In einer Welt, in der sich die Gesetzgebung schnell ändert, ist die Einhaltung von Vorschriften für alle Unternehmen, ob groß oder klein, eine strategische Herausforderung. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen kann schwerwiegende Folgen haben: Geldbußen, Verlust des Kundenvertrauens und sogar Rechtsstreitigkeiten. Hinzu kommen Reputationsrisiken, die ein Unternehmen auf dem Markt nachhaltig beeinträchtigen können.
Warum ist die Einhaltung von Vorschriften für Ihr Unternehmen entscheidend??
Die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beschränken sich nicht auf das bloße Verständnis der geltenden Gesetze. Sie umfassen auch die Fähigkeit, sie in einem betrieblichen Rahmen korrekt anzuwenden. So müssen Unternehmen beispielsweise sicherstellen, dass sie ihre Dokumente gemäß Standards wie NF Z42-013 archivieren, personenbezogene Daten gemäß den Anforderungen der DSGVO schützen und sich auf die Reform der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten. Diese oftmals komplexen Aufgaben erfordern geeignete Tools, um eine wirksame Überwachung zu gewährleisten.
Hier kommt Zeendoc ins Spiel, eine DMS , die es Unternehmen ermöglicht, die Compliance einzuhalten und gleichzeitig einen Teil der Prozesse zu automatisieren, was Zeit und Gelassenheit spart.
Die größten Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften
Ein komplexer und sich ständig ändernder Rechtsrahmen
Die Gesetze, die den Rahmen für die Verwaltung von Dokumenten und Daten bilden, sind zahlreich und unterscheiden sich je nach Branche. Die DSGVO schreibt beispielsweise vor, dass personenbezogene Daten sicher sein müssen und ihre Verarbeitung belegt werden muss. Die Norm NF Z42-013 wiederum garantiert, dass elektronisch archivierte Dokumente langfristig verwertbar und fälschungssicher bleiben.
Hinzu kommt die Reform der elektronischen Rechnungsstellung, die in Frankreich ab 2026 für alle Unternehmen verpflichtend wird. Sie schreibt die Verwendung spezieller Formate wie Factur-X und dieVernetzung mit zugelassenen Plattformen vor. Diese Entwicklungen erfordern eine schnelle Anpassung, um hohe Strafen zu vermeiden.
Immer häufigere Prüfungen und Kontrollen
Regulierungsbehörden, seien es Steuer- oder Rechtsbehörden, führen regelmäßig Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Unternehmen ihre Verpflichtungen einhalten. Diese Prüfungen können sich auf die Archivierung von Rechnungen, die Verwaltung von Kundendaten oder auch die Aufbewahrung von Rechtsdokumenten beziehen. Eine fehlende Rückverfolgbarkeit oder der Verlust von Dokumenten kann die Verteidigung des Unternehmens erschweren und zu kostspieligen Strafen führen.

Wie hilft Ihnen Zeendoc, Ihre Compliance zu gewährleisten??

Zuverlässige und standardkonforme elektronische Archivierung
Zeendoc bietet ein Archivierungssystem, das so konzipiert ist, dass es die strengsten gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Mithilfe von Funktionen wie Zeitstempel, elektronischer Signatur und Metadatenverwaltung wird jedes Dokument klassifiziert, gesichert und kann jederzeit genutzt werden. Durch die Verwendung dieser Tools wird sichergestellt, dass die Dokumente auch im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits ihre Integrität behalten.
Die Archivierung entspricht auch den Standards der NF Z42-013, die den Fortbestand der Daten und ihren Schutz vor Fälschung oder Beschädigung garantiert. Diese Dokumente, seien es Verträge, Rechnungen oder Belege, bleiben also während ihrer gesamten Nutzungsdauer rechtlich gültig.
Integrierte Einhaltung der DSGVO
Die Verwaltung personenbezogener Daten ist seit dem Inkrafttreten der DSGVO eine entscheidende Herausforderung für Unternehmen. Zeendoc erleichtert diese Verwaltung, indem es die Identifizierung und Klassifizierung von sensiblen Daten automatisiert. Die Lösung ermöglicht es auch, die mit diesen Daten durchgeführten Verarbeitungen nachzuvollziehen, um schnell auf Anfragen von Kunden oder zuständigen Behörden reagieren zu können.
Mithilfe dieser Funktionen können Unternehmen leicht nachweisen, dass sie die Rechte der Nutzer respektieren, z. B. auf personenbezogene Daten zugreifen, sie ändern oder löschen können. Dieser Aspekt ist entscheidend für die Vermeidung von DSGVO-Strafen, die bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens ausmachen können.
Ein einfacher Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung erfordert wichtige Änderungen in den Praktiken der Unternehmen. Zeendoc greift diesen Bedürfnissen vor, indem es einen direkt in die Lösung integrierten PDF-zu-Factur-X-Konverter anbietet. Zusätzlich zu dieser Konvertierung automatisiert Zeendoc den Versand, den Empfang und die Klassifizierung der Rechnungen gemäß den von den Steuerbehörden geforderten Normen. Schließlich bietet Zeendoc dank der strategischen Partnerschaft mit Doxallia (Tochterunternehmen der Crédit Agricole Gruppe) ein Angebot als Partner Digitalisierung (PDP), was den Zeendoc-Nutzern eine vollständige Konformität mit der Reform zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung garantiert.
Durch die Zentralisierung aller Prozessschritte vereinfacht Zeendoc den Übergang von Unternehmen und reduziert das Risiko von Fehlern. Diese proaktive Anpassung stellt sicher, dass Ihr Geschäft auch mit dem Eintreffen neuer gesetzlicher Verpflichtungen ohne Unterbrechung weiterläuft.
Welche konkreten Vorteile ergeben sich für Ihr Unternehmen??
Zeendoc zur Erfüllung der regulatorischen Anforderungen zu übernehmen, bietet viele Vorteile:
- Zentralisierte und optimierte Dokumentenverwaltung: Alle Ihre Dateien, ob archiviert oder in Bearbeitung, sind von einer einzigen Plattform aus zugänglich.
- Geringere rechtliche Risiken: Prüfungen werden durch die vollständige Rückverfolgbarkeit der Dokumente und die garantierte Einhaltung der gesetzlichen Normen vereinfacht.
- Eine wertvolle Zeitersparnis: Die oft zeitraubende Suche nach Dokumenten wird dank der intelligenten Suchmaschine von Zeendoc fast augenblicklich.
- Ein ruhiges Gewissen für Ihre Mitarbeiter: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler und stellen sicher, dass die gesetzlichen Verpflichtungen jederzeit eingehalten werden.
Zoom auf die wichtigsten Herausforderungen und Zahlen zur Einhaltung der Vorschriften
Die Einhaltung von Vorschriften ist nicht einfach eine Wahl: Sie ist eine strategische Notwendigkeit. Einige Zahlen verdeutlichen ihre Bedeutung :
- 48 % der Unternehmen geben an, dass die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen eine ihrer größten administrativen Herausforderungen darstellt(Quelle: Insee).
- Eine RGPD-Buße kann bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes betragen, je nachdem, welcher Betrag höher ist(Quelle: CNIL).
- Audits werden häufiger: Laut einer Umfrage haben 65 % der Unternehmen in den letzten drei Jahren mindestens eine behördliche Kontrolle durchlaufen.
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