C'est une tendance indéniable : le monde de l'entreprise se dématérialise. Et cela concerne aussi les documents les plus sensibles, comme le bulletin de paie.
La dématérialisation des bulletins de paie est rendue possible par la loi et présente de nombreux avantages. Les entreprises abandonnent peu à peu les bulletins de paie papier pour un format numérique.
Le principe des bulletins de paie dématérialisés est simple : plutôt que d’envoyer un bulletin de paie papier par voie postale ou en main propre, la dématérialisation consiste à produire un bulletin de paie numérique et le transmettre électroniquement
L'entreprise a la responsabilité de l'intégrité des données, de leur confidentialité et de leur conservation (pour une durée d'au moins 50 ans). La mise en place d'un bulletin de paie numérique n’est donc pas un processus complexe si celle-ci est accompagnée d’un service adapté.
Une fois les documents produits par les ressources humaines et placés en sécurité, le bulletin de paie est directement transmis aux salariés.
Ce document, essentiel pour les salariés, ne passe pas au numérique que dans les entreprises privées. Le bulletin de paie passe au format électronique y compris dans la fonction publique !
Le bulletin de paie électronique : une pratique légale et sécurisée
Depuis janvier 2017, la loi El Khomri stipule que l’employeur peut mettre en place le bulletin de paie électronique sans demander l’accord des salariés. Pour de ne pas créer d’exclusion numérique, une opposition est cependant possible afin de réclamer une émission du bulletin de paie sous format papier.
Bien que dématérialisé, la conservation du bulletin de paie numérique doit être garantie pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Même en cas de fermeture de l'entreprise, le salarié aura toujours accès à son espace personnel (car celui-ci est indépendant de l’entreprise), afin de pouvoir récupérer ses bulletins de paie. De quoi garantir aux salariés de toujours obtenir ces précieux documents quand ils en ont besoin.
La dématérialisation du bulletin de paie et ses nombreux avantages
La mise en place des bulletins de paie dématérialisés présente de nombreux avantages pour les entreprises.
C'est une solution plus économique et écologique, car elle permet de se dispenser de papier. Mais, surtout, le bulletin de paie numérique simplifie la vie des ressources humaines d’une entreprise et fait gagner l’entreprise en coûts et productivité : Réduction des coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage, Suppression des tâches chronophages, Traçabilité et sécurisation des échanges, Une solution conforme à la loi El Khomri.
Côté salariés, leurs bulletins sont conservés dans un espace numérique sécurisé, et accessible 24h/24, 7/7 avec un système d’archivage électronique à vocation probatoire sans risque de perte : Accès sécurisé à ses bulletins de salaire à tout moment dans un coffre-fort numérique personnel à partir d’un simple navigateur internet, Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisses de retraite, établissements bancaires et financiers…).