Tout sur la réforme de la facturation électronique (RFE)

La réforme de la facturation électronique (RFE) marque une étape charnière de la transition numérique pour les entreprises françaises. Elle impose un nouveau cadre fiscal, technique et procédural pour l'émission, la réception et le reporting des factures électroniques. Ce dispositif vise à renforcer la conformité au regard de la TVA, à simplifier les échanges et à moderniser les systèmes de facturation en France. Toutes les entreprises françaises devront, à partir du 1er septembre 2026, se conformer à ce dispositif.

Calendrier de mise en œuvre de la RFE

La réception de facture par voie électronique est obligatoire pour toutes les entreprises dès 2026, tandis que l'émission devient obligatoire progressivement, selon la taille de l'entreprise.

Architecture du système de facturation électronique : PPF, PDP et e-reporting

Voici comment s'articulent le PPF, les plateformes agréées et l'e-reporting pour vous aider à comprendre le rôle de chacun dans la circulation des factures électroniques et des données fiscales.

Le portail public de facturation (PPF)

Le PPF est une infrastructure publique qui jouera un double rôle.

• Annuaire central* des entreprises assujetties à la TVA pour orienter le routage des factures électroniques via la plateforme concernée.
• Concentrateur de données, qui recueillera les données extraites des factures et les transmettra à la direction générale des Finances publiques (DGFiP) pour les besoins fiscaux.

*L'annuaire PPF est opérationnel depuis septembre 2025. Cette base de donnée répertorie les identifiants des entreprises assujetties à la TVA en France, et leurs canaux de gestion des factures. Pour figurer dans l'annuaire, un mandat explicite entre l'entreprise et la plateforme agréée est exigé. Ce mandat doit mentionner a minima le SIREN de l'entreprise (identifiant unique) et les coordonnées électroniques de réception déclarées (le canal technique par lequel l'entreprise souhaite recevoir ses factures).

Les plateformes agréées (anciennement PDP)

Désormais appelées plateformes agréées (PA) depuis juillet 2025, ces plateformes (ex-PDP) sont certifiées pour recevoir, contrôler, acheminer les factures électroniques entre émetteurs et destinataires, et communiquer avec le PPF.

Elles doivent :

• vérifier la conformité des factures (formats acceptés : CII, UBL, Facture-X) ;
• transmettre les factures au client ou à la plateforme du client ;
• extraire les données fiscales et de transaction pour le e-reporting vers l'administration fiscale ;
• communiquer via le PPF pour l'envoi des données fiscales.

Les 3 flux de la réforme RFE

La réforme organise la circulation des données. Trois flux ont été définis.

• Flux 1 - Transmission de la facture : acheminement de la facture électronique structurée entre l'émetteur et le destinataire, via le PPF ou une plateforme intégrée.
• Flux 2 - Données de facture à l'administration : envoi d'un socle minimal d'informations fiscales (SIREN, TVA, montants, date, nature de l'opération) issues de la facture.
• Flux 3 - E-reporting : transmission des données relatives aux opérations hors facturation électronique obligatoire (ventes B2C, transactions internationales, prestations intracommunautaires).

E-invoicing vs e-reporting

Le e-invoicing (facturation électronique) concerne les opérations assorties d'une facture entre entreprises assujetties à la TVA en France. Le e-reporting consiste à transmettre à l'administration certaines données de transactions, y compris celles non couvertes par la facturation électronique (vente B2B, exportations, etc.). Le e-reporting couvre donc un spectre plus large puisque les obligations de reporting fiscal touchent aussi les transactions non couvertes par la facturation électronique obligatoire (internationales ou B2C).

Les impacts de la RFE pour les entreprises

Ci-dessous, nous vous aidons à comprendre comment la réforme changera l'organisation de votre entreprise et vos outils de gestion. Faisons le point également sur vos obligations de conformité.

Adaptation des systèmes d'information et automatisation des processus

La réforme entraîne la refonte du processus de facturation (émission des factures, réception, archivage). Votre outil de gestion actuel, ERP, logiciel de facturation, doit pouvoir interagir avec les plateformes agréées et intégrer le format structuré (XML, UBL, Facture-X, etc.). L'intégration de la facturation électronique s’inscrit également dans une transformation plus large du cycle P2P (Procure-to-Pay) pour les achats. Le reporting, l'édition d'états, la gestion des factures fournisseurs, les flux automatisés sont mis à jour pour ce nouveau modèle.

Obligations administratives à respecter

La RFE implique des obligations, à savoir, l’obligation d’émettre et de recevoir les factures électroniques dans un format structuré ; l'obligation de déclarer les données de transaction et de paiement dans le cadre du e-reporting ; l'obligation de mettre à jour les statuts liés au cycle de vie des factures (statuts : émise, déposée, rejetée, acceptée, payée, etc.).

Sanctions en cas de non respect de la facturation électronique

Le non-respect de ces obligations peut entraîner :

• la paralysie de votre activité et donc de votre entreprise ;
• une amende de 15 € par facture non émise au format électronique ;
• une amende de 205 € pour manquement à l'e-reporting ;
• une amende de 500 €, puis 1 000 € tous les trimestres, si vous ne désignez pas de plateforme agréée en réception des factures.

La conformité réglementaire est donc de rigueur. La réforme ne tolère pas les ruptures de chaîne, les altérations de données ou les transmissions inadéquates des données fiscales.

Standards techniques de la facturation électronique

Que ce soit dans le cas d'une facturation classique, de l'auto facturation, d'une multi livraison, d'un paiement par tiers ou d'une sous-traitance, la réforme impose les mêmes règles : les factures doivent transiter via une plateforme agréée et respecter le format électronique général.

Les plateformes agréées acceptent un socle minimum de données (le flux 2), c'est-à-dire que certaines mentions obligatoires doivent toujours apparaître dans la facture structurée : le numéro SIREN, l'adresse de livraison des biens, la nature de l'opération facturées, le mode de paiement de la TVA.

Toutes vos factures électroniques devront respecter trois formats : UBL (Universal Business Language), CII (Cross Industry Invoice) et Factur-X (PDF + données structurées XML intégrées).

À savoir également : les factures non conformes seront automatiquement rejetées et ne parviendront pas à vos clients.

Des échanges de factures électroniques sécurisés grâce à la gouvernance Peppol

La France adopte la gouvernance Peppol comme cadre européen pour l'interopérabilité des factures électroniques. En d'autres termes, Peppol est un réseau sécurisé qui permet aux entreprises, aux administrations et aux plateformes d'échanger des factures électroniques selon un format et des protocoles communs. Quiconque souhaite utiliser Peppol doit passer par un Access Point (AP) certifié. La gouvernance Peppol garantit donc que les factures électroniques circulent de manière fiable et en toute sécurité, au-delà des frontières, dans un cadre reconnu par les organismes publics et privés.

Comment préparer votre entreprise à la réforme de la facturation électronique ?

Rassurez-vous, la transition n'est pas si complexe qu'elle n'y paraît.

1. Faites le point en interne : cartographiez vos habitudes de travail (émission, réception, archivage de facture), repérez vos contraintes et listez vos outils et systèmes actuels.
2. Choisissez votre plateforme agréée, comme Zeendoc : comparez les différentes PA, leurs systèmes, leurs services, leur conformité, leur niveau de sécurité et leur capacité à gérer le reporting.
3. Mettez vos outils à jour : adaptez ou changez votre logiciel de facturation, ERP ou solutions de gestion pour qu'ils supportent les nouveaux formats et les flux électroniques (CII, UBL, Factur-X).
4. Accompagnez vos équipes dans la transition : formez vos collaborateurs (services comptabilité, facturation, juridique, IT) aux nouvelles obligations fiscales et aux flux électroniques.
5. Inscrivez-vous dans l'annuaire PPF : signez le mandat avec la plateforme agréée (PA) choisie et assurez-vous que votre société apparaisse bien au bon nom et avec les bonnes coordonnées.

Zeendoc, plateforme agréée, s'occupe de votre transition vers la facturation électronique

Une transition n'est jamais simple. C'est pourquoi Zeendoc, plateforme agréée, vous accompagne dans votre transition. Notre outil s'adapte aux formats imposés par la réforme, fait office de gestion électronique des documents (GED) et de plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) :

• L'expertise de notre partenaire Doxallia pour certifier la conformité réglementaire et la sécurité de la transmission des factures électroniques des secteurs bancaire et public.
• L’expertise de notre deuxième partenaire Esalink pour la mise en œuvre d’EDI structuré et pour assurer la conformité internationale dans certains secteurs précis (logistique, grande distribution ou industrie).
• Une solution de dématérialisation qui centralise tous vos documents : numérisation, classement, réception et émissions de factures, gestion de documents divers (RH, achats, contrats).
• L'intégration de Zeendoc à vos logiciels comptables et de facturation pour gagner du temps et faire moindre d'erreur.
• Un convertisseur Factur-X intégré à Zeendoc vous permet de convertir vos factures PDF en format Factur-X pour simplifier votre mise en conformité sans complexifier vos processus internes.

La réforme de la facturation électronique (RFE) marque un tournant pour les entreprises françaises. Certes, elle impose de nouveaux formats et de nouvelles procédures, mais elle est l'occasion de moderniser les pratiques, de simplifier la facturation et de gagner du temps. Zeendoc et ses partenaires Doxallia et Esalink vous permettent d'automatiser vos flux, de respecter les obligations de conformité dès 2026 et de faciliter votre processus de facturation électronique.