Digitalisierung der Kundenakte

Von der Unterschrift

zur Zahlungsüberwachung

Die Lösung zur Automatisierung Ihrer Dokumentenprozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung Ihrer Kunden

Unterzeichnung von Verträgen, Erfassung zusätzlicher Elemente in der Kundenakte, Bearbeitung von Rechnungen, Ablage von Daten, Suche und Verknüpfung mit anderen Dokumenten im Kundenzyklus, Verwaltung von Sendungen, Kontrolle von Zahlungen, Streitigkeiten...

Diese Aufgaben sind zeitraubend für Ihr Unternehmen. Mit Zeendoc können Sie die für diese Vorgänge aufgewendete Zeit drastisch reduzieren.

EIN TÄGLICHER ASSISTENT FÜR IHRE VERKÄUFE

Automatische Erfassung und Ablage Ihrer Dokumente

Ihre Vertriebs- und Finanzabteilungen werden Zeit sparen. Sobald die Dokumente in Zeendoc abgelegt sind, werden sie von unserem Tool dank seiner Erkennungstechnologie automatisch klassifiziert, ohne dass der Benutzer weiter eingreifen muss. Die Anwendung liest und merkt sich den gesamten Inhalt der Dokumente (so dass Sie nach jedem Wort oder Satz in Ihren Dokumenten suchen können), das Dokument wird automatisch nach den verschiedenen von Ihnen festgelegten Kriterien klassifiziert.

Einheitliche und gemeinsame Dokumentenbasis

Das gleiche Informationsniveau, insbesondere mit der Vollständigkeit der Akten, um zu überprüfen, ob alle Dokumente einer Akte vorhanden sind. Zeendoc übernimmt die Aufgabe, die Elemente, die eine Akte bilden(Bestellschein, BL, ...), abzugleichen und eine Verbindung zwischen ihnen herzustellen. Ihre Vertriebsmitarbeiter, ADV ... haben alle Zugang zu denselben Informationen.

Datensicherung und Sicherheit

Bei der Einreichung in Zeendoc wird jedes Dokument mit einem Zeitstempel versehen und archiviert, um seine Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Das Dokument wird im PDF/A-Format dupliziert und in seiner Originalversion aufbewahrt. Die Nutzer greifen auf eine Kopie des Dokuments zu. Unabhängig davon, welche Aktionen sie durchführen, wird das innerhalb von Zeendoc gespeicherte Original nicht beeinflusst.

BUSINESS-AKZEPTISIERUNG
auf DISTANCE

Die elektronische Unterzeichnung von Handelsverträgen

Von Zeendoc aus wählen Sie das Dokument aus und entscheiden, wie es versendet werden soll, entweder gleichzeitig an alle Empfänger oder sequenziell. Sie legen die Gültigkeitsdauer des Dokuments fest und versenden es. Jeder Unterzeichner erhält den Vertrag per E-Mail mit einem sicheren Link.
Nachdem das Dokument vollständig eingesehen und bestätigt wurde, wird ein Authentifizierungscode per SMS an das Handy des Unterzeichners gesendet, um seine Identität zu gewährleisten und das Dokument elektronisch zu unterzeichnen. Eine Online-Überwachung des Signaturstatus (ausstehend, unterzeichnet oder abgelehnt) pro Empfänger ermöglicht es Ihnen, sich in Echtzeit über den Fortschritt des Vorgangs zu informieren.
Sobald der Vertrag von allen Empfängern unterzeichnet wurde, wird er automatisch in Zeendoc archiviert.

 

Die handschriftliche digitale Unterschrift auf einem Tablet oder Smartphone

"Einfach digital unterschreiben", wo immer Sie sind und zu jeder Zeit, nicht reglementierte Dokumente wie Lieferscheine, Reparaturaufträge. Es gehen keine Dokumente oder Zeit mehr verloren, die Informationen werden sofort an Ihr Unternehmen weitergeleitet und ermöglichen eine schnelle Rechnungsstellung.

Kreislauf der Dokumentenvalidierung

Sie können einen Umlaufprozess einrichten, der die Freigabe durch die zuständigen Personen erleichtert. Sie können Ihre Dokumente auch kommentieren und Warnmeldungen oder Mahnungen einrichten, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Rechnungsstellung zu beschleunigen.
Sie behalten die Kontrolle über Ihre Dokumente, indem Sie die Zugriffs- oder Aktionsrechte Ihrer Mitarbeiter verwalten.

 

Fernzugriff für Ihre Mitarbeiter und Dienstleister

SAAS-Zugang über einen einfachen Browser keine Hardware oder Software, die installiert oder gewartet werden muss.
Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Reisen können 7/7 sicher auf Unternehmensdaten zugreifen.
Sie können den Zugriff Ihrer Dienstleister auf Ihren Schrank verwalten und angeben, welche Dokumente für jeden zugänglich sind.
Es ist auch möglich, Dokumente über einen gesicherten Link per E-Mail zu versenden.

Mit unserer Zeendoc-App können Sie auf Ihrem Handy oder Tablet überall und jederzeit Daten einsehen, teilen oder z. B. die Bearbeitung einer Rechnung überprüfen.

 PRODUKTIVITÄT IHRER FINANZABTEILUNGEN

Die Kundenrechnung

Zeendoc ermöglicht die sofortige Verteilung aller Ihrer Rechnungen, indem es bei Bedarf automatisch die damit verbundenen Dokumente verknüpft. Keine Eingabe mehr und kein Fehlerrisiko, die Adresse der Empfänger wird automatisch identifiziert, E-Mail oder physisch, je nach der mit jedem Kunden verbundenen Versandart.

Die elektronische Kundenrechnung ist ein Dokument, das mit einem digitalen Werkzeug erstellt und in elektronischem Format gesendet und empfangen wird.

Das Gesetz verpflichtet ein Unternehmen, das eine elektronische Rechnung erhält, diese zu akzeptieren (Loi macron vom 6. August 2015). Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Kundenrechnung in Papierform aufzubewahren, verwaltet das Tool die Übermittlung auf dem Postweg über ein DTP-Center.
Wenn Ihr Unternehmen Lieferant einer öffentlichen Einrichtung ist. Zeendoc vereinfacht Ihren Rechnungsstellungsprozess dank des Chorus Pro Connectors. Verwalten Sie die Automatisierung des Versands von einer einzigen Schnittstelle aus.
Mit wenigen Klicks verteilen Sie sofort alle Ihre Rechnungen an das Portal Chorus Pro. Der Status Ihrer Rechnung wird automatisch in Zeendoc aktualisiert, sobald eine Änderung ihres aktuellen Status in Chorus Pro vorgenommen wird, ohne dass Sie sich bei Chorus Pro anmelden müssen.

Rechtskonformität: die Zeendoc-Optionen

Ist die elektronische Rechnung eine gesetzliche Verpflichtung oder eine Möglichkeit, effizienter und einfacher zu werden? Ein bisschen von beidem ...

Zeendoc bietet Ihnen 2 vollständige und regelkonforme Lösungen für die Digitalisierung von Kundenrechnungen und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen...

Wie soll ich mich entscheiden?
Habe ich genügend Belege über den Verkauf, um einen zuverlässigen Prüfpfad zu erstellen, oder muss ich den Weg über die elektronische Signatur gehen?

Der zuverlässige Prüfpfad

Sie haben die Garantie, einen "zuverlässigen Prüfpfad" zu liefern, der eine gesetzliche Voraussetzung für die Digitalisierung ist. Wenn Sie die Rechnung in Zeendoc einreichen, wird sie entmaterialisiert, klassifiziert und mit allen Dokumenten, die sie belegen, verknüpft. Mit einem Klick können Sie die Transaktion nachvollziehen und begründen (Angebot, Bestellschein, Lieferschein. So schaffen Sie eine chronologische Verknüpfung des Rechnungsvorgangs, einen "zuverlässigen Prüfpfad", der Ihrem elektronischen Rechnungsversand Rechtsgültigkeit verleiht.
Indem Zeendoc Ihrer Rechnung einen einzigartigen digitalen Fingerabdruck zuweist und jeden Vorgang der Einreichung und des anschließenden elektronischen Versands des Dokuments mit einem Zeitstempel versieht, garantiert es die Integrität und Authentizität Ihrer Rechnung und erzeugt gleichzeitig eine dauerhafte pdf/A-Version.

Die elektronische Signatur von Kundenrechnungen

Elektronische Rechnungen können mit einem RGS**-Zertifikat signiert werden, bevor sie an Ihre Kunden versendet und 10 Jahre lang in einem elektronischen Tresor mit Beweiswert archiviert werden. Sie übermitteln Ihre papierlosen Rechnungen über einen sicheren Zugang konform, einfach und schnell an Ihre Kunden. Mit der Verwendung einer elektronischen Signatur müssen Sie keine Kontrollen einrichten, die den Prüfpfad sicherstellen.
Bei der Einreichung und dem Versand einer elektronischen Rechnung wird das Format Rechnung-x von Zeendoc berücksichtigt. Dieses gemischte Format ist eine lesbare Rechnung im PDF-Format für die klassische Verarbeitung durch einen Benutzer und eine strukturierte XML-Datei, die alle wesentlichen Daten enthält, die es den Informationssystemen ermöglichen, einen automatisierten Kontenabgleich vorzunehmen. Dieses System wird Ihre internationalen Transaktionen erleichtern, indem es Sprachbarrieren überwindet.

DER PAPIERLOSE VERSAND

Kundenhistorie und -betreuung

Die gesicherte Übertragung ermöglicht eine optimale Nachvollziehbarkeit des Versands und der Ab rufe, aber auch die Möglichkeit, Warnmeldungen zu erstellen, um die Bearbeitung von Rechnungen, die versendet, nicht empfangen oder nicht abgerufen wurden, in Echtzeit zu verfolgen. Mit wenigen Klicks haben Sie einen sofortigen Überblick über Ihre Situation gegenüber Ihren Kunden. Ihr Austausch und die Bearbeitungszeiten mit ihnen verbessern sich dank der Automatisierte Bearbeitungen Ihrer Rechnungen.. Sie verringern Ihr Risiko, Fehler zu machen oder Rechnungen zu vergessen.

Eintreibung und Verbesserung der Liquidität

Die Entmaterialisierung führt auch zu einer schnelleren Bearbeitung Ihrer Kunden, einer Überwachung der Zahlung und ermöglicht eine Verkürzung der durchschnittlichen Zahlungsfrist für Rechnungen, wodurch sich Ihr Cashflow verbessert.
Sie ermöglicht auch einen erheblichen Produktivitätsgewinn. Die Buchhaltung verbringt etwa ein Drittel ihrer Zeit mit der manuellen Erfassung von Rechnungen.
Die Automatisierung des Inkassoprozesses ermöglicht es, durch den automatischen Versand von Vorabmahnungen einige Tage vor Fälligkeit der Rechnung vorausschauend zu handeln, eine Mahnstrategie je nach Kundentyp anzupassen, Kundeninformationen (Rechnungen, Nachrichten, Historie...) zu zentralisieren,
Die Lösung von Streitigkeiten wird beschleunigt und parallel dazu das Kundenerlebnis verbessert.

Gateway zu Ihrer Software: Importieren Sie die Buchungen in Ihre Verkaufsjournale.

Keine Doppelerfassung mehr, eine automatische Kontierung wird gemäß Ihrem Kontenplan vorgeschlagen und die Buchungen werden im passenden Format in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert.

ENTSCHEIDUNGSHILFE

Zeendoc archiviert alle Dokumente Ihrer Organisation. Nach der Archivierung werden die in diesen Dokumenten enthaltenen Informationen gesammelt, um Ihnen zu helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und Werte zu schaffen.

Der Export-Excel

Mit dem intelligenten Dokumentenlesesystem können Sie ganz einfach Schlüsseldaten aus Ihren Dokumenten extrahieren und in einer Übersichtstabelle verwenden: Entwicklung der Bestellungen, monatliches Reporting ... Sie wählen die Informationen aus und lösen die Erstellung Ihrer Übersichtstabelle aus.

DIE ERSTELLUNG VON GRAFIKEN

Wählen Sie die Vergleichs- und Wertefelder sowie den gewünschten Diagrammtyp. Für eine Finanzberichterstattung (z.B. Rechnungsstellung nach Kunden...) Die Ergebnisse werden als Diagramm angezeigt.

Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

Pin It auf Pinterest