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Digitalisierung

Vereinfachen Sie Ihren Austausch

Zeendoc verändert die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen seine Dokumente verwaltet. Mit Zeendoc können Sie die Interaktion mit Ihren Kunden vereinfachen und digitalisieren. Verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, Papierdokumente zu suchen oder sich um ihre Sicherheit zu sorgen. Zeendoc bietet Ihnen eine sichere Plattform, auf der jedes Dokument sofort und überall zugänglich ist und mit allen erforderlichen unterstützenden Dokumenten verknüpft ist.

AUTOMATISIEREN SIE IHRE PROZESSE

Unser System beschränkt sich nicht auf die einfache Digitalisierung. Zeendoc automatisiert auch die Verarbeitung Ihrer Kundenrechnungen. Sobald eine Rechnung in unserem System eingereicht wird, wird sie digitalisiert, klassifiziert und automatisch mit den dazugehörigen Dokumenten verknüpft. Diese Funktion garantiert nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis, sondern reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler, wodurch Ihre Finanzprozesse zuverlässiger und effizienter werden.

sofort verteilen

Mit Zeendoc wird die Verteilung Ihrer papierlosen Dokumente zum Kinderspiel. Ob per E-Mail, über Chorus (das öffentliche Rechnungsportal in Frankreich) oder sogar per Post - Zeendoc sorgt für eine sofortige Verteilung aller Ihrer Rechnungen und verknüpft bei Bedarf automatisch die dazugehörigen Dokumente. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihrem Unternehmen, seine Zustellungsmethoden an die Vorlieben jedes einzelnen Kunden anzupassen und so die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Integration der Buchhaltung

Zeendoc geht über die einfache Digitalisierung hinaus, indem es auch die buchhalterische Erfassung und den Abgleich Ihrer Rechnungen automatisiert. Unser System lässt sich nahtlos in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren, erleichtert denDatenimport und -export, automatisiert die Aufteilung der Buchhaltung und die Dateneingabe, was den Zeitaufwand für die Buchhaltung reduziert und die Genauigkeit Ihrer Finanzdaten erhöht.

Digitalisierung VON DOKUMENTEN UND SIGNATUREN

Die Digitalisierung von Dokumenten stellt eine Revolution im Dokumentenmanagement von Unternehmen dar und ermöglicht eine Vereinfachung, Beschleunigung von Prozessen und eine höhere Sicherheit kritischer Dokumente. Diese digitale Transformation betrifft eine Vielzahl von Unternehmensdokumenten, darunter Verträge, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen und Spesenabrechnungen. Im Folgenden wird erläutert, wie die Digitalisierung spezifische Vorteile für jede Art von Dokument bietet.

Digitalisierung von Verträgen

Die Digitalisierung und die elektronische Unterzeichnung von Verträgen bieten eine schnelle und sichere Methode zum Abschluss von Vereinbarungen. Unternehmen können so die Zeit, die sie für das Aushandeln, Unterzeichnen und Archivieren von Verträgen benötigen, erheblich reduzieren. Dies beschleunigt nicht nur die Geschäftstransaktionen, sondern gewährleistet auch eine bessere Nachvollziehbarkeit und Integrität der unterzeichneten Dokumente. Die Zentralisierung des Vertragsmanagements auf einer einzigen Plattform erleichtert zudem die Nachverfolgung und Überprüfung von Verträgen und optimiert so das Vertragsmanagement.

Digitalisierung von Rechnungen

Bei Rechnungen vereinfacht die Digitalisierung die Erstellung, den Versand und die Nachverfolgung und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie ermöglicht eine effizientere Verwaltung des Cashflows durch eine bessere Übersicht über eingehende und ausgehende Zahlungen. Darüber hinaus hilft die elektronische Archivierung von Rechnungen bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Finanzdokumente und erleichtert den Zugriff bei Audits.

Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen

Die Digitalisierung von Gehaltsabrechnungen mit Zeendoc trägt zu einer sichereren und schnelleren Verteilung an die Mitarbeiter bei und reduziert die Kosten für Druck und Postversand. Sie bietet außerdem eine bessere Wahrung der Vertraulichkeit persönlicher Informationen. Die Mitarbeiter erhalten einen einfachen und sicheren Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen und fördern so eine bessere Transparenz und eine selbstständige Verwaltung ihrer persönlichen Dokumente.

Digitalisierung von Reisekostenabrechnungen

Durch die Digitalisierung von Reisekostenabrechnungen automatisieren Unternehmen den Einreichungs-, Genehmigungs- und Erstattungsprozess, wodurch die Zeit verkürzt und Fehler minimiert werden. Dies ermöglicht eine effizientere Verwaltung der Ausgaben, eine bessere Übersicht über die Kosten und eine Vereinfachung der Buchhaltung. Die Digitalisierung von Reisekostenabrechnungen erleichtert zudem die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Buchhaltungsstandards.

Digitalisierung von Gutscheinen und Zetteln

Die Digitalisierung erstreckt sich auch auf Bestellungen und Lieferscheine, die für die Verwaltung von Einkaufs- und Vertriebsvorgängen von entscheidender Bedeutung sind. Durch die Einführung eines digitalen Ansatzes für diese Dokumente profitieren Unternehmen von einer besseren Synchronisierung zwischen den Abteilungen Einkauf, Lager und Logistik, was die genaue Verfolgung von Bestellungen von der Initiierung bis zur Lieferung erleichtert.

LES Andere Arten von Dokumenten

Die Digitalisierung mit Zeendoc ermöglicht die digitalisieren aller Unternehmensdokumente, die für den täglichen Betrieb von Unternehmen entscheidend sind, wie z. B. interne Berichte, Projektakten, Kundenkorrespondenz und Verfahrenshandbücher. Durch die Umwandlung dieser Dokumente in digitale Formate profitieren Unternehmen von einer besseren Organisation und Zugänglichkeit, während gleichzeitig die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb der Teams gestärkt wird.

BUSINESS FERNBEDIENUNGSZUGANG

Die Digitalisierung mit Zeendoc spielt eine zentrale Rolle bei der Anpassung von Unternehmen an das Zeitalter der Telearbeit, indem sie die Verwaltung von Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen und Spesenabrechnungen verändert. Indem sie den sofortigen Zugriff auf diese kritischen Dokumente unabhängig vom geografischen Standort der Mitarbeiter ermöglicht, erleichtert sie die Arbeit an entfernten Standorten erheblich.

Digitalisierung von Dokumenten zur Erleichterung der Telearbeit

Zur Veranschaulichung nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens, das regelmäßig Kunden- und Lieferantenverträge verwaltet. Mit Zeendoc wird ein Vertrag, sobald er unterzeichnet wird, sofort gescannt und in das System integriert, wodurch er für alle Mitglieder des betreffenden Teams zugänglich wird, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Diese Fähigkeit, Dokumente sofort gemeinsam zu nutzen, stellt sicher, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den Ressourcen haben, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen, egal wo sie sich befinden. Diese nahtlose Dokumentenverwaltung steigert nicht nur die Produktivität, sondern verbessert auch die Lebensqualität am Arbeitsplatz, indem sie die Telearbeit praktikabler und weniger belastend macht.

Durch den Wegfall der Notwendigkeit physischer Präsenz für den Zugriff auf Dokumente und die Vereinfachung von Genehmigungs- und Zusammenarbeitsprozessen fördert die Digitalisierung eine flexible und reaktionsschnelle Arbeitskultur, die für Unternehmen, die in einer zunehmend digitalisierten Welt wettbewerbsfähig bleiben wollen, von entscheidender Bedeutung ist. Letztes Beispiel: Mit Zeendoc können Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen mit der Zeendoc-App auf ihrem Smartphone fotografieren und ihre Spesenabrechnungen online einreichen, wo sie automatisch geprüft und genehmigt werden, was die Erstattung vereinfacht und die Fristen verkürzt.

Digitalisierung der Kundenakte

Unterzeichnung von Verträgen, Erfassung zusätzlicher Elemente in der Kundenakte, Bearbeitung von Rechnungen, Ablage von Daten, Suche und Verknüpfung mit anderen Dokumenten im Kundenzyklus, Verwaltung von Sendungen, Kontrolle von Zahlungen, Streitigkeiten.

Diese Aufgaben sind zeitraubend für Ihr Unternehmen. Mit Zeendoc können Sie die für diese Vorgänge aufgewendete Zeit drastisch reduzieren.

AUTOMATISCHE ERFASSUNG UND ABLAGE IHRER DOKUMENTE

Ihre Vertriebs- und Finanzabteilungen werden Zeit sparen. Sobald die Dokumente in Zeendoc abgelegt sind, werden sie von unserem Tool dank seiner Erkennungstechnologie automatisch klassifiziert, ohne dass der Benutzer weiter eingreifen muss. Die Anwendung liest und merkt sich den gesamten Inhalt der Dokumente (so dass Sie nach jedem Wort oder Satz in Ihren Dokumenten suchen können), das Dokument wird automatisch nach den verschiedenen von Ihnen festgelegten Kriterien klassifiziert.

Dokumentarische und geteilte Datenbank

Das gleiche Informationsniveau, insbesondere mit der Vollständigkeit der Akten, um zu überprüfen, ob alle Dokumente einer Akte vorhanden sind. Zeendoc übernimmt die Aufgabe, die Elemente, die eine Akte bilden (Bestellschein, BL, ...), abzugleichen und eine Verbindung zwischen ihnen herzustellen. Ihre Vertriebsmitarbeiter, ADV ... haben alle Zugang zu denselben Informationen.

BACKUP UND SICHERHEIT

Bei der Einreichung in Zeendoc wird jedes Dokument mit einem Zeitstempel versehen und archiviert, um seine Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Das Dokument wird im PDF/A-Format dupliziert und in seiner Originalversion aufbewahrt. Die Nutzer greifen auf eine Kopie des Dokuments zu. Unabhängig von den durchgeführten Aktionen wird das innerhalb von Zeendoc gespeicherte Original nicht beeinträchtigt.

DIE ELEKTRONISCHE SIGNATUR

Von Zeendoc aus wählen Sie das Dokument aus und entscheiden, ob Sie es gleichzeitig oder nacheinander versenden möchten. Sie legen die Gültigkeitsdauer des Dokuments fest und versenden es. Jeder Unterzeichner erhält den Vertrag per E-Mail mit einem sicheren Link.
Nachdem das Dokument vollständig eingesehen und bestätigt wurde, wird ein Authentifizierungscode per SMS an das Handy des Unterzeichners gesendet, um seine Identität zu garantieren und das Dokument elektronisch zu unterzeichnen. Eine Online-Überwachung des Unterzeichnungsstatus (anstehend, unterzeichnet oder abgelehnt) pro Empfänger ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit über den Fortschritt der Akte informiert zu werden.
Sobald der Vertrag von allen Empfängern unterzeichnet wurde, wird er automatisch in Zeendoc archiviert.

Die handschriftliche digitale Unterschrift auf Tablets und Smartphones

"Einfach digital unterschreiben", wo immer Sie sind und zu jeder Zeit, nicht reglementierte Dokumente wie Lieferscheine, Reparaturaufträge. Es gehen keine Dokumente oder Zeit mehr verloren, die Informationen werden sofort an Ihr Unternehmen weitergeleitet und ermöglichen eine schnelle Rechnungsstellung.

Die elektronische Signatur von Kundenrechnungen

Elektronische Rechnungen können mit einem RGS**-Zertifikat signiert werden, bevor sie an Ihre Kunden versendet und 10 Jahre lang in einem elektronischen Tresor mit Beweiswert archiviert werden. Sie übermitteln Ihre papierlosen Rechnungen über einen sicheren Zugang konform, einfach und schnell an Ihre Kunden. Mit der Verwendung einer elektronischen Signatur müssen Sie keine Kontrollen einrichten, die den Prüfpfad sicherstellen.
Bei der Einreichung und dem Versand einer elektronischen Rechnung wird das Format Rechnung-x von Zeendoc berücksichtigt. Dieses gemischte Format ist eine lesbare Rechnung im PDF-Format für die klassische Verarbeitung durch einen Benutzer und eine strukturierte XML-Datei, die alle wesentlichen Daten enthält, die es den Informationssystemen ermöglichen, einen automatisierten Kontenabgleich vorzunehmen. Dieses System wird Ihre internationalen Transaktionen erleichtern, indem es Sprachbarrieren überwindet.

Validierungskreislauf und zuverlässiger Prüfpfad

Sie können einen Umlaufprozess einrichten, der die Freigabe durch die zuständigen Personen erleichtert. Sie können Ihre Dokumente auch kommentieren und Warnmeldungen oder Mahnungen einrichten, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Rechnungsstellung zu beschleunigen.
Sie behalten die Kontrolle über Ihre Dokumente durch die Verwaltung von Zugriffs- oder Aktionsrechte Ihrer Mitarbeiter.

Der zuverlässige Prüfpfad

Sie haben die Garantie, einen "zuverlässigen Prüfpfad" zu liefern, die gesetzliche Voraussetzung für die Digitalisierung. Wenn Sie die Rechnung in Zeendoc ablegen, wird sie entmaterialisiert, klassifiziert und mit allen Dokumenten, die sie belegen, verknüpft. Mit einem Klick können Sie die Transaktion nachvollziehen und belegen (Angebot, Bestellschein, Lieferschein. So schaffen Sie eine chronologische Verknüpfung des Rechnungsvorgangs, einen "zuverlässigen Prüfpfad", der Ihrem elektronischen Rechnungsversand Rechtsgültigkeit verleiht.
Indem Zeendoc Ihrer Rechnung einen einzigartigen digitalen Fingerabdruck zuweist und jeden Vorgang der Einreichung und des elektronischen Versands des Dokuments mit einem Zeitstempel versieht, garantiert es die Integrität und Authentizität Ihrer Rechnung und erzeugt gleichzeitig eine dauerhafte pdf/A-Version.

Kundenhistorie und -betreuung

Die sichere Übertragung ermöglicht eine optimale Nachvollziehbarkeit des Versands und der Abrufe. aber auch die Möglichkeit, Warnmeldungen zu erstellen, um die Bearbeitung von Rechnungen, die versendet, nicht empfangen oder nicht abgerufen wurden, in Echtzeit zu verfolgen. Mit wenigen Klicks haben Sie einen sofortigen Überblick über Ihre Situation gegenüber Ihren Kunden. Ihr Austausch und die Bearbeitungszeiten mit ihnen verbessern sich dank der automatisierte Bearbeitung Ihrer Rechnungen. Sie verringern Ihr Risiko, Fehler zu machen oder Rechnungen zu vergessen.

Digitalisierung der Lieferantenakte

Die Digitalisierung mit Zeendoc spielt eine zentrale Rolle bei der Anpassung von Unternehmen an das Zeitalter der Telearbeit, indem sie die Verwaltung von Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen und Spesenabrechnungen verändert. Indem sie den sofortigen Zugriff auf diese kritischen Dokumente unabhängig vom geografischen Standort der Mitarbeiter ermöglicht, erleichtert sie die Arbeit an entfernten Standorten erheblich.

DIE ERFASSUNG IHRER LIEFERANTEN-DOKUMENTE

Alles beginnt damit, dass Sie ein Dokument von Ihrem Lieferanten erhalten, entweder per Post in Papierform, in elektronischer Form per E-Mail oder als Download auf einer Lieferantenplattform. Die Lösungen für die Einreichung Ihrer Dokumente sind vielfältig, schnell und für alle Arten von Medien geeignet.

  • Papier: Unabhängig vom Format (Ticket CB, A4, A3, A0, ...) und kompatibel mit allen Scannern und Kopierern.
  • Elektronisches Dokument: Direkt von Ihrem Arbeitsplatz oder aus Ihrer E-Mail.
  • Rechnungssammler: Nicht alle Rechnungen werden per E-Mail oder Post empfangen, einige sind nur in den Kundenbereichen auf den Websites Ihrer Lieferanten verfügbar. Automatisieren Sie das Sammeln dieser Rechnungen, indem Sie Ihre Kundenbereiche direkt mit Zeendoc verbinden.
  • Format Factur-X bei der Einreichung berücksichtigt, die in der XML-Datei vorhandenen Informationen werden abgerufen.

AUTOMATISCHE SICHERUNG, WIEDERGABE UND ABLAGE

Die Sicherung und Sicherheit Ihrer Dokumente: Bei der Ablage in Zeendoc wird jedes Dokument mit einem Zeitstempel versehen, verschlüsselt und archiviert, um seine Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Es wird im PDF/A-Format dupliziert, so dass unabhängig von den Aktionen, die ein Benutzer mit der Kopie des Dokuments durchführt, das in Zeendoc gespeicherte Original nicht beeinträchtigt wird.

Automatisches Lesen und Ordnen: Die relevanten Informationen (Lieferant, Datum, Beträge, Referenz...) werden automatisch gelesen und das Dokument wird nach dem Lieferanten oder nach verschiedenen von Ihnen festgelegten Kriterien geordnet.

Validierungskreislauf: Sie können Lieferantendokumente kommentieren, einen Umlauf- oder Validierungsprozess für die betroffenen Personen einrichten, Mahn- oder Zahlungswarnungen erstellen. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Dokumente, indem Sie die Zugriffsrechte und Rollen Ihrer Mitarbeiter verwalten (Einsichtnahme, Herunterladen, Validierung, Löschen usw.). Eine vollständige Historie pro Dokument ermöglicht es Ihnen, die für das Dokument durchgeführten Aktionen einzusehen.

GATEWAY UND EXPORT VON BUCHUNGEN IN IHRE ERP

Keine doppelte Eingabe mehr, eine automatische Kontierung wird gemäß Ihrem Kontenplan vorgeschlagen, dann werden die Buchungen in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert, im angepassten Format.
Vor dem Import der Datei schlägt Zeendoc automatisch vor, :

  • Dokumente markieren, um das Risiko zu vermeiden, dieselben Buchungen zweimal zu exportieren.
  • die Ausgewogenheit der Zuordnungen zwischen den Beträgen in Haben und Soll zu kontrollieren und im Falle eines festgestellten Fehlers mit einem Klick auf die Rechnung zugreifen zu können, um die buchhalterische Zuordnung zu überprüfen.

Die Lösung DMS Zeendoc ist mit 98% der auf dem Markt befindlichen Buchhaltungssoftware kompatibel (Liste nicht erschöpfend).

DER PROCURE-TO-PAY: Vom Kauf bis zur Bezahlung

Auch als Purchase to Pay bekannt, bezeichnet den Aktivitätsfluss eines Unternehmens, der sich von der Kaufanfrage bis zur Bezahlung der zugehörigen Lieferantenrechnung erstreckt.

Zeendoc verwaltet die wichtigsten Phasen der Digitalisierung und Automatisierung des Einkaufsprozesses.

DAS FORMULAR FÜR EINE KAUFANFRAGE UND DIE ERSTELLUNG EINES BESTELLSCHEINS

Zeendoc vereinfacht Ihre Kaufanforderungsprozess indem Sie ein vollständig anpassbares Formular mit Ihrem Logo, Ihrem Stempel oder Ihren AVB integrieren. Sie können mehrere Rechnungs- und Lieferstandorte, den oder die Verantwortlichen für die Freigabe sowie Ihre verschiedenen Lieferanten vorab registrieren.Sobald die Bestellanforderung ausgefüllt ist, wird der Validierer auf seinem Dashboard über eine zu validierende Bestellanforderung benachrichtigt. Er muss dann nur noch ein Stempel "Bestätigen" oder "Ablehnen"  Sobald die Kaufanfrage bestätigt ist, wird sie automatisch in einen Bestellschein umgewandelt.Anschließend können Sie Ihren Bestellschein sofort direkt aus Zeendoc an Ihre Lieferanten senden und den Empfang und das Lesen verfolgen.

DIE VERKNÜPFUNG VON DOKUMENTEN

Zeendoc analysiert und erkennt die gemeinsamen Daten der Dokumente, um einen Ordner zu erstellen, in dem alle Informationen zu einer Rechnung (Angebot, Bestellschein, Lieferschein ...) zusammengefasst werden.

DEN VERGLEICH VON FUSSNOTENBETRÄGEN ZWISCHEN VERKNÜPFTEN DOKUMENTEN

Zeendoc erleichtert die Überprüfung und Validierung von Rechnungen, indem es mit wenigen Klicks erkennt, ob die Beträge zwischen einer Bestellung und der verknüpften Rechnung übereinstimmen.

GENERIERUNG VON SEPA-DATEIEN

Sobald die Rechnungen validiert sind, generiert Zeendoc eine Datei im SEPA-Format, die Sie in Ihre Zahlungssoftware oder auf Ihre Bankseite importieren können, um die Überweisungen an Ihre Lieferanten auszulösen.

Digitalisierung von Rechnungen und ihre Vorteile

Mit einem einzigartigen Erfassungs-, Ablage- und Suchsystem bietet die Digitalisierung viele Vorteile bei der Verarbeitung von Lieferdokumenten. Es gibt viele Vorteile, ein DMS für die Verwaltung von Rechnungen zu verwenden, unten , 7 Beispiele für Vorteile für Unternehmen :

  • REDUZIERUNG DER INDUKTIVEN KOSTEN: Fehler, Lagerung, Papierkauf und Verarbeitung...
  • ZEITSPAREND: Automatische Ablage von Dokumenten und Reduzierung der Zeit für die Rechnungsprüfung
  • VEREINFACHUNG DER VERFAHREN: Erstellung einer Akte, in der alle Informationen zusammengefasst sind, Einrichtung eines Validierungskreislaufs, Nachvollziehbarkeit der Vorgänge und Benachrichtigungen über Fristen
  • NUTZEN SIE EIN PRAKTISCHES TOOL und fördern Sie den Austausch über Entfernungen hinweg (Telearbeit, Reisen usw.).
  • PFLEGEN SIE IHR IMAGE bei Ihren Lieferanten und Buchhaltern mit einer modernen, französischen Lösung.
  • FLÜSSIGKEIT DES GELDVERMÖGENS: Täglich viel schnellerer Zugriff auf Ihre Daten und Kontoführung: buchhalterische Aufschlüsselung und Export
  • VERRINGERUNG DER CARBONBELASTUNG: durch den Verzicht auf Papier und Transport

Die Verarbeitung von Lieferdokumenten wird durch unsere Software zur Digitalisierung von Lieferantenrechnungen verbessert.

Digitalisierung der HR-Akte

Die Digitalisierung ist unumgänglich und modernisiert das Unternehmen. Sie ist sowohl auf organisatorischer Ebene als auch auf der Beziehungsebene zwischen Arbeitnehmern und Personalabteilung von Nutzen, ganz zu schweigen von den Kosteneinsparungen, die ein solches Projekt mit sich bringt.

  • Mitarbeiterakten schnell verwalten.
  • Dokumente einfach ablegen und sofort wiederfinden.
  • Elektronische Gehaltsnachweise sicher verteilen und archivieren.
  • Verwalten Sie alle Terminerinnerungen im Zusammenhang mit den gesetzlichen Verpflichtungen der Personalabteilung.
  • Sich benachrichtigen lassen, wenn in einer Akte ein Beleg fehlt.
  • Aufbau eines Dokumentenbestands (RGPD, Rechtsstreit...).
  • Erstellen Sie eine Lebenslaufbibliothek.

Warum sollten Sie Ihre HR-Prozesse digitalisieren ?

  • Einführung von Telearbeit und Mobilität.
  • SichereArchivierung all Ihrer Dokumente in einem einzigen Raum.
  • Dokumentenerkennung zur automatischen Ablage.
  • Finden und übermitteln Sie Dokumente sofort an den Arbeitnehmer (im Beruf oder im Ruhestand) dank der Suchmaschine mit mehreren Kriterien und der einfachen Weitergabe und Versendung.
  • Digitalisierung des automatisierten Versands von Gehaltsabrechnungen in einem persönlichen digitalen Tresor.
  • Elektronische Unterschrift von Dokumenten, Arbeitsverträgen, EPs...
  • Formular und Validierungskreislauf für Urlaubs- und Fortbildungsanträge.
  • Automatisieren Sie die Überprüfung der Checkliste für Arbeitnehmerakten (Vollständigkeit).
  • Nachvollziehbarkeit mit einer Historie der Zugriffe und der durchgeführten Aktionen auf die Dokumente

DIE RH-ANHÄNGE DOKUMENTE

Mit Zeendoc können Sie dem Arbeitnehmer in seinem persönlichen Safe alle HR-Dokumente verteilen, die sich auf seine Laufbahn im Unternehmen beziehen.

Verbessern Sie die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter, indem Sie ihnen eine umfassende und zuverlässige Lösung für die Digitalisierung anderer persönlicher Dokumente bieten.

Der persönliche Tresor eines jeden Mitarbeiters ermöglicht es ihm, die papierlosen Dokumente, die Sie ihm über Zeendoc geschickt haben, schnell zu finden. Er greift sicher und jederzeit über ein Smartphone oder einen Computer darauf zu.

Eine Garantie für die Beschäftigten, dass sie langfristig alle ihre nützlichen Geschäftsunterlagen wiederfinden.

Einige Beispieldokumente :

  • Ankunft des Mitarbeiters: Einstellungsversprechen, persönliches Gespräch, Ausbildungsgespräch etc.
  • Berufsleben: Gehaltsabrechnung, Stundenzettel, Dienstreiseauftrag usw.
  • Karrierebegleitung: Zusatzvereinbarung, Einzelgespräch, Ausbildungsgespräch usw.
  • Austritt des Arbeitnehmers: Saldo aller Konten, Arbeitsbescheinigung, Bescheinigung der Arbeitsagentur etc.

DIE VORTEILE DER DEMAT'

Über die Digitalisierung und digitaleArchivierung hinaus ermöglicht die Digitalisierung der Personalabteilung auch die Automatisierung bestimmter Prozesse und vereinfacht gleichzeitig die Beziehungen zu den Mitarbeitern.

  • Sparen Sie Zeit beim Ordnen, Wiederfinden und Weitergeben Ihrer Dokumente.
  • Kostensenkung: Papier, Druck, Porto, Lagerung...
  • Reduzierung der Bearbeitungszeiten und des Reiseaufwands.
  • Warnung, wenn eine Akte unvollständig ist und Erinnerungen an das Ende von Probezeiten, befristeten Verträgen, Verhaftungen...
  • Produktivitätssteigerung: Zeitraubende manuelle Aufgaben entfallen.
  • Sicherheit und Vertraulichkeit der ausgetauschten und archivierten Dokumente.
  • Zugriff von überall und jederzeit für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern über Computer, Tablets oder Smartphones.
  • Erleichtert die Telearbeit.
  • Verringerung des ökologischen Fußabdrucks.
  • Einhaltung der Vorschriften.

Digitalisierung von Dokumenten :

WARUM SOLLTEN SIE SICH FÜR ZEENDOC ENTSCHEIDEN?

Zeendoc ist Ihr Partner für einen erfolgreichen Übergang zur Digitalisierung und hilft Ihnen dabei, Ihre Dokumentenmanagementprozesse zu modernisieren und Ihr Unternehmen in die Zukunft zu katapultieren. Erfahren Sie, wie Zeendoc Ihr Dokumentenmanagement schon heute verändern kann.

  • Sicherheit und Zugänglichkeit: Ihre Dokumente werden sicher gespeichert und sind jederzeit und von überall aus zugänglich.
  • Mehr Effizienz: Reduzieren Sie die Zeit, die Sie für die Verwaltung Ihrer Dokumente aufwenden müssen, durch Automatisierung und effiziente Organisation.
  • Verbesserte Kundenzufriedenheit: Bieten Sie Ihren Kunden flexible Verteilungsmethoden und eine nahtlose Dokumentenverfolgung.
  • Buchhaltungsintegration: Vereinfachen Sie Ihren Buchhaltungsprozess durch eine nahtlose Integration in Ihre bestehende Software.

    EXPORT-EXCEL

    Das System von Intelligentes Lesen von Dokumenten ermöglicht es Ihnen, auf einfache Weise Schlüsseldaten aus Ihren Dokumenten zu extrahieren, um sie in einer Übersichtstabelle zu verwenden: Entwicklung der Bestellungen, monatliches Reporting... Sie wählen die Informationen aus und lösen die Erstellung Ihrer Übersichtstabelle aus.

    DIE ERSTELLUNG VON GRAFIKEN

    Wählen Sie die gewünschten Vergleichs- und Wertefelder sowie den Diagrammtyp . Für eine Finanzberichterstattung (z.B. Rechnungsstellung nach Kunden...) Die Ergebnisse werden in einem Diagramm angezeigt.

    FAQ : DIGITALISIERUNG

    Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

    Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

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