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De l'achat au paiement : découvrez le procure-to-pay avec Zeendoc.

Beherrschen Sie Ihre Lieferkette und steigern Sie Ihre Leistung mit einer leistungsstarken, papierlosen Procure-to-Pay-Lösung (P2P).

In einem sich ständig verändernden wirtschaftlichen Umfeld stehen Unternehmen vor großen Herausforderungen, wenn es darum geht, ihre Einkaufsprozesse zu optimieren und ihre Ausgaben unter Kontrolle zu halten. Die manuelle und traditionelle Verwaltung von Procure to Pay (P2P), auf Deutsch "Kauf bis Zahlung", erweist sich oft als ineffizient, kostspielig und risikobehaftet.

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Procure to Pay mit Zeendoc: Eine umfassende Lösung für eine optimierte Verwaltung der Einkäufe

Zeendoc propose une solution Procure to Pay (P2P) complète et dématérialisée qui automatise et optimise l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, de la demande d'achat jusqu'au paiement des fournisseurs. Notre solution P2P s'appuie sur plusieurs piliers clés :

  • Digitalisierung von Prozessen: Schluss mit Papierdokumenten! Zeendoc scannt und erfasst automatisch die Informationen in Ihren Bestellanforderungen, Bestellungen, Rechnungen und anderen Dokumenten, die mit dem Einkaufsprozess in Verbindung stehen. Mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden die Schlüsseldaten aus diesen Dokumenten extrahiert und direkt in Ihr Verwaltungssystem integriert.
  • Automatisierte Workflows und Online-Genehmigungen: Vereinfachen und beschleunigen Sie den Genehmigungsprozess, indem Sie automatisierte Workflows mit klaren Freigaberegeln festlegen. Bestellanforderungen und Rechnungen können von den zuständigen Personen online, in Echtzeit und von überall aus genehmigt werden.
  • Verwaltung von Verträgen und Rahmenvereinbarungen: Zentralisieren und verwalten Sie Ihre Verträge und Rahmenvereinbarungen effizient, um Ihre Verhandlungen mit den Lieferanten zu optimieren und Ihre Einkaufskosten zu senken. Mit Zeendoc können Sie die Fälligkeitsdaten, die allgemeinen Geschäftsbedingungen und die spezifischen Klauseln jedes Vertrags verfolgen.
  • Überwachung und Berichterstattung: Erhalten Sie mithilfe von anpassbaren Dashboards und Berichten einen umfassenden Einblick in Ihre P2P-Prozesse. Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie Bestellbearbeitungszeit, Fehlerquote und Ausgaben nach Kategorie und identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten, um Ihre Einkaufsprozesse zu optimieren.
  • Compliance und Sicherheit: Erfüllen Sie problemlos die geltenden Vorschriften und schützen Sie Ihre sensiblen Daten mit robusten Sicherheitsmaßnahmen. Zeendoc garantiert die Einhaltung von Standards für elektronische Rechnungsstellung, Dokumentenaufbewahrung und den Schutz personenbezogener Daten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Procure-to-Pay-Lösung von Zeendoc es Ihnen ermöglicht, Ihre Einkaufsprozesse in einen Leistungshebel für Ihr Unternehmen zu verwandeln. 

Les avantages du procure to pay avec Zeendoc

Zeendoc propose une solution Procure to Pay complète et dématérialisée qui automatise et optimise l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, de la demande d'achat au paiement des fournisseurs.

Zeitersparnis und Effizienz

Bestellanforderungsformulare vereinfachen den Bestellanforderungsprozess, indem sie eine klare und einheitliche Struktur vorgeben. Dies spart den Nutzern Zeit, da sie nicht jedes Mal ein Dokument von Grund auf neu erstellen müssen.

Nachvollziehbarkeit und Verfolgung

Mithilfe von Bestellanforderungsformularen können Sie den Überblick über alle getätigten Bestellanforderungen, den ordnungsgemäßen Erhalt der zugehörigen, an die Lieferanten gesendeten Bestellscheine und die Konsistenz der erhaltenen Rechnung behalten. Dies erleichtert die Verfolgung und Analyse von Ausgaben und ermöglicht ein besseres Kostenmanagement.

Reduzierung von Fehlern

Vorgefertigte Anforderungsformulare enthalten in der Regel alle Felder, die zur Erfassung der relevanten Informationen erforderlich sind. Dies hilft, Eingabefehler zu vermeiden und die Risiken bei der Bearbeitung der Anfrage zu minimieren.

Individuelle Gestaltung

Formulare für Bestellanforderungen können an die spezifischen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens angepasst werden. Sie können benutzerdefinierte Felder oder Auswahlmöglichkeiten enthalten, um den besonderen Anforderungen der einzelnen Projektabteilungen gerecht zu werden.

Einheitlichkeit, Konformität und Kontrolle

Durch die Verwendung standardisierter Bestellanforderungsformulare können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften in ihrem Beschaffungsprozess sicherstellen. Dies ermöglicht die Einhaltung interner Richtlinien und Verfahren sowie gesetzlicher und behördlicher Auflagen. Die Kaufanfrage wird vor der Bindung der Ausgaben validiert.

Integration mit bestehenden Systemen

Die Anforderungsformulare können in bestehende Beschaffungsmanagementsysteme integriert werden und erleichtern so die Bearbeitung und Validierung von Anforderungen sowie die automatische Erstellung von Berichten.

Die Herausforderungen der traditionellen Procure to Pay

Die manuelle Verwaltung des P2P-Prozesses kann für Unternehmen viele Herausforderungen mit sich bringen:

  • Mangelnde Übersicht und Kontrolle: Schwierigkeiten, den Stand der Einkäufe in Echtzeit zu verfolgen, Engpässe zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
  • Langsame und ineffiziente Prozesse: Sich wiederholende manuelle Aufgaben und ineffiziente Workflows, die die Bearbeitung von Bestellanforderungen und Rechnungen erheblich verlangsamen, die Zahlungsfristen verlängern und sich negativ auf die Beziehung zu den Lieferanten auswirken.
  • Fehler und Streitigkeiten: Fehleranfällige manuelle Dateneingabe, die das Risiko von Streitigkeiten mit Lieferanten erhöht und zusätzliche Kosten für die Lösung von Konflikten verursacht.
  • Mangelnde Compliance: Schwierigkeiten bei der Einhaltung geltender Vorschriften und interner Beschaffungsverfahren, wodurch das Unternehmen finanziellen Sanktionen und rechtlichen Risiken ausgesetzt ist.
  • Hohe Kosten: Manuelle Prozesse, die viel Personal, Hardware und Software kosten und so die Gewinnspanne des Unternehmens schmälern.

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