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GED - Gestion électronique de documents

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jeudi 5 novembre 2020

[Revue de presse] TPE/PME : vers de nouvelles méthodes de travail imposées par la crise sanitaire

Crise sanitaire : les enjeux de la dématérialisation

A retrouver sur le site internet de ITR News.

La transformation digitale des entreprises est plus que jamais en marche. Avec le Covid-19, nombre d'entre elles ont été contraintes de se réorganiser, avec des équipes en télétravail qui ont dû, elles aussi, adopter de nouvelles habitudes de fonctionnement. Certaines d'entre elles semblent d'ailleurs bien parties pour durer...

La crise sanitaire aura largement transformé les méthodes de travail des entreprises ! Pour celles qui étaient déjà préparées, le passage au télétravail a été une évidence, tandis que les autres ont dû redoubler d'efforts pour accélérer leur transformation digitale. En particulier, la priorité absolue des organisations était de poursuivre la facturation des clients et d'assurer le versement des salaires et la remise des bulletins de paie. C'est en tout cas ce qui ressort des résultats d'une enquête exclusive menée par Archimag pour Zeendoc auprès des TPE/PME*.

 

Des documents toujours plus dématérialisés

Avec la généralisation du travail à distance, les structures de tailles plus restreintes se sont tournées vers la dématérialisation pour poursuivre leurs activités. Les factures clients s'imposent en tête des documents les plus numérisés, dématérialisées dans 72 % des cas. Suivent les bulletins de paie (47 %), les factures fournisseurs (44 %), et différents documents commerciaux, à l'instar des bons de commande et des contrats (41 %). Pour autant, la dématérialisation des documents est encore loin d'être une généralité : 73 % des entreprises continuent de jongler entre processus papiers et digitaux.

 

La facture électronique, priorité des entreprises

Malgré tout, la facturation et les services RH s'imposent comme la première motivation des sociétés qui se lancent dans des projets de dématérialisation. Près de 35 % des répondants affichent clairement leur volonté d'accélérer la gestion électronique de leurs documents et de l'étendre à l'ensemble des flux documentaires. Là encore, les factures fournisseurs sont à dématérialiser en priorité (57 %), au coude-à-coude avec les contrats (57 %), suivis des factures clients (51 %) et des bons de commande (46 %). Les documents RH ne sont pas en reste : 54 % des entreprises souhaitent dématérialiser les dossiers du personnel, et 49 % les bulletins de paie.

 

Des avantages et des attentes à combler

Si seulement 15 % des entreprises estiment avoir déjà dématérialisé tous leurs documents, toutes y voit néanmoins certains bénéfices : gain de temps (66 %) et d'efficacité dans la gestion documentaire (49%), et traçabilité (42%), notamment. Les sociétés ont cependant besoin d'aller au-delà de la GED. 79 % des sondés indiquent en effet vouloir être en mesure de conserver et d'archiver facilement leurs fichiers. Ils sont également 67 % à espérer digitaliser des processus jusque-là manuels et chronophages. Enfin, 64 % des répondants comptent mettre en place des circuits de validation efficaces pour accélérer les prises de décision et disposer d'un suivi sur les dossiers en cours.

 

Une solution pour maintenir l'activité des entreprises

Autant d'enjeux auxquels une solution de gestion électronique peut répondre. Acteur incontournable du marché, Zeendoc propose justement une application de gestion des documents unique en son genre, grâce à laquelle plus de 80 % de ses clients et prospects ont pu poursuivre leurs activités durant le confinement et par la suite, soit en télétravail (51 %) soit au bureau (31 %). 96 % des répondants estiment même que Zeendoc leur a permis de maintenir leur activité, intégralement (pour 67 % d'entre eux) ou partiellement (29 %).

 

Des fonctionnalités qui séduisent les utilisateurs

Il faut dire que la solution de gestion électronique Zeendoc ne manque pas de fonctionnalités intéressantes pour les entreprises : vue en temps réel des factures fournisseurs, possibilité de création de dossiers salariés individuels, enregistrement simplifié des factures, accès à tous les documents nécessaires, le tout à distance ou sur le lieu de travail. 92 % des utilisateurs soulignent également la facilité de pilotage des processus via la solution Zeendoc, ce qui en fait l'outil idéal pour réussir sa transformation digitale.

* Enquête menée par Archimag pour Zeendoc de juin à octobre 2020 auprès d'une centaine de TPE/PME françaises.

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