La transformation digitale pour Collectivités et Mairies

Collectivités et établissements publics

Les agents des mairies et collectivités gèrent quotidiennement de nombreux documents. La gestion du courrier entrant est une tâche quotidienne chronophage qui peut ralentir la distribution des informations auprès des différents services d'une mairie ou d'une collectivité.

Avec Zeendoc facilitez la gestion

de vos courriers entrants

La GED Zeendoc vous permet de gérer simplement toute la chaîne de traitement des courriers entrants :

  • Numérisation des courriers, archivage et le classement automatique ;
  • Distribution et notification auprès des différents services ;
  • Recherche multicritères pour retrouver rapidement et facilement tous vos documents ;
  • Suivi des traitements des demandes et traçabilité des réponses ;
  • Envoi par email ou postal (sans gérer les contraintes de la mise sous pli et de l'affranchissement) ;
  • Possibilité de lier un courrier avec la réponse.

Demande Citoyenne : Un service public de qualité

La GED Zeendoc accompagne les collectivités et mairies au quotidien.

La solution GED permet de gérer le courrier entrant, de centraliser toutes les demandes et de les transférer simplement aux services concernés. Chaque type de demande prévoit un circuit de traitement et déclenche des actions automatiques de notifications de suivi afin de rassurer le citoyen sur la prise en charge de sa demande.

Avec la GED Zeendoc, vous bénéficiez de :
  • Réduction du temps de traitements de vos courriers entrants ;
  • Sécurisation et pérennité des documents ;
  • Simplification et amélioration du partage de l’information entre les agents, les sites ou services ;
  • La disparition de tâches fastidieuses ;
  • Faciliter la dématérialisation de votre organisation ;
  • Amélioration de la qualité des services auprès des citoyens.
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Simplifiez la gestion de vos contrats

Pour les collectivités comme pour les mairies, la gestion des contrats fournisseurs est une priorité face à leur prolifération : restauration scolaire, nettoyage des locaux ou espaces publics, traitements des eaux usées, des ordures ménagères, etc…

Notre solution GED vous propose de :

  • Centraliser et partager entre les services l’ensemble des contrats ;
  • Disposer d’un suivi des contrats avec alerte sur les échéances ;
  • Associer les contrats avec tous les documents annexes (procès-verbaux de livraison, compte rendu de prestation, CCTP, etc...) ;
  • Recherche multicritères de vos contrats ;
  • Export vers Excel de vos contrats pour, par exemple, l’élaboration de vos budgets annuels.

Faciliter le pilotage des ressources humaines

Centraliser et partager en un point unique toutes vos informations pour faciliter le pilotage de votre activité RH – Documents relatifs à vos collaborateurs (contrat de travail, bulletin, plan de formation …) ou de votre organisation interne (procédures, règlement intérieur, base de contacts…).

    En dématérialisant votre fonction RH, La solution GED Zeendoc vous permet de :

    • Bénéficier de gains de productivité et de réduction de vos coûts en optimisant la validation des documents ;
    • Disposer de vos documents RH en tout lieu et à tout heure, y compris en situation de mobilité.

    Collectivités locales et établissements publics

    Depuis le 1er janvier 2020,l'ensemble de vos fournisseurs vous transmettent leurs factures au format électronique via le portail Chorus Pro.

    Avec le connecteur Zeendoc Chorus Pro recevez directement vos factures fournisseurs dans votre logiciel GED Zeendoc.

    La GED Zeendoc interroge votre compte Chorus Pro et récupère automatiquement les nouvelles factures. 

    • Vous n’avez aucune manipulation à réaliser 
    • Les documents sont classés automatiquement 
    • Seules les nouvelles factures sont transmises
    • Toutes vos factures fournisseurs sont gérées dans un espace unique et sécurisé 
    • Zeendoc permet de mettre en place un circuit de « validation du service fait »

    Maîtrisez votre transformation numérique

    • Collecte et classement automatique des documents
    • Création de dossier : les documents relatifs à la facture (devis, bon de commande, bon de livraison, …) vont se lier dans un même dossier et permettre une visibilité instantanée et un contrôle facilité
    • Workflow : vous personnalisez la circulation et les droits d’accès pour la validation
    • Suivi des dossiers : état d’avancement, exhaustivité, alertes sur les dates de paiement
    • Accès immédiat a l’information recherchée

    Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

    Bénéficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME

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