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Erleichtern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation in Ihrem Unternehmen mit der Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in Zeendoc. Als echte kollaborative DMS teilen Sie Ihre Dokumente mit nur einem Klick.

Egal, ob Sie ein Dokument mit einem Kollegen teilen möchten, einem Kunden oder einem externen Partner, Zeendoc macht es Ihnen leicht. Wählen Sie einfach das Dokument aus, das Sie teilen möchten, legen Sie die Zugriffsrechte fest und senden Sie den Link.

So einfach ist das!

Mehrere Optionen zum Teilen von Dokumenten

Zeendoc bietet Ihnen verschiedene Sharing-Optionen, um Ihren spezifischen Bedürfnissen gerecht zu werden:

  • Interne Freigabe: Geben Sie Dokumente an Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens weiter und legen Sie dabei bestimmte Zugriffsrechte fest (schreibgeschützt, bearbeiten, kommentieren usw.).
  • Externe Freigabe: Geben Sie Dokumente an Kunden, Partner oder andere Personen außerhalb Ihres Unternehmens weiter.
  • Teilen über einen Link: Erstellen Sie einen eindeutigen Link, um das Dokument mit jedem zu teilen, auch mit Personen, die kein Zeendoc-Konto haben.
  • Integration in andere Software: Teilen Sie Dokumente direkt in Ihren bevorzugten Kommunikations- und Zusammenarbeitstools wie Microsoft Office oder Ihrer Branchensoftware.

Natürlich sorgt Zeendoc dafür, dass Ihre Dokumente vollständig nachverfolgt und geschützt werden: 

  • Garantierte Sicherheit und Vertraulichkeit: Zeendoc verpflichtet sich, Ihre sensiblen Daten zu schützen. Alle gemeinsam genutzten Dokumente werden auf sicheren und verschlüsselten Servern gespeichert. Sie kontrollieren ständig, wer Zugriff auf Ihre Dokumente hat und können die Zugriffsrechte jederzeit ändern.
  • Verfolgung und Nachvollziehbarkeit : Behalten Sie einen vollständigen Überblick über die Aktivitäten, mit denen Ihre Dokumente geteilt werden. Mit Zeendoc können Sie nachvollziehen, wer Ihre Dokumente angesehen, heruntergeladen oder kommentiert hat, wodurch Sie einen vollständigen Überblick über die Zusammenarbeit rund um Ihre Dateien erhalten.

DIE VORTEILE der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten mit zeendoc 

Verabschieden Sie sich von verstaubten Archiven und endlosen Suchaktionen! Das elektronische Dokumentenmanagement (DMS) revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Informationen verwalten, indem es eine umfassende Lösung zur Optimierung der Verarbeitung, Suche und Sicherheit von Dokumenten bietet.

      Verbesserung der Zusammenarbeit

      Erleichtern Sie die Teamarbeit, indem Sie Dokumente einfach mit Ihren Mitarbeitern teilen.

      Effektive Kommunikation

      Teilen Sie kritische Informationen mit den relevanten Interessengruppen, sowohl intern als auch extern.

      Zeitersparnis und Produktivität

      Beseitigen Sie das lästige Suchen nach E-Mails und mehrere Versionen von Dokumenten.

      Verstärkte Sicherheit

      Schützen Sie Ihre sensiblen Daten mit robusten Sicherheitsfunktionen.

      Verfolgung und Nachvollziehbarkeit

      Verfolgen Sie die Freigabeaktivitäten Ihrer Dokumente und sorgen Sie für eine nahtlose Zusammenarbeit.

      Automatisierung für eine reibungslosere Verwaltung

      Das von Zeendoc angebotene automatisierte Direktmailing ist der perfekte Verbündete für jede Organisation, die die Erstellung von Dokumenten in großen Mengen optimieren möchte. Durch eine Kombination aus Automatisierung, Personalisierung und zentraler Verwaltung steigert diese Funktion die Produktivität, verringert Fehler und spart viel Zeit bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in Unternehmen. Ob Sie eine Stadtverwaltung, ein Unternehmen, eine Hausverwaltung oder einen Verein repräsentieren, Zeendoc bietet Ihnen leistungsstarke Tools, um Ihre Dokumentenaufgaben zu automatisieren und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: Ihr Geschäft.

      Lassen Sie sich nicht länger von sich wiederholenden Aufgaben bremsen. Entscheiden Sie sich für das automatisierte Direktmailing von Zeendoc und bringen Sie noch heute frischen Wind in Ihr Dokumentenmanagement!

      1. Erhebliche Zeitersparnis

      Anstatt Dokumente einzeln zu erstellen, können Sie mit automatisierten Serienbriefen in wenigen Minuten eine große Menge an Dokumenten erzeugen. Egal, ob Sie Rechnungen, Benachrichtigungen oder Einladungen versenden, diese Funktion vermeidet zeitraubende, sich wiederholende Aufgaben, sodass sich Unternehmen auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Diese Automatisierung reduziert auch das Fehlerrisiko und sorgt für eine beeindruckende Geschwindigkeit.

      4. Reduzierung manueller Fehler

      Durch die Zentralisierung der Datenverwaltung in einer Excel-Datei schränkt Zeendoc das Risiko menschlicher Fehler erheblich ein. Die Informationen werden direkt aus der Datei extrahiert und automatisch in die Dokumente eingefügt, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Dieser Prozess eliminiert häufige Fehler wie Tippfehler oder Auslassungen und stellt sicher, dass die Daten über alle erzeugten Dokumente hinweg konsistent sind.

      2. Schnelle und einfache Anpassung

      Eine der größten Stärken des automatisierten Direktmailings ist seine Fähigkeit, jedes Dokument anhand einer einfachen Excel-Datei zu personalisieren. Zeendoc übernimmt das automatische Ausfüllen der personalisierten Felder des Dokuments mit den spezifischen Informationen jedes Empfängers, seien es Namen, Adressen, Rechnungsnummern oder andere Informationen. Diese Flexibilität ermöglicht es, maßgeschneiderte Kommunikation zu erstellen und gleichzeitig ein standardisiertes Format für die Dokumente beizubehalten.

      3. Optimierte Organisation

      Die Verwaltung der erzeugten Dokumente endet nicht mit ihrer Erstellung. Zeendoc übernimmt die Organisation und Indexierung der Dokumente nach vordefinierten Kriterien. Jede Datei kann automatisch benannt und in den richtigen Ordnern abgelegt werden, je nach den Bedürfnissen des Benutzers. Auf diese Weise sind alle Informationen zentralisiert und leicht zugänglich, was die Zeit für die Suche und Bearbeitung von Dokumenten erheblich optimiert.

      5. Verstärkte Sicherheit

      Zeendoc legt besonderen Wert auf Datensicherheit. Der Direktmailing-Prozess ist vollständig gesichert und garantiert, dass die sensiblen Informationen der Empfänger, wie z. B. ihre Adressen oder Finanzinformationen, in jeder Phase geschützt sind. Diese Sicherheit ist ein großer Vorteil für Unternehmen und Organisationen, die mit persönlichen oder vertraulichen Daten umgehen.

      EINE KOLLABORATIVE DMS IM DIENSTE DES AUSTAUSCHS

      Verwandeln Sie Ihr Dokumentenmanagement in einen wahren Motor für Zusammenarbeit und Effizienz!

      Die kollaborativeDMS geht weit über das einfache Teilen von Dokumenten hinaus. Sie ist ein mächtiges Werkzeug, mit dem Sie Ihre digitalen Informationen zentralisieren, organisieren, schützen und nutzen können, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern.

      Online-Bearbeitung von Dokumenten: Gleichzeitige Zusammenarbeit an Dokumenten mit anderen Nutzern, ohne dass die Dateien heruntergeladen werden müssen.

      Integration mit Office 365: Verwendung vertrauter Tools wie Word, Excel und PowerPoint zur Bearbeitung von Dokumenten, die auf DMS gespeichert sind.

      Einhaltung von Vorschriften: Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Anforderungen an die Dokumentenverwaltung.

      DMS_collaborative

      Zugriff von jedem Gerät aus: Dokumente von einem Computer, Tablet oder Smartphone aus anzeigen und bearbeiten.

      Sichere Freigabe: Kontrolle des Zugriffs auf Dokumente und Festlegen von Berechtigungen für jeden Nutzer.

      Automatisierung von Arbeitsabläufen: Erstellung von automatisierten Prozessen für wiederkehrende Aufgaben, wie z. B. die Genehmigung von Dokumenten.

      Erweiterte Suchfunktionen: Schnelle Suche nach Dokumenten nach Namen, Schlüsselwörtern, Metadaten etc.

      Zeendoc mit Chorus Pro verbunden

      Chorus Pro ist seit 2017 ein System für die elektronische Rechnungsstellung an staatliche Stellen, Gebietskörperschaften und Unternehmen.

      Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft alle öffentlichen Einrichtungen und insbesondere alle Gebietskörperschaften. Alle Rechnungen, die von ihren Lieferanten ausgestellt werden, müssen seit 2020 in elektronischer Form vorliegen. Mit einem automatisierten Zugang zum Portal chorus prokönnen lokale Behörden und andere öffentliche Einrichtungen effizient an den verschiedenen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der öffentlichen Auftragsvergabe arbeiten.

      Senden Sie Ihre elektronischen Rechnungen direkt von Zeendoc an Chorus Pro

      Mit der Zeendoc-Lösung verwalten Sie die Digitalisierung der Rechnungen und die Automatisierung des Versands von einer einzigen Schnittstelle aus. Mit wenigen Klicks verteilen Sie alle Ihre Rechnungen sofort an das Portal chorus pro.

       

      • Automatisches Einlesen und Ablegen von Dokumenten im PDF-Format
      • Verwaltung der Zugriffsrechte und des Versands von Rechnungen
      • Möglichkeit, verlinkte Dokumente als Anhänge zu versenden
      • Nachvollziehbarkeit von Einzahlungsnachweisen
      • Bessere Bearbeitungs- und Zahlungsfristen für Lieferantenrechnungen
      • Elektronisch an den Staat übermittelte Rechnungen
      • Archivierung: Rechnungen, die dauerhaft und integer aufbewahrt werden
      • Reduzierung des Kohlenstoff-Fußabdrucks

      VERFOLGEN SIE DIE BEARBEITUNG IHRER RECHNUNG DIREKT AUS ZEENDOC HERAUS

      Verfolgen Sie die Bearbeitung Ihrer Rechnung/Gutschrift direkt aus der Zeendoc-Lösung heraus, und zwar ohne sich in Ihren Chorus Pro-Bereich einloggen zu müssen.

      Der Status Ihrer Rechnung wird in Zeendoc automatisch aktualisiert, sobald eine Änderung des aktuellen Status Ihrer Rechnung in Chorus Pro vorgenommen wird.

      Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

      Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

      Fordern Sie eine Demo an

      Das Leben Zeendoc

      Neuheiten, Tipps: Alles, was Sie über die Hintergründe von Zeendoc wissen müssen.

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