken Sie die Kosten für Ihre Handelsverträge.

Elektronische Archivierung

Entmaterialisieren Sie Ihre Governance-Sitzungen und sichern Sie Ihre kritischen Daten.

Formulare

Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Dokumente und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse.

Elektronischer Lohnzettel

Die Digitalisierung des Lohnzettels wird vollautomatisch unterstützt.

Chorus Pro Lieferanten

Automatisieren Sie den Versand Ihrer elektronischen Rechnungen an Behörden und öffentliche Einrichtungen.

Digitalisierung der Kundenakte

Sparen Sie Zeit, senken Sie Ihre Kosten.

Digitalisierung der Lieferantenakte

Vereinfachen Sie die Verfolgung und Verwaltung Ihrer Lieferanten.

Elektronische Rechnung

Vereinfachen Sie Ihren Alltag und den Ihrer Kunden.

Spesenabrechnungen

Die DMS im Dienste Ihrer Spesenabrechnungen und Ihrer reisenden Mitarbeiter.

Buchhalterischer Export

Zeendoc klassifiziert und exportiert die Rechnungen automatisch in Ihre Buchhaltungssoftware.

Digitalisierung der HR-Akte

Mit Zeendoc, eine erfolgreiche Entmaterialisierung Ihrer HR-Dokumente.

Mobile Anwendung

Entdecken Sie Zeendoc auf Smartphones und Tablets.

Digitalisierung Ihrer Unternehmensdokumente

Ihre Berufe

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Angehörige der Gesundheitsberufe - HDS

Zeendoc hostet Ihre Daten bei einem nach ISO 27001 und HDS zertifizierten Hosting-Anbieter.

Reglementierte Berufe

Im Alltag begleitet Zeendoc Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Gerichtsschreiber, Notare.

Gebietskörperschaften und Rathäuser

Digitale Transformation für Kommunen und Rathäuser.

Immobiliensektor

Agenturen, Hausverwaltungen, Verwalter, Bauträger.

Transport, Logistik und Kurierdienste

Zeendoc im Dienste der Berufe im Bereich Transport / Logistik / Kurierdienste.

Industrie der Zukunft

Die DMS für den Industriesektor.

Berufe im Baugewerbe

Zeendoc im Dienste des Bauwesens : Gemeinsame Nutzung, Entmaterialisierung und Verwaltung.

Vertrieb und Handel

Zeendoc im Dienste der Akteure des Einzelhandels.

Ihre Ressourcen

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Tipps

Erfolgreiche Entmaterialisierung bedeutet, gut beraten zu sein, folgen Sie dem Leitfaden!

FAQ

Antworten auf alle Ihre Fragen zu DMS und Zeendoc.

Nachrichten

Der richtige Ort, um alles über die Geschehnisse rund um Zeendoc zu erfahren.

Lösungsportal

Überprüfen Sie die Kompatibilität zwischen Zeendoc und Ihrer professionellen Software

Presse

Die Presse spricht über Zeendoc! Hier finden Sie alle unsere Veröffentlichungen.

Videos

Sehen Sie sich alle unsere Videos über die Zeendoc-Lösung an.

Ressourcen zum Herunterladen

Laden Sie unsere kostenlosen Weißbücher, Broschüren,
Kundenfälle, Webinare und Infografiken herunter.

Green & Zen als Zeendoc

DEMOBILISIERUNG IST EIN TEIL DER

ÖKOLOGISCHER ÜBERGANG

Die Entmaterialisierung stellt eine große Herausforderung beim Übergang zu einer umweltfreundlicheren Wirtschaft dar. Durch einen papierlosen Ansatz können Unternehmen ihre Umweltauswirkungen reduzieren und gleichzeitig von zahlreichen Vorteilen profitieren.

Die Vorteile von papierlosen Dokumenten

 

Null Papier

Durch die Entmaterialisierung können unnötige Ausdrucke vermieden und die Umweltverschmutzung durch die Papierproduktion(Wasserverbrauch, Verwendung von Chlor zum Bleichen usw.) reduziert werden. Tatsächlich stammen 75 % des Abfalls eines Unternehmens aus Papierabfällen*, und mehr als 900.000 Tonnen* Papierabfälle werden jedes Jahr von französischen Unternehmen erzeugt.

Zugänglichkeit der Daten

Die Daten werden auf 50 gemeinsam genutzten Servern gespeichert, auf die rund um die Uhr zugegriffen werden kann. Dies erleichtert Telearbeit und Remote-Aktivitäten und verringert die Auswirkungen des Transports. Das Ergebnis: eine bereits verantwortungsvolle Digitalisierung, die gleichzeitig eine höhere Produktivität ermöglicht.

Bessere Zusammenarbeit

Das Teilen und Austauschen von digitalen Dokumenten erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und steigert die Produktivität. Jeder Arbeitnehmer verschwendet durchschnittlich 8 Stunden pro Woche mit dem Sortieren von Papierdokumenten. Der Übergang zu 100 % digitalen Dokumenten ist auch das Thema der künftigen Regelung zur elektronischen Rechnung 2024, die die Transparenz des Austauschs und der Zahlungen zwischen Unternehmen erleichtern wird.

Platz sparen

Die Entmaterialisierung spart Platz, indem sie Quadratmeter freimacht, die zuvor für die Aufbewahrung von Papierarchiven vorgesehen waren. Dadurch wird die Flächeninanspruchnahme durch den Bau von Gebäuden und den Stromverbrauch für Klimaanlagen verringert, während die Dokumente schnell gefunden werden können und das Vermögen des Unternehmens geschützt wird.

Was ist eine DMS Bas Carbon?

Eine CO2-arme DMS ist eine Lösung für die elektronische Dokumentenverwaltung, die ihre CO2-Emissionen durch mehrere Maßnahmen begrenzt:

  1. Reduzierung von Info-Überflutung : Einführung von Funktionen zur Begrenzung der Informationsüberlastung.
  2. Ökologische Cloud : Zusammenlegung von Servern, Nutzung von ISO 50001-zertifizierten Rechenzentren zur Optimierung des Energieverbrauchs und einer französischen Cloud, um die von den Daten zurückgelegten Entfernungen zu verringern.
  3. Einfangen von CO2-Emissionen : Erstellung einer CO2-Bilanz, Finanzierung französischer Wälder in Partnerschaft mit Ecotree, um langfristig Kohlenstoffsenken zu schaffen, und Zertifizierung des Verfahrens durch Bureau Veritas.

Eine verantwortungsbewusste DMS ist sich auch ihrer CO2-Bilanz bewusst und teilt diese transparent mit ihren Nutzern über Tools wie Zeencalculette. Schließlich teilt sie die Vorteile dieses Vorgehens mit ihren Kunden, indem sie ihnen anbietet, eine Plakette DMS mit niedrigem CO2-Ausstoß zu erhalten, die den Beweis dafür erbringt, dass ein Teil der Emissionen, die mit der Nutzung von DMS durch ihre Nutzer verbunden sind, eingefangen wird.

*Quellen: Ademe / Recygo

Das ZeenPlanet-Programm im Detail

Das ZeenPlanet-Programm ist eine Initiative, die von Sages Informatique, dem Unternehmen, das die Lösung für elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) Zeendoc entwickelt, ins Leben gerufen wurde. Dieser Ansatz bietet kleinen und mittleren Unternehmen (TPE/PME), die die Zeendoc-Software verwenden, die Möglichkeit, den mit ihrem Dokumentenmanagement verbundenen CO2-Fußabdruck automatisch zu verringern.

1

Kohlenstoff-Bilanz

2

Wald Ecotree

3

Carbon-Zertifizierung

4

Planet Tech'Care

5

ISO 50001

1. DIE KOHLENSTOFFBILANZ DER LÖSUNG ZEENDOC

Sages Informatique hat sich freiwillig (ohne aktuelle gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen unserer Größe) dafür entschieden, ein verantwortungsvolles Wachstum zu verfolgen, indem wir den digitalen Bereich mit der Ökologie in Einklang bringen und unseren Kohlenstoffausstoß minimieren. In diesem Sinne möchten wir unseren Kunden unsere kohlenstoffarme Lösung für elektronisches Dokumentenmanagement (DMS), Zeendoc, anbieten.

Um diese Ziele zu verwirklichen, war es unerlässlich, unseren CO2-Fußabdruck zu messen. Daher wandten wir uns an Avvena, eine Beratungsfirma, die sich der Clean Tech verschrieben hat. Avvena kombiniert Fachkenntnisse vor Ort mit neuen Technologien, um Lösungen anzubieten, die mit der nationalen Low-Carbon-Strategie und der Anpassung an den Klimawandel im Allgemeinen übereinstimmen.

+ Informationen auf https://avvena.fr/ und auf https://www.ademe.fr/

2. Unsere Partnerschaft mit EcoTree

Bei der Einführung des Green Project im Jahr 2020 und anlässlich des 20-jährigen Bestehens von Sages Informatique war die Partnerschaft mit EcoTree, einem französischen KMU, eine Selbstverständlichkeit und eine Wahl, die den zukünftigen Ambitionen, sich in Richtung eines ökologischen Übergangs zu bewegen, entsprach. Dieses Jahr markiert also einen wichtigen Wendepunkt für Sages Informatique.

Unser menschliches Abenteuer war Teil eines nachhaltigen Ansatzes durch Aktionen in Wäldern, die während ihres gesamten Lebens von Förstern verwaltet und gepflegt werden. Im Jahr 2020 wurden dank dieser Zusammenarbeit 1330 Bäume gepflanzt. Bis heute sind es mehr als 3000 Bäume, die den ZeenPlanet-Wald bevölkern. Diese globale Partnerschaft mit Ecotree basiert auf 3 wesentlichen Punkten: Biodiversität, Luftqualität, lokale Wirtschaft.

 

3. Die Kohlenstoffsenken-Zertifizierung

Die Zertifizierung durch Bureau Veritas France bestätigt, dass das ZeenPlanet-Programm, das in Partnerschaft mit EcoTree durchgeführt wird, eine zuverlässige Berechnung der Kohlenstoffbindung gewährleistet. Diese Zertifizierung bescheinigt die Gültigkeit des Programms und umfasst folgende Elemente::

  • Eine genaue Quantifizierung der betroffenen Waldfläche.
  • Die Überprüfung der verwendeten Daten und Berechnungsmethoden durch Bureau Veritas.
  • Eine klare, präzise und dokumentierte Aktion im Rahmen des ZeenPlanet-Programms.

    4. Unsere Partnerschaft mit Planet Tech'Care

    Das von NUMEUM (ehemals Syntec Numérique & Tech In France) ins Leben gerufene Programm Planet Tech'care ist eine Plattform, die Unternehmen zusammenbringen soll, die sich aktiv für die Reduzierung des durch die Digitalisierung verursachten ökologischen Fußabdrucks einsetzen möchten. Planet Tech care ist die erste französische Berufsorganisation, die mehr als 850 Unterzeichner vereint, die mit dem technologischen Ökosystem verbunden sind. Sages Informatique hat sich diesem Programm angeschlossen, weil wir uns der Auswirkungen der Digitalisierung auf die Umwelt bewusst sind und vermeiden möchten, dass eine Papierverschmutzung durch eine digitale Verschmutzung ersetzt wird.

    Weitere Informationen finden Sie unter https://www.planet-techcare.green/.

    5. DIE EINHALTUNG DER NORM ISO 50001 

    Wir bei Sages Informatique sind uns bewusst, dass Bäume eine entscheidende Rolle bei der langfristigen Bindung von CO² spielen. Aus diesem Grund speichern wir die Daten unserer Nutzer für gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume in der Cloud auf 50 sicheren französischen Servern, die mit grüner Energie betrieben werden. Dieser Ansatz wird als"Green IT" oder"grünesWebhosting" bezeichnet. Wir verpflichten uns, umweltfreundliche Rechenzentren zu nutzen, die mit Wasserkraft betrieben werden, den Wasserverbrauch für die Kühlung reduzieren und die Kreislaufwirtschaft fördern.

    Weitere Informationen über unsere Praktiken finden Sie unter https://www.equinix.fr/data-centers/design/green-data-centers und https://www.scaleway.com/en/environmental-leadership/.

    EIN sich ständig weiterentwickelnder CSR-Ansatz

    SCHUTZ DER MARINEN BIODIVERSITÄT

    In Zusammenarbeit mit EcoTree beteiligt sich Sages Informatique an einem im Pelagos-Schutzgebiet angesiedelten Meeresforschungsprojekt zur Untersuchung des Rundkopfdelfin von RissoDiese Art ist stark von menschlichen Aktivitäten betroffen und es sollen Schutzmaßnahmen ergriffen werden. Das Projekt besteht aus drei Phasen: Vertiefung der Kenntnisse über die Art, Sensibilisierung für die Herausforderungen und Umsetzung gezielter Maßnahmen zum Schutz der Art.

    Der Rundkopfdelfin ist etwa 3 m lang und wiegt zwischen 250 und 400 kg. Junge Tiere sind grau, aber im Laufe der Zeit bilden sich auf ihrem Körper Narben, die von Liebeskämpfen und sozialen Interaktionen herrühren. So werden die ältesten Individuen (um die 40 Jahre) ganz weiß. Diese Meeressäuger besitzen kein Rostrum.

    Schätzungsweise 3.000 Tiere leben im nordwestlichen Mittelmeer, hauptsächlich in Gebieten zwischen 600 und 1.000 m Tiefe, wie dem Kontinentalabhang und der Umgebung von Unterwasserklippen und Canyons. Ihre Nahrung besteht hauptsächlich aus Kalmaren, und sie werden oft das ganze Jahr über im Pelagos-Schutzgebiet gesichtet.

    Gepflanzte Bäume

    0

    Menge an eingespartem CO2

    0

    Zeendoc, Partner von Ecotree

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