Die Mitarbeiter von Rathäusern und Gebietskörperschaften verwalten täglich eine Vielzahl von Dokumenten. Die Verwaltung der eingehenden Post ist eine zeitraubende tägliche Aufgabe, die die Verteilung von Informationen an die verschiedenen Abteilungen einer Stadtverwaltung oder Körperschaft verlangsamen kann.
Mit Zeendoc erleichtern Sie die Verwaltung
Ihrer eingehenden Briefe
Mit DMS Zeendoc können Sie die gesamte Verarbeitungskette für eingehende Post einfach verwalten:
Bürgerantrag: Ein qualitativ hochwertiger öffentlicher Dienst
Die DMS Zeendoc begleitet Gemeinden und Rathäuser im Alltag.
Die Lösung DMS ermöglicht es, die eingehende Post zu verwalten, alle Anträge zu zentralisieren und sie einfach an die zuständigen Abteilungen weiterzuleiten. Jede Art von Anfrage sieht einen Bearbeitungskreislauf vor und löst automatische Aktionen mit Folgebenachrichtigungen aus, um dem Bürger die Gewissheit zu geben, dass seine Anfrage bearbeitet wird.
Mit der DMS Zeendoc profitieren Sie von :
Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Verträge
Für Gebietskörperschaften wie auch für Rathäuser ist die Verwaltung von Lieferantenverträgen angesichts ihrer Verbreitung eine Priorität: Schulspeisung, Reinigung von Räumen oder öffentlichen Flächen, Abwasser- und Müllentsorgung usw.
Unsere Lösung DMS bietet Ihnen :
Erleichtern Sie die Steuerung der Humanressourcen
Zentralisieren und teilen Sie alle Ihre Informationen an einem einzigen Punkt, um die Steuerung Ihrer Personalarbeit zu erleichtern - Dokumente, die sich auf Ihre Mitarbeiter (Arbeitsvertrag, Zeugnis, Ausbildungsplan ...) oder Ihre interne Organisation (Verfahren, Hausordnung, Kontaktdatenbank ...) beziehen.
Durch die Digitalisierung Ihrer Personalfunktion ermöglicht Ihnen die Lösung DMS Zeendoc:
Optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement mit Direktmailing
Die von Zeendoc angebotene automatisierte Direktwerbung für Gemeinden und Rathäuser ist eine effektive Lösung für Unternehmen und Organisationen, die die Produktion personalisierter Dokumente in großem Umfang vereinfachen möchten. Durch Automatisierung, Personalisierung und zentrale Verwaltung steigert diese Funktion die Produktivität, minimiert Fehler und spart wertvolle Zeit. Egal, ob Sie eine Gemeinde, ein Syndikat, ein Verein oder ein Privatunternehmen sind, Zeendoc stellt Ihnen die Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Dokumentenprozesse automatisieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihr Kerngeschäft.
1. Erhebliche Zeitersparnis
Anstatt Dokumente einzeln zu erstellen, können Sie mit automatisierten Serienbriefen in wenigen Minuten eine große Menge an Dokumenten erzeugen. Egal, ob Sie Rechnungen, Benachrichtigungen oder Einladungen versenden, diese Funktion vermeidet zeitraubende, sich wiederholende Aufgaben, sodass sich Unternehmen auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Diese Automatisierung reduziert auch das Fehlerrisiko und sorgt für eine beeindruckende Geschwindigkeit.
4. Reduzierung manueller Fehler
Durch die Zentralisierung der Datenverwaltung in einer Excel-Datei schränkt Zeendoc das Risiko menschlicher Fehler erheblich ein. Die Informationen werden direkt aus der Datei extrahiert und automatisch in die Dokumente eingefügt, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Dieser Prozess eliminiert häufige Fehler wie Tippfehler oder Auslassungen und stellt sicher, dass die Daten über alle erzeugten Dokumente hinweg konsistent sind.
2. Schnelle und einfache Anpassung
Eine der größten Stärken des automatisierten Direktmailings ist seine Fähigkeit, jedes Dokument anhand einer einfachen Excel-Datei zu personalisieren. Zeendoc übernimmt das automatische Ausfüllen der personalisierten Felder des Dokuments mit den spezifischen Informationen jedes Empfängers, seien es Namen, Adressen, Rechnungsnummern oder andere Informationen. Diese Flexibilität ermöglicht es, maßgeschneiderte Kommunikation zu erstellen und gleichzeitig ein standardisiertes Format für die Dokumente beizubehalten.
3. Optimierte Organisation
Die Verwaltung der erzeugten Dokumente endet nicht mit ihrer Erstellung. Zeendoc übernimmt die Organisation und Indexierung der Dokumente nach vordefinierten Kriterien. Jede Datei kann automatisch benannt und in den richtigen Ordnern abgelegt werden, je nach den Bedürfnissen des Benutzers. Auf diese Weise sind alle Informationen zentralisiert und leicht zugänglich, was die Zeit für die Suche und Bearbeitung von Dokumenten erheblich optimiert.
5. Verstärkte Sicherheit
Zeendoc legt besonderen Wert auf Datensicherheit. Der Direktmailing-Prozess ist vollständig gesichert und garantiert, dass die sensiblen Informationen der Empfänger, wie z. B. ihre Adressen oder Finanzinformationen, in jeder Phase geschützt sind. Diese Sicherheit ist ein großer Vorteil für Unternehmen und Organisationen, die mit persönlichen oder vertraulichen Daten umgehen.
Lokale Gebietskörperschaften und öffentliche Einrichtungen
Seit dem 1. Januar 2020 übermitteln Ihnen alle Ihre Lieferanten ihre Rechnungen im elektronischen Format über das Portal Chorus Pro.
Mit dem Zeendoc Chorus Pro Connector empfangen Sie Ihre Lieferantenrechnungen direkt in Ihrer Software DMS Zeendoc.
Die DMS Zeendoc fragt Ihr Chorus Pro-Konto ab und ruft automatisch neue Rechnungen ab.
Meistern Sie Ihre digitale Transformation
Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!
Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.
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